大數(shù)據(jù)背景下科研事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

車興

【摘要】近年來，科學技術(shù)不斷發(fā)展，同時也促進了其他行業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展。在科研事業(yè)單位內(nèi)，借助當前大數(shù)據(jù)時代的來臨，創(chuàng)新了其檔案管理工作，使其檔案管理工作更加具備科學性、規(guī)范性。本文主要圍繞大數(shù)據(jù)背景，對科研事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀展開探討，并就檔案管理中出現(xiàn)的問題提出自己的思考，以期可以為相關(guān)科研事業(yè)單位提供參考。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);科研事業(yè)單位;檔案管理

科學技術(shù)的發(fā)展，對檔案管理工作是一種新的機遇。在當前大數(shù)據(jù)背景下，利用先進的科學技術(shù)手段，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，可以讓檔案管理工作更好地服務(wù)于科研事業(yè)單位的發(fā)展需求，從而促進科研事業(yè)單位的健康發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時代的檔案管理

大數(shù)據(jù)，根據(jù)字面意思來理解，便是數(shù)據(jù)集合體，規(guī)模龐大。在科研事業(yè)單位內(nèi)，檔案管理所涉及的科研、財務(wù)、文書、人事等相關(guān)檔案，所涉及范圍較廣，內(nèi)容繁雜，傳統(tǒng)的檔案管理模式和工具，已經(jīng)不足以滿足科研事業(yè)單位近年來的發(fā)展需求，而借助大數(shù)據(jù)，利用先進的科學軟件，不但可以提高檔案管理工作效率，還可以提高檔案管理工作質(zhì)量，為科研事業(yè)單位的發(fā)展帶來新的動力和機遇。

二、科研事業(yè)單位當前檔案管理現(xiàn)狀

雖然當前面臨大數(shù)據(jù)背景，眾多科研事業(yè)單位已然將大數(shù)據(jù)手段運用其中，相比過去管理而言，現(xiàn)如今的科研事業(yè)單位檔案管理工作進步許多，但從整體水平上來看，還遠遠不能滿足科研事業(yè)單位發(fā)展的需要。隨著我國當前各項改革的深化，管理工作變得尤為重要，尤其是更加系統(tǒng)化的檔案管理，對科研事業(yè)單位的發(fā)展具有非常重要的現(xiàn)實意義。所以為了促進科研事業(yè)單位的健康發(fā)展，勢必要解決檔案管理工作中存在的一些問題。

（一）檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不高。隨著時間的推移，情況的變遷，科研事業(yè)單位的檔案管理工作所面臨的檔案管理信息越來越復(fù)雜，這對檔案管理工作提出了更高的要求?；诋斍翱蒲惺聵I(yè)單位的整體情況而言，大部分科研事業(yè)單位的管理人員綜合素質(zhì)普遍偏低，無法熟練運用大數(shù)據(jù)手段，這也就意味著大數(shù)據(jù)無法真正切實為檔案管理工作服務(wù)，阻礙了科研事業(yè)單位的發(fā)展。若想提高檔案管理工作水平，必須要提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，創(chuàng)新當前檔案管理模式，只有這樣，才能夠切實推進檔案管理工作的開展。

（二）檔案管理方式落后。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，對檔案信息的搜集、整合、處理等各方面工作，基本以人工操作為主，檔案管理方式非常落后，效率極低，且出錯率較高，嚴重制約了檔案管理工作的開展。為了緩解這一局面，真正解決檔案管理工作中的種種問題，應(yīng)用大數(shù)據(jù)，利用先進的科學技術(shù)手段，更新檔案管理方式，提高檔案管理工作效率，減少人力與物力成本，推動檔案管理工作的開展。

（三）檔案管理的風險防范意識不強。雖然科學信息技術(shù)可以提高檔案管理工作水平，推動檔案管理工作的發(fā)展，但在大數(shù)據(jù)背景下，科學信息技術(shù)是與互聯(lián)網(wǎng)相互連接的，而互聯(lián)網(wǎng)又具有一定的開放性，所以在檔案管理過程中，勢必會因為互聯(lián)網(wǎng)的開放性而具有一定的風險，這也就導(dǎo)致檔案信息的保密性、有效性等會受到一定的影響。但當前在科研事業(yè)單位內(nèi)，對檔案管理的風險防范意識不強，沒有針對檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下可能會出現(xiàn)的風險進行進一步操作，導(dǎo)致在檔案管理工作中，可能會出現(xiàn)信息遺失、泄露等各方面問題，給檔案管理工作帶來一定的風險。

