RPA條件下的中建財(cái)務(wù)一體化賬表核對(duì)流程優(yōu)化

陳棟 陳欽

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)和人工智能的普及和發(fā)展，AI財(cái)務(wù)機(jī)器人逐漸被引入企業(yè)的財(cái)務(wù)領(lǐng)域。其中，以金蝶、德勤等公司的“AI財(cái)務(wù)機(jī)器人”為代表的RPA技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用備受關(guān)注。RPA技術(shù)與一系列認(rèn)知技術(shù)相結(jié)合，取代了以往傳統(tǒng)大量需要人工手動(dòng)完成的財(cái)務(wù)工作，RPA通過(guò)模擬人工簡(jiǎn)單重復(fù)的操作，處理數(shù)量多且易出錯(cuò)的業(yè)務(wù)，在原有的財(cái)務(wù)信息架構(gòu)水平上實(shí)現(xiàn)外部不同異構(gòu)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的連接，RPA技術(shù)可以?xún)?yōu)化財(cái)務(wù)流程，促進(jìn)財(cái)務(wù)工作效率的提高。

【關(guān)鍵詞】RPA技術(shù)；財(cái)務(wù)一體化；賬表核對(duì)

【中圖分類(lèi)號(hào)】F275

機(jī)器人流程自動(dòng)化（Robotic Process Automation）技術(shù)通過(guò)使用用戶(hù)界面，根據(jù)預(yù)先編寫(xiě)的腳本可以重復(fù)處理大量復(fù)雜機(jī)械的工作，模擬人機(jī)交互功能，用自動(dòng)化的語(yǔ)言代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工方式進(jìn)行工作處理，執(zhí)行基于一定準(zhǔn)則的可重復(fù)進(jìn)行和完成任務(wù)的軟件解決方案。

機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）技術(shù)是AI財(cái)務(wù)機(jī)器人在企業(yè)財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域的運(yùn)用。根據(jù)財(cái)務(wù)工作流程特點(diǎn)和內(nèi)容，采用自動(dòng)化的手段取代了手工操作，協(xié)助完成任務(wù)量大、高重復(fù)性、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。具體操作是AI財(cái)務(wù)機(jī)器人根據(jù)預(yù)先設(shè)定的財(cái)務(wù)原則，在特定財(cái)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)替代傳統(tǒng)人工操作及判斷，將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集與整理，并根據(jù)一定的判斷原則進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)證、分析與記錄，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)計(jì)算、管理、溝通與決策等一系列功能，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人在取代以往機(jī)械重復(fù)的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作的前提下，可以高效的處理相關(guān)的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，提高企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)辦公效率與效果，增強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)整體的自動(dòng)化和數(shù)字化水平。

一、中建集團(tuán)財(cái)務(wù)一體化的現(xiàn)狀與問(wèn)題

（一）中建集團(tuán)財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)概述

隨著中國(guó)建筑集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)中建集團(tuán)）市場(chǎng)份額的不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)規(guī)模與經(jīng)營(yíng)成本逐漸上升，接踵而至的就是人力資源成本過(guò)高，企業(yè)面臨著內(nèi)部管理、內(nèi)部控制及財(cái)務(wù)信息質(zhì)量難度加大等問(wèn)題。為解決一系列發(fā)展問(wèn)題，中建集團(tuán)通過(guò)組織變革，與IBM、安永、普聯(lián)、SAP等公司全面合作，通過(guò)建立財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)系統(tǒng)，將企業(yè)內(nèi)部的資金流、核算流、業(yè)務(wù)流進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部財(cái)務(wù)管理流程的重構(gòu)，加強(qiáng)了企業(yè)信息化建設(shè)，提高整體財(cái)務(wù)管理效率。

