財務一體化系統(tǒng)對企業(yè)財務管理職能轉型的作用

王晨旗 周帆 楊華 王汲沆

【摘要】目前，世界已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代，不會高效運用數(shù)據(jù)的企業(yè)勢必產(chǎn)生大量“數(shù)據(jù)孤島”，其中絕大部分數(shù)據(jù)孤島分布在企業(yè)各個部門間，又以業(yè)財部門間、上下級機構間分布最為廣泛。如何將數(shù)據(jù)高效運用，以消除或減少數(shù)據(jù)孤島的現(xiàn)象，這是財務一體化的意義由來。文章在了解企業(yè)各類財務系統(tǒng)基礎上，細致深入研究了ZJ集團目前財務一體化系統(tǒng)使用情況，探討了財務一體化系統(tǒng)中數(shù)據(jù)聯(lián)動方式，據(jù)此對財務管理轉型的關鍵要點進行了分析，最終對如何促進財務管理轉型進行了論述。

【關鍵詞】大數(shù)據(jù)；財務一體化；財務管理；職能轉型

【中圖分類號】F275

一、傳統(tǒng)財務系統(tǒng)局限性分析與財務一體化系統(tǒng)概述

（一）用友財務系統(tǒng)的局限性

用友財務系統(tǒng)是我國企業(yè)運用最廣泛的財務軟件，包括總賬、應收應付管理、資金、資產(chǎn)、報表等財務運用，可以實現(xiàn)對財務的全過程控制。ZJ集團在財務一體化上線前也使用此系統(tǒng)，雖然有很多便利性，但是局限性也比較突出：系統(tǒng)穩(wěn)定性較差；系統(tǒng)技術與管理構架較為死板，不能滿足企業(yè)多變的需求；管理思想與成長期和成熟期企業(yè)需求相比，較為滯后；系統(tǒng)各應用間的相互契合度不是很高，數(shù)據(jù)串聯(lián)性相對欠缺。

（二）ERP系統(tǒng)的局限性

ERP常用模塊，主要有總賬模塊、應收模塊、應付模塊、現(xiàn)金管理模塊、財務分析等，也是功能集成一體化的企業(yè)管理軟件。ERP系統(tǒng)可以稱為是一體化系統(tǒng)的原型，它有著其他財務軟件不具備的許多優(yōu)點，然而局限性也較為明顯。首先，傳統(tǒng)的ERP系統(tǒng)被看作是典型的聯(lián)機事務處理系統(tǒng)。系統(tǒng)更注重的是通過大量數(shù)據(jù)來更新處理性能和提升系統(tǒng)的可靠性，業(yè)務的處理模式是專門針對事務處理系統(tǒng)而設計的，所以非計算機專業(yè)的管理層人員很難適應其獨特的數(shù)據(jù)格式及描述方式，對于業(yè)務的查詢和決策就會變得很麻煩。其次，ERP是事務處理機制，層次不同的管理人員對數(shù)據(jù)的要求不同，所以處理相關問題時，ERP要針對不同的使用者提供不同的數(shù)據(jù)，而ERP程序又將其作為日常事務處理，耗費大量系統(tǒng)資源。最嚴重的是，這些應用功能大多限制在各個模塊內部，數(shù)據(jù)處理相對獨立，不能形成一個有機統(tǒng)一的整體。

