干部人事檔案管理問題及策略

郝晨光

摘 要：本文以干部人事檔案管理為分析對象，首先概述了干部人事檔案管理，接著闡述了干部人事檔案管理的特點，再分析了當(dāng)前人事檔案管理中出現(xiàn)的問題，最后論述了干部人事檔案管理優(yōu)化的策略，以便可以更好地做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：干部;檔案管理;策略

在黨的十九大報告中，習(xí)近平總書記提出需要進(jìn)一步加強優(yōu)質(zhì)干部團(tuán)隊的建設(shè)。在進(jìn)行優(yōu)質(zhì)干部團(tuán)隊建設(shè)的過程之中，干部的人事檔案是重要的參考依據(jù)，但是近些年來，干部檔案造假的現(xiàn)象屢屢發(fā)生，引發(fā)了嚴(yán)重的干部信任危機。因此，加強干部人事檔案管理具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、干部人事檔案管理概述

干部人事檔案管理主要是在人事檔案管理過程之中，對于干部的資料進(jìn)行收集、保管、統(tǒng)計、鑒別、保存等各項活動。在進(jìn)行人事檔案管理之時，檔案可以分成實體管理與數(shù)字化管理兩大類型，實體管理主要是指以紙質(zhì)材料為主的檔案材料管理，數(shù)字化管理主要是利用當(dāng)前的現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)字管理[1]。在進(jìn)行干部人事檔案管理之時，檔案管理必須堅持真實性和完整性，同時還需要服從人事工作安排。

二、干部人事檔案管理特點

在當(dāng)前的干部人事檔案管理之中，當(dāng)前的干部人事檔案管理具有穩(wěn)定性、依附性、政治性、專業(yè)性、服務(wù)性以及保密性等特點。穩(wěn)定性主要是指干部的人事檔案管理一般是由組織部門或者是人事部門來負(fù)責(zé)。依附性主要是指干部的人事檔案管理主要從屬于組織工作，絕大部分的檔案材料因組織人事而產(chǎn)生。政治性主要是指檔案管理工作必須符合黨和國家的各項政策法規(guī)。專業(yè)性主要是指檔案管理工作不僅僅需要專業(yè)的理論知識，還有專業(yè)的方法和政策規(guī)定。服務(wù)性主要是指干部人事檔案管理工作必須服務(wù)于人才的選拔和錄用等一系列人事工作[2]。保密性主要是指檔案管理工作必須堅持保密，需要根據(jù)相關(guān)的規(guī)定來確定保密的范圍和時間。

三、目前干部人事檔案管理存在的問題

從總體上看，當(dāng)前我國的干部人事檔案管理工作總體良好，但是依舊存在一些問題值得我們關(guān)注，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

（一）檔案管理意識不強，重視程度低

第一，領(lǐng)導(dǎo)個人對于檔案管理的重視程度不夠。領(lǐng)導(dǎo)個人的重視程度對于檔案管理工作具有非常重要的意義，當(dāng)前極個別領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的認(rèn)知依舊不到位，認(rèn)為檔案管理工作并不重要，在日常的人員選拔和管理過程中并沒有發(fā)揮出檔案應(yīng)有的作用。與此同時，一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作是一項機械性的工作，并不需要親力親為，只需要對資料進(jìn)行簡單收集即可，存在著一種應(yīng)付性的思想。

第二，檔案管理人員的管理意識非常淡薄。一些檔案管理人員認(rèn)為檔案管理是一項沒有技術(shù)含量的工作，很多工作非常地瑣碎，工作缺乏挑戰(zhàn)性，不能夠展現(xiàn)自身的實力，只要確保檔案不丟失或者不泄密就好。正是在這樣的意識影響之下，當(dāng)前的干部人事檔案管理工作存在很大的改善空間。