（四）檔案管理安全問題突出。由于科研檔案是對我國科學技術(shù)研究活動的真實記錄，也是我國的寶貴財富，所以科研檔案的安全問題直接關(guān)系著我國的安全問題。但在新形勢下，科研檔案的保密工作仍然面臨著一定的問題。1.保密戰(zhàn)線前移。在經(jīng)濟全球化不斷深化的今天，我國走出去的步伐也逐漸加快，在未來，我國勢必要全面發(fā)展開放型經(jīng)濟，各大范圍的開放我國的國內(nèi)市場，這也意味著，國內(nèi)外人員的流動量增加，科技領(lǐng)域的范圍更加廣泛，對于“有心勢力”來說，這不能不說是一個好時機。但對于我國來說，這必然會對我國科研檔案的管理造成一定的威脅，科研檔案的保密工作可以預(yù)見到形勢會更加錯綜復(fù)雜。2.法律法規(guī)滯后。關(guān)于我國的科研檔案保密工作，相關(guān)的法律法規(guī)體系并不算完善，目前科研檔案的保密工作可以參照《中華人民共和國保守國家秘密法》（以下簡稱《保密法》），但這項法律已然是多年以前的了，現(xiàn)在情況變遷，《保密法》中有許多并不適用于當前的情況，尤其在信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)發(fā)達的今天，這項法律中的漏洞更是給相關(guān)科研部門的檔案管理工作帶來了一定的困難。3.技術(shù)手段落后。信息技術(shù)的發(fā)展給檔案管理工作帶來了新的發(fā)展方向，但同時也給檔案管理工作帶來了一定的沖擊和挑戰(zhàn)，尤其在信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的今天，在檔案竊取方面，各項竊取手段層出不窮，對科研檔案管理工作造成了一定的威脅。且根據(jù)大多數(shù)科研檔案管理工作來看，大多數(shù)科研部門缺乏對信息與網(wǎng)絡(luò)安全的防護能力，很多檔案應(yīng)用系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護較差，具有極大的危險性和風險性。而且針對這一方面，我國目前相關(guān)的制度并不健全，責任也不到位，保密工作較為落后，投入資金少，陷入了網(wǎng)絡(luò)安全瓶頸，給我國的科技檔案管理工作造成了一定的阻礙。

三、大數(shù)據(jù)背景下如何推動科研事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展

（一）更新檔案管理模式，樹立檔案管理新觀念。社會發(fā)展的步伐是非?？斓?，科研事業(yè)單位要緊跟時代潮流，與時俱進，加快更新其檔案管理模式，提高對檔案管理工作的重視程度，樹立檔案管理新觀念，切實推進檔案管理工作的開展。在大數(shù)據(jù)背景下，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中，推動科研事業(yè)單位的檔案管理向著信息化建設(shè)的方向發(fā)展，從而全面提高單位檔案管理質(zhì)量，更好地滿足科研事業(yè)單位發(fā)展的需求。

（二）建立完善的檔案管理機制。傳統(tǒng)的檔案管理機制已經(jīng)不能滿足當前科研事業(yè)單位發(fā)展的需要，所以科研事業(yè)單位需要重新建立完善的人事檔案管理機制。在事業(yè)單位內(nèi)，要建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，以便日后工作使用。同時科研事業(yè)單位要立足于自身的實際情況，不斷對檔案管理工作體制進行完善，讓檔案管理工作處于制度內(nèi)和規(guī)范內(nèi)，嚴格把控各項管理制度的各個環(huán)節(jié)，分別對各項檔案資料進行歸類管理，提高檔案管理的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。為了使工作人員盡快熟悉了解大數(shù)據(jù)時代，科研事業(yè)單位有必要對工作人員進行定期培訓，通過培訓來提高工作人員的專業(yè)技能與管理能力，從而更好地發(fā)揮其自身優(yōu)勢與崗位需求相結(jié)合，切實解決檔案管理中存在的實際問題，推動檔案管理工作進一步發(fā)展。作為科研事業(yè)單位，在開展培訓時，可以通過組織多種多樣的專題學術(shù)會議、研討會等相關(guān)活動，將培訓內(nèi)容作為考核指標，選拔優(yōu)秀人才，給予其外出培訓與交流的學習機會，提高工作人員的工作積極性。同時科研單位完善相應(yīng)的績效考核激勵機制，將檔案管理納入日常管理指標，切實增強工作人員的工作熱情，并根據(jù)相關(guān)檔案管理人員的工作情況從物質(zhì)和精神兩方面進行獎勵，實現(xiàn)管理人員的自我價值和科研單位的共同發(fā)展。

（四）推動檔案管理信息化建設(shè)。科研事業(yè)單位要提高對檔案管理工作的重視程度，加大對其資金投入，加強信息基礎(chǔ)化設(shè)施建設(shè)，為檔案管理信息化提供重要前提。推動檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)用大數(shù)據(jù)手段，將紙質(zhì)的文字檔案與圖片檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，便于檔案的保存與管理。為了實現(xiàn)資源共享，還可以在檔案管理內(nèi)建立信息網(wǎng)絡(luò)平臺，設(shè)置權(quán)限，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻等相關(guān)措施，防止因檔案遺失或者泄露而造成的嚴重損失。

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