數(shù)字化時(shí)代下電子會(huì)計(jì)檔案管理研究

蘇劍

【摘要】在會(huì)計(jì)工作中，檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。在數(shù)字化時(shí)代的背景下，會(huì)計(jì)檔案的管理發(fā)生了較大變化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展，電子會(huì)計(jì)檔案管理已經(jīng)逐漸成為檔案管理的主要方式。文章對(duì)數(shù)字化時(shí)代下推行電子會(huì)計(jì)檔案管理的背景進(jìn)行了分析，之后以筆者所在的ZJ集團(tuán)為例，對(duì)推行電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了初步的研究。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電子檔案；信息化；數(shù)字化

【中圖分類號(hào)】F275

隨著數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字信息化時(shí)代的到來，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)越來越多的在系統(tǒng)上完成閉環(huán)，過程中形成了大量的電子信息和數(shù)據(jù)。作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)最直接的結(jié)果反映，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案不僅記錄了企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營數(shù)據(jù)，也蘊(yùn)藏了更大的管理價(jià)值。越來越多的管理人員開始意識(shí)到，在數(shù)字化時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)企業(yè)的影響可能會(huì)超過預(yù)期，良好高效的電子會(huì)計(jì)檔案管理正變得越來越重要。

一、電子會(huì)計(jì)檔案管理的背景研究

（一）政策驅(qū)動(dòng)

近年來，財(cái)政部、國家檔案局和有關(guān)主管部門大力推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理，積極開展示范試點(diǎn)工作，并出臺(tái)了一系列相關(guān)規(guī)劃、規(guī)范及指南，明確電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，為數(shù)字化時(shí)代電子檔案管理提供良好的應(yīng)用環(huán)境。

2012年一季度，國家檔案局會(huì)同財(cái)政部展開企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理試點(diǎn)工作。第一批試點(diǎn)選在中國電信廣東分公司、中國聯(lián)通湖北分公司、中國人保財(cái)險(xiǎn)股份公司進(jìn)行開展，試行會(huì)計(jì)憑證無紙化歸檔等初期會(huì)計(jì)檔案管理工作。

2013年12月，國家發(fā)改委、財(cái)政部、國家稅務(wù)總局、國家檔案局四部委聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于組織開展電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案綜合試點(diǎn)工作的通知》，明確推動(dòng)電子發(fā)票的接收及歸檔工作。

2014年3月，財(cái)政部發(fā)布《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化規(guī)范》，提出：一是實(shí)行會(huì)計(jì)工作集中的企業(yè)及其分支機(jī)構(gòu)，應(yīng)為外部會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)構(gòu)調(diào)閱異地會(huì)計(jì)資料提供必要條件；二是企業(yè)內(nèi)部生成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、輔助性會(huì)計(jì)資料，在滿足相關(guān)條件下可不輸出紙面資料。

2015年12月，財(cái)政部與國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，將電子檔案的法律效力及電子檔案正式納入到其中，并且將會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔等均進(jìn)行電子化管理。在新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》施行后，試點(diǎn)的穩(wěn)定運(yùn)行使得增值稅電子發(fā)票得以在全國范圍內(nèi)推廣，增加了電子檔案納入會(huì)計(jì)檔案的范圍。

2019年4月30日，國務(wù)院總理李克強(qiáng)簽署國務(wù)院令，公布了《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》，明確電子簽名、電子印章、電子證照、電子檔案的法律效力。

2019年12月，財(cái)政部發(fā)布《中華人民共和國會(huì)計(jì)法修訂草案（意見征求稿）》，要求：?jiǎn)挝焕眉堎|(zhì)會(huì)計(jì)憑證的電子影像等電子副本文件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的，應(yīng)當(dāng)確保紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的電子副本文件及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)符合會(huì)計(jì)法關(guān)于電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行核算的有關(guān)要求，并建立紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證與其電子副本文件的檢索關(guān)系。

2020年3月，財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證入賬歸檔的通知》，明確了相關(guān)內(nèi)容：一是電子會(huì)計(jì)檔案可不再另以紙質(zhì)形式保存；二是電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證具有同等法律效率；三是電子會(huì)計(jì)憑證可直接報(bào)銷入賬歸檔，企業(yè)無須打印紙質(zhì)資料；四是單位以電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證。

（二）技術(shù)驅(qū)動(dòng)

近幾年，依托于國內(nèi)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，云技術(shù)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)等信息技術(shù)也在不斷更新?lián)Q代中，技術(shù)的革新促使財(cái)務(wù)行業(yè)逐步轉(zhuǎn)向數(shù)字化、自動(dòng)化、智能化。并且隨著國內(nèi)攝影技術(shù)和設(shè)施的更迭推新，OCR、語音識(shí)別等新技術(shù)的日趨穩(wěn)定，再加上電子結(jié)算單、電子發(fā)票、電子匯票、電子銀行回單等電子形式的憑證越來越融入到企業(yè)實(shí)際應(yīng)用中，這些電子化的應(yīng)用正在逐步成為企業(yè)管理信息技術(shù)的中堅(jiān)力量。與此同時(shí)，這些技術(shù)的變化也推動(dòng)了企業(yè)的檔案管理工作，使得檔案管理逐步從“信息化階段”向“數(shù)字化智能化階段”（如圖1所示）過渡。

