釘釘平臺(tái)在培訓(xùn)差旅費(fèi)用中的應(yīng)用探討

王羨雯

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)事業(yè)發(fā)展和基礎(chǔ)教育經(jīng)費(fèi)投入逐年增加，隨著新信息技術(shù)的大力發(fā)展，財(cái)務(wù)審批流程成為財(cái)務(wù)流程中最迫切創(chuàng)新的環(huán)節(jié)之一。而傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)模式中種種原因?qū)е聢?bào)銷(xiāo)困難，反復(fù)返工，造成工作效率低下，各種費(fèi)用不易監(jiān)管，形成管理壁壘。本文以學(xué)校培訓(xùn)差旅費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)為例，以辦公軟件釘釘為基礎(chǔ)，創(chuàng)新改革該校的傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式。通過(guò)財(cái)務(wù)流程創(chuàng)新，各管理人員通過(guò)流程平臺(tái)可實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目相關(guān)情況，讓管理控制更到位，及時(shí)作出決策調(diào)整，糾正控制偏差。

關(guān)鍵詞：公立學(xué)校;財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程;釘釘平臺(tái);培訓(xùn)費(fèi);差旅費(fèi)

中小學(xué)校作為基礎(chǔ)教育的中堅(jiān)力量，對(duì)我國(guó)教育事業(yè)的貢獻(xiàn)是長(zhǎng)期且持續(xù)性的，而其資金來(lái)源基本依靠財(cái)政撥款，隨著我國(guó)社會(huì)事業(yè)發(fā)展和基礎(chǔ)教育經(jīng)費(fèi)投入逐年增加，財(cái)政的資金量也在逐年增大，財(cái)務(wù)制度的要求也在逐年提高。對(duì)于老師來(lái)說(shuō)，與學(xué)校的財(cái)務(wù)制度接觸最多的就是培訓(xùn)、差旅費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)。傳統(tǒng)的報(bào)銷(xiāo)模式涉及教務(wù)和財(cái)務(wù)兩個(gè)部門(mén)，報(bào)銷(xiāo)流程煩瑣，占用了老師大量的時(shí)間，間接影響了老師的教學(xué)工作。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)又要花費(fèi)大量的時(shí)間頻繁重復(fù)解答報(bào)銷(xiāo)相關(guān)問(wèn)題，工作效率低下。鑒于此，本文以溫州市某公立高級(jí)中學(xué)為例，闡述改革培訓(xùn)、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)的流程，為進(jìn)一步完善中小學(xué)的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的信息化進(jìn)行鋪墊。

一、引言

溫州市某公立高級(jí)中學(xué)成立于2001年，現(xiàn)有在校生約2600生，在編教師約230人，行政年度部門(mén)預(yù)算約8000萬(wàn)。學(xué)校建立由校長(zhǎng)室、各職能部門(mén)、年級(jí)部、教研組等機(jī)構(gòu)組成的管理網(wǎng)絡(luò)，分別承擔(dān)相應(yīng)的管理職能，以確保政令暢通、分工合作、條塊結(jié)合、各司其職。其中，教師發(fā)展處主要負(fù)責(zé)師資隊(duì)伍建設(shè)，制定師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃和培訓(xùn)計(jì)劃，提高教師的職業(yè)道德水平、專(zhuān)業(yè)水平、創(chuàng)新素質(zhì)和科研能力。教師培訓(xùn)計(jì)劃又具體分為浙江省教育廳教師培訓(xùn)管理平臺(tái)（以下簡(jiǎn)稱“省師訓(xùn)平臺(tái)”）和平臺(tái)之外額外的一些學(xué)習(xí)培訓(xùn)指派工作;學(xué)校財(cái)務(wù)處主要負(fù)責(zé)執(zhí)行國(guó)家各級(jí)政府及相關(guān)部門(mén)的財(cái)務(wù)制度，按照學(xué)校的實(shí)際情況制定該校的相關(guān)財(cái)務(wù)管理規(guī)章制度、內(nèi)控制度和具體實(shí)施方案;對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的資金進(jìn)行管理監(jiān)督、支出發(fā)票核查并接受上級(jí)教育行政部門(mén)和財(cái)政、稅務(wù)、審計(jì)、監(jiān)察等相關(guān)職能部門(mén)的監(jiān)督。2019年該校發(fā)生培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)約75萬(wàn)，差旅費(fèi)約22萬(wàn)，近400人次。