（三）ZJ財務一體化系統(tǒng)的概述

財務一體化的基本構想是，在包括網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫、軟件平臺等基本組成要素的環(huán)境下，將企業(yè)財務管理中的三大流程，即業(yè)務處理流程、財務核算流程、財務管理流程有機融合，計算機的“事件驅動”概念被引入到流程設計語言中，整個系統(tǒng)的建立基于業(yè)務事件驅動的財務一體化信息處理流程，使業(yè)財融為一體。在這一指導思想下，系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的業(yè)務事件不同來合理篩選數(shù)據(jù)，滿足不同的使用需求與使用動機。當業(yè)務事件發(fā)生時，系統(tǒng)利用預先設定好的事件驅動流程執(zhí)行業(yè)務需求，記錄并上傳數(shù)據(jù)；系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務事件的單據(jù)類型，遵循流程信息處理規(guī)則，將企業(yè)的不同類型數(shù)據(jù)集中于一個后臺數(shù)據(jù)庫，當需要信息時，具有數(shù)據(jù)使用權的各類“授權”人員，通過系統(tǒng)引擎自動獲取系統(tǒng)整理后的各類所需信息。這種方式能在滿足極大自由度與高效性的基礎上實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，實時控制企業(yè)經(jīng)營業(yè)務，讓系統(tǒng)的財務控制職能真正發(fā)揮出來。ZJ集團于2018年開始試點，2019年在旗下子公司大規(guī)模上線財務一體化系統(tǒng)，這個系統(tǒng)組織架構，目前主要由主數(shù)據(jù)系統(tǒng)、核算系統(tǒng)（基于SAP平臺）、預算系統(tǒng)、中臺業(yè)務系統(tǒng)與報表系統(tǒng)等常用子系統(tǒng)組成。主數(shù)據(jù)系統(tǒng)主要作用是信息采集，它是基礎性系統(tǒng)，所有財務信息與數(shù)據(jù)需求框架在此建立；核算系統(tǒng)主要是會計核算功能，數(shù)據(jù)主要來源是中臺系統(tǒng)，其自身也具備數(shù)據(jù)生產(chǎn)能力；預算系統(tǒng)主要是各類預算性數(shù)據(jù)的前提填列，它控制著各類收支的預算前提；中臺業(yè)務系統(tǒng)主要作用是業(yè)務數(shù)據(jù)的初始流入與執(zhí)行；報表系統(tǒng)作為整個系統(tǒng)終端，匯總系統(tǒng)數(shù)據(jù)，據(jù)此出具財務報表。這幾個系統(tǒng)相互聯(lián)系，共同作用。

二、財務一體化系統(tǒng)數(shù)據(jù)抓取渠道與關聯(lián)方式的探究

（一）財務一體化系統(tǒng)數(shù)據(jù)抓取渠道的探究

財務一體化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來源主要有兩個，分別是主數(shù)據(jù)系統(tǒng)與中臺業(yè)務系統(tǒng)，其中主數(shù)據(jù)系統(tǒng)主要功能是維護個體、客商與項目的基本信息，企業(yè)日常經(jīng)營數(shù)據(jù)主要來源于中臺業(yè)務系統(tǒng)。中臺業(yè)務系統(tǒng)分為合同、報賬、資金、稅務、配置等五大模塊，除了配置模塊，其他四個模塊都具備數(shù)據(jù)輸入功能。合同模塊維護合同數(shù)據(jù)與相關合同臺賬；報賬模塊涉及應收應付、物資管理等基礎財會職能處理，這個模塊日常產(chǎn)生數(shù)據(jù)量最大；資金模塊主要涉及外部銀行相關業(yè)務與企業(yè)內部資金相關業(yè)務等功能；稅務模塊涉及發(fā)票的開具與收入、稅款計算與繳納等涉稅相關業(yè)務；配置模塊主要執(zhí)行對中臺業(yè)務系統(tǒng)進行基礎性維護功能。

（二）ZJ財務一體化系統(tǒng)數(shù)據(jù)關聯(lián)方式的探究

ZJ財務一體化的數(shù)據(jù)關聯(lián)主要在兩個層次，第一層次，主要生產(chǎn)數(shù)據(jù)的中臺業(yè)務系統(tǒng)四大模塊間的關聯(lián)。如報賬模塊的應收應付單據(jù)需要引用合同模塊的數(shù)據(jù)信息，應收應付產(chǎn)生的發(fā)票錄入又傳入稅務發(fā)票池，歸入當期稅務數(shù)據(jù)庫，應收應付所需的付款事項又需要通過資金模塊的結算單據(jù)實現(xiàn)。這個案例，形象說明了中臺模塊間的數(shù)據(jù)交叉關聯(lián)，而這例子又只是財務管理業(yè)務的冰山一角。第二層次，財務一體化系統(tǒng)整體有機聯(lián)系。我們沿用上一個案例，該案例的實現(xiàn)需要先通過主數(shù)據(jù)系統(tǒng)建立項目框架，然后通過中臺業(yè)務系統(tǒng)進行收支，但是這筆收支又在預算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)控制下，收支完成后，財務人員將該筆賬務推送到核算系統(tǒng)，完成會計核算工作。本次業(yè)務所產(chǎn)生和引用的數(shù)據(jù)以及信息都匯總到核算憑證下，最終又全部匯聚到末端的報表系統(tǒng)反饋到報表層面。這個案例是簡單的財務收支案例，整個流程涉及到財務跟其他數(shù)個不同的業(yè)務部門。數(shù)據(jù)需求部門可以通過中臺業(yè)務平臺實現(xiàn)數(shù)據(jù)的精確定位。管中窺豹，這種普遍性而又多樣化的有機聯(lián)系才是財務一體化系統(tǒng)的精髓。

