淺議大數(shù)據(jù)環(huán)境對科研單位財會工作的影響

王莉婷

【摘 要】 伴隨著我國計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)的概念滲透到各行各業(yè)中，與此同時，財務(wù)信息化也得到不斷推進(jìn)。早在2002年，中科院就提出了全面實現(xiàn)科研活動信息化和科研管理活動信息化的目標(biāo)，財務(wù)核算管理作為科研管理活動中的重要組成部分，其信息化程度對于最終目標(biāo)的實現(xiàn)舉足輕重。而信息化需要借助先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)工具才能實現(xiàn)。本文結(jié)合中科院新一代ARP系統(tǒng)上線后的使用體會，嘗試從核算基礎(chǔ)、科研經(jīng)費(fèi)管理、內(nèi)控制度建設(shè)及信息共享幾個維度探討信息管理系統(tǒng)在推進(jìn)科研單位財務(wù)核算管理工作中發(fā)揮的積極作用，并對我們在開展實際工作時所面臨的問題和挑戰(zhàn)作出思考和總結(jié)。

【關(guān)鍵詞】 財務(wù)信息化 ARP 事業(yè)單位

一、緒論

在大數(shù)據(jù)這一語境下，對于財務(wù)數(shù)據(jù)的獲取和處理不再僅僅是從原始憑證上對信息進(jìn)行記錄，也不再僅僅是從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中進(jìn)行提取，而是從單位內(nèi)部和外部的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)的全過程、全方位搜集。

隨著中科院“十三五”信息化發(fā)展規(guī)劃的正式實施，新型信息技術(shù)支撐科研創(chuàng)新的生態(tài)環(huán)境正在逐步建立。作為融合多業(yè)務(wù)模塊的綜合科研管理系統(tǒng)，新一代ARP系統(tǒng)從2019年初開始在全院范圍分批次在試點單位全面應(yīng)用，后普及至中科院各研究所。其中，綜合財務(wù)模塊在實現(xiàn)現(xiàn)有財務(wù)管理中核心的預(yù)算、核算、決算功能的基礎(chǔ)上，與其他業(yè)務(wù)模塊有了更深度融合，形成基于業(yè)務(wù)驅(qū)動的預(yù)算與費(fèi)用執(zhí)行一體化平臺，能夠在全業(yè)務(wù)范圍內(nèi)實施費(fèi)用的管控，并能實時準(zhǔn)確的跟蹤費(fèi)用執(zhí)行動態(tài)，將費(fèi)用管控政策融入到業(yè)務(wù)的過程管理中。

新系統(tǒng)的上線運(yùn)行為財務(wù)工作帶來極大便利的同時，也對科研單位財務(wù)管理如何順應(yīng)形勢掌握先進(jìn)的工作方法，推動自身信息化建設(shè)帶來挑戰(zhàn)。

二、新一代ARP系統(tǒng)在促進(jìn)科研財務(wù)信息化方面的積極作用

1.系統(tǒng)完成新舊會計制度銜接，為財務(wù)核算奠定堅實基礎(chǔ)

為進(jìn)一步深化財稅體制改革，加強(qiáng)政府對資金監(jiān)管，明確權(quán)責(zé)，推動政府會計信息質(zhì)量的提高，2019年新政府會計制度開始全面實施。新制度不僅是對原有制度的調(diào)整合并，更是在會計核算模式和工作內(nèi)容上做出創(chuàng)造性變革，可用“雙功能”、“雙基礎(chǔ)”、“雙報告”六個字加以概括。三個“雙”字意味著財務(wù)部門在實行新制度過程中的數(shù)據(jù)輸出量將大大增加，對于龐雜的財務(wù)數(shù)據(jù)的處理難度也大幅提高。

中科院新一代ARP系統(tǒng)在準(zhǔn)確把握新制度內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，對原有信息管理系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計，強(qiáng)化對會計數(shù)據(jù)的集中核算，兼具預(yù)算管理、資產(chǎn)管理、財務(wù)監(jiān)督等多重功能。新一代ARP系統(tǒng)將會計核算與各業(yè)務(wù)層有效銜接、數(shù)據(jù)互通，提升政府會計核算的水平與質(zhì)量，在很大程度上實現(xiàn)了政府會計核算的自動化與智能化，從而在操作層面實現(xiàn)了新舊會計制度的銜接。例如，對于預(yù)算和財務(wù)會計平行記賬，在新一代ARP系統(tǒng)中只需在審核單據(jù)過程中維護(hù)預(yù)算會計科目和財務(wù)會計科目，系統(tǒng)將會自動生成雙分錄記賬憑證，省卻人工匹配會計分錄的工作量。