（二）財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)賬表核對(duì)流程

在財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)賬表核對(duì)流程中，首先，由總部財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)及SAP系統(tǒng)下載報(bào)表與賬務(wù)數(shù)據(jù)，按照不同的會(huì)計(jì)核算中心與分子公司會(huì)計(jì)核算賬簿數(shù)進(jìn)行比較，發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)后通知各分子公司財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)賬簿與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。其次，分子公司與項(xiàng)目部的會(huì)計(jì)賬簿核對(duì)，企業(yè)具體業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的會(huì)計(jì)賬簿如有不符，將視具體情況向業(yè)務(wù)部門(mén)、外部合作單位、銀行等金融機(jī)構(gòu)等進(jìn)行核實(shí)，待相關(guān)結(jié)果核實(shí)后，企業(yè)將最終的結(jié)果以報(bào)告形式傳遞給各分子公司財(cái)務(wù)部門(mén)。最后，各分子公司財(cái)務(wù)部門(mén)在對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行整理歸集的基礎(chǔ)上再反饋給總部財(cái)務(wù)部門(mén)。

（三）財(cái)務(wù)一體化賬表核對(duì)流程存在的問(wèn)題

財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)的建設(shè)，提高了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)采集和處理的效率，但由于缺乏直接對(duì)具體業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的獲取和處理，從而導(dǎo)致在實(shí)踐工作中財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)導(dǎo)出賬表在核對(duì)過(guò)程中仍存在諸多問(wèn)題。

1.流程復(fù)雜、時(shí)效性差

總部財(cái)務(wù)部門(mén)與下屬分子公司財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬表核對(duì)時(shí)，往往需要下屬分子公司及時(shí)下載相關(guān)數(shù)據(jù)，填寫(xiě)報(bào)表數(shù)據(jù)，并傳遞給總部財(cái)務(wù)部門(mén)。互相聯(lián)絡(luò)的方式主要通過(guò)即時(shí)通信軟件（QQ，微信）或者電話等方式進(jìn)行通知。核對(duì)完成后，總部財(cái)務(wù)部門(mén)將核對(duì)結(jié)果反饋給各分子公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。由于總分機(jī)構(gòu)之間的業(yè)務(wù)復(fù)雜性和地域性差異，信息傳遞不及時(shí)，使得總部、各分子公司及項(xiàng)目部之間的交流與溝通存在很大障礙，往往會(huì)出現(xiàn)信息延遲、協(xié)調(diào)性差等問(wèn)題。此外，由于施工企業(yè)的性質(zhì)，建筑工程項(xiàng)目范圍覆蓋了國(guó)內(nèi)外大部分地區(qū)，不同分子公司與項(xiàng)目部之間溝通不便利，造成賬表信息核對(duì)效率低下，核對(duì)的效率和質(zhì)量面臨巨大挑戰(zhàn)。

2.人力資源成本較高

由于賬表核對(duì)與差異處理涉及總部、子公司等多個(gè)單位部門(mén)，從財(cái)務(wù)報(bào)表填制、電話通知、賬表數(shù)據(jù)比對(duì)、數(shù)據(jù)項(xiàng)異常分析到最終形成書(shū)面的反饋報(bào)告，這一系列流程都需要人工之間的溝通、協(xié)調(diào)與手工操作。但隨著企業(yè)在建筑市場(chǎng)業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，分子公司及項(xiàng)目部的數(shù)量逐年增加，每年需要核對(duì)的賬表數(shù)量也逐年大幅增加，每個(gè)單位實(shí)體需要有自己的財(cái)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)人員，這極大增加了企業(yè)的員工數(shù)量及人力資源成本。此外，各部門(mén)與單位之間長(zhǎng)時(shí)間的溝通，耗費(fèi)大量的時(shí)間成本與人力資源，極大降低了企業(yè)正常業(yè)務(wù)處理的效率。

3.核對(duì)數(shù)量多，異常事項(xiàng)處理復(fù)雜

由于企業(yè)每個(gè)月、季度、年度都需要編制相應(yīng)的財(cái)務(wù)報(bào)表，因而賬表核對(duì)的正確性是編制財(cái)務(wù)報(bào)表的重要一環(huán)，由此需要總部、分子公司等單位統(tǒng)一在每月、季度、年度進(jìn)行賬表的核對(duì)工作。由于時(shí)間較短，工作量大等原因，財(cái)務(wù)人員需要頻繁地在中臺(tái)系統(tǒng)、SAP及報(bào)表之間切換，手工的操作不僅極易出錯(cuò)，且需要大量的工作時(shí)間。