二、傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)流程及存在的問(wèn)題

1.傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)流程步驟

（1）事前申請(qǐng)階段。外出培訓(xùn)老師在省師訓(xùn)平臺(tái)開(kāi)放期間報(bào)名培訓(xùn)，并經(jīng)相關(guān)行政領(lǐng)導(dǎo)審批后才能申報(bào)成功。實(shí)際外出培訓(xùn)時(shí)，經(jīng)辦人填寫(xiě)《外出學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）活動(dòng)審批單》，后經(jīng)教師發(fā)展處、分管教學(xué)校長(zhǎng)簽字后方可參加外出培訓(xùn)。

（2）事后審批階段。經(jīng)辦人返校后要提交培訓(xùn)心得、學(xué)習(xí)小結(jié)，然后由教師發(fā)展處主任在《外出學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）活動(dòng)審批單》簽字確認(rèn);經(jīng)辦人到財(cái)務(wù)室填寫(xiě)《差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單》，整理相關(guān)報(bào)銷(xiāo)附件后到財(cái)務(wù)室進(jìn)行初步審核;經(jīng)辦人拿著報(bào)銷(xiāo)材料找各級(jí)管理人員審核、審批簽字;經(jīng)辦人將經(jīng)審批后的報(bào)銷(xiāo)材料交給出納排隊(duì)報(bào)銷(xiāo)。

2.傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)存在的問(wèn)題

（1）由于不同信息平臺(tái)數(shù)據(jù)無(wú)法對(duì)接，存在重復(fù)申請(qǐng)、審核的情況。學(xué)校教師培訓(xùn)計(jì)劃具體分為省師訓(xùn)平臺(tái)和平臺(tái)以外額外的一些學(xué)習(xí)培訓(xùn)指派工作。省師訓(xùn)平臺(tái)一年按學(xué)期開(kāi)放兩次，老師必須在平臺(tái)開(kāi)放期間申報(bào)，完成培訓(xùn)課程報(bào)名即意味著已經(jīng)經(jīng)過(guò)學(xué)校行政人員的審批。而老師在實(shí)際外出培訓(xùn)之前又要填報(bào)《外出學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）活動(dòng)審批單》，該表上的行政審批人與省師訓(xùn)平臺(tái)上的行政審批人完全一致，存在重復(fù)申請(qǐng)、審批的情況，造成人力資源的極大浪費(fèi)。

（2）因找不到審核、審批人而難以報(bào)銷(xiāo)。由于學(xué)校工作性質(zhì)的特殊性，通常行政人員都是“雙肩挑”，既是行政人員又是任課老師，在辦公室里找不到行政審批人員是常事，再加上報(bào)銷(xiāo)人員本身也是老師也要上課，于是報(bào)銷(xiāo)人員和行政審批人員時(shí)間經(jīng)常錯(cuò)開(kāi)，報(bào)銷(xiāo)人員為了報(bào)銷(xiāo)要東奔西跑，往返多趟。

（3）不同部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)材料的審核要求不同，報(bào)銷(xiāo)難度大。教師發(fā)展處和財(cái)務(wù)部門(mén)因工作性質(zhì)不同，對(duì)同樣報(bào)銷(xiāo)材料有不同的審核要求，導(dǎo)致報(bào)銷(xiāo)材料數(shù)次返工。比如：教師發(fā)展處往往更注重教師培訓(xùn)申請(qǐng)是否屬于省教師教育平臺(tái)的培訓(xùn)，培訓(xùn)完成后培訓(xùn)心得、小結(jié)是否上交，從而利于學(xué)校的整體師資隊(duì)伍的建設(shè)。而財(cái)務(wù)部門(mén)往往更注重老師外出培訓(xùn)是否事先經(jīng)過(guò)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審批、是否遵守公務(wù)卡使用制度等。而且由于信息不對(duì)稱，特別是當(dāng)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度有變動(dòng)時(shí)，工作人員需要花費(fèi)大量的精力和時(shí)間向報(bào)銷(xiāo)老師解釋?zhuān)瑹o(wú)形中增加了工作量。

