基于檔案管理的電子信息化管理模式建設(shè)及運(yùn)用探討

劉敏琦

摘 要：伴隨著時(shí)代的不斷發(fā)展與進(jìn)步，電子信息化管理模式逐漸應(yīng)用到檔案管理之中，不僅可以提高檔案檢索的效率，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理共享，提升檔案管理的精準(zhǔn)度。鑒于此，本文從理論角度出發(fā)，進(jìn)一步探究了檔案管理中電子信息化管理模式的作用與應(yīng)用，為檔案管理奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子信息化;管理模式;作用;運(yùn)用

現(xiàn)如今在時(shí)代的不斷發(fā)展下，電子信息化管理模式誕生，將其應(yīng)用在檔案管理之中意義重大，特別是在與傳統(tǒng)檔案管理的對(duì)比中了解到電子信息化管理模式能夠提高檔案管理的效率，打破時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)資源共享，并且保存條件方面優(yōu)勢(shì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案管理，在此發(fā)展背景下，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新變革，對(duì)其研究也具有重大現(xiàn)實(shí)意義。

1 檔案管理中應(yīng)用電子信息化管理模式的作用

將電子信息化管理模式應(yīng)用在檔案管理之中符合時(shí)代發(fā)展的要求，簡(jiǎn)單來說便是應(yīng)用信息化技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，其目的是提高檔案管理與使用的方便性與快捷性，筆者經(jīng)過歸納與總結(jié)，將其作用概述為以下幾個(gè)方面。

1.1 提升檔案檢索的效率

眾所周知，在傳統(tǒng)模式下檔案管理方式為人工操作，離不開工作人員的收集、處理、歸納、整合，尤其是在數(shù)量較多的時(shí)候，檔案無法快速處理，嚴(yán)重影響了檔案管理的檢索效果，并且還增加了勞動(dòng)

力[1]。然而將電子信息化應(yīng)用其中不僅可以有效改善以上缺陷與不足，而且能夠減輕管理人員的工作量，工作人員只需利用計(jì)算機(jī)將檔案信息錄入到系統(tǒng)之中即可，人們?cè)诓殚啓n案的時(shí)候也僅僅利用檢索框輸入關(guān)鍵詞或關(guān)鍵句便可查到想看的資料，這樣一來不僅能夠提高檔案管理的有效性，還能提高檔案檢索的效率。

1.2 實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

檔案資源共享也是電子信息化管理模式應(yīng)用中的優(yōu)勢(shì)之一，電子信息化管理模式的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化與升級(jí)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以對(duì)圖像或者文字實(shí)施信息化處理，促使電子文件更加方便與快捷，并且還能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)整合，在提高檔案管理效率的同時(shí)，滿足資源共享[2]。

1.3 提升檔案管理的實(shí)效性

傳統(tǒng)模式下，檔案管理內(nèi)容繁瑣，且大多數(shù)工作內(nèi)容需要手工抄寫，不僅效率過低，而且還易出現(xiàn)誤差，同時(shí)傳統(tǒng)模式下的檔案管理是以紙張為主，長(zhǎng)時(shí)間下去會(huì)出現(xiàn)字跡模糊，甚至還會(huì)受到環(huán)境因素所帶來的影響，導(dǎo)致眾多檔案信息無從查找。將電子信息系統(tǒng)應(yīng)用其中可以有效改善檔案管理中所存在的眾多缺陷，進(jìn)一步提高檔案管理的實(shí)效性，并且可以將檔案在第一時(shí)間內(nèi)錄入到數(shù)據(jù)系統(tǒng)之中，避免因檔案管理失誤而引發(fā)工作滯后問題。

1.4 提升檔案管理的精準(zhǔn)度

無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候需要多角度的分析，并且檔案管理涉及的內(nèi)容比較多，具有復(fù)雜性，需要工作人員具有職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)操守，特別是在傳統(tǒng)模式下工作人員需要反復(fù)核對(duì)才能將檔案存入到檔案室，不僅工作效率比較低，而且也無法保證檔案管理的精準(zhǔn)度。但是電子信息化管理模式的應(yīng)用可以進(jìn)一步解決這些問題，能夠在短時(shí)間內(nèi)將繁瑣且大量的信息錄入到電腦之中，并且所占據(jù)的空間比較小，檔案的安全性也比較高，可以提高檔案資源的可靠性。

2 電子信息化檔案管理的要點(diǎn)