（三）管理驅(qū)動(dòng)

數(shù)字信息化時(shí)代，越來越多的企業(yè)財(cái)務(wù)信息以電子化數(shù)據(jù)的形式產(chǎn)生，傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理在日常運(yùn)營管理工作中表現(xiàn)出成本較高、效率較低、存在安全隱患及利用受限等諸多問題。企業(yè)在此種情況下，迫切需要建立一套適用于檔案管理新時(shí)期發(fā)展需要的電子會(huì)計(jì)檔案管理體系，便于對(duì)企業(yè)大量檔案的管理和利用，使檔案真正形成企業(yè)的數(shù)據(jù)資產(chǎn)。

二、ZJ集團(tuán)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及問題

（一）管理現(xiàn)狀

ZJ集團(tuán)作為全球最大的投資建設(shè)集團(tuán)，位居2019年度《財(cái)富》世界500強(qiáng)第21位，該集團(tuán)于2018年正式啟動(dòng)財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)建設(shè)，到2019年12月，全面完成境內(nèi)所有子企業(yè)的推廣上線工作。在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)取得巨大成績(jī)的同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，與集團(tuán)整體財(cái)務(wù)信息化發(fā)展水平不相適應(yīng)。

（二）存在的問題

1.成本問題。隨著一體化平臺(tái)上線，核算的精細(xì)度有了大幅提高，會(huì)計(jì)憑證的數(shù)量與以往相比顯著增長，再加之一體化平臺(tái)產(chǎn)生的各種已經(jīng)電子化的內(nèi)部報(bào)賬單、審批記錄等，仍然需要采用紙質(zhì)打印，造成紙張、耗材等辦公用品成本和會(huì)計(jì)人員的整理、打印時(shí)間都大幅增加。

2.效率問題。一是傳統(tǒng)檔案管理模式下，由于歸檔工作需要人工將原始憑證與記賬憑證合并歸檔，工作量巨大，影響工作效率；二是查閱傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時(shí)，由于檔案數(shù)量繁雜，人工查找時(shí)間較長，因此查詢效率低。

3.安全問題。一是存儲(chǔ)安全，由于傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)文件為主，檔案原件易損壞，需要特別注意防火、防盜、防霉等問題；二是借閱安全，由于傳統(tǒng)借閱過程無法自動(dòng)記錄，或紙質(zhì)借閱記錄易損壞，造成借閱情況無法有效記錄，威脅會(huì)計(jì)檔案安全。

4.共享問題。由于庫房位置等條件所限，查閱受到時(shí)間、空間和人員限制，查閱者需要到固定地點(diǎn)、規(guī)定時(shí)間內(nèi)查看文檔，限制了查看人員數(shù)量，造成共享困難。

三、推行電子會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)檔案的管理理念

在企業(yè)數(shù)字化進(jìn)程中，管理者應(yīng)致力于逐步增加電子化檔案的占比，改變傳統(tǒng)模式中以紙質(zhì)為主的模式，過渡到依托于系統(tǒng)為主，將電子會(huì)計(jì)檔案視為公司“數(shù)據(jù)資產(chǎn)”中的一部分，深度挖掘其數(shù)據(jù)價(jià)值，助力企業(yè)發(fā)展。

（二）及時(shí)更新會(huì)計(jì)檔案及相關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)管理制度體系

在基于國家法規(guī)的基礎(chǔ)上結(jié)合企業(yè)的自身特性，更新企業(yè)的管理制度、操作規(guī)范及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等，建立一整套新的管理制度體系，確保新的管理方式在各個(gè)管理層面上都得到標(biāo)準(zhǔn)化的落地執(zhí)行。

（三）建設(shè)統(tǒng)一的企業(yè)級(jí)中臺(tái)系統(tǒng)

會(huì)計(jì)檔案電子化是要建立在電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的高度集成，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)外部業(yè)務(wù)系統(tǒng)高度集成基礎(chǔ)之上的。但是在現(xiàn)階段企業(yè)的內(nèi)外部系統(tǒng)間都廣泛存在著信息孤島問題，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的電子化造成了巨大困難。通過建設(shè)統(tǒng)一的企業(yè)級(jí)中臺(tái)系統(tǒng)，既能快速響應(yīng)前臺(tái)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)需求變化，又能滿足后臺(tái)系統(tǒng)，例如會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)相對(duì)穩(wěn)定的管理要求，實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)營業(yè)務(wù)中原始數(shù)據(jù)的統(tǒng)一采集，成為各專業(yè)子系統(tǒng)交換信息、共享數(shù)據(jù)的平臺(tái)和紐帶。

