檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

富秀晴

摘 要：檔案信息化建設(shè)是關(guān)乎企事業(yè)單位發(fā)展的一項(xiàng)重要工作，從某種層面來說，也是對(duì)我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的一種推進(jìn)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;問題;決策

1 前言

隨著信息化技術(shù)在我國各行各業(yè)的蔓延和應(yīng)用，其已經(jīng)成為我國發(fā)展必不可少的一項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)，信息化建設(shè)也是我國與世界接軌的一項(xiàng)重要的建設(shè)工作。在檔案管理過程中，如果可以用到信息化管理技術(shù)，將可以有效地提高企事業(yè)單位檔案管理效率。

2 檔案信息化建設(shè)的含義

檔案信息化指的是在檔案活動(dòng)當(dāng)中使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等高科技手段來完成檔案信息資源的管理以及開發(fā)等。究其實(shí)質(zhì)，是對(duì)檔案管理模式以及工作方式的一種轉(zhuǎn)變，逐漸的從傳統(tǒng)化的檔案實(shí)體保管邁向現(xiàn)代化的信息化管理。但是由于該項(xiàng)技術(shù)發(fā)展的比較短暫，關(guān)于檔案信息化建設(shè)的理解以及認(rèn)識(shí)方面還存在非常多的偏差以及不足，因此在思想觀念上還需要持續(xù)性的更新以及突破。

3 檔案信息化技術(shù)與制度建設(shè)

1）檔案信息化技術(shù)。檔案信息化建設(shè)屬于一項(xiàng)技術(shù)型，涉及面比較廣泛以及資金比較密集的工程，在建設(shè)中一定要遵照相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及原則，最終可以實(shí)現(xiàn)全市檔案部門之間的信息資源共享，并且可以廣泛的開展一些聯(lián)機(jī)檢索以及聯(lián)合編目等業(yè)務(wù)，這樣可以進(jìn)一步的促進(jìn)交流，徹底改變之前各自為政的局面。在這種基礎(chǔ)之上，進(jìn)一步的連接區(qū)域網(wǎng)以及廣域網(wǎng)，使得國家檔案信息資源的布局得到優(yōu)化。與此同時(shí)，還要重視檔案信息化以及社會(huì)信息化之間的協(xié)調(diào)化發(fā)展，爭取把檔案信息化建設(shè)納入總格局當(dāng)中，加快檔案事業(yè)的持續(xù)性發(fā)展，爭取推動(dòng)國家得到持續(xù)的發(fā)展。

2）硬件設(shè)施。管理的信息化建設(shè)首先需要從硬件設(shè)施進(jìn)行改革，硬件設(shè)施是檔案管理工作能夠開展的前提要素，如果不能保障硬件設(shè)施的質(zhì)量，檔案管理的質(zhì)量也會(huì)受到影響。檔案管理的硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)區(qū)域、數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)等，這些組成了檔案管理的支撐平臺(tái)。

3）制度建設(shè)。要保障檔案信息管理模式的健全化，就需要和先進(jìn)性，科學(xué)性的管理技術(shù)以及相應(yīng)的管理理念相結(jié)合，在現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展中，科技一直在不斷的進(jìn)步，這樣以來就對(duì)檔案管理水平的提升起到了很大的促進(jìn)作用。不斷的改進(jìn)檔案管理的模式以及技術(shù)，可以進(jìn)一步對(duì)檔案管理的發(fā)展起到拖動(dòng)的作用。檔案管理的具體水平對(duì)檔案信息價(jià)值的發(fā)揮起到很大的影響，為了保障檔案信息可以在很大程度上發(fā)揮出比較大的價(jià)值，檔案部門的相關(guān)工作人員一定要持續(xù)的改進(jìn)檔案管理的相關(guān)水平，還需要進(jìn)一步完成檔案管理體系的持續(xù)優(yōu)化，要不斷的改革之前傳統(tǒng)的檔案管理模式，這樣以來才會(huì)更好的和現(xiàn)代化社會(huì)的需求之間相適應(yīng)。

4 檔案管理信息化的運(yùn)用現(xiàn)狀

1）管理員綜合素質(zhì)不高。目前由于一些單位的檔案管理人員對(duì)檔案的管理工作未進(jìn)行深入的了解，導(dǎo)致絕大多數(shù)的檔案管理工作還是按照最傳統(tǒng)的方法開展。相比較于專業(yè)的檔案管理人員，缺乏先進(jìn)的理論實(shí)踐知識(shí)，較少掌握先進(jìn)的檔案管理方法，未能意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。除此之外，部分檔案管理人員缺乏對(duì)檔案管理工作的熱情，不思進(jìn)取，不擅于主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法。所以，目前的檔案管理人員資質(zhì)不足。

2）檔案檢索效率不高。雖然檔案的檢索已經(jīng)不斷趨向自主化，但目前仍有很多單位還是采用的傳統(tǒng)的信息檢索手段，一般采用效率較低的人工檢索手段。人工檢索不僅效率較低，而且對(duì)于經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員也需要一定的時(shí)間才能夠正確檢索。雖然很多單位在原有的檢索方式上不斷進(jìn)行創(chuàng)新，編制出新的檢索工具，但在效率上還是無法追趕信息化檔案管理模式。