（4）簽字報(bào)銷(xiāo)材料存在各種錯(cuò)漏。簽字報(bào)銷(xiāo)材料也會(huì)存在各種錯(cuò)漏，既增加了工作人員的審查難度，也大大降低了工作效率。

（5）財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)沒(méi)有信息化，無(wú)法實(shí)時(shí)跟蹤。由于財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)沒(méi)有信息化，無(wú)法實(shí)時(shí)跟蹤了解各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出，教師發(fā)展處在安排實(shí)施培訓(xùn)計(jì)劃時(shí)往往缺乏數(shù)據(jù)支撐，比如：已經(jīng)發(fā)生培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)多少，已審批未報(bào)銷(xiāo)又是多少等數(shù)據(jù)，導(dǎo)致無(wú)法按輕重緩急合理地安排本年剩余培訓(xùn)預(yù)算。

三、基于釘釘平臺(tái)的報(bào)銷(xiāo)流程

該校準(zhǔn)備以釘釘為創(chuàng)新財(cái)務(wù)審批流程的平臺(tái)，外出培訓(xùn)不再由老師發(fā)起，而是直接由教師發(fā)展處指派，所有報(bào)銷(xiāo)材料在線提交審核，形成相互連接、簡(jiǎn)單快捷、高效的培訓(xùn)報(bào)銷(xiāo)財(cái)務(wù)審批流程。

1.創(chuàng)新后的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程

（1）事前申請(qǐng)階段。直接由教師發(fā)展處派發(fā)，不再由外出培訓(xùn)人員發(fā)起。由于省師訓(xùn)平臺(tái)上的培訓(xùn)項(xiàng)目老師報(bào)名時(shí)均已經(jīng)過(guò)相關(guān)處室人員審批，審批后能生成一一對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)數(shù)據(jù)信息，將之導(dǎo)入至釘釘“研訓(xùn)公出”端口，直接生成《外出學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）活動(dòng)審批單》。非省平臺(tái)上的培訓(xùn)也基本會(huì)以文件的形式由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后派發(fā)至外出培訓(xùn)老師，從而生成《外出學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）活動(dòng)審批單》。

（2）事后審批階段。老師接收到《外出學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）活動(dòng)審批單》后，即可按時(shí)參加培訓(xùn)。培訓(xùn)完成后，發(fā)起報(bào)銷(xiāo)時(shí)關(guān)聯(lián)前期的《外出學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）活動(dòng)審批單》可自動(dòng)生成《報(bào)銷(xiāo)審批單》，所有報(bào)銷(xiāo)材料在線提交審核，進(jìn)入逐級(jí)審批環(huán)節(jié)，相關(guān)管理人員無(wú)紙化審批、遠(yuǎn)程審批?！秷?bào)銷(xiāo)審批單》審批完成后，報(bào)銷(xiāo)人只要打印《報(bào)銷(xiāo)審批單》并簽字，把所有報(bào)銷(xiāo)的紙質(zhì)材料遞交到財(cái)務(wù)室并即可完成報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。

2.創(chuàng)新后財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程的優(yōu)勢(shì)

