創(chuàng)新檔案管理方法，提升檔案服務(wù)質(zhì)量策略研究

牛婷婷

摘 要：在我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平及科學(xué)技術(shù)得到迅猛發(fā)展的大形勢(shì)下，信息和知識(shí)已經(jīng)成為社會(huì)運(yùn)行和發(fā)展的重要資源，所以在很大程度上對(duì)檔案管理工作的要求也提高了?，F(xiàn)階段檔案管理工作想要為社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量就要具備更強(qiáng)大的信息處理和儲(chǔ)存能力，這樣檔案管理服務(wù)才能夠更加快捷準(zhǔn)確。同時(shí)檔案管理工作質(zhì)量的有效提高也離不開針對(duì)檔案管理人員的管理，檔案管理手段創(chuàng)新要求檔案管理工作者要解放思想、與時(shí)俱進(jìn)、破除因循守舊的觀念，跟上信息化發(fā)展的社會(huì)，學(xué)會(huì)利用更先進(jìn)的科技處理手段完成檔案的匯總和整理，全面開發(fā)和利用檔案信息資源，為社會(huì)發(fā)展提供信息支持。本文就在圍繞提高紙質(zhì)版檔案管理水平的基礎(chǔ)上提出創(chuàng)新檔案管理的手段，并對(duì)檔案的保密和利用工作進(jìn)行討論，旨在對(duì)影響檔案工作服務(wù)質(zhì)量的各種因素進(jìn)行全方位剖析和解決。

關(guān)鍵詞：檔案管理;服務(wù)升級(jí);研究策略

隨著當(dāng)前社會(huì)的快速發(fā)展，工作內(nèi)容越加復(fù)雜，檔案資源越加多樣化，因此檔案資源的價(jià)值越來(lái)越高，因此傳統(tǒng)檔案管理工作已然無(wú)法滿足當(dāng)前對(duì)于檔案管理工作的實(shí)際需求，檔案中豐富的信息也就成為了保密工作的重點(diǎn)。在實(shí)際工作中，檔案管理對(duì)于企業(yè)和國(guó)家來(lái)說都極為重要，檔案如果出現(xiàn)損壞或遺失，則很有可能導(dǎo)致企業(yè)的日常生產(chǎn)無(wú)法正常展開。特別是對(duì)于紙質(zhì)檔案管理工作而言，紙質(zhì)檔案容易損壞不易保存，目前我們還未發(fā)明出完美保存紙質(zhì)檔案的科學(xué)方法，所以就需要從其他渠道實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)。只有有效的管理方法才能夠合理降低紙質(zhì)檔案的損壞幾率，保證紙質(zhì)檔案的利用率可以達(dá)到最大化。

一、檔案的利用工作

檔案管理工作是社會(huì)進(jìn)步的一步重要環(huán)節(jié)，檔案的保存和利用價(jià)值會(huì)隨著社會(huì)需求的增加不斷提高，而且隨著現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的發(fā)展與創(chuàng)新，檔案管理工作更是實(shí)現(xiàn)了跨越式的發(fā)展 。檔案管理工作主要是指企業(yè)內(nèi)部需要對(duì)各項(xiàng)日常生產(chǎn)活動(dòng)所產(chǎn)生的資料進(jìn)行分類管理，所以從企業(yè)工作人員到整個(gè)企業(yè)都屬于檔案管理的工作范疇。檔案管理和員工個(gè)人的隱私密切相關(guān)，和企業(yè)能否實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期發(fā)展息息相關(guān)，所以企業(yè)和負(fù)責(zé)管理檔案的都應(yīng)該注重檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

