關(guān)于新時(shí)期檔案工作創(chuàng)新的思考

李敏

【摘? 要】隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，國家越來越重視新時(shí)期的檔案創(chuàng)新工作。為了進(jìn)一步的提升檔案的管控效率，必須要根據(jù)實(shí)際情況創(chuàng)新檔案管控制度，優(yōu)化檔案的管理模式，合理整合檔案資源，完善基礎(chǔ)性的檔案制度建設(shè)，堅(jiān)持以人為本的思想，對(duì)于工作中的管理者和參與者做好培訓(xùn)工作，提升人員的思想意識(shí)形態(tài)，使得現(xiàn)階段的檔案管理工作可以滿足檔案的資源利用需求，創(chuàng)造有利的價(jià)值條件。因此本文主要針對(duì)新時(shí)期檔案工作創(chuàng)新進(jìn)行簡要分析，并提出合理化建議。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;檔案工作;創(chuàng)新思考

1.新時(shí)期檔案工作作用

1.1有利于促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步

在新時(shí)期檔案管理工作中，面對(duì)瞬息萬變的社會(huì)市場，大量的信息在市場中出現(xiàn)，導(dǎo)致各行各業(yè)對(duì)于檔案的管理出具了更高的要求。在政治、經(jīng)濟(jì)等各方面信息的交融下，檔案管理工作可以將原始的資料記錄下來，為社會(huì)各行各業(yè)指明新的發(fā)展方向。單位在檔案信息的合理管控下，可將各行業(yè)的資源充分配置，提升社會(huì)資源的利用效率，促進(jìn)社會(huì)的持續(xù)性進(jìn)步。在檔案資源的合理調(diào)配中，可以實(shí)現(xiàn)多種機(jī)制下相關(guān)數(shù)據(jù)的合理掌控，例如，人事信息資源、機(jī)械設(shè)備信息資源以及引入技術(shù)信息資源等，增強(qiáng)社會(huì)市場的競爭力度，提升所處單位內(nèi)部與外部的長效競爭。

1.2有利于貼合國家政策

在新時(shí)期檔案管理工作中，其不僅關(guān)乎著企業(yè)員工的個(gè)人工資，還直接對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要影響。由于我國正在推進(jìn)社會(huì)主義新時(shí)期市場機(jī)制建設(shè)，為了衡量市場經(jīng)濟(jì)中不同主體的經(jīng)濟(jì)利益，必須要出臺(tái)相應(yīng)的國家政策。但是目前檔案管理的滯后性十分嚴(yán)重，檔案殘缺、信息失真、內(nèi)容丟失等情況屢見不鮮，各地區(qū)的管理人員的檔案管理意識(shí)不足，且并沒有專業(yè)性的國家政策的支持，導(dǎo)致社會(huì)的檔案管理意識(shí)薄弱。對(duì)此，必須要加強(qiáng)高層管理人員對(duì)于檔案的重視力度，確保社會(huì)主義事業(yè)的全面進(jìn)步。

2.新時(shí)期檔案工作問題分析

2.1重視力度差

在新時(shí)期檔案管理工作中，部分單位對(duì)于檔案的管理不重視，管理人員缺乏檔案管理意識(shí)，檔案管理工作一般是由行政人員所監(jiān)管。由于國家檔案管理法律法規(guī)不健全，并沒有成立對(duì)應(yīng)的檔案管理部門，無法做好定期性的內(nèi)容查驗(yàn)，高層管理者也不重視檔案管理工作，導(dǎo)致相應(yīng)的措施缺乏執(zhí)行力度，表面形式十分嚴(yán)重。

2.2基礎(chǔ)業(yè)務(wù)落后

在新時(shí)期的答案管理工作中，部分事業(yè)單位的檔案管理基礎(chǔ)十分薄弱。雖然制定了相應(yīng)的管控標(biāo)準(zhǔn)，但缺乏監(jiān)管部門，管理人員的執(zhí)行力度差，規(guī)范性要求缺失。在此期間，存在與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求不符等情況，導(dǎo)致部分單位并沒有經(jīng)過相關(guān)的程序就可以將存檔的文件銷毀，這在一定程度上直接的導(dǎo)致了檔案管理的權(quán)威性喪失。