（四）設(shè)計(jì)統(tǒng)一科學(xué)的檔案系統(tǒng)接口規(guī)范

電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)收集、存儲(chǔ)、保管電子會(huì)計(jì)檔案和紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案影像件，為用戶提供會(huì)計(jì)檔案信息應(yīng)用服務(wù)。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)對(duì)接眾多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，因此需要制定統(tǒng)一的會(huì)計(jì)電子檔案歸檔接口規(guī)范。一是明確會(huì)計(jì)電子檔案歸檔范圍和格式標(biāo)準(zhǔn)；二是制定會(huì)計(jì)電子檔案接入標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)規(guī)范，基于電子檔案OAIS模型，制定電子檔案接入標(biāo)準(zhǔn)，包括電子檔案接入的文件格式、報(bào)文結(jié)構(gòu)、接入頻率、校驗(yàn)規(guī)則等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

（五）健全會(huì)計(jì)電子檔案安全保障體系

會(huì)計(jì)檔案電子化安全問題至關(guān)重要，需從電子檔案使用、IT系統(tǒng)安全兩個(gè)方面建立電子檔案安全保障體系。在使用電子檔案時(shí)要建立安全權(quán)限控制機(jī)制，在線瀏覽與會(huì)計(jì)檔案原文件相互保持獨(dú)立，同時(shí)保證會(huì)計(jì)檔案電子文件所有展現(xiàn)形式的一致，從而強(qiáng)化電子化檔案使用時(shí)的安全性保障。在IT系統(tǒng)安全方面，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一用戶與認(rèn)證管理，并通過采用雙機(jī)熱備、負(fù)載均衡、安全控制列表、冗余存儲(chǔ)、組合數(shù)據(jù)備份等IT系統(tǒng)安全保障技術(shù)來保證會(huì)計(jì)檔案電子化的IT系統(tǒng)安全。

（六）建立適應(yīng)當(dāng)下及未來的會(huì)計(jì)檔案保管機(jī)制

由于外部環(huán)境的約束，會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案與電子檔案仍會(huì)長期并存。針對(duì)此種情況，紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理顯得尤為重要。為此，一方面要同步歸集，協(xié)同業(yè)務(wù)部門修訂基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范，從業(yè)務(wù)源頭保證紙質(zhì)檔案與電子文件的生成、整理、移交方式；另一方面要同步管理，通過建立歸檔對(duì)照表、報(bào)賬條形碼等手段實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的整合管理，保障紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的互相查找。

（七）提高從業(yè)人員能力，培養(yǎng)復(fù)合型素質(zhì)人才

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》開啟了檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的新時(shí)代，而人才是這一轉(zhuǎn)型的支撐性要素。電子會(huì)計(jì)檔案管理迫切需要培養(yǎng)一支集管理型、研究型、操作型為一身的復(fù)合型管理人才隊(duì)伍，開創(chuàng)電子會(huì)計(jì)檔案管理新局面。

四、推行電子會(huì)計(jì)檔案的預(yù)期收益

電子會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)施，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理模式、方法和會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)形式，將對(duì)ZJ集團(tuán)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，預(yù)期收益主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）降低成本，減少紙質(zhì)資料打印，節(jié)約費(fèi)用支出，降低企業(yè)資源消耗，減少檔案人員工作量

預(yù)估2020年財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)的年業(yè)務(wù)量約5000萬張憑證，實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化后，每年減少打印紙張約16 500萬張（詳見表1），每張紙打印成本按0.15元計(jì)算，年節(jié)約成本約2450萬元。除了節(jié)約紙張打印的直接成本之外，實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化后，紙質(zhì)歸檔資料將大幅減少，減少庫房成本等間接管理成本。

（二）提高效率

首先，會(huì)計(jì)檔案電子化管理，減少了財(cái)務(wù)人員手工打印、整理、裝訂會(huì)計(jì)檔案的工作量。大部分檔案資料的業(yè)務(wù)流程由系統(tǒng)自動(dòng)完成，提高了會(huì)計(jì)人員的工作效率；其次，電子會(huì)計(jì)檔案能實(shí)現(xiàn)通過檔案管理系統(tǒng)直接查閱檔案信息，提高檔案利用效率，提升檔案資料對(duì)企業(yè)發(fā)展的服務(wù)作用，實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨系統(tǒng)、跨層級(jí)的多維度檔案查詢。

（三）提升企業(yè)檔案質(zhì)量

建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系，通過設(shè)定系統(tǒng)參數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)，減少人為判斷造成的政策要求不統(tǒng)一，執(zhí)行不到位等問題，實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化運(yùn)行，提高會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量。

（四）提升企業(yè)各系統(tǒng)集成能力

借助電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)施，能提升系統(tǒng)間數(shù)據(jù)集成程度，為下一步企業(yè)的業(yè)財(cái)融合奠定基礎(chǔ)。

會(huì)計(jì)檔案管理意義重大，而電子會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)檔案管理的新趨勢(shì)，其發(fā)展完善需要一個(gè)漸進(jìn)的管理過程。重視電子會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)，確保電子會(huì)計(jì)檔案管理的安全性、完整性、真實(shí)性，認(rèn)真做好電子會(huì)計(jì)檔案管理，將有效提升檔案管理工作的能力、提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的效率、提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，助力企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

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