革新高校檔案管理體制面臨的問題、方法及路徑

劉存強(qiáng)

【摘要】受到傳統(tǒng)工作流程以及觀念的影響，高校檔案工作比較滯后，信息技術(shù)以及新媒體技術(shù)等在其中的應(yīng)用還比較淺薄，檔案服務(wù)水平及質(zhì)量偏低，難以為高校事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展提供信息保障?；跁r(shí)代的信息化發(fā)展趨勢，高校檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，聚焦高校檔案管理人員的基本服務(wù)現(xiàn)狀，高校檔案管理工作必須進(jìn)一步制定完善的信息機(jī)密標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案管理工作的流程以及信息服務(wù)體系，明確高校檔案的自身價(jià)值。本文針對高校檔案管理工作現(xiàn)狀，探究如何革新檔案管理體制，引進(jìn)新的管理理念及管理思想，促進(jìn)高校檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高校檔案管理;問題方法;發(fā)展路徑

新時(shí)代，高校的檔案管理體制雖然符合相應(yīng)的工作條例，但是卻沒有針對本校的實(shí)際發(fā)展情況，構(gòu)建明確的組織體系，沒有將檔案管理業(yè)務(wù)工作明確歸類到檔案行政管理的體制下，這種檔案管理體制不僅不完善，且存在很多問題。高校應(yīng)基于信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，擴(kuò)大檔案管理路徑，從而進(jìn)一步整理好檔案信息，做好檔案管理工作。

一、高校檔案管理體制存在的問題及不足

一方面，高校檔案管理工作與國家檔案管理無任何的聯(lián)系，對職工檔案以及干部檔案的管理及信息收集不足，沒有與整個(gè)高校發(fā)展聯(lián)系在一起，以至于檔案管理工作不受重視，沒有納入學(xué)校工作的總體規(guī)劃中。實(shí)際上，人事檔案、教育檔案以及科研檔案等，都是高校檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，但由于管理體制上的缺陷，導(dǎo)致干部與職工檔案被歸類到組織人事工作中，沒有納入學(xué)校檔案工作之中，人事檔案管理無法執(zhí)行學(xué)校檔案工作規(guī)章制度;另一方面，高校檔案管理工作比較淺薄，由于管理體制上沒有明確檔案管理的信息服務(wù)職能，檔案管理人員缺乏信息服務(wù)意識，以至于檔案管理工作局限于信息收集、整理與歸檔等，沒有發(fā)揮檔案信息的價(jià)值與作用，檔案管理工作、服務(wù)、監(jiān)督與管理等缺乏聯(lián)系性，無法為高校教育事業(yè)提供充足的數(shù)據(jù)與信息支持。實(shí)際上，檔案信息服務(wù)能為高校發(fā)展提供決策支持，領(lǐng)導(dǎo)層能依據(jù)檔案信息反饋明確高校教育、職工、科研等事業(yè)的發(fā)展情況，科學(xué)地決策今后教育發(fā)展與科研工作方向?？上У氖?，有效利用檔案信息的高校很多，不少高校的檔案管理信息都處于封閉狀態(tài)，各部門之間的信息不對稱現(xiàn)象尤為突出。

二、革新當(dāng)前高校檔案管理體制的方法及路徑

為進(jìn)一步革新高校檔案管理體系，切實(shí)發(fā)揮高校檔案信息價(jià)值，優(yōu)化高校檔案管理，工作的效率及質(zhì)量，要針對檔案管理的行政性及其復(fù)雜性，重新制定新的檔案管理體制，貫徹落實(shí)，同級檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)，基于人本管理理念，切實(shí)將新時(shí)代的管理思想和管理方式引入到高校檔案管理體制中，從而加強(qiáng)高校檔案管理工作，提升檔案管理水平。

（一）革新編制體制，轉(zhuǎn)變檔案管理思想。高校在新時(shí)期下必須要突破傳統(tǒng)思想及資金投入的局限性，走出傳統(tǒng)管理工作的困境，突出檔案管理的重要性，讓領(lǐng)導(dǎo)層以及高校全體職工意識到檔案管理工作的價(jià)值，將以往繁重的檔案收集與整理工作轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒毯喕案咝５男畔⒒ぷ鳎鉀Q高校檔案工作的滯后性等問題。高校應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，促使檔案管理人員積極學(xué)習(xí)新的技術(shù)新知識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想，樹立新的檔案管理理念。一方面，在編制體制上，要招聘具有現(xiàn)代信息技術(shù)和信息意識的管理人才，解決以往人少事多的管理現(xiàn)狀;另一方面，旨在加強(qiáng)對現(xiàn)有管理人員的計(jì)算機(jī)信息術(shù)等培訓(xùn)工作，確?，F(xiàn)有管理人員能掌握新的管理手段，改變以往被動(dòng)式的管理模式。此外，檔案管理工作體制改革中還要豐富檔案管理內(nèi)容人生檔案管理服務(wù)。將檔案管理安全、規(guī)范、法制等思想，融入管理?xiàng)l例中，促進(jìn)各部門之間的信息共享，從而使得廣大的師生以及職工能在信息共享下，在高校的發(fā)展。