此外，由于具體業(yè)務(wù)與入賬時(shí)間不一致及財(cái)務(wù)人員的操作失誤導(dǎo)致的賬表不一致的情況也時(shí)有發(fā)生。例如，某項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)由于雙方入賬時(shí)間不一致，很容易導(dǎo)致業(yè)務(wù)一方已入賬而另一方尚未入賬的現(xiàn)象，從而造成未達(dá)賬項(xiàng)，導(dǎo)致賬表不一致情況發(fā)生；或者由于財(cái)務(wù)人員的操作失誤未給某客商的賬款及時(shí)入賬，導(dǎo)致賬表不一致。賬表不一致的直接后果是企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)需要根據(jù)賬表的異常結(jié)果，與企業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)、外部客戶(hù)單位、銀行金融機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通和處理，從而造成工作量的增加甚至是企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益損失。

4.核對(duì)過(guò)程缺少監(jiān)督

由于企業(yè)每年業(yè)務(wù)范圍廣、工作量劇增，在賬表核對(duì)過(guò)程中人工涉入環(huán)節(jié)較多，極易造成嚴(yán)重的人工干預(yù)，降低了對(duì)賬結(jié)果的真實(shí)性，從而影響會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。并且，在實(shí)際操作過(guò)程中，由于核對(duì)工作量大，財(cái)務(wù)人員缺乏足夠的時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)、嚴(yán)密的檢查，往往選擇重要性水平較高的業(yè)務(wù)進(jìn)行核對(duì)，做不到全面性的業(yè)務(wù)核對(duì)，容易出現(xiàn)漏網(wǎng)之魚(yú)。此外，作為建筑施工企業(yè)，工程項(xiàng)目部存在工作量大、人員不足等，這些因素會(huì)導(dǎo)致核對(duì)工作中舞弊行為發(fā)生。例如，一些關(guān)聯(lián)交易涉及到一些人員的相關(guān)利益，由于缺乏過(guò)程監(jiān)督，有時(shí)會(huì)忽視或故意隱藏一些異常事項(xiàng)。

二、基于RPA的財(cái)務(wù)一體化賬表核對(duì)流程優(yōu)化

（一）RPA和賬表核對(duì)的相關(guān)性分析

RPA作為純粹的智能自動(dòng)化形式，它的主要特性是技術(shù)獨(dú)立性、非侵入性、可擴(kuò)展性和可跟蹤性。RPA可以處理高度可重復(fù)的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)基于規(guī)則的財(cái)務(wù)操作過(guò)程自動(dòng)化，模擬用戶(hù)的手動(dòng)操作和人機(jī)交互，以插件的形式部署在現(xiàn)有系統(tǒng)上，執(zhí)行許多預(yù)先確定的財(cái)務(wù)流程，以極快的速度完成傳統(tǒng)的人工操作。

賬表核對(duì)作為一個(gè)工作量大和重復(fù)性高的業(yè)務(wù)，急需類(lèi)似于RPA機(jī)器人這樣的AI財(cái)務(wù)機(jī)器人來(lái)幫助完成工作。RPA機(jī)器人由于其特性可以完全運(yùn)用于賬表核對(duì)這類(lèi)手工操作、重復(fù)性和耗時(shí)性工作。同時(shí)由于它的非侵入性，不會(huì)對(duì)企業(yè)原有的財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)的基礎(chǔ)架構(gòu)造成重大影響，可以在不影響財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)及SAP系統(tǒng)正常運(yùn)行的情況下完成跨系統(tǒng)工作，并且可以實(shí)現(xiàn)24小時(shí)執(zhí)行常規(guī)任務(wù)。其次，RPA可以將不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行格式的轉(zhuǎn)換，導(dǎo)出并輸入到指定的財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)某個(gè)專(zhuān)用模塊之中。在數(shù)據(jù)采集過(guò)程中，RPA機(jī)器人可以自動(dòng)采集所需的各種賬表和數(shù)據(jù)，并對(duì)數(shù)據(jù)采集過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)、實(shí)時(shí)的跟蹤，及時(shí)對(duì)賬表核對(duì)過(guò)程中各單位溝通不及時(shí)造成的效率低下?tīng)顩r進(jìn)行了改善?？傊琑PA機(jī)器人的運(yùn)用可以提高整個(gè)財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)賬表核對(duì)過(guò)程的效率。

