互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)存在的問題與對策

文/天津桂發(fā)祥十八街麻花食品股份有限公司 張磊

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)存在的問題與對策

文/天津桂發(fā)祥十八街麻花食品股份有限公司 張磊

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來加快了檔案事業(yè)發(fā)展的進(jìn)程，使得企業(yè)對檔案管理的認(rèn)知也逐漸提高，檔案外包業(yè)務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。但挑戰(zhàn)與機(jī)遇同在，目前企業(yè)檔案外包行業(yè)中存在著如業(yè)務(wù)類型陳舊、從業(yè)人員素質(zhì)不高、管理標(biāo)準(zhǔn)不明確、缺乏有效監(jiān)管等問題，制約了外包行業(yè)的健康發(fā)展。本文從提升外包服務(wù)水平、提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)、建立健全相關(guān)法規(guī)制度、加強(qiáng)行業(yè)監(jiān)管和引導(dǎo)四個方面提出了相應(yīng)的對策。

互聯(lián)網(wǎng)；企業(yè)檔案外包；問題；對策

互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的到來，也使檔案的發(fā)展向數(shù)字化、信息化、多媒體化轉(zhuǎn)變，隨著人們的檔案意識逐漸提高，檔案管理工作也逐漸受到個人、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體的重視。部分企業(yè)的檔案管理部門由于自身規(guī)模的限制、人力物力資源的有限，在技術(shù)和設(shè)備方面都無法為數(shù)字化檔案發(fā)展提供保障。因此，往往通過將企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包給中介機(jī)構(gòu)的方式以期得到更好的服務(wù)。

現(xiàn)階段，檔案外包公司能夠隨著行業(yè)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢為企業(yè)不斷提供更多的服務(wù)，但是大多數(shù)檔案外包公司受制于資金限制和人員的不足，只能小規(guī)模運(yùn)營，目前在全國范圍內(nèi)很少擁有統(tǒng)一的規(guī)模、專業(yè)的人員、高端先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、具有自主軟件開發(fā)能力的外包公司。這就使得企業(yè)在享受外包服務(wù)的同時(shí)，也面臨著相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。

一、企業(yè)檔案外包的定義及類型

企業(yè)檔案外包是指企業(yè)將其在內(nèi)部活動中產(chǎn)生的檔案內(nèi)容實(shí)體及其從事檔案管理的相關(guān)活動委托給特定的檔案管理中介，從而優(yōu)化運(yùn)營過程，降低企業(yè)管理檔案的成本，使企業(yè)將優(yōu)勢資源集中在核心競爭力的生產(chǎn)活動中。

企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)類型包括檔案的整理與維護(hù)，企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，檔案人員的知識，培訓(xùn)檔案的數(shù)字化建設(shè)，檔案管理軟件的定制與開發(fā)等。在實(shí)際工作中，外包公司會根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和具體需求，提供更確切更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)存在的問題

（一）業(yè)務(wù)類型陳舊。在我國企業(yè)檔案外包的實(shí)例中，大多數(shù)還是以紙質(zhì)檔案整理和數(shù)字化掃描加工為主，對于檔案寄存、電子文件管理、信息系統(tǒng)應(yīng)用、檔案軟件開發(fā)、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)等利用高新技術(shù)方面涉及較少。

（二）從業(yè)人員素質(zhì)不高。從事檔案外包的從業(yè)人員學(xué)歷普遍較低，盡管部分是檔案專業(yè)出身或有檔案行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)，但工作主體仍是以手工操作為主的非專業(yè)人員，一些操作者往往只是經(jīng)過短期內(nèi)部培訓(xùn)就直接上崗，業(yè)務(wù)量大時(shí)候，可能從社會上直接招聘臨時(shí)或兼職的學(xué)生人員。這都無法保障從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德，也無法保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（三）管理標(biāo)準(zhǔn)不明確。企業(yè)檔案外包行業(yè)是一個充滿機(jī)遇和挑戰(zhàn)的行業(yè)，而我國檔案外包公司興起的時(shí)間不長，行業(yè)發(fā)展不成熟，各地的發(fā)展水平不一致，管理基本處于分散的狀態(tài)，且尚不存在統(tǒng)一的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，對于外包公司的資質(zhì)驗(yàn)證和科學(xué)合理的驗(yàn)收也缺乏有效的管理和約束。

（四）缺乏有效監(jiān)管。由于現(xiàn)階段我國檔案外包行業(yè)發(fā)展比較混亂，尤其是中西部不發(fā)達(dá)的城市，大多數(shù)外包公司存在資金短缺、設(shè)備不齊全、技術(shù)水平落后、員工專業(yè)素質(zhì)不高等各種問題，導(dǎo)致在實(shí)際工作中出現(xiàn)企業(yè)重要信息泄露、員工人事檔案被篡改、檔案原件由于操作不當(dāng)造成檔案資料破損或丟失等損害企業(yè)利益的事情頻頻發(fā)生。

三、相應(yīng)的對策

（一）提升外包服務(wù)水平。檔案外包公司在現(xiàn)階段提供勞動密集型服務(wù)的基礎(chǔ)上，應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流的發(fā)展，按照《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》和《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》的文件精神，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，爭取提供更多數(shù)字化、信息化、多媒體化等高質(zhì)量、高水平的技術(shù)服務(wù)。

（二）提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。一是引進(jìn)高學(xué)歷、高素質(zhì)人員，提高整個檔案外包公司的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)能力，帶動公司的整體發(fā)展。二是定期對員工進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)和考核，增加員工知識儲備量。三是加強(qiáng)從業(yè)人員的思想道德教育，增強(qiáng)法制觀念、保密意識和敬業(yè)精神。

（三）建立健全相關(guān)法規(guī)制度。一是著重加強(qiáng)關(guān)于檔案外包服務(wù)的權(quán)利與義務(wù)、管理體制、成立條件、注冊資金、業(yè)務(wù)范圍、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、安全保密、保管環(huán)境、人員素質(zhì)、操作要求、監(jiān)管機(jī)制、法律責(zé)任等內(nèi)容的法律規(guī)定，為規(guī)范市場運(yùn)行機(jī)制，提供應(yīng)有的制度保障。二是制定有利于行業(yè)健康有序發(fā)展的行業(yè)規(guī)范和守則，引導(dǎo)外包公司公平競爭，增強(qiáng)自律性，維護(hù)行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

（四）加強(qiáng)行業(yè)監(jiān)管和引導(dǎo)。發(fā)揮行政部門的職能作用。成立專項(xiàng)檢查小組，對外包公司的資質(zhì)認(rèn)證、人員構(gòu)成、資金運(yùn)轉(zhuǎn)、公司運(yùn)作、庫房設(shè)施、電子設(shè)備等情況進(jìn)行監(jiān)管，對于不符合國家要求的公司給予一定的制裁，凈化外包市場環(huán)境。發(fā)揮檔案學(xué)會的引導(dǎo)作用。檔案學(xué)會在我國檔案學(xué)界有較大的影響力，對促進(jìn)我國檔案水平的發(fā)展起著重要的橋梁和紐帶作用。對檔案外包公司可以給予指導(dǎo)和引導(dǎo)，一是開展定期培訓(xùn)和考核機(jī)制，提高外包人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。二是每年對外包公司進(jìn)行一次大檢查，對各個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量進(jìn)行審查，并給以指導(dǎo)意見，共同促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。三是實(shí)施獎懲措施，對表現(xiàn)優(yōu)秀、工作質(zhì)量優(yōu)良的公司給予表彰和獎勵，對違反行業(yè)規(guī)范、擾亂行業(yè)秩序的公司予以懲罰。