2.3檔案的資源性價(jià)值缺失

在新時(shí)期的檔案管理工作中，由于部分單位并不重視檔案管理工作，單位內(nèi)部的檔案部門經(jīng)費(fèi)不足，辦公環(huán)境差，且缺乏專業(yè)性的現(xiàn)代化管控設(shè)備。不僅如此，檔案管理工作者雖然對(duì)該項(xiàng)工作重視，但是認(rèn)知上依舊存在不足之處，認(rèn)為檔案不丟失即可，在不丟失檔案的基礎(chǔ)上卻并未對(duì)資源的內(nèi)容和價(jià)值進(jìn)行挖掘。

3.4檔案管理人員綜合素養(yǎng)不足

在新時(shí)期的檔案管理工作中，部分單位擁有了檔案管理團(tuán)隊(duì)，但由于其所擁有的資源少，在管理過程中不受高層領(lǐng)導(dǎo)人員的重視，且與時(shí)代接軌局限性大，直接導(dǎo)致檔案管理工作一直處于底層發(fā)展。且近些年來，由于檔案管理的信息化趨勢(shì)愈加明顯，檔案的信息資源管理一直沒有開展，專業(yè)水平與其他國家存在較大的差距。

3.新時(shí)期檔案工作發(fā)展舉措

3.1建立健全相應(yīng)的檔案管控制度

在新時(shí)期的檔案管理工作中，健全的檔案管理制度是確保不同單位檔案管理工作質(zhì)量的保障。在對(duì)檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新時(shí)，必須要根據(jù)單位的自身發(fā)展特點(diǎn)對(duì)檔案管理制度的方向和內(nèi)容明確化處理，構(gòu)建一套獨(dú)具特色的管控制度，遵循可適用性原則對(duì)檔案管理制度進(jìn)行全面分析，對(duì)管理人員產(chǎn)生較高的約束性，及時(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人員做好理念的管控，實(shí)現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)下檔案管理的獨(dú)立性以及規(guī)范性。在此期間，必須要建立起數(shù)字化的檔案管控制度，引進(jìn)常見的數(shù)字化技術(shù)，例如身份認(rèn)證技術(shù)、掃描技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，將相關(guān)單位的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，定期或者不定期的對(duì)檔案資料進(jìn)行更新，實(shí)現(xiàn)檔案資料的合理完善并補(bǔ)充。檔案的自動(dòng)化管理包括了多種檢索和篩選功能，其主要的檔案信息資料的管控優(yōu)勢(shì)缺乏且需要配備對(duì)應(yīng)的專職技術(shù)人員。建立健全的檔案管理制度是一個(gè)體系化的過程，包括了多個(gè)流程和各項(xiàng)數(shù)據(jù)技術(shù)，其可以為后續(xù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料的兼容性與通用性做好針對(duì)性的準(zhǔn)備，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化和服務(wù)質(zhì)量的改進(jìn)。

