檔案管理規(guī)范化的研究

寇卉媛

【摘要】隨著檔案工作的快速發(fā)展和社會(huì)對(duì)檔案需求的不斷增加，檔案管理工作已經(jīng)從僅對(duì)檔案的簡(jiǎn)單保管，轉(zhuǎn)變?yōu)椴捎酶鞣N新技術(shù)、新方法來(lái)開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，滿足社會(huì)對(duì)檔案的需求。本論文從不同方面闡述檔案管理規(guī)范化，這對(duì)科學(xué)有效進(jìn)行檔案管理是非常重要的，對(duì)研究檔案管理的專家和學(xué)者也提供了理論參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理? 規(guī)范化? 研究

做好檔案管理工作，是提高一個(gè)單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，也是衡量一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。規(guī)范的檔案管理，可以不斷地提升一個(gè)單位的管理水平，既可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，也可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

1、堅(jiān)持檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)檔案管理工作提出的要求，是檔案管理工作的方向。一是嚴(yán)格堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)。各級(jí)、各單位檔案管理部門和檔案管理人員，要嚴(yán)格地按照國(guó)家檔案部門制定的各種標(biāo)準(zhǔn)改進(jìn)自己的工作，從檔案裝具和庫(kù)房的標(biāo)準(zhǔn)，檔案的保護(hù)和設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)，檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)及開(kāi)發(fā)利用的標(biāo)準(zhǔn)，檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)等等方面，按照標(biāo)準(zhǔn)化的要求開(kāi)展工作，為國(guó)家檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。二是建立健全責(zé)任制。要明確責(zé)任范圍，讓每一個(gè)檔案管理人員都承擔(dān)起應(yīng)負(fù)的責(zé)任，做到工作定職、定責(zé)、定權(quán)、定考核標(biāo)準(zhǔn)，獎(jiǎng)罰分明。三是實(shí)行目標(biāo)管理。每個(gè)單位的檔案管理，都要用國(guó)家檔案工作的總目標(biāo)、總要求來(lái)檢查自己工作的好壞，要在總目標(biāo)指導(dǎo)下制定自己的具體目標(biāo)，并力求使目標(biāo)管理達(dá)到定量的要求。

2、加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化的措施

2.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范化的重視，加大投資力度

目前為止，由于現(xiàn)代設(shè)備比較落后，電子檔案的出現(xiàn)對(duì)于傳統(tǒng)人工檔案管理工作來(lái)說(shuō)是一個(gè)挑戰(zhàn)，因此，要提高檔案管理的規(guī)范化，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，意識(shí)到檔案管理規(guī)范化的重要性，加大投資力度，建立完善檔案管理的相關(guān)設(shè)備，比如檔案微機(jī)室、電腦、打印機(jī)等，按照檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)。培養(yǎng)檔案管理工作人員的工作技能，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)和工作效率，從而提高檔案管理的規(guī)范化。

2.2完善檔案管理的規(guī)范化體制，創(chuàng)新管理模式

2.2.1建設(shè)科學(xué)、有效的檔案管理制度

在新時(shí)代背景下，為滿足事業(yè)單位發(fā)展的需要，檔案管理體制應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，建設(shè)現(xiàn)代化的管理制度，并對(duì)其完善，對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，堅(jiān)持檔案管理的基本原則，在制度中明確檔案管理工作人員的責(zé)任和義務(wù)，設(shè)立獎(jiǎng)懲制度和考核機(jī)制，提高工作人員的工作效率，激發(fā)員工的熱情。

2.2.2創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理質(zhì)量

檔案管理人員要對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，科學(xué)建立完善管理網(wǎng)絡(luò)，普及檔案管理的相關(guān)制度，嚴(yán)格檔案管理工作，在科學(xué)的管理模式下提高檔案管理的質(zhì)量。

2.3加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，滿足檔案管理規(guī)范化需求

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的管理技術(shù)提出了更高的要求，因此，事業(yè)單位要通過(guò)開(kāi)展學(xué)習(xí)和培訓(xùn)來(lái)提高相關(guān)人員的技能水平和專業(yè)知識(shí)，增加相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理規(guī)范化重要性的意識(shí)。事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)人才教育和培訓(xùn)的重視，提高專業(yè)人員的管理水平和工作效率。注重人才素質(zhì)的提高，為事業(yè)單位培養(yǎng)綜合素養(yǎng)較高的人才。除此之外，要注重引進(jìn)掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)的專業(yè)人才，由于新來(lái)的工作人員工作經(jīng)驗(yàn)不足，需要事業(yè)單位對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，讓員工全面了解檔案管理工作相關(guān)信息和內(nèi)容。對(duì)新入崗的工作人員進(jìn)行定期考核，提高工作人員的積極性。加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。

3、實(shí)現(xiàn)檔案開(kāi)發(fā)利用的科學(xué)化

全面加強(qiáng)檔案管理工作的根本目的，在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的目標(biāo)服務(wù)。要加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。一是要加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理。檔案管理人員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供，滿足檔案利用工作的需要。二是要加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，隨時(shí)準(zhǔn)備為使用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。三是要加強(qiáng)檔案庫(kù)房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對(duì)檔案造成的損害。檔案管理工作也要適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更有效地服務(wù)新途徑，提高檔案開(kāi)發(fā)利用的質(zhì)量和水平，使之達(dá)到科學(xué)化，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

4、及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)格規(guī)范管理

首先，需要及時(shí)整理歸檔，每年上半年和年底為收存檔案時(shí)間，設(shè)立專人負(fù)責(zé)檔案的登記和接收，在條件允許的情況下逐步開(kāi)展檔案電子化管理，提高檔案現(xiàn)代化管理水平;

其次，科學(xué)分類管理，根據(jù)分類和立卷方法，可將檔案分成若干大類，對(duì)合格的檔案資料交檔案室歸檔保管;最后，需要健全規(guī)章制度，要著眼于建立檔案規(guī)范化管理的有效機(jī)制，明確崗位職責(zé)，健全立卷歸檔、資料查閱、資料保密、檔案鑒定銷毀等制度，編印成冊(cè)，作為檔案管理人員的行為準(zhǔn)則。

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