（二）檔案質(zhì)量不高，存在檔案造假

第一，材料收集不夠完善。干部的材料來源非常地廣泛，來源渠道又非常分散，需要體現(xiàn)出干部個人的成長經(jīng)歷，同時展現(xiàn)干部個人的成績，因此檔案的信息必須客觀，只有這樣才能更好地體現(xiàn)出檔案的價值，但是當(dāng)前的干部檔案內(nèi)容依舊存在著缺失的情形。之所以出現(xiàn)這種現(xiàn)象一方面是由于當(dāng)前的材料收集非常地被動，需要工作人員花費大量時間進(jìn)行收集，這也導(dǎo)致各項檔案資料不夠齊全，有一些虛假檔案甚至蒙混過關(guān)。例如很多檔案檢查工作出現(xiàn)了前后記載不一致的現(xiàn)象，這不僅會給人事管理工作增添麻煩，也會給人員的選拔帶來困擾。另一方面是由于歸檔不夠及時，在收集檔案之時只是將檔案簡單堆放起來，在若干年之后才發(fā)現(xiàn)一些信息依舊沒有被納入到檔案之中。

第二，檔案的整理環(huán)節(jié)存在缺陷。檔案管理工作其實就是服務(wù)類型的工作，具有一定的公益性質(zhì)。但是，當(dāng)前的檔案管理工作并不夠規(guī)范。我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)檔案的目錄更新不及時、檔案的分類不夠準(zhǔn)確、檔案材料粗制濫造、一些文字存在破損等等。之所以出現(xiàn)這些狀況主要是由于對人事檔案的整理不夠及時，而且一些檔案管理工作者的素質(zhì)不高，缺乏專業(yè)的技能。

第三，檔案存在著涂改或者是造假的情形。在十八大落馬的干部之中，我們發(fā)現(xiàn)一些干部檔案存在著涂改的現(xiàn)象，通過涂改達(dá)到他們不正當(dāng)?shù)哪繕?biāo)，這不僅僅在社會上造成了極其惡劣的影響，也會給對干部的選拔任用帶來很大的負(fù)面效應(yīng)。為了杜絕這一現(xiàn)象，我們需要繼續(xù)完善干部的檔案管理機制，堅決杜絕檔案涂改或者是造假的情形發(fā)生。

（三）檔案審核工作存在問題

檔案審核工作存在問題會導(dǎo)致黨員干部的各項重要信息不準(zhǔn)確。在當(dāng)前的檔案審核過程之中，很多審核工作不夠扎實，對于干部的年齡、工齡、黨齡都沒有認(rèn)真地進(jìn)行核準(zhǔn)，干部的經(jīng)歷、學(xué)歷、任職也缺乏原始的信息，對于干部的各項綜合審核也存在著原始資料缺失的情形，這就導(dǎo)致當(dāng)前對檔案的審核工作不夠扎實。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因有很多，有些檔案管理人員認(rèn)為審核只是一時的事情，并不會進(jìn)行常態(tài)審核，因此并不認(rèn)真做好檔案的審核工作[3]。還有一些人員認(rèn)為審核工作只是走過場，并不會審核出真正的問題。因此在未來的干部檔案管理之中，需要扎實推進(jìn)干部檔案審核工作，不斷優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量。

（四）信息化建設(shè)滯后

當(dāng)前隨著對信息化的不斷推進(jìn)，干部的人事檔案工作也在進(jìn)一步加強信息化的建設(shè)。但是在實踐的過程之中，除了省一級的干部檔案工作在推進(jìn)信息化之外，省級以下干部檔案管理工作的信息化建設(shè)依舊非常緩慢。出現(xiàn)這種現(xiàn)象有很多原因，例如在進(jìn)行信息化建設(shè)之時缺乏統(tǒng)一的指導(dǎo)，缺乏有效的布局，這也導(dǎo)致了數(shù)字信息化建設(shè)陷入到困境之中。與此同時，很多地方的硬件設(shè)施配置不夠齊全，雖然一些人員有心推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)但是單位沒有足夠的經(jīng)費投入，缺少辦公的基礎(chǔ)設(shè)施，這也導(dǎo)致單位無法順利推進(jìn)各種信息化建設(shè)。除此之外，缺乏專業(yè)的信息化管理人才也是制約當(dāng)前干部檔案數(shù)字化的一項重要因素。隨著信息技術(shù)的不斷普及，干部檔案信息化建設(shè)需要一支優(yōu)質(zhì)的人才力量才能夠做好，但是當(dāng)前很多檔案管理工作人員并不具備信息化的素質(zhì)，這也會導(dǎo)致信息化建設(shè)滯后。