3.2豐富檔案管理工作內(nèi)容

在新時(shí)期的檔案管理工作中，可以發(fā)展檔案信息服務(wù)相關(guān)的產(chǎn)業(yè)，使得人們認(rèn)識(shí)到檔案管理并不僅僅只是保管檔案，檔案館也還可以經(jīng)營其他的業(yè)務(wù)。在此期間，必須要使得檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，適當(dāng)?shù)脑鎏硪恍n案管理工作內(nèi)容，使其成為信息資源的交流中心，確保其為檔案資料使用者提供合理服務(wù)，且增添服務(wù)產(chǎn)業(yè)基本內(nèi)容，建立集收集、查詢、加工和服務(wù)為一體的檔案管控系統(tǒng)。除此之外，還必須要實(shí)現(xiàn)檔案管控資源的信息共享，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將各部門之間的信息相互連接，轉(zhuǎn)變各部門信息資源相互獨(dú)立的局面，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)將信息匯總，發(fā)揮資源的價(jià)值作用。在檔案管理過程中，必須要提高檔案管理人員的主體意識(shí)和保密意識(shí)，使其能夠掌握并獲取檔案管控技術(shù)等操作方法，按照國家所規(guī)定的要求來對(duì)檔案管控，派遣專業(yè)的人員對(duì)庫房進(jìn)行管理，做好檔案的利用和保護(hù)工作，并定期或者不定期的下派相關(guān)的人員來核實(shí)檔案的真實(shí)性與可靠性。對(duì)于檔案的管理內(nèi)容和要求，必須要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)體系化的檔案要求的針對(duì)性和規(guī)范性，促進(jìn)檔案管理工作的全面進(jìn)步。

3.3加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

在新時(shí)期的檔案管理工作中，必須要完善相應(yīng)的體制機(jī)制，以相應(yīng)的制度為保證，滿足新時(shí)期單位檔案管理的實(shí)際需求，且提高檔案管理工作人員的重視力度，使其認(rèn)識(shí)到自己所肩負(fù)的責(zé)任，可在現(xiàn)有的體制機(jī)制下促進(jìn)該項(xiàng)工作的實(shí)行。在此期間，必須要提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，依托崗位職責(zé)建立起合理的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，提高檔案管理人員的整體水平，定期或不定期深化檔案管理的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高管理人員的專業(yè)技術(shù)能力。除此之外，還必須要建立起合適的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，適當(dāng)?shù)奶砑硬糠謾n案網(wǎng)絡(luò)知識(shí)信息。和技術(shù)確定可實(shí)行的，量化考核方法，明確獎(jiǎng)懲要求，建立起長效的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案管理工作人員的積極性和主動(dòng)性，使得檔案管理工作規(guī)范化運(yùn)轉(zhuǎn)。對(duì)于檔案管理人員的選拔，必須要在人員招聘過程中選擇更加優(yōu)質(zhì)的人員，實(shí)現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理人員的創(chuàng)新工作，實(shí)現(xiàn)體系化的技術(shù)合理判斷化，完善考核機(jī)制。

3.4提升檔案管理的現(xiàn)代化水平

在新時(shí)期的檔案管理工作中，必須要將傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)向信息化檔案管理，實(shí)現(xiàn)高水準(zhǔn)的現(xiàn)代化管控要求。作為檔案管理工作人員，應(yīng)該要以社會(huì)發(fā)展需求為目標(biāo)，切實(shí)提高自身的計(jì)算機(jī)知識(shí)等，實(shí)現(xiàn)單位數(shù)據(jù)資源的現(xiàn)代化水平。在此期間，積極的學(xué)習(xí)其他發(fā)達(dá)國家在檔案管理上的做法，依托光盤技術(shù)和編程技術(shù)的相關(guān)技術(shù)，進(jìn)一步的提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，提高單位的數(shù)字化檔案管控需求以及可用參考價(jià)值。為了提升到檔案管理部門的現(xiàn)代化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，必須要注重檔案管控的基礎(chǔ)需求，培養(yǎng)符合時(shí)代發(fā)展的綜合性人才，適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行檔案管理創(chuàng)新。

3.5提高檔案資源的開發(fā)利用水平

在新時(shí)期的檔案管理工作中，必須要加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用，從實(shí)際出發(fā)堅(jiān)持做好檔案管理工作的合理界定。檔案管理人員需要熟悉相關(guān)工作，了解所管理的檔案內(nèi)容，并且做好一定的標(biāo)簽備注，一旦有人需要查詢相應(yīng)的檔案，可以快速提供檔案信息服務(wù)，充分利用檔案的信息資源，創(chuàng)造更高的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。作為檔案管理工