三、財務一體化系統(tǒng)對財務管理職能轉型的思考

（一）對相關工作人員的思考

針對企業(yè)業(yè)務部門工作人員而言，一方面，首先，極大消除了數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象。中臺系統(tǒng)將業(yè)務發(fā)起端前置，如商務合約部門錄入合同與結算信息、物資部門錄入物資出入庫信息、普通職工填制報銷單據(jù)等。這些數(shù)據(jù)初始輸入都與后端財務核算系統(tǒng)緊密關聯(lián)，集團總部也可以通過財務一體化系統(tǒng)實時監(jiān)控匯總分析下屬公司的財務數(shù)據(jù)；其次，通過財務一體化系統(tǒng)，業(yè)務部門與財務部門聯(lián)系渠道多樣化，溝通頻率常態(tài)化，有助于降低企業(yè)運營成本和運營風險，化解業(yè)財部門隱形矛盾，提升企業(yè)運營效率。另一方面，財務一體化系統(tǒng)的實施，要求財務人員要具備較高的綜合素質與管理觀念，這就倒逼財務從業(yè)人員不斷提升自我綜合素質，加強與業(yè)務部門主動聯(lián)系，樹立企業(yè)整體理念，否則將無法與企業(yè)高速發(fā)展相適應，最終淪為企業(yè)淘汰對象。

（二）對財務管理和業(yè)務流程融合的思考

財務一體化系統(tǒng)加速了企業(yè)財務由會計與核算職能向管理與分析職能的轉型。傳統(tǒng)模式下財務部門只將財務數(shù)據(jù)化管理作為大部分工作內容，未能與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程進行有機結合，沒有徹底融入到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，因而不能更好地為企業(yè)創(chuàng)造效益。財務一體化系統(tǒng)通過以下幾方面將業(yè)財流程重組、職能重構：

1.落實基礎會計核算職能。通過系統(tǒng)的強制性限制規(guī)則來規(guī)范會計做賬方式，排除傳統(tǒng)手工做賬的隨意性，減少低級錯誤的發(fā)生和人為干預數(shù)據(jù)的可能性。

2.建立基礎財務數(shù)據(jù)支持保障體系。借助財務一體化系統(tǒng)，實現(xiàn)了對企業(yè)整體資金與財務狀況的全盤掌控。據(jù)此形成基礎財務數(shù)據(jù)支持保障體系，數(shù)據(jù)的來源更為廣泛，支持更為有力，視野更為遼闊。完善了數(shù)據(jù)的自動化處理，可以有效提高數(shù)據(jù)實用性與準確性。

3.完善預算管控制度。通過預算系統(tǒng)既能有效推動企業(yè)完善全面預算管控制度，降低預算外事項發(fā)生概率與頻次，積極發(fā)揮預算引領作用，又能讓實際業(yè)務的執(zhí)行有據(jù)可循，進行預算管理，保證企業(yè)決策擁有良好的預見性。

4.提升數(shù)據(jù)共享程度。財務一體化系統(tǒng)為企業(yè)建立財務共享體系提供了切實可行的渠道，為業(yè)務部門與上級部門的工作提供準確的數(shù)據(jù)保障，減少人為干預數(shù)據(jù)的可能性，提升數(shù)據(jù)共享程度。

（三）對財務職能架構體系的思考

傳統(tǒng)企業(yè)財務職能架構一般分為三層：即管理決策層、財務核算層、業(yè)務執(zhí)行層，三個流程的關系，如圖1所示。

財務一體化系統(tǒng)的上線，改變傳統(tǒng)企業(yè)的“上傳下達”式財務職能架構，減少業(yè)務流轉的層次，提高了流轉效率，使數(shù)據(jù)得以快速傳輸，進而提高企業(yè)財務管理整體環(huán)節(jié)的運行效率。系統(tǒng)通過充分加強業(yè)務流程與財務之間的內在數(shù)據(jù)關聯(lián)來達到業(yè)財融合的效果，具體實現(xiàn)過程，如圖2所示。