四、優(yōu)化干部人事檔案管理的相關(guān)策略

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念

第一，干部需要明確干部人事檔案管理的思想和路線，客觀分析和了解干部檔案管理工作的各項內(nèi)容，樹立起科學(xué)的管理理念，強化管理，做好日常引導(dǎo)工作。

第二，需要選派責(zé)任心強，業(yè)務(wù)精湛的人員做好管理，同時還需要對這些人員做好定期培訓(xùn)工作，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高其思想道德，提高其工作積極性，打造一支敬業(yè)高效的干部檔案管理團(tuán)隊。

第三，需要對新政策新要求及時進(jìn)行宣貫，充分了解當(dāng)前檔案管理的各項內(nèi)容，統(tǒng)一思想才能更好地加強合作和配合，才能為干部人事檔案管理工作打下堅實基礎(chǔ)。

（二）完善干部人事檔案管理機制體制

第一，加強人才數(shù)字化管理改革。在進(jìn)行檔案資料管理之時，我們需要嘗試全新的管理模式，需要進(jìn)一步完善各項管理工作，這樣才能為干部人才選拔奠定堅實基礎(chǔ)。

第二，進(jìn)一步完善資料的形成和匯總機制。為了更好地客觀體現(xiàn)干部的個人狀況，再進(jìn)行檔案管理之時需要形成完善的資料匯集機制，可以由多個部門組成聯(lián)合干部考察小組，定期對材料中的各項內(nèi)容進(jìn)行客觀考察，并集中匯總到人事檔案部門，以便可以更好地做好檔案的匯總工作，同時確保各項檔案的客觀真實性。

第三，不斷優(yōu)化檔案管理的相關(guān)機制。在進(jìn)行檔案管理之時，我們需要確保各項檔案管理都有章可循，因此需要不斷完善各個環(huán)節(jié)和程序，實現(xiàn)干部檔案管理的程序化和科學(xué)化。

（三）加強干部人事檔案審核監(jiān)督

第一，建立長效審核機制，堅決杜絕隨意審核的情形出現(xiàn)，做到審核常態(tài)化。審核部門需要做好對定期審核機制的建設(shè)，可以一月一審，避免出現(xiàn)審核缺位的現(xiàn)象。

第二，強化干部人事檔案監(jiān)督。對于在干部人事檔案中出現(xiàn)前后不一致或者是涂改等現(xiàn)象應(yīng)當(dāng)一查到底，不斷完善監(jiān)督機制，確保各項檔案信息的真實可靠性。

（四）加快檔案信息化建設(shè)

為了可以更好地做好干部人事檔案管理工作，我們還需要借助當(dāng)前的信息化技術(shù)，進(jìn)一步促進(jìn)信息技術(shù)在干部人事檔案管理中的應(yīng)用。為此，干部人事檔案管理人員可以建立起數(shù)字管理平臺，增強檔案收集、檔案查找、檔案查詢等各項功能，以此來顯著提高檔案管理的效率，同時也可以做到對檔案的及時更新，為干部的人事任用提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。

五、結(jié)語

綜上所述，為了可以更好地做好干部的人事檔案管理工作，我們需要不斷轉(zhuǎn)變思想，完善管理機制，加強審核監(jiān)督，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，以此來進(jìn)一步做好干部檔案的各項管理工作。

[參考文獻(xiàn)]

[1]顏文安. 當(dāng)前干部人事檔案管理存在的問題及策略[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2019（14）：167-168.

[2]范艷玲. 加強干部人事檔案信息化管理策略分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（17）：139-139.

[3]楊璐. 干部人事檔案管理問題探析[J]. 城建檔案， 2019， 233（02）：74-75.

（作者單位：山東傳媒職業(yè)學(xué)院，山東 濟(jì)南 250014）