互聯(lián)網(wǎng)時代如何有效提升單位檔案管理水平分析

劉永鳳

摘要：現(xiàn)代信息技術(shù)的普及發(fā)展，各單位和企業(yè)都更加重視檔案管理的信息化建設(shè)工作，在互聯(lián)網(wǎng)時代下，借助于信息化管理手段，能夠有效促進檔案管理效率的提升，充分挖掘檔案資源的開發(fā)利用價值，促進單位各項工作的有序開展。本文分析互聯(lián)網(wǎng)時代單位檔案管理工作的新變化，并提出了提升檔案管理水平的幾點建議。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);檔案管理;對策建議

一、互聯(lián)網(wǎng)時代單位檔案管理工作的新變化

首先，檔案管理過去一直以來即是對各項工作中形成的數(shù)據(jù)材料進行收集與整理，在互聯(lián)網(wǎng)時代下，數(shù)據(jù)信息量日益增多，各項業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)較為復雜，借助于信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠更加科學高效的對這些數(shù)據(jù)信息予以管理，開展好數(shù)據(jù)分析研究工作，從而充分發(fā)揮出檔案資源的開發(fā)利用價值，讓檔案管理更好的為單位各項工作服務(wù)。其次，信息技術(shù)在檔案管理過程中的應(yīng)用能夠真正實現(xiàn)檔案資源的有效傳輸和全面共享，因為互聯(lián)網(wǎng)平臺自身具備開放性與便攜性，能夠在短時間內(nèi)實現(xiàn)大量數(shù)據(jù)信息的傳輸，也有助于相關(guān)人員更加方便的查閱調(diào)取檔案材料，促進單位各部門工作效率的提升[1]。最后，單位檔案管理信息化建設(shè)工作的不斷推進有助于檔案管理科學化和規(guī)范化水平的提升。和過去的檔案管理模式相比，信息技術(shù)的應(yīng)用減少了檔案管理活動對人工的依賴性，有助于優(yōu)化檔案管理流程，降低檔案管理成本，促進檔案管理水平的提升。依托于現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠?qū)κ占瘉淼臄?shù)據(jù)信息進行自動準確分類識別并納入到檔案數(shù)據(jù)庫中，以便于使用者更便捷的查找，更好的對檔案資源進行開發(fā)利用。

二、互聯(lián)網(wǎng)時代提升單位檔案管理水平的對策

（一）打造數(shù)據(jù)中心 加強動態(tài)監(jiān)控

借助于建立檔案數(shù)據(jù)中心，讓分散的檔案資源整合起來，進而促進檔案開發(fā)利用效率的不斷提升，這不單單是處理好過去檔案開發(fā)利用與存儲共享問題的有效策略，同時也是單位檔案管理信息化建設(shè)的必然要求和基本保障。檔案數(shù)據(jù)中心的建立要求檔案管理工作人員引起充分重視，積極參與其中，善于運用現(xiàn)代信息技術(shù)，主動和技術(shù)人員溝通協(xié)調(diào)，對數(shù)據(jù)中心進行科學的頂層設(shè)計，根據(jù)單位檔案管理工作的實際情況不斷總結(jié)經(jīng)驗，建立一個符合單位檔案管理工作需求的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)。借助于數(shù)據(jù)中心的實時監(jiān)控，能夠確保檔案管理各個流程工作的進一步規(guī)范，有效促進檔案收集、整理、歸檔效率的提升，也能夠為使用者提供更加便捷高效的檢索服務(wù)。

（二）加強檔案信息安全管理工作

在互聯(lián)網(wǎng)時代，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到各個行業(yè)和領(lǐng)域，單位檔案管理人員也應(yīng)當積極應(yīng)用云計算技術(shù)，這樣不但能夠提高檔案管理工作人員的工作能力，還可以確保單位內(nèi)部機密檔案信息不被泄露?？梢越柚谠朴嬎丬浖碓O(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，結(jié)合具體的檔案材料內(nèi)容來進行等級劃分，采取更加有效的保密工作和安全管理工作。為更好的防范無關(guān)人員惡意使用網(wǎng)絡(luò)工具盜取單位檔案數(shù)據(jù)中心的重要信息，可通過設(shè)置身份識別程序或者防火墻的方式來增強檔案信息管理系統(tǒng)的安全性，對檔案信息系統(tǒng)予以定期檢查更新，對單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行定期測試，確保將可能存在的安全風險因素盡量清除，以防止檔案資料的泄露。

（三）不斷加強人才隊伍建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)時代下推進檔案管理信息化建設(shè)工作必須要依靠更多優(yōu)秀人才予以支持，因此單位必須要重視人才培養(yǎng)工作，不斷促進檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力的提升。在不斷推進檔案信息化管理的背景下，要求檔案管理工作人員必須要具備較強的專業(yè)素養(yǎng)，能夠熟悉使用各類現(xiàn)代辦公設(shè)備和相關(guān)軟件，掌握檔案信息化管理方法，這樣才能夠真正符合當前單位檔案管理工作的要求。檔案管理部門要積極組織管理人員參與各種培訓教育活動，培訓的主要內(nèi)容針對現(xiàn)代信息技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)操作、現(xiàn)代檔案管理理論知識等，促進檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)的不斷優(yōu)化，建立一支更加強大的檔案管理人才隊伍。

（四）努力推進標準體系建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)時代下單位檔案管理工作水平的提升，要求檔案管理工作人員不能夠僅僅做好檔案材料的錄入、掃描和傳輸工作，還需要盡快建立一個統(tǒng)一規(guī)范的標準，才能夠防止在檔案信息化管理過程中出現(xiàn)問題，以確保單位檔案管理工作可以朝著更加科學化和規(guī)范化的方向發(fā)展。具體而言即是應(yīng)當對檔案數(shù)據(jù)材料的收集、分析、歸檔、標識、描述、數(shù)字化、存儲、后期查詢、開發(fā)利用等不同的工作流程都制定有針對性的技術(shù)標準和規(guī)范要求，如音頻資料和視頻資料應(yīng)當以統(tǒng)一格式歸檔。制定統(tǒng)一的標準才可以實現(xiàn)檔案管理工作有章可循，促進檔案管理效率的提升[2]。

（五）健全信息化管理配套設(shè)施

在新時期新形勢下，單位檔案管理人員必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作模式和思想認識，檔案部門也應(yīng)當進一步提升對信息化建設(shè)的重視程度，積極爭取單位資金支持，建立獨立的檔案室，配置完善的數(shù)字化信息化設(shè)備，對檔案信息管理系統(tǒng)予以定期升級優(yōu)化，對單位各項工作開展過程中形成的檔案材料進行分類規(guī)范管理，深入挖掘檔案資源的價值，為使用者提供更為便捷的利用服務(wù)。同時還需要促進局域網(wǎng)的構(gòu)建，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源在各部門之間的共享互通，不斷研發(fā)利用更為科學高效的檔案檢索工具等。

三、結(jié)束語

總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)時代下要促進單位檔案管理水平的提升，檔案管理人員應(yīng)當充分認識到信息化建設(shè)的重要性，積極推廣應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，搭建檔案信息管理平臺，切實加強檔案信息安全管理工作，不斷完善相關(guān)管理制度，從而構(gòu)建一個更加全面系統(tǒng)的檔案管理體系，發(fā)揮出檔案管理工作的職能作用，為單位各項工作的有序開展提供更好的支持與參考。

參考文獻：

[1]程良平.探討“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新[J].蘭臺內(nèi)外，2020（15）：44-45.

[2]張冬晴.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案利用服務(wù)[J].蘭臺世界，2020（05）：101-103.