企業(yè)財務職能體系的轉變，主要表現(xiàn)為：首先，應盡量減少初級重復性會計核算人員、收窄管理層次，扁平化發(fā)展現(xiàn)有的組織架構。通過這種方式，實現(xiàn)財務業(yè)務工作流程的去冗。同時，把財務業(yè)務相關的權利，下放到財務一體化的組織結構中，可以避免線下層層審批上報所耗費的大量時間，不斷提高企業(yè)的業(yè)財信息決策與傳遞效率，進而使企業(yè)整體財務管理得以高效運轉。其次，組織架構的扁平化，通過將部分領導權力下放至一體化流程中，減少了相關領導人員的工作負擔，只需在作出關鍵決策的時候進行處理和審核，從而極大地提升了業(yè)務處理的準確性和高效性，無形中提高了企業(yè)的運行效率。因此，財務一體化系統(tǒng)通過重塑企業(yè)財務管理的架構，使之趨于扁平化，這樣不僅有助于通過新型架構大幅減少各層級管理人員工作負擔，也有利于提高企業(yè)日常業(yè)務處理的工作效率，提升財務管理的靈活性、自主性、高效性。因此，可以預見財務一體化系統(tǒng)將在ZJ集團財務管理職能轉型的過程中發(fā)揮重要作用，并為集團的高效發(fā)展奠定堅實的財務基礎。

（四）對職能部門的監(jiān)督思考

隨著財務一體化系統(tǒng)的進一步推廣使用，其在一定程度上改變了財務乃至其他部門的原有工作方式，因此，集團原有的監(jiān)督方式和某些制度顯然已無法適應財務一體化的管理需求。所以，一方面，要有財務管理部門和業(yè)務部門之間的相互監(jiān)督協(xié)調，以此保障一體化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)精確性和可靠性。另一方面，財務一體化系統(tǒng)因其固有的存儲特性提升了數(shù)據(jù)流轉的嚴謹性，人為可干預的空間較小，細小的數(shù)據(jù)錯誤都會層層關聯(lián)持續(xù)放大，財務數(shù)據(jù)造假的風險性大大提升。

四、財務一體化系統(tǒng)在財務管理職能轉型中的改進措施

（一）系統(tǒng)復雜程度高，前期適應期長

財務一體化系統(tǒng)，因其子系統(tǒng)多、組織結構復雜、相互關聯(lián)密集，導致了財務一體化系統(tǒng)的使用門檻較高。這個門檻，既指的是公司門檻，也指的是工作人員素質門檻。所以，在初期使用對公司質量要求高，培訓成本較大。再加上由于舊系統(tǒng)的使用習慣問題，導致工作人員前期對財務一體化系統(tǒng)的適應期會有陣痛。因此在系統(tǒng)全面上線后，集團可以考慮降低使用財務一體化的公司門檻，放開系統(tǒng)的靈活性，這也可以助推公司質量的提升，集團還應對初期培訓效果進行總結篩選，編制成熟的手冊，選出優(yōu)質培訓課程與案例，選派優(yōu)秀人員去指導下屬公司的上線與日常運行。

（二）系統(tǒng)穩(wěn)定性有待加強，功能有待完善

財務一體化系統(tǒng)因上線時間短而集團公司數(shù)據(jù)處理量大，系統(tǒng)偶有崩潰現(xiàn)象；系統(tǒng)功能沒有全面挖掘開發(fā)，有些流程較為繁瑣，反而增加基層業(yè)財人員負擔。這些硬件功能的遲緩將減緩財務管理職能轉型，目前系統(tǒng)開發(fā)人員在加班加點完善系統(tǒng)，我們有理由相信待財務一體化系統(tǒng)全部穩(wěn)定后會極大改變公司運營效率。

五、結語

隨著財務一體化系統(tǒng)在ZJ集團的全面鋪開，財務管理職能的轉型正在發(fā)生，在此過程中，難免會出現(xiàn)不同程度的問題，企業(yè)應該更新管理理念，通過完善和優(yōu)化財務管理策略，加強財務管理人員自身適應性。伴隨企業(yè)不斷發(fā)展，財務一體化逐步深入，財務管理水平穩(wěn)健提升，精細化管理理念不斷落實，最終實現(xiàn)企業(yè)財務一體化管理和財務管理職能轉型。

主要參考文獻：

[1]盧海燕.企業(yè)財務業(yè)務一體化變革轉型問題淺析[J].現(xiàn)代商業(yè)，2019，（7）：21.

[2]王慧婷.施工企業(yè)財務業(yè)務一體化與財務管理職能轉型探討[J].財務與會計，2018，（09）.

[3]趙男男，王秋宇.大數(shù)據(jù)時代集團企業(yè)財務共享服務中心創(chuàng)建研究[J].國際商務財會，2019，（07）：42-44.

[4]陳萍.企業(yè)財務業(yè)務一體化與財務管理職能轉型研究[J].創(chuàng)新研究，2018，（05）：77-79.