3）重視程度不夠。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展進(jìn)步，不少單位都已引進(jìn)檔案信息化管理模式，但是實(shí)際的運(yùn)行效果卻并不是那么理想。最主要的原因是單位的檔案管理人員對(duì)檔案信息化管理的重視程度并不高，不能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的便利性和重要性，對(duì)于很多檔案未能及時(shí)進(jìn)行歸檔處理，從而導(dǎo)致了信息的遺漏。由于很多單位的檔案管理人員不是善于接受新事物的年輕人，思想模式較為陳舊，對(duì)檔案的管理仍然堅(jiān)持紙質(zhì)檔，人工操作，不能意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)處理的方便和準(zhǔn)確，對(duì)檔案的信息化管理起不到促進(jìn)作用。

4）檔案信息化技術(shù)落后。檔案信息化建設(shè)屬于一項(xiàng)技術(shù)比較密集型的工程，在信息化的建設(shè)中，技術(shù)屬于比較重要的支撐。當(dāng)前檔案信息化仍然處于發(fā)展當(dāng)中，技術(shù)方面存在一定的差距，比如：壓縮技術(shù)，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及檢索技術(shù)等，關(guān)于這些技術(shù)還不能比較熟悉的掌握。與此同時(shí)，非常的難以使用電子文件以及數(shù)字化來完成檔案的管理。因此如何更好的把關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)用到檔案工作中去，屬于迫切需要解決的問題。

5 進(jìn)行檔案宣貫培訓(xùn)

1）加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。隨著時(shí)代的發(fā)展，我國的信息化水平越來越高，檔案信息化也就成為大勢所趨。目前在各行各業(yè)中，由于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代將大部分的精力都放置在了經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，而在檔案管理系統(tǒng)中投入的資源較少，導(dǎo)致了目前眾多企事業(yè)單位的檔案管理水平并不高，歸根究底還是對(duì)檔案管理的重視不足。為了解決當(dāng)前某些檔案管人員因?yàn)橐庾R(shí)不足而導(dǎo)致檔案管理水平不高的問題，需要企事業(yè)單位強(qiáng)化各人員對(duì)于檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，應(yīng)用相應(yīng)的媒介平臺(tái)撰寫宣傳文章將檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)和意義在企事業(yè)單位內(nèi)大力宣傳。

2）宣貫培訓(xùn)。一般來說，在進(jìn)行宣貫培訓(xùn)時(shí)，檔案管理人員要針對(duì)歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方式等方面的宣貫。其主要特點(diǎn)來確定歸檔的具體內(nèi)容，且在后期檢查的過程中，可以針對(duì)上述的文件資料進(jìn)行嚴(yán)格的審查，并給出相應(yīng)的調(diào)整意見，這也是另一種形式的宣貫培訓(xùn)。

3）全面提高檔案工作者素質(zhì)。想要從根本上實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，培養(yǎng)一批管理型、復(fù)合型以及技術(shù)型的人才是非常重要的。因此可以利用崗位培訓(xùn)、法律學(xué)習(xí)以及繼續(xù)教育等方式使檔案人員掌握更多的法律、經(jīng)濟(jì)、歷史等現(xiàn)代化的管理內(nèi)容，發(fā)展為精通業(yè)務(wù)以及具備創(chuàng)新精神的有用人才。與此同時(shí)，廣大檔案工作者應(yīng)該主動(dòng)的學(xué)習(xí)信息技術(shù)以及現(xiàn)代管理等知識(shí)，只有這樣才可以成為檔案信息化管理當(dāng)中的實(shí)用型人才。

4）加強(qiáng)檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用。檔案信息可以對(duì)人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行比較真實(shí)的反映，為了給企業(yè)、政府以及人們提供相應(yīng)的文件以及信息，我們一定要對(duì)檔案信息實(shí)施全面性的管理，這樣將會(huì)非常的利于人們進(jìn)一步的完成決策。社會(huì)一直在迅速的發(fā)展，關(guān)于檔案信息的數(shù)據(jù)也在不斷的出現(xiàn)增加的趨勢，規(guī)模也變得非常大，如果在工作的過程中，利用之前比較傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行處理這些檔案信息，在很大程度上會(huì)使得工作出現(xiàn)一定的失誤，這樣就會(huì)和社會(huì)的發(fā)展要求之間無法更好的適應(yīng)。因此我們一定要使用一些比較先進(jìn)的設(shè)備以及技術(shù)進(jìn)行處理這些檔案信息，保障檔案在管理的過程中更加的面向信息化以及現(xiàn)代化，更好的造福于人類。

6 結(jié)束語

管理模式的變革是時(shí)代變遷下的必然產(chǎn)物，在過去20年，檔案的管理從紙質(zhì)化過渡到了電子化，而經(jīng)歷過信息技術(shù)革命后，從電子化過渡到信息化是趨勢所在，也是目前我國發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的重要環(huán)節(jié)。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，需要注意多項(xiàng)問題，需要進(jìn)行深入研究，希望本文提出的幾點(diǎn)可以為同行作出參考。

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