檔案管理工作如果出現(xiàn)處理不當(dāng)行為一定要及時(shí)改正過來(lái)，并且要及時(shí)和相關(guān)部門進(jìn)行溝通，保證信息正確安全，確保工作效率不被耽誤。如果檔案因?yàn)楣ぷ魇д`被銷毀，檔案管理人員要及時(shí)和相關(guān)管理部門聯(lián)系，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)事件的過程和結(jié)果，以最快時(shí)間找出補(bǔ)救方案，以免造成更大損失。保護(hù)檔案的完整性，嚴(yán)格保守國(guó)家機(jī)密是每一個(gè)公民應(yīng)當(dāng)具備的責(zé)任意識(shí)，也是檔案管理工作的主要職責(zé)，但在當(dāng)前檔案管理工作中，大部分管理工作者不重視檔案管理的重要性，經(jīng)常出現(xiàn)玩忽職守粗心大意的情況，從而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失或者泄露。因此為了能夠有效提高檔案管理工作質(zhì)量，最大程度做好保密工作，則需要檔案管理人員根據(jù)檔案的不同特點(diǎn)以及工作內(nèi)容的不同性質(zhì)來(lái)進(jìn)行不同程度的保密工作，要充分平衡保密和利用之間的關(guān)系，不能傾向任何一方，這樣既能夠做好檔案的保密工作，還不會(huì)造成企業(yè)或國(guó)家的機(jī)密遺失、泄露等嚴(yán)重后果。

二、檔案管理工作環(huán)境會(huì)影響到檔案管理工作質(zhì)量

紙質(zhì)版檔案管理具備一定的特殊性，不僅受到主觀因素的影響，還影響到客觀環(huán)境的影響，具體可能會(huì)受到光照、溫度、濕度、灰塵等因素的影響。

1.光照

陽(yáng)光照射會(huì)對(duì)紙張?jiān)斐蓳p傷，導(dǎo)致紙張發(fā)黃發(fā)硬筆跡變淡，其主要原因是由于紙張和筆跡中都存在一定的化學(xué)成分，在光照的影響下這些化學(xué)成分會(huì)分解或者變質(zhì)。因此在檔案管理工作中必須要盡可能防止光線長(zhǎng)時(shí)間直接照射紙質(zhì)檔案。

2.溫度

紙質(zhì)檔案在不同的溫度環(huán)境下也會(huì)產(chǎn)生不同的變化，其主要原因是由于紙質(zhì)檔案中的分子運(yùn)動(dòng)和溫度有直接的聯(lián)系，如果分子受高溫影響劇烈運(yùn)動(dòng)必然會(huì)導(dǎo)致紙張的使用壽命縮短，最終會(huì)導(dǎo)致紙張破碎現(xiàn)象的出現(xiàn)。溫度對(duì)紙張?jiān)斐傻牡诙N影響即溫度達(dá)到一定程度會(huì)促成生物的衍生和繁衍，檔案儲(chǔ)存是極有可能會(huì)成為微生物或者極小型生物的繁殖空間，這些生物都會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案的保存和管理造成一定的威脅。因此在檔案實(shí)際管理工作中必須要保障溫度適宜。

3.濕度

紙張最大的敵人之一就是水分，所以濕度也是影響紙質(zhì)檔案管理工作質(zhì)量的主要因素之一。首先檔案儲(chǔ)存空間如果濕度較大會(huì)導(dǎo)致紙張吸收空氣中的大量水分，紙張長(zhǎng)期處于潮濕的環(huán)境中會(huì)導(dǎo)致墨水再一次潮濕，從而導(dǎo)致筆跡模糊不清的狀況出現(xiàn)，甚至?xí)?dǎo)致檔案資料出現(xiàn)損毀的情況。并且潮濕的環(huán)境也是霉菌生長(zhǎng)的主要環(huán)境，紙張能夠吸收水分更加為霉菌提供了適宜的培養(yǎng)機(jī)，霉菌在紙質(zhì)檔案上不斷繁殖生長(zhǎng)，就會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成負(fù)面影響。

4.灰塵

灰塵充斥在我們?nèi)粘Ｉ钪械拿恳粋€(gè)角落，而灰塵也是對(duì)紙質(zhì)檔案造成負(fù)面影響的主要原因，灰塵如若長(zhǎng)時(shí)間與紙質(zhì)檔案接觸，極有可能會(huì)將污漬浸染在紙質(zhì)檔案上，從而導(dǎo)致文字的清晰程度下降，給資料的檢查和查閱造成了一定的阻礙，久而久之甚至可能會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的損毀。