（二）財(cái)務(wù)一體化賬表核對(duì)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

針對(duì)目前財(cái)務(wù)一體化中存在的問(wèn)題，在財(cái)務(wù)一體化系統(tǒng)原有的流程基礎(chǔ)之上，結(jié)合RPA機(jī)器人的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)來(lái)進(jìn)行賬表核對(duì)的流程優(yōu)化，設(shè)計(jì)了基于RPA機(jī)器人的賬表核對(duì)流程解決方案，如圖1所示。

賬表數(shù)據(jù)自動(dòng)化提取階段：RPA機(jī)器人按照預(yù)先的規(guī)則設(shè)置自動(dòng)登陸總部、分子公司及項(xiàng)目的財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)，使用計(jì)算機(jī)自然語(yǔ)言讀取企業(yè)相關(guān)一體化平臺(tái)的業(yè)務(wù)單據(jù)，并結(jié)合自動(dòng)讀取的SAP系統(tǒng)憑證及報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行批量的抽取及自動(dòng)分類(lèi)。隨后，在報(bào)表數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上采用OCR技術(shù)、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)等機(jī)器學(xué)習(xí)算法對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配，并根據(jù)匹配結(jié)果從憑證及業(yè)務(wù)單據(jù)中將對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)抽出進(jìn)行保存。在提取數(shù)據(jù)項(xiàng)后，RPA機(jī)器人會(huì)立即觸發(fā)編碼指令，對(duì)這些匹配成功的數(shù)據(jù)建立唯一的編號(hào)標(biāo)識(shí)碼，便于后期的操作與識(shí)別。如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)項(xiàng)存在于財(cái)務(wù)報(bào)表中，但不存在于憑證或業(yè)務(wù)單據(jù)中，則RPA機(jī)器人會(huì)根據(jù)系統(tǒng)預(yù)置的規(guī)則自動(dòng)標(biāo)記為異常項(xiàng)。RPA機(jī)器人與目前人工提取賬表數(shù)據(jù)方式相比，簡(jiǎn)化了人工操作過(guò)程，縮短了時(shí)間并提高了核對(duì)效率。

賬表數(shù)據(jù)自動(dòng)化核對(duì)階段：作為整個(gè)RPA機(jī)器人賬表核對(duì)流程解決方案的核心，賬表數(shù)據(jù)自動(dòng)化核對(duì)的具體內(nèi)容為：檢查財(cái)務(wù)報(bào)表中的關(guān)鍵事項(xiàng)是否與相關(guān)總分類(lèi)賬期末余額一致；檢查財(cái)務(wù)報(bào)表中一些具體事項(xiàng)是否與相關(guān)明細(xì)賬的發(fā)生額、期末余額一致。

對(duì)于具體操作來(lái)說(shuō)，首先，RPA可以消除大部分重復(fù)的手工操作環(huán)節(jié)，按照規(guī)則檢查賬表數(shù)據(jù)，這種方式在很大程度上避免了人工操作帶來(lái)的錯(cuò)誤和舞弊行為的發(fā)生。賬表核對(duì)環(huán)節(jié)的RPA機(jī)器人應(yīng)用流程描述如表1所示。

