數(shù)字化背景下聲像檔案管理機(jī)制探析

劉明珠

【摘要】數(shù)字化是信息化發(fā)展的必然趨勢，聲像檔案作為一種特殊載體的檔案，聲像檔案數(shù)字化能夠提升聲像檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，有助于發(fā)揮聲像檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，促進(jìn)檔案管理水平的進(jìn)一步發(fā)展。本文首先闡述聲像檔案的特征，剖析數(shù)字化背景下聲像檔案管理中存在的問題，并從完善制度保障、在線預(yù)歸檔、打造新型展覽方式、提升庫房管理?xiàng)l件及管理人員素質(zhì)等五維度重點(diǎn)探討數(shù)字化背景下聲像檔案的管理機(jī)制與開發(fā)利用策略，為我國聲像檔案的數(shù)字化管理提供參考。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化背景;聲像檔案;管理機(jī)制

聲像檔案是指社會各機(jī)構(gòu)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在社會活動中形成的，具有保存價(jià)值的，存儲在照片、影片、唱片、錄音帶、磁帶、光盤、錄像帶等特殊載體的真實(shí)原始記錄。聲像檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在制成材料和信息存貯方式等方面大相徑庭，它是以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄，其管理方式也有很大的特殊性。

一、聲像檔案的特點(diǎn)

（一）紀(jì)實(shí)性。聲像檔案真實(shí)而客觀地記錄人們在社會活動中的記錄，以其特殊載體形式聲情并茂的真實(shí)完整地講述一個(gè)單位或團(tuán)體建設(shè)發(fā)展的奮斗歷程，把當(dāng)時(shí)的氛圍和環(huán)境原汁原味地展現(xiàn)出來。

（二）直感性。聲像檔案將視與聽結(jié)合，直觀鮮明地展現(xiàn)人類活動或者一個(gè)城市的雄偉壯麗。聲像檔案具有比紙質(zhì)檔案更加直觀、生動、豐富而具體的基本價(jià)值——憑證價(jià)值，給人以“身臨其境”的感覺，富有感染力和說服力，彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的缺憾。

（三）易損性。聲像檔案載體材料相比于紙質(zhì)檔案，更容易受光、熱、濕、污染物等環(huán)境因素的影響，因?yàn)槁曄駲n案的化學(xué)成分復(fù)雜、質(zhì)地比較脆弱，因此，聲像檔案信息會隨載體的損壞而失真、減弱甚至消失。聲像檔案的易損性使得對它的保護(hù)具有特殊重要的意義，其保管費(fèi)用也比紙質(zhì)檔案高很多。

（四）可讀性差。目前很多錄像、磁帶、磁盤等因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)，沒有匹配的設(shè)備轉(zhuǎn)換，導(dǎo)致不能直接閱讀，可讀性差。需要找到相應(yīng)的硬件裝備或?qū)ｉT設(shè)備將聲像信息轉(zhuǎn)換為人的感官能接收的聲音、圖像或文字信號后才能進(jìn)行讀取。

二、數(shù)字化背景下聲像檔案管理中存在的問題

（一）聲像檔案的管理制度不夠健全。有些檔案機(jī)構(gòu)對聲像檔案不夠重視，管理制度不完善，聲像檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)，導(dǎo)致很多聲像檔案沒有歸檔，或者是歸檔后的聲像檔案錄入檢索不完整，導(dǎo)致聲像檔案的利用率低。

（二）文件存儲介質(zhì)不夠穩(wěn)定。目前，聲像檔案的存儲介質(zhì)大多是錄音帶、錄像帶、光盤、縮微膠片等。這些存儲介質(zhì)受外界存儲環(huán)境的影響，有很大的不穩(wěn)定性。比如，如果磁盤閑置一段時(shí)間，數(shù)據(jù)就可能會消失;或者如果近距離內(nèi)有磁場，也會導(dǎo)致磁性記錄的丟失等。

（三）聲像檔案開發(fā)利用方式較滯后。聲像檔案被存檔后，其開發(fā)和利用還是停留在簡單的手工檢索、編輯史料的層次上，很少運(yùn)用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行開發(fā)和利用。比如，當(dāng)聲像檔案用于展覽時(shí)，一般都是以單一的圖片配文字進(jìn)行展出，沒有嵌入聲、光、電等現(xiàn)代傳媒技術(shù)，使得參觀者興趣不高，展覽效果不理想。

（四）聲像檔案的保管條件較差缺少專門的管理人員。由于很多聲像檔案管理人員都是兼職人員，所以很少有專門的時(shí)間和精力管理聲像檔案。往往導(dǎo)致聲像檔案入庫前沒有進(jìn)行相關(guān)檢查，也不能定期對底片照片檔案進(jìn)行抽樣檢查;對受污染的照片、底片沒有進(jìn)行必要的技術(shù)處理;庫房條件不清潔、出現(xiàn)問題沒有及時(shí)補(bǔ)救措施等情況。