三、加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量的有效途徑

1.提升單位內(nèi)部檔案管理和保密意識(shí)

長(zhǎng)期以來(lái)檔案的管理工作并沒有收到單位內(nèi)部的高度重視很直接的一個(gè)原因就是檔案管理工作并不會(huì)為企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)收益，大部分管理工作者認(rèn)為檔案管理工作只是對(duì)信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集與整理，只需要完整的保存檔案即可，不存在很大的技術(shù)要求，從而忽略了完善的檔案管理可以提高工作效率，完善單位管理制度和用人制度的優(yōu)勢(shì)，忽視了其能帶來(lái)的潛在經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢(shì)。這種不重視的心理導(dǎo)致檔案管理被迫排除在核心工作范圍之外，檔案管理通常和其他工作混合辦公，辦公人員也只是能保證在工作中不泄露、不遺漏信息，但很難調(diào)動(dòng)積極性實(shí)施對(duì)外的調(diào)查和查詢工作，這不僅對(duì)企業(yè)來(lái)說是一種損失，對(duì)于國(guó)家來(lái)說也是一筆不小的損失。檔案的保密工作對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說是十分重要的，為了提高工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度，促使檔案管理工作人員樹立正確的價(jià)值觀，并對(duì)檔案損壞的嚴(yán)重后果進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，單位要重視檔案管理和保密的作用，在人員配備、資金投入、設(shè)備優(yōu)化方面都要實(shí)現(xiàn)檔案工作的進(jìn)一步完善，要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案的完整性進(jìn)行定期檢查，如若發(fā)現(xiàn)問題，則應(yīng)當(dāng)及時(shí)利用科學(xué)技術(shù)手段解決，并做好檔案保存與管理，為檔案管理工作的順利展開打下良好的基礎(chǔ)。

2.建立完善的檔案管理機(jī)制

檔案管理工作者必須要重視檔案的保密性原則，想要做好檔案保密和利用之間的平衡關(guān)系，就要根據(jù)單位的實(shí)際發(fā)展情況和人事管理制度制定具有高度科學(xué)合理性的數(shù)字化管理制度。制度的建立可以幫助檔案管理工作人員更好明確工作責(zé)任和義務(wù)，通過規(guī)范衡量自己的工作是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)激發(fā)員工工作的責(zé)任意識(shí)。并且工作制度的制定能更好建立檔案管理工作的考核制度，通過績(jī)效考核方案的制定規(guī)范工作人員的工作流程、提高工作人員的執(zhí)行力度、促進(jìn)檔案信息的規(guī)范化管理。檔案管理勢(shì)必要朝著互聯(lián)網(wǎng)化、綜合服務(wù)化、信息化以及市場(chǎng)化發(fā)展，管理制度的建立能在很大程度提高工作的進(jìn)度和規(guī)范性。