RPA機(jī)器人在財(cái)務(wù)報(bào)表與會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)賬簿與業(yè)務(wù)單據(jù)的數(shù)據(jù)對(duì)賬中，通過(guò)關(guān)聯(lián)規(guī)則等機(jī)器學(xué)習(xí)算法，RPA可以有效地匹配不同格式的數(shù)據(jù)項(xiàng)，判斷每個(gè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)的一致性并反饋結(jié)果，在這些方面RPA機(jī)器人有著明顯的增益效果；其次，RPA機(jī)器人在與業(yè)務(wù)部門(mén)、外部往來(lái)單位、銀行金融機(jī)構(gòu)核對(duì)異常數(shù)據(jù)項(xiàng)的過(guò)程中，通過(guò)郵件自動(dòng)對(duì)上述單位的數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行再次核對(duì)，并輸出更新后的數(shù)據(jù)項(xiàng)。

同時(shí)，RPA可以準(zhǔn)確模擬數(shù)據(jù)核對(duì)過(guò)程中相應(yīng)的人工操作步驟，從而減少了人為干預(yù)和提高了工作處理效率，降低了人工數(shù)據(jù)比對(duì)錯(cuò)誤和舞弊的發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)。此外，基于RPA機(jī)器人賬表數(shù)據(jù)自動(dòng)化核對(duì)過(guò)程中相關(guān)數(shù)據(jù)及核對(duì)過(guò)程均會(huì)被自動(dòng)記錄和監(jiān)控，財(cái)務(wù)人員可以通過(guò)調(diào)取相關(guān)記錄方便地查詢(xún)賬表核對(duì)情況及歷史信息，避免繁瑣的溝通過(guò)程，提高了工作效率。

反饋報(bào)告數(shù)據(jù)填報(bào)自動(dòng)化：反饋報(bào)告的填報(bào)是整個(gè)流程的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，由于數(shù)據(jù)量大，數(shù)據(jù)更新頻繁，傳統(tǒng)的人工填報(bào)方式已經(jīng)不再適用?；跀?shù)據(jù)填報(bào)的規(guī)則性、操作重復(fù)性等特點(diǎn)，RPA機(jī)器人可以較好地運(yùn)用到反饋報(bào)告的填報(bào)過(guò)程中。在此階段，RPA機(jī)器人將賬表核對(duì)結(jié)果進(jìn)行自動(dòng)收集并及時(shí)反饋給各分子公司。各個(gè)分子公司在接收到反饋結(jié)果后，將屬于項(xiàng)目的反饋結(jié)果繼續(xù)進(jìn)行傳遞，在進(jìn)行逐層的傳遞之后，各個(gè)層級(jí)均得到了反饋結(jié)果。隨后，各個(gè)層級(jí)再根據(jù)反饋結(jié)果提供反饋報(bào)告，并逆層級(jí)逐層進(jìn)行傳遞，各個(gè)層級(jí)在得到下面層級(jí)提供的反饋報(bào)告之后自動(dòng)搜集并生成新的反饋報(bào)告，并逆層級(jí)逐層進(jìn)行傳遞，最后所有的報(bào)告匯總到總部，由總部財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)這些報(bào)告進(jìn)行分析并將賬表核對(duì)過(guò)程中的工作底稿和報(bào)告進(jìn)行整理、歸檔。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)需要不斷優(yōu)化升級(jí)，賬表核對(duì)作為企業(yè)財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的重要保證，需要制定適合的核對(duì)方式與方法，提供核對(duì)的效率和效果。本文在分析中建集團(tuán)財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)賬表核對(duì)流程現(xiàn)狀及問(wèn)題的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)了基于RPA機(jī)器人的財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)賬表核對(duì)流程優(yōu)化方案，通過(guò)數(shù)據(jù)自動(dòng)提取、自動(dòng)核對(duì)及自動(dòng)填報(bào)這三個(gè)階段，完成了財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)整體的賬表核對(duì)流程，這個(gè)方案能夠快速的取得成果，降低企業(yè)人力資源成本，提供財(cái)務(wù)一體化管理效率，減少相關(guān)人工核對(duì)錯(cuò)誤和糾錯(cuò)成本，進(jìn)一步提高企業(yè)報(bào)表信息質(zhì)量，推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)流程管理向精細(xì)化和信息化方向轉(zhuǎn)型。

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