2.為科研項目經(jīng)費(fèi)核算管理提供有效幫助

對于科研單位而言，其財務(wù)的核心工作離不開對科研經(jīng)費(fèi)的核算管理。隨著國家近些年對科技創(chuàng)新投入的力度不斷加大，財務(wù)人員面臨著日益增長的經(jīng)費(fèi)核算體量，拋開最基本的記賬工作不說，對于不同主體（如項目負(fù)責(zé)人、單位、上級主管部門、審計部門等）對經(jīng)費(fèi)使用情況不同維度的使用需求，若不借助信息化的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)是很難完成的。新一代ARP系統(tǒng)可以從費(fèi)用單元（科研項目或組織）、管理人員等不同角度提供全面的費(fèi)用收支記錄和統(tǒng)計，滿足不同主體的查詢需求。其次，對于科研經(jīng)費(fèi)支出中常見的預(yù)算執(zhí)行問題，新系統(tǒng)能夠提供預(yù)算金額、到位資金、預(yù)算凍結(jié)情況、預(yù)算執(zhí)行情況等全面、清晰、實時的預(yù)算動態(tài)，還可以關(guān)聯(lián)進(jìn)行業(yè)務(wù)單據(jù)查詢，實現(xiàn)從預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)到業(yè)務(wù)計劃的全程追溯，讓科研人員能隨時掌握經(jīng)費(fèi)的執(zhí)行情況，對經(jīng)費(fèi)支出做出統(tǒng)籌安排。此外，通過對科研項目預(yù)算模板的錄入維護(hù)，可以幫助科研經(jīng)費(fèi)支出實現(xiàn)事前控制、分類控制，對無預(yù)算安排的支出發(fā)出警示，提高了預(yù)算執(zhí)行的規(guī)范性。

3.為單位規(guī)范內(nèi)部控制建設(shè)與實施提供技術(shù)支持

現(xiàn)階段，科研單位的內(nèi)部控制普遍存在監(jiān)管手段不強(qiáng)，內(nèi)部控制效率不高的問題。很多單位對內(nèi)部控制的重要性認(rèn)識不足，相關(guān)工作要么在部門之間互相推諉，要么把責(zé)任歸于財務(wù)部門。隨著對市場經(jīng)濟(jì)參與度的不斷深入，秉持陳舊觀念和落后的內(nèi)控機(jī)制將會使科研單位在今后的運(yùn)行發(fā)展過程中面臨很多不確定風(fēng)險。因此，科研單位應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，正視內(nèi)控工作對保證單位經(jīng)濟(jì)活動安全、規(guī)范運(yùn)行的重要性，同時也要意識到現(xiàn)代信息技術(shù)給內(nèi)部控制賦予的新的內(nèi)涵，充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，提升內(nèi)部控制工作的全面性和有效性。

中科院新一代ARP系統(tǒng)通過對財務(wù)制度的內(nèi)嵌設(shè)計，增強(qiáng)各個業(yè)務(wù)模塊數(shù)據(jù)的邏輯勾稽關(guān)系，對各類全范圍、全流程動態(tài)跟蹤記錄，對費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范、審批流程等都可以做個性化配置，并可以按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行控制或提示，防范合規(guī)性風(fēng)險，使得每個系統(tǒng)操作者在具體使用過程中被約束，被監(jiān)督，在不知不覺中已經(jīng)向內(nèi)控工作邁開腳步。例如內(nèi)部審計對差旅費(fèi)進(jìn)行抽調(diào)檢查，通過系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)可以統(tǒng)計到某個人在一定時期內(nèi)的出差頻率、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，出差目的地的范圍，再對照其科研工作的實際需求，可以迅速得到一個初步結(jié)論，節(jié)省了大量抽憑、錄入和匯總的統(tǒng)計工作。同樣通過新系統(tǒng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能還可以得到招待費(fèi)、會議費(fèi)等審計重點關(guān)注的費(fèi)用支出情況，從中發(fā)現(xiàn)問題線索。