3.紙質(zhì)檔案管理的保護(hù)措施

想要保護(hù)好紙質(zhì)檔案，保證檔案完好，要做好檔案儲(chǔ)存空間管理。首先要避免陽(yáng)光對(duì)紙質(zhì)檔案的影響，將檔案擺放在光照相對(duì)較少的地方，避免陽(yáng)光直射，對(duì)于要特別保管的檔案要放在暗處或者絕對(duì)安全的地方，以免造成損壞。另外要做好儲(chǔ)存空間的溫度和濕度控制，要將儲(chǔ)存空間的溫度控制在一個(gè)穩(wěn)定溫度上，最好是控制在14度到18度之間，同時(shí)要注意在不同季節(jié)儲(chǔ)存空間濕度的控制，要利用科學(xué)合理的方法保持室內(nèi)空氣干燥，可以在室內(nèi)設(shè)置一些防潮設(shè)施，例如可利用石灰石硅膠等吸水能力強(qiáng)的物質(zhì)吸走空氣中多余的水分保證空氣的干燥。有條件的企業(yè)可以按照國(guó)家規(guī)定單獨(dú)興建檔案管理室，但考慮到這會(huì)加重企業(yè)的負(fù)擔(dān)成本，所以不具備條件的企業(yè)可以在辦公大樓內(nèi)選擇較為合適的地方存放檔案。但是出于對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)，存放地點(diǎn)的選擇要合理，而對(duì)于檔案的保密工作來(lái)說，不易于將檔案保存室設(shè)置在辦公樓的最底層，并且在建設(shè)檔案保存適時(shí)要對(duì)門窗進(jìn)行特殊處理，防止人為偷盜檔案。并且從檔案室設(shè)置的結(jié)構(gòu)來(lái)說還需要將辦公室和閱覽區(qū)分開，避免出現(xiàn)人為泄密的情況。檔案庫(kù)房管理要指派專人，要按照檔案管理制度，嚴(yán)禁一切無(wú)關(guān)人員進(jìn)出。要做好電子監(jiān)控設(shè)備的安裝，利用技術(shù)手段做到實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止意外情況發(fā)生。檔案保密管理要嚴(yán)格遵循制度規(guī)定，做到科學(xué)管理，為檔案保密和安全維護(hù)打下良好的基礎(chǔ)。

4.完善監(jiān)督措施

長(zhǎng)期檔案管理工作中出現(xiàn)失誤是正常情況，但是為了盡量減少工作失誤檔案管理部門還需要建立針對(duì)檔案管理工作人員的監(jiān)督檢查機(jī)制，對(duì)所有檔案和卷宗都需要進(jìn)行定期檢查和校對(duì)，一旦發(fā)現(xiàn)檔案中出現(xiàn)誤差或錯(cuò)誤則應(yīng)當(dāng)及時(shí)匯報(bào)，做好記錄并快速訂正。如若在檢查過程中出現(xiàn)極為惡劣的檔案損壞現(xiàn)象，那么則應(yīng)當(dāng)向管理工作人員咨詢解決辦法，及時(shí)采用合理的彌補(bǔ)措施，盡可能挽回檔案數(shù)據(jù)。要做好責(zé)任到人，讓工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。

5.處理好檔案保密與管理利用的內(nèi)在關(guān)系

在日常工作中，檔案管理工作者必須要重視檔案的保密工作，保守國(guó)家秘密不僅是工作人員的責(zé)任和神圣職責(zé)，更是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，所以檔案信息必須做好保密工作。在檔案管理工作中，首先需要確認(rèn)好檔案管理期限和保密期限的綜合性作用，再結(jié)合企業(yè)的實(shí)際工作需求，制定全方面的檔案保存管理機(jī)制。在管理工作中有效甄別出檔案管理的保存期限，所有檔案管理保存需要符合國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定，以此來(lái)保證檔案管理工作不會(huì)由于保存期限較短，而對(duì)國(guó)家安全和利益造成負(fù)面影響。但是檔案保密的目的之一也是為了更好地利用檔案，所以檔案也不能束之高閣，要在保證檔案保密工作做好的前提下讓檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，要在合理范圍內(nèi)加以利用。在使用過程中要注意保證檔案信息不被泄露，檔案管理部門和使用部門要及時(shí)溝通。

6.做好檔案審查工作

在實(shí)際檔案管理工作中，檔案審查是一項(xiàng)極為重要的工作內(nèi)容，為了提高檔案的使用效益，必然要認(rèn)真審查檔案內(nèi)容。檔案審查要做到通過專業(yè)人員的審查科學(xué)、準(zhǔn)確地區(qū)分和判定檔案中的哪些資料可以使用，得到一個(gè)明確的控制范圍。主要分為三個(gè)環(huán)節(jié)。首先為初審檔案管理工作人員需要根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開放期限內(nèi)的文件進(jìn)行逐一審查，對(duì)開放期限內(nèi)的文件設(shè)置合理的開放控制范圍。其次為中審，終審工作者需要擁有較高的檔案管理工作技能，能夠?qū)ξ撮_放的檔案內(nèi)容進(jìn)行合理的審查并且對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行整理與分析，對(duì)于一些不必要保存的檔案進(jìn)行刪減銷毀，有效減輕檔案管理工作壓力。第三為終審，終審除了要有專業(yè)的檔案管理工作人員參與以外，還需要由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)共同完成，領(lǐng)導(dǎo)者需要分析檔案的內(nèi)容，在權(quán)衡利弊的條件下決定是否能夠?qū)n案開放。