（1）極大程度方便了報(bào)銷(xiāo)人員?；卺斸斊脚_(tái)的報(bào)銷(xiāo)流程實(shí)施后，報(bào)銷(xiāo)人員不再需要反復(fù)尋找散落在校園各個(gè)角落的行政人員，全程只需一趟遞交紙質(zhì)報(bào)銷(xiāo)材料到財(cái)務(wù)室即可，報(bào)銷(xiāo)流程中全程簽字人員由9個(gè)縮減為1個(gè)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)多跑路，職工少跑路的目標(biāo)。而隨著電子發(fā)票的推廣，待各類(lèi)交通票據(jù)也能實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的時(shí)候，該電子報(bào)銷(xiāo)流程更有望實(shí)現(xiàn)從“最多跑一趟”到“一趟不用跑”。

（2）提高各部門(mén)的工作效率。實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷(xiāo)人或?qū)徟司梢詫?shí)時(shí)查看審核情況，全程透明可追蹤，大幅度的提高各部門(mén)的工作效率。實(shí)現(xiàn)了審批流程中可以靈活傳遞給任何需要作補(bǔ)充或修改的管理人員，并留下修改意見(jiàn)的痕跡。

（3）實(shí)現(xiàn)了違規(guī)示警。內(nèi)置自動(dòng)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)費(fèi)用并給予提醒警告，讓申請(qǐng)人、審批人能夠有效把控費(fèi)用的合理性。管理人員可實(shí)時(shí)根據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)章制度的變化而設(shè)置報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)、注意要點(diǎn)等，實(shí)現(xiàn)“業(yè)財(cái)融合”，讓信息化的審批流程成為業(yè)務(wù)規(guī)范活動(dòng)的“財(cái)務(wù)導(dǎo)航”。

（4）實(shí)現(xiàn)了校際數(shù)據(jù)資源共享的有效機(jī)制。財(cái)務(wù)處可以通過(guò)釘釘平臺(tái)預(yù)估出每個(gè)月的資金需要量和使用方向，合理安排資金，提高資金的使用效率;教師發(fā)展處通過(guò)釘釘平臺(tái)，根據(jù)組織內(nèi)的授權(quán)，可方便對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行核查和統(tǒng)計(jì)，從而做出趨勢(shì)分析，為做出正確的管理決策奠定基礎(chǔ)，糾正管理過(guò)程中出現(xiàn)的偏差，從而提高了整個(gè)單位的管理效率。

（5）節(jié)約了學(xué)校的運(yùn)行成本。信息化是無(wú)紙化辦公的前提和基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的報(bào)銷(xiāo)模式需要打印大量的審批材料到各處簽字，而采用創(chuàng)新后的信息化審批流程后打通了教師發(fā)展處和財(cái)務(wù)處的壁壘，不需要再重復(fù)打印材料，節(jié)約了學(xué)校的運(yùn)行成本，也為學(xué)校創(chuàng)建智慧智能的校園添磚加瓦。

四、總結(jié)

隨著我國(guó)社會(huì)事業(yè)發(fā)展和基礎(chǔ)教育經(jīng)費(fèi)投入逐年增加，加強(qiáng)中小學(xué)校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，既是社會(huì)事業(yè)快速發(fā)展的需求，也是現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理的必然要求。同時(shí)伴隨著新信息技術(shù)的大力發(fā)展，財(cái)務(wù)審批流程又是財(cái)務(wù)流程中最迫切創(chuàng)新的環(huán)節(jié)之一。財(cái)務(wù)審批流程創(chuàng)新后可實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化審批、遠(yuǎn)程審批、通過(guò)利用新信息技術(shù)取代傳統(tǒng)審批方式，從根本上提高財(cái)務(wù)流程的審批效率和審批準(zhǔn)確度，讓管理效率更高;通過(guò)財(cái)務(wù)流程創(chuàng)新，信息化的報(bào)銷(xiāo)流程不僅可以成為規(guī)范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的“財(cái)務(wù)導(dǎo)航”，也可以成為管理手段的“儀表盤(pán)”，各管理人員通過(guò)流程平臺(tái)可實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目相關(guān)情況，及時(shí)作出決策調(diào)整，糾正控制偏差，讓管理控制更到位。

參考文獻(xiàn)

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（責(zé)任編輯：蘭卡）