在檔案管理當(dāng)中，要想發(fā)揮出電子信息化檔案管理的作用，那么則需對(duì)其要點(diǎn)加以重視。其一是做好收集工作，在該階段工作人員需要利用儲(chǔ)存載體進(jìn)行檔案信息的收集，并且應(yīng)用計(jì)算機(jī)做好數(shù)據(jù)的篩選，必要的時(shí)候要構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。其二要進(jìn)行整理，在整理過程當(dāng)中，工作人員需要進(jìn)行編號(hào)處理，提高檔案管理的邏輯性，制作出相應(yīng)的目錄，以便后期進(jìn)行查看。其三是加以鑒定，需要應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)檔案的實(shí)際管理情況與存儲(chǔ)現(xiàn)狀加以鑒定，特別是要對(duì)病毒侵害、介質(zhì)情況等進(jìn)行分析，避免后期在檔案管理中出現(xiàn)問題。其四是做好儲(chǔ)存工作，檔案管理人員需要按照不同的媒介選擇相應(yīng)的儲(chǔ)存位置，并且在儲(chǔ)存之前還要做好磁干擾、灰塵等預(yù)防工作。其五是進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)過程當(dāng)中，工作人員需要應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)的功能加以統(tǒng)計(jì)，以此減輕工作量。其六是進(jìn)行運(yùn)行，在運(yùn)行階段，管理人員要按照實(shí)際的情況制定網(wǎng)絡(luò)檔案，并且還要選擇多種檢索方式，為后期檔案檢索與閱讀提供條件。其七是編排，在編排過程當(dāng)中，主要以編排目錄為主，借助于計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行編排，提高編排的效率。其八是保密，保密工作至關(guān)重要，電子信息化檔案管理過程當(dāng)中會(huì)受到病毒等因素所帶來的影響，所以相對(duì)于傳統(tǒng)檔案其保密難度比較高，對(duì)此在檔案管理中要采取分級(jí)保存的方式，并且還要設(shè)置人員服務(wù)權(quán)限，采取軟件加密的方式做好數(shù)據(jù)保存。

3 檔案管理中電子信息化管理模式的應(yīng)用

3.1 做好檔案收集與整理工作

要想真正發(fā)揮出電子信息化管理模式的作用與價(jià)值，那么則需做好前期準(zhǔn)備工作，而檔案收集與整理則是不容或缺的一部分，是檔案管理活動(dòng)當(dāng)中最為主要的內(nèi)容。其中傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理對(duì)外部環(huán)境、空間等要求比較高，但是電子信息化管理模式可以改善這種現(xiàn)象，將檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒娮游募ㄟ^計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案的管理與處理，提高邏輯性與系統(tǒng)性。

3.2 提升信息化意識(shí)

積極提升信息化意識(shí)是信息化管理模式應(yīng)用中極其重要的一部分，對(duì)于檔案管理人員而言，如果在新時(shí)期仍舊采取傳統(tǒng)的方式，應(yīng)用傳統(tǒng)觀念，那么無法做到檔案電子信息化管理，對(duì)此在新時(shí)期，要從檔案管理人員入手，不斷提高信息化意識(shí)，使其從本質(zhì)上認(rèn)識(shí)到電子信息化管理的重要性，明確電子信息化管理的優(yōu)勢(shì)。其中單位還需根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際情況加以培訓(xùn)與教育，通過教育的方式提高檔案管理人員的信息化水平，這樣才能更好的將人工檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理。

3.3 做好信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作

無論從宏觀角度還是微觀角度分析均可以清楚的了解到，要想實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，需要從多個(gè)角度出發(fā)，且這項(xiàng)工作具有復(fù)雜性，涉及的內(nèi)容比較多，容易出現(xiàn)遺漏以及其他問題，所以在新時(shí)期需要積極做好信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，單位相關(guān)部門要加以重視，制定完善的規(guī)章制度，明確法律條文，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)做好信息化管理建設(shè)，真正提高檔案管理的安全性與保密性。

3.4 增強(qiáng)檔案管理的安全性

雖然計(jì)算機(jī)的應(yīng)用改變了人們的生活方式與生活習(xí)慣，人們可以利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)查閱相關(guān)的信息，但是不可否認(rèn)的一點(diǎn)是計(jì)算機(jī)應(yīng)用過程當(dāng)中會(huì)受到外部因素所帶來的影響，從而會(huì)出現(xiàn)不安全現(xiàn)象，對(duì)此在檔案管理過程當(dāng)中要制定完善的規(guī)章制度，提高檔案資料的整體利用率，減少檔案資料被盜現(xiàn)象。另外，還要依據(jù)計(jì)算機(jī)的基本特點(diǎn)構(gòu)建完善的管理體系，對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，提高計(jì)算機(jī)的使用水平，增強(qiáng)工作人員的安全意識(shí)，另外還要派相關(guān)人員定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒與清理，保證計(jì)算機(jī)應(yīng)用的通暢性，避免受病毒所帶來的影響。

總而言之，在檔案管理過程當(dāng)中，應(yīng)用電子信息化管理模式意義重大，可以提高檔案管理的有效性與精準(zhǔn)性，在應(yīng)用過程當(dāng)中需要遵循基本的原則，發(fā)揮電子信息化管理的作用與優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理的有效性。

參考文獻(xiàn)

[1]王玉玲.信息化技術(shù)在工程檔案管理中的應(yīng)用[J].城建檔案，2018（01）：12-13.

[2]王艷春.企業(yè)人事檔案電子信息化管理的思考[J].蘭臺(tái)世界，2018（S1）：138-140.