7.完成檔案解密工作

大量的保密性根據(jù)《保密法》確定了三個(gè)等級(jí) ，“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)，分級(jí)可以讓管理人員明確不同等級(jí)檔案管理的措施，提高檔案管理的效率，這樣才能在最大程度合理利用檔案促使檔案可以發(fā)揮出其的功能性。需要注意的是，保密檔案的等級(jí)并不是長(zhǎng)期有效的，一旦檔案過了保管期限，那么檔案的保密價(jià)值就會(huì)大大降低，為了做好分級(jí)管理檔案管理工作者需要時(shí)刻關(guān)注保密檔案的期限。尤其是對(duì)社會(huì)各界要公開的檔案，一定要在保密期限到期之前計(jì)劃解密的步驟，根據(jù)時(shí)間規(guī)定完成開放前的審查工作，把仍然未解密的檔案列入可控制的范圍內(nèi)。

8.檔案開放前的基礎(chǔ)工作

在檔案開放前期，檔案管理工作人員還需要根據(jù)檔案的記載信息進(jìn)行系統(tǒng)整理，科學(xué)分類，按照基礎(chǔ)信息編纂目錄并制作排列目錄，方便后期檢查和使用。要建立健全檔號(hào)，原則就是符合檢索與管理要求。并且還需要編制檢索工具，如文字型、骨干型、基礎(chǔ)型檢索工具等，促使檢索方式更加多元化，可以有效提高檢索效率和檢索準(zhǔn)確度。最后是準(zhǔn)備副本，副本準(zhǔn)備主要針對(duì)內(nèi)容十分重要且珍貴的檔案資料，要確保資料的完整性和正確性，要專門指派專業(yè)的工作人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行抄錄、復(fù)印或者照相，保證資料的完整。

要通過嚴(yán)格的檔案管理工作才能保證檔案內(nèi)容不泄露，但是檔案管理也要重視其時(shí)效性和范圍，要在有限的使用范圍內(nèi)創(chuàng)造更多價(jià)值，所以現(xiàn)在社會(huì)公開的資料在為社會(huì)各界利用的同時(shí)必須要保證保密工作嚴(yán)格執(zhí)行，不損害國(guó)家利益。

結(jié)束語(yǔ)

在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展如此迅速的今天，創(chuàng)新檔案管理一個(gè)有效方法就是將檔案服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)化研究納入信息治理的宏觀體系之中，了解用戶的真實(shí)需求，全面提升檔案管理技術(shù)，為提升檔案管理部門的管理水平和質(zhì)量提供新的軟實(shí)力支持。檔案管理工作在現(xiàn)代社會(huì)中占有十分重要的位置，無(wú)論任何企業(yè)還是國(guó)家想要獲得長(zhǎng)期發(fā)展，那么都需要做好檔案管理工作，合理規(guī)劃企業(yè)、國(guó)家的未來(lái)發(fā)展路徑，才能夠有效促進(jìn)企業(yè)、國(guó)家發(fā)展，增強(qiáng)我國(guó)綜合國(guó)力。創(chuàng)新檔案管理方式，增強(qiáng)檔案服務(wù)質(zhì)量是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，所以要做好檔案管理工作，要?jiǎng)?chuàng)建檔案管理新體制，增強(qiáng)工作人員的工作意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，完善監(jiān)督機(jī)制，讓檔案管理在新體制的規(guī)劃和約束下，在做好保密工作的前提下發(fā)揮更大價(jià)值，平衡好檔案管理和利用之間的關(guān)系。

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（作者單位：陜西省天然氣股份有限公司）