4.提升財會數(shù)據(jù)的共享程度與透明度。

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各種信息只有通過傳遞交流，才能產(chǎn)生價值，單一來源的數(shù)據(jù)無法反映經(jīng)濟(jì)事項全貌，為使用者提供足夠有效參考。財務(wù)數(shù)據(jù)只有通過與其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)的交流、整合，提煉出更具深度和廣度的信息，才能滿足當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展水平下人們對于數(shù)據(jù)質(zhì)量的要求。新一代ARP系統(tǒng)從多個維度實現(xiàn)了跨業(yè)務(wù)模塊的信息互通，數(shù)據(jù)共享。首先是在財務(wù)部門內(nèi)部，財務(wù)人員可以在財務(wù)系統(tǒng)中完成協(xié)同辦公，完成財務(wù)核算工作，同時通過科技云盤共享綜合財務(wù)數(shù)據(jù)，滿足分析使用和對外提供的需要。其次是單位內(nèi)各部門之間打破信息壁壘。系統(tǒng)集合了人事管理、財務(wù)管理、檔案管理、合同管理等各部門數(shù)據(jù)，通過業(yè)務(wù)驅(qū)動使得系統(tǒng)內(nèi)部不同模塊之間的數(shù)據(jù)互通互聯(lián)，使得信息交流更加順暢。此外，新系統(tǒng)還實現(xiàn)了與外部信息系統(tǒng)互聯(lián)，例如稅務(wù)局發(fā)票查驗系統(tǒng)，銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)。前者可以將通過手機(jī)客戶端、掃描儀等方式上傳的票據(jù)數(shù)據(jù)傳至稅務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行比對查驗，確保原始憑證的真實合規(guī);后者將財務(wù)系統(tǒng)付款數(shù)據(jù)直接發(fā)送至銀行付款系統(tǒng)，省卻了中間出納大量的匯款錄入工作，極大提高了工作效率和付款準(zhǔn)確率。

三、對大數(shù)據(jù)環(huán)境下促進(jìn)科研財務(wù)核算管理信息化的幾點思考

1.轉(zhuǎn)變認(rèn)識，不斷提升財務(wù)人員的綜合素質(zhì)和政策水平

在大數(shù)據(jù)時代背景下，隨著市場經(jīng)濟(jì)的縱深化發(fā)展，新政府會計制度改革對會計信息提出更高要求，科研單位需要及時轉(zhuǎn)變自身功能定位，調(diào)整工作重心，重新劃定財務(wù)管理工作的內(nèi)涵。對于財務(wù)人員來說，應(yīng)當(dāng)盡快熟悉新政府會計制度帶來的核算模式上的改變，同時也要看到信息化的辦公方式要求具備的新觀念和態(tài)度。財務(wù)人員在科研單位管理活動中，不再僅僅充當(dāng)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生過程的記錄者，而是能夠及時轉(zhuǎn)換角色，調(diào)整自己的工作思路，通過對政策制度的解讀掌握，為科研人員充當(dāng)決策者的角色，為科研經(jīng)費(fèi)的收支管理提供自己獨(dú)到的見解。這就需要財務(wù)工作人員在制度上加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，在業(yè)務(wù)上多開展與兄弟單位的交流討論，不斷提升自己的綜合素質(zhì)和能力以適應(yīng)新時期的財務(wù)工作。

2.建立財務(wù)分析體系，突出財務(wù)管理工作

相較于傳統(tǒng)意義上科研事業(yè)單位財務(wù)管理的基本職能，即反映單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、監(jiān)督單位經(jīng)濟(jì)活動以及輔助單位決策，在新的語境下財務(wù)工作應(yīng)該圍繞科研事業(yè)單位各項經(jīng)濟(jì)活動，利用財務(wù)信息管理系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、智能化、可擴(kuò)展性方面進(jìn)行嘗試，提高數(shù)據(jù)的及時性和有用性。財務(wù)信息的組織和挖掘，一方面可以幫助科研經(jīng)費(fèi)實施更為合理和有效的管理，另一方面也在整個單位的發(fā)展規(guī)劃層面提供有益參考意見。應(yīng)當(dāng)充分利用新一代ARP系統(tǒng)的信息集成性、共享性和財務(wù)管理分析建模功能，結(jié)合實際工作和業(yè)務(wù)特點，建立適用本單位的各項財務(wù)分析評價體系基于標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)管理系統(tǒng)，如資金流動性指標(biāo)體系、資本結(jié)構(gòu)指標(biāo)體系、科研項目評價體系等模塊，讓財務(wù)數(shù)據(jù)對于各方使用者而言更加一目了然;此外，還可以尋求信息技術(shù)人員幫助開發(fā)一些輔助的數(shù)據(jù)分析工具，如課題人員費(fèi)支出明細(xì)查詢、課題結(jié)余資金結(jié)轉(zhuǎn)管理系統(tǒng)等，圍繞科研管理這個核心做好服務(wù)工作。