三、數(shù)字化背景下聲像檔案的管理機(jī)制與開發(fā)利用策略

（一）完善相關(guān)制度科學(xué)規(guī)范的統(tǒng)籌管理聲像檔案。為了科學(xué)規(guī)范地統(tǒng)籌管理聲像檔案，應(yīng)該遵照《中華人民共和國檔案法》制定本部門《聲像檔案管理辦法》《聲像檔案員崗位職責(zé)》《聲像檔案查借閱制度》《聲像檔案整理歸檔制度》《聲像檔案保管制度》等相關(guān)工作制度，明確規(guī)定組織領(lǐng)導(dǎo)、職能劃分，確保工作制度有效的貫徹實(shí)施。落實(shí)到責(zé)任人，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識，從而有助于聲像檔案的收集、分類、整理、立卷和歸檔。

（二）數(shù)字化掃描在線預(yù)歸檔。構(gòu)建聲像檔案管理信息系統(tǒng)，我們通常將照片進(jìn)行掃描，掃描后的內(nèi)容得到有效保存。掃描照片時(shí)，一般需要注意照片尺寸、分辨率、存儲格式與上傳格式是否匹配等問題。比如，照片檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，錄入信息要準(zhǔn)確而全面，要把事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六要素都錄入數(shù)據(jù)庫，這樣用戶不但可以用關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，也可以通過圖像進(jìn)行檢索查詢。同時(shí)，將數(shù)字化掃描后的聲像檔案進(jìn)行展覽和傳播，實(shí)現(xiàn)聲像檔案的高效利用與資源共享。另外，還可以進(jìn)行個(gè)性化的產(chǎn)品開發(fā)，不斷彰顯聲像檔案資源的重要性。

（三）嵌入虛擬技術(shù)等新型技術(shù)，打造新型檔案展覽形式。第一，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該積極利用聲像檔案的優(yōu)勢，借助自身的豐富的館藏檔案資源，制作文字、圖片、視頻等多種形式的聲像檔案展覽，通過展覽宣傳本單位的建設(shè)成就，提高單位的社會影響力和知名度。第二，嵌入虛擬技術(shù)等新型技術(shù)，打造新型檔案展覽形式。虛擬技術(shù)是一種新型的技術(shù)，其借助于計(jì)算機(jī)仿真技術(shù)創(chuàng)建，在一個(gè)模擬環(huán)境中去體驗(yàn)多源交互的三維立體動態(tài)實(shí)景，在檔案服務(wù)中增強(qiáng)還原感，讓用戶沉浸在真實(shí)的環(huán)境中。虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)擺脫單一使用圖像、視頻和文字的分散式形式，通過三維世界的構(gòu)建，還原檔案中記錄的歷史場景，使用戶產(chǎn)生身臨其境之感。虛擬技術(shù)還能夠引導(dǎo)用戶的參與積極性，引導(dǎo)用戶觀察和思考。例如，2016年12月1日，美國曾利用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，推出“銘記珍珠港”APP（應(yīng)用程序），用戶在虛擬現(xiàn)實(shí)環(huán)境中通過與幸存者的交流，與當(dāng)時(shí)的文物古跡、標(biāo)志性照片和檔案視頻進(jìn)行交流和互動，仿佛自己正在經(jīng)歷毀滅性災(zāi)難。如此一來，用戶能切身體會到在珍珠港事件中幸存者的真實(shí)感受，另外，通過幸存者的觀點(diǎn)和思考，大大增強(qiáng)真實(shí)感受。

（四）提高聲像檔案的庫房保管條件。聲像檔案中包括大量重要的信息材料，因此檔案管理人員一定要重視聲像檔案庫房的環(huán)境和保管條件。庫房條件和防火、防潮、防光、防有害生物等要求應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2000）的規(guī)定。同時(shí)應(yīng)使用空氣凈化裝置，去除空氣中的二氧化硫、臭氧、過氧化物等氣體雜質(zhì)，若儲存環(huán)境新刷油漆，應(yīng)在3個(gè)月后投入使用。每隔兩年對底片、照片進(jìn)行一次抽樣檢查，五年內(nèi)進(jìn)行一次全面檢查，并密切觀測庫房溫濕度，若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)查明原因及時(shí)補(bǔ)救。

（五）打造高素質(zhì)的聲像檔案管理人員專業(yè)團(tuán)隊(duì)。首先，聲像檔案工作者應(yīng)具備檔案管理工作者的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，在掌握檔案學(xué)知識的同時(shí)，也要了解檔案學(xué)與檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、計(jì)算機(jī)學(xué)等交叉學(xué)科領(lǐng)域，旨在為聲像檔案的數(shù)字化管理和信息資源的開發(fā)利用提供指導(dǎo)。其次，聲像檔案工作者要切實(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的思想道德觀念，摒棄坐等上門的消極思想，樹立正確的積極向上的無私風(fēng)險(xiǎn)的高尚道德情操，在平凡的崗位上做出不平凡的業(yè)績，為用戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。最后，要認(rèn)真履職，深刻認(rèn)識到檔案工作是一項(xiàng)保密性很強(qiáng)的工作，作為一名檔案管理工作人員要保守秘密，增強(qiáng)保密意識，做好保密工作，工作中倘若發(fā)現(xiàn)有泄密、竊密行為，要堅(jiān)決與之作斗爭。

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