（二）制定明確的信息密級標(biāo)準(zhǔn)和優(yōu)化檔案，開放服務(wù)工作。信息化在各行業(yè)的普及，現(xiàn)如今高校檔案管理必須要做好數(shù)字化和信息化工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息逐步錄入系計(jì)算機(jī)后，就必須要做好檔案，安全保管工作。高校檔案管理體制中，明確地處理好檔案的實(shí)體安全問題，為確保檔案的利用價(jià)值，將出現(xiàn)了破損、但能進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案盡快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化錄入，也要在確保原件的安全下實(shí)現(xiàn)掃描和復(fù)制，確保像材料的信息完整性及安全性做好檔案信息服務(wù)工作的同時(shí)，還要做好檔案保密工作，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用，為了在信息公開背景下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化，各高校應(yīng)該在維護(hù)國家安全的基礎(chǔ)上制定明確的信息密級標(biāo)準(zhǔn)，為信息公開提供參考標(biāo)準(zhǔn)，并且針對不同的大文件，制定不同的密級標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的有效利用。檔案開放服務(wù)工作，旨在貫徹落實(shí)以人為本的理念，轉(zhuǎn)變長此以往保守的檔案價(jià)值觀念，依據(jù)高校檔案機(jī)構(gòu)保存檔案的性質(zhì)內(nèi)容及特點(diǎn)等，然后檔案管理規(guī)劃以電子文件管理、館藏?cái)?shù)字化和檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)化，作為高校檔案發(fā)展的三大主線。

（三）構(gòu)建完善的檔案管理制度。檔案管理制度的優(yōu)化，一方面體現(xiàn)在檔案管理流程上，高校要明確完善的檔案管理環(huán)節(jié)，從檔案的信息收集到整理，從資料整理到存檔，從存檔到信息共享，從信息共享到權(quán)限設(shè)置，必須要有明確的細(xì)節(jié)與準(zhǔn)則，確保各個(gè)管理流程都能有相對應(yīng)的準(zhǔn)則，以便于開展檔案管理工作，深化師生對檔案管理流程及要求的認(rèn)識。另一方面，檔案管理制度完善，要從管理模式、管理人員以及管理方法入手，革新檔案管理體制的同時(shí)，將檔案管理信息化、規(guī)范化建設(shè)融入管理?xiàng)l例中，管理制度中要明確檔案管理的考核制度、培訓(xùn)要求以及人才引進(jìn)要求等，這些都是日常檔案管理的重點(diǎn)。檔案管理人員的引進(jìn)、培訓(xùn)、考核等需要有明確的指標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)，才能正確地開展各項(xiàng)管理工作，以打造優(yōu)質(zhì)的高校檔案管理人才隊(duì)伍。此外，檔案管理工作中，信息化建設(shè)尤為重要，檔案信息服務(wù)應(yīng)該作為高校檔案管理的重點(diǎn)，高校關(guān)于檔案管理改革，都要圍繞這個(gè)服務(wù)開展，將檔案管理工作定位在服務(wù)型，以提升高校領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的重視，進(jìn)一步完善檔案管理制度以及政策等，將檔案管理工作納入高校整體發(fā)展規(guī)劃建設(shè)之中，以加快檔案管理制度以及管理模式的革新。

三、結(jié)語

總而言之，高校檔案管理體制改革，主要是從三方面入手：一是檔案管理人員，明確檔案管理人員的培訓(xùn)與發(fā)展機(jī)制，更新傳統(tǒng)的檔案管理工作流程，建立完善的檔案管理機(jī)制，確保檔案信息收集、整理與整合等各項(xiàng)工作有序開展。二是從檔案管理方式入手，針對信息技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，大力促進(jìn)各項(xiàng)新技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的信息化、智能化、規(guī)范化與高效化發(fā)展。三是從管理模式入手，通過檔案管理體制的革新，帶動(dòng)檔案管理模式的創(chuàng)新，將檔案信息服務(wù)、檔案信息價(jià)值體現(xiàn)，作為高校檔案管理工作的新重點(diǎn)，以優(yōu)化檔案管理工作效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]郭曉文.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代地方高校檔案管理優(yōu)化的路徑略談——以赤峰學(xué)院為例[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2019，35（11）：132-134.

[2]趙東龍.高校檔案管理規(guī)范化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑與保障措施[J].山東檔案，2019（05）：47-49.

[3]賈喜華.信息時(shí)代高校檔案管理工作面臨的問題及對策[J].教育現(xiàn)代化，2019，6（76）：200-201.

[4]朱力.校院兩級管理體制下高校檔案工作的實(shí)踐與思考[J].蘭臺內(nèi)外，2019（21）：75-76.