3.進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)控建設(shè)，保證財務(wù)信息化規(guī)范合規(guī)

盡管我們一直在強(qiáng)調(diào)財務(wù)管理信息化，會計核算智能化，但所有這些操作最終要落實到個人去執(zhí)行，需要科研事業(yè)單位積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)豐富管理手段、修正管理意識，通過全面的內(nèi)部控制實現(xiàn)單位內(nèi)部的高效化管理，從而為提升和優(yōu)化科研單位的財務(wù)管理工作提供保障。內(nèi)部審計監(jiān)督工作在開展過程中應(yīng)與財務(wù)工作及業(yè)務(wù)活動保持步伐一致，將內(nèi)部審計監(jiān)督體系與信息資源管理系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，將審計監(jiān)督數(shù)據(jù)收集進(jìn)一步前置，重視風(fēng)險的事前控制，防患于未然，確保數(shù)據(jù)分析與問題發(fā)現(xiàn)更加及時有效。同時，信息的網(wǎng)絡(luò)化能夠拓展監(jiān)督功能外延，將單純的內(nèi)部監(jiān)督審計與外部媒體、民眾監(jiān)督相結(jié)合，構(gòu)建一個更加嚴(yán)格積極的內(nèi)外監(jiān)督環(huán)境。這樣，在信息化技術(shù)發(fā)展水平允許的前提下。財務(wù)管理工作的信息化與單位內(nèi)部控制工作互相作用，相輔相成，在整個單位科研管理活動中達(dá)到一個良性運(yùn)行狀態(tài)。

大數(shù)據(jù)意味著信息管理系統(tǒng)要處理的數(shù)據(jù)總量更大、數(shù)據(jù)類型更多，同時還包括與之相適應(yīng)的更高層級的數(shù)據(jù)處理與運(yùn)算技術(shù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用依托于信息網(wǎng)絡(luò)，而信息網(wǎng)絡(luò)目前還存在諸多安全問題。隨著財務(wù)管理工作對現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)的依賴性越來越強(qiáng)，數(shù)據(jù)的安全性顯得尤為重要。這里所說的數(shù)據(jù)安全包含兩層意思，一個是數(shù)據(jù)本身的存儲安全。在實際使用過程中，首先應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程合理設(shè)置工作崗位，明確分工和權(quán)責(zé)，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整有效;其次要完善管理系統(tǒng)運(yùn)營和變更流程的管理維護(hù)。單位信息管理部門應(yīng)協(xié)同財務(wù)管理部門，為其提供必要的信息技術(shù)與平臺支持，如維護(hù)單位職工不同角色的權(quán)限，協(xié)助升級財務(wù)信息系統(tǒng)、開發(fā)相關(guān)管理用報表;同時也應(yīng)做到忠于職守，不擅自改變系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境配置。數(shù)據(jù)安全的另一層意思是對數(shù)據(jù)保密性要求。財務(wù)人員應(yīng)當(dāng)對自己的系統(tǒng)設(shè)置安全級別較高的登陸密碼，防止數(shù)據(jù)外泄。涉密人員更應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密制度，增強(qiáng)保密意識，涉密項目應(yīng)當(dāng)做到數(shù)據(jù)斷網(wǎng)操作，加強(qiáng)會計信息數(shù)據(jù)安全性、保密性管理。信息管理支撐部門應(yīng)當(dāng)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)定期備份，并校對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性;加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法竊取，認(rèn)真學(xué)習(xí)和執(zhí)行單位保密制度規(guī)定，確保單位秘密不外露。

綜上所述，財務(wù)信息化隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨應(yīng)運(yùn)而生，在解放和替代大量人力勞動的同時，也對財務(wù)管理工作提出了更高要求?？蒲惺聵I(yè)單位財務(wù)管理的轉(zhuǎn)型需要內(nèi)部環(huán)境、客觀條件、主觀意識等方方面面的轉(zhuǎn)變共同促成。新系統(tǒng)只是一項工具，重要的是如何重新定位財務(wù)工作職能，如何構(gòu)建有價值的財務(wù)指標(biāo)體系，如何加強(qiáng)信息化建設(shè)，防范信息安全風(fēng)險，如何加強(qiáng)財務(wù)隊伍建設(shè)，提高財務(wù)人員的整體業(yè)務(wù)水平，這是我們值得思考的。

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