事業(yè)單位檔案管理信息化建設的途徑探討

文/山東省濰坊市奎文區(qū)智慧辦 明浩利

事業(yè)單位檔案管理信息化建設的途徑探討

文/山東省濰坊市奎文區(qū)智慧辦 明浩利

事業(yè)單位要在檔案管理工作中充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，提升管理工作效率，讓檔案管理工作更加規(guī)范化、科學化和標準化，這樣才能為今后的利用提供便利，真正體現(xiàn)檔案資料應有的價值。本文將簡述事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義，并提出了行之有效的對策。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

檔案管理是事業(yè)檔案管理工作中的重要內容，隨著近年來事業(yè)單位的改革與發(fā)展，檔案種類也不斷增長，每天都會產(chǎn)生大量的檔案信息，為檔案管理工作帶來了巨大難度。為讓檔案資料得到妥善保存，充分發(fā)揮出其服務效能，需要加大對信息技術的應用力度，保證檔案信息的完整性和真實性。對此，事業(yè)單位必須提高重視，不斷為檔案管理工作創(chuàng)造條件，積極引進先進技術設備，提升檔案管理信息化水平。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義

在新形勢下，事業(yè)單位加快信息化建設勢在必行，尤其是在應用OA等先進系統(tǒng)以后，極大提升了事業(yè)單位辦公自動化水平。在事業(yè)單位檔案管理工作中，也要用好先進信息技術，讓各種珍貴的檔案資料得到有效保存，能夠為事業(yè)單位各項工作的開展提供全面、準確、可靠的依據(jù)。同時，事業(yè)單位領導也可以將檔案利用起來，確保制定的決策更加科學、合理，有力推動事業(yè)單位的發(fā)展。由此可見，事業(yè)單位加快檔案信息化建設意義重大，有利于對檔案資源的開發(fā)與利用，提升服務質量，真正實現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策

（一）完善檔案管理基礎設施。在事業(yè)單位檔案信息化建設過程中，需要重視各項基礎設施的建設。一是健全檔案管理制度。事業(yè)單位要結合自身實際情況，建立相應的檔案管理制度，制定檔案信息化管理的各項標準與規(guī)范，如在電子文件檔案管理中，要將人員具體職責明確下來。二是提升自動化辦公水平。事業(yè)單位要以計算機為基礎，利用計算機收集、整理、保管檔案資料。同時借助計算機自動檢索功能，實現(xiàn)對檔案的快速查找，提升其利用率。三是加強電子檔案管理工作。事業(yè)單位要從實際情況出發(fā)，以紙質檔案為依據(jù)，科學設置電子檔案，讓信息保存更加完整與全面，加強對電子檔案形成、整理和鑒定等工作的管理。

（二）實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。數(shù)字化是事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要內容，不過當前很多單位只是將紙質信息轉化為數(shù)字信息，因為事業(yè)單位在資金方面投入不夠，缺乏專業(yè)檔案管理人員，不利于檔案數(shù)字化建設的進行。對此，要優(yōu)先實現(xiàn)高保存價值檔案的數(shù)字化，注意輕重緩急，同時加強目錄和檢索的建設，通過文件夾、光盤和音像等形式，讓檔案信息得到長久保存。事業(yè)單位要利用好網(wǎng)絡技術，在內部各部門共享檔案資源，讓檔案信息得到充分利用。

（三）明確檔案管理標準與規(guī)范。事業(yè)單位檔案內容眾多，分散保存于各個部門，同時每天會形成大量的檔案資料，管理難度很大，需要統(tǒng)一進行檔案的收集、整理和利用工作。這要求事業(yè)單位不斷提升檔案管理信息化水平，運用集中統(tǒng)一管理的模式，提升檔案管理工作的規(guī)范性。并將檔案管理信息化建設標準明確下來，規(guī)范檔案管理人員工作行為，避免浪費人力、財力和物力，為事業(yè)單位帶來更大的效益。

（四）加強檔案資料安全保護。在使用現(xiàn)代信息設備的時候，必然會面對各種安全問題，需要事業(yè)單位提高重視，避免出現(xiàn)檔案信息丟失、泄露等問題。此外，人員操作不當、計算機故障、計算機病毒與黑客入侵等，也將對存儲在計算機內的檔案造成破壞，為事業(yè)單位帶來巨大損失。而事業(yè)單位很多檔案資料具備較強的保密性，如果沒有做好保密工作，發(fā)生信息泄露的問題，也會為事業(yè)單位造成不利影響。事業(yè)單位要增強檔案管理人員的職業(yè)道德，嚴格落實安全管理制度，確保信息系統(tǒng)運行的高效性與安全性。同時還要做好網(wǎng)絡安全措施，讓信息系統(tǒng)更好地抵御各種網(wǎng)絡攻擊，事業(yè)單位還要及時備份，這樣再出現(xiàn)意外事件后，可以及時采用備份文件，盡快恢復檔案信息，避免出現(xiàn)損失。

（五）重視檔案管理人員的培養(yǎng)。為將信息技術更好應用于檔案管理工作中，事業(yè)單位還要為檔案管理人員提供更多培訓的機會，掌握數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡建設、計算機操作等方面的技能。事業(yè)單位要加大對檔案管理人員的考核力度，可以將其工作開展情況直接與工資掛鉤，實行有效的獎懲措施，這樣可以進一步調動檔案管理人員的工作積極性，在檔案管理工作時真正做到履職盡責，保證檔案信息的安全。而檔案管理人員也要注重提升自身的能力，跟上時代發(fā)展步伐，認真學習計算機網(wǎng)絡技術，努力成為一個管理經(jīng)驗豐富、技術能力較強的人，從而更好地開展事業(yè)單位檔案信息化管理工作。

三、結語

總之，事業(yè)單位做好檔案管理工作，可以促進各項工作的順利開展，并為領導制定決策提供可靠、準確的依據(jù)。對此，事業(yè)單位要及時轉變思想觀念，在檔案管理信息化建設中投入更多的資金，并加強對檔案管理人員的培訓，提升他們的綜合素質。只有這樣才能讓檔案管理工作更加科學化、規(guī)范化，讓檔案資源得到充分利用，為自身的更快發(fā)展提供全面、科學的依據(jù)。

[1]王海龍.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設[J].中國管理信息化,2016(08)：191.

[2]劉素云.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業(yè)務,2016(07)：31-66.