作單位，必須要認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，在配備專業(yè)的管理人員時(shí)強(qiáng)化資金投入，積極地向政府等相關(guān)部門申訴管理經(jīng)費(fèi)，完善設(shè)施設(shè)備，保障檔案管理工作的有序開展。在此期間，要健全相應(yīng)的責(zé)任管理體制，深入挖掘檔案的信息資源，發(fā)揮相關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢(shì)，使得檔案管理工作對(duì)單位的發(fā)展具有反推進(jìn)作用。

3.6建立電子檔案數(shù)據(jù)庫

在新時(shí)期的檔案管理工作中，必須要建立起相應(yīng)的電子檔案管理工作數(shù)據(jù)庫，整合信息時(shí)代下檔案管理資源，使其更加專業(yè)性和規(guī)范化。按照國家電子檔案管理需求以及檔案管理工作情況，在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上按照該單位的實(shí)際情況制定一些適應(yīng)的時(shí)代檔案管理制度，健全相關(guān)的電子信息系統(tǒng)，計(jì)劃每一個(gè)電子檔案工作的環(huán)節(jié)和步驟，做到責(zé)任明確，權(quán)限清晰，規(guī)范工作行為，減少人為的失誤操作導(dǎo)致檔案信息的丟失或者檔案數(shù)據(jù)庫的破壞。在電子檔案數(shù)據(jù)庫建立之后，還必須要對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)電子檔案立檔材料的真實(shí)性核查，按照單位所制定的需求對(duì)實(shí)際的電子檔案進(jìn)行編碼核定，確保每一份電子文件號(hào)碼的唯一性。除此之外，還必須要對(duì)每一份電子檔案進(jìn)行分類和標(biāo)號(hào)，做好編碼工作，實(shí)現(xiàn)檢索的準(zhǔn)確性以便后續(xù)的查詢利用，延長電子檔案管控系統(tǒng)的使用周期，確保檔案管理人員的檔案應(yīng)用能力。

3.7樹立起動(dòng)態(tài)檔案信息收集意識(shí)

在新時(shí)期的檔案管理工作中，必須要樹立起動(dòng)態(tài)的檔案信息收集意識(shí)，完善檔案相關(guān)內(nèi)容，做好檔案材料的收集。在把握和維護(hù)檔案材料的真實(shí)性和完整性的基礎(chǔ)上，開展檔案管控工作的創(chuàng)新，有計(jì)劃性的收集和補(bǔ)充相關(guān)材料。在對(duì)相應(yīng)的材料進(jìn)行歸檔處理時(shí)，必須要保證檔案管理人員及時(shí)掌握檔案信息，增強(qiáng)工作人員收集工作的主動(dòng)性和自覺性，提供多元化的檔案收集渠道，進(jìn)一步的拓寬收集范圍，使得檔案材料更加完整，提高檔案管控工作的利用效率。在轉(zhuǎn)換資源收集之后，還必須要做好檔案的規(guī)整工作，提高檔案存儲(chǔ)的高質(zhì)量性，在檔案存儲(chǔ)過程中做到分類準(zhǔn)確、加工合理、裝訂整齊等，利用各種機(jī)會(huì)宣傳提高檔案管控質(zhì)量的必要性，做好檔案的管理工作，使得工作人員不斷加強(qiáng)對(duì)相關(guān)部門的聯(lián)系，并且尋求對(duì)應(yīng)的幫助和支持，實(shí)現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)的檔案處理工作。

4.結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段國家越來越重視新時(shí)期的檔案創(chuàng)新工作。為了進(jìn)一步的提升檔案的管控效率，必須要根據(jù)實(shí)際情況創(chuàng)新檔案管控制度，增強(qiáng)檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息改革與創(chuàng)新，了解目前檔案管理存在的問題，并針對(duì)對(duì)應(yīng)的問題進(jìn)行分析，做出應(yīng)對(duì)性的方案，促進(jìn)其長遠(yuǎn)進(jìn)步與發(fā)展。

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