淺析企業(yè)檔案信息服務的優(yōu)化策略

林文靜

摘 要：企業(yè)檔案作為企業(yè)活動的真實記錄，其承載著企業(yè)發(fā)展的全過程，其對企業(yè)的生產(chǎn)、企業(yè)記憶傳承和企業(yè)文化弘揚都具有極為重要的意義。在當前新形勢下，需要重視先進技術(shù)應用，積極對企業(yè)檔案信息服務進行優(yōu)化，使企業(yè)檔案能夠更好的服務于社會的發(fā)展建設(shè)。文中從新形勢下企業(yè)檔案信息服務的特點入手，分析了企業(yè)檔案信息服務面臨的挑戰(zhàn)，并進一步對企業(yè)檔案信息服務的優(yōu)化策略進行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;服務;特點;挑戰(zhàn);策略

檔案作為企業(yè)最為基礎(chǔ)性的工作，同時也是企業(yè)管理工作中較為重要的組成部分。在當前企業(yè)改革不斷深入的新形勢下，為了更好的發(fā)揮出檔案工作的重要效能，則需要積極推進檔案服務理念和服務模式的創(chuàng)新，全面提高企業(yè)檔案信息服務水平，為企業(yè)各項工作的有序開展打下堅實的基礎(chǔ)。

1 新形勢下企業(yè)檔案信息服務的特點

1.1 服務主體規(guī)范化

企業(yè)檔案信息服務工作中，服務主體為企業(yè)檔案室及檔案工作人員。在當新形勢下，對于檔案信息的安全性和規(guī)范性、檔案人員的專業(yè)技能都提出了新的要求，企業(yè)在實際發(fā)展過程中對于檔案的價值也越來越重視，并在工作中加大了對檔案信息化建設(shè)的投入，這也為檔案信息服務水平的提升打下了良好的基礎(chǔ)。

1.2 服務客體中心化

在當前信息化時代背景下，檔案利用服務需求增加，而且用戶不僅是檔案使用者，同時也是檔案傳播活動的參與者和使用效果的反饋者。企業(yè)檔案信息服務開展過程中，需要基于用戶信息需求作為出發(fā)點，積極構(gòu)建檔案信息產(chǎn)臺，以便于為檔案利用者提供檔案查詢、借閱和文件瀏覽等信息服務。

1.3 服務內(nèi)容知識化

在當前企業(yè)檔案工作中，需要使檔案積極服務于企業(yè)生產(chǎn)，進一步提高檔案利用價值，并加快推進檔案信息內(nèi)容的知識化轉(zhuǎn)變。因此對于企業(yè)檔案工作而言，在做好檔案信息收集、整理和存儲的基礎(chǔ)上，還要積極做好檔案信息開發(fā)、編研工作，從而為檔案利用者提供知識化的檔案服務內(nèi)容。

1.4 服務策略技術(shù)化

在當前信息化時代背景下，需要重視新媒體技術(shù)在檔案信息服務中的應用。具體可以借助于手機APP檔案客戶端進行檔案借閱、歸還和統(tǒng)計等服務，進一步提升檔案信息服務的主動性和個性化，確保檔案信息服務質(zhì)量。

2 企業(yè)檔案信息服務面臨的挑戰(zhàn)

2.1 企業(yè)檔案信息資源服務規(guī)劃滯后

企業(yè)檔案無法為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益，這也使企業(yè)檔案工作一直沒有受到重視，特別是在檔案信息服務開展過程中缺乏有效的宏觀指導和規(guī)劃，檔案管理工作與企業(yè)其他業(yè)務工作存在脫節(jié)的問題，檔案信息服務也無法滿足新時期企業(yè)發(fā)展需求，無法有效的發(fā)揮出檔案對企業(yè)發(fā)展的促進作用。

2.2 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)層次較低

在當前企業(yè)檔案信息服務工作中，檔案人員往往更重視檔案的收集、整理和編目工作，對于檔案信息的開發(fā)較為忽視，而且對檔案編研工作開展不夠深入，嚴重影響了檔案信息開發(fā)的廣度和深度。另外，企業(yè)檔案內(nèi)容中存在一些商業(yè)機密，需要對檔案使用者的范圍加以限定，這在客觀上對于企業(yè)檔案信息的開發(fā)帶來了制約。

2.3 企業(yè)檔案信息資源服務方式單一

在當前大部分企業(yè)檔案信息服務工作中，檔案服務方式往往沿用傳統(tǒng)的服務手段，服務存在較強的被動性，而且檔案服務也只是借閱、復制等淺層次的利用服務為主。檔案信息管理也局限于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理，對于大數(shù)據(jù)技術(shù)和云技術(shù)的應用不足，無法及時為檔案利用者推送需要的檔案信息服務，與檔案用戶之間也缺乏有效的溝通。

3 企業(yè)檔案信息服務的優(yōu)化策略

3.1 提高對企業(yè)檔案的重視度，整合檔案信息資源

由于企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著非常重要的作用，這就需要對企業(yè)檔案的重要價值有一個充分的認識，并將其納入企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃中來，積極推進 企業(yè)檔案工作的和各業(yè)流程的有效銜接和重組。同時企業(yè)檔案數(shù)量和載體的變化，需要深入挖掘企業(yè)檔案信息的潛在價值，并對企業(yè)檔案信息進行整合。在實際檔案信息服務工作開展過程中，需要重視大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算技術(shù)的應用，提取到有價值的檔案信息，更好的發(fā)揮出檔案信息的重要價值。

3.2 改變服務意識，提升軟硬件水平

目前企業(yè)檔案服務工作在實踐開展過程中，由于主動性不足，往往檔案使用者還需要自行對檔案室進行查詢，檔案管理人員的工作也只限于檔案收集、整理和保管，檔案服務工作往往被忽略。針對這種情況，需要改變檔案服務意識，積極提升檔案服務的主動性，以此來促進檔案服務水平的提升。特別是在信息化時代背景下，企業(yè)檔案工作也需要與時俱進，重視先進技術(shù)的應用，配備完善的軟硬件設(shè)施，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作筑牢基礎(chǔ)，進一步提高企業(yè)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化水平，為企業(yè)檔案信息服務質(zhì)量和水平的提升提供重要的技術(shù)保障。

3.3 創(chuàng)新檔案信息服務方式，打造個性化服務

在當前企業(yè)檔案信息服務開展過程中，通過將信息服務與社會媒體相結(jié)合，樹立以人為本和用戶至上的服務理念，積極對檔案信息服務方式進行創(chuàng)新，進一步提高檔案信息服務的質(zhì)量。同時還要重視打造個性服務，具體要針對不同應用打造不同的主題，針對檔案編纂宜從企業(yè)歷史和人事等方面做好檔案信息的收集工作，以此來為檔案用戶提供一站式服務。并要重視網(wǎng)絡(luò)遠程查詢及個性化服務的結(jié)合，形成交互，在交互過程中提高檔案信息服務水平。另外，還可以基于用戶檢索習慣來為用戶提供推送信息，進一步提高檔案信息服務的質(zhì)量和水平。

3.4 開展檔案咨詢服務，提升檔案服務價值

在當前企業(yè)檔案服務工作中，多以提供檔案資料、并為歸檔和利用過程中的疑問進行解決等內(nèi)容為主，解答方式一般以單一化和程式化為主。而且檔案服務質(zhì)量的高低也完全取決于檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)，利用者獲取的檔案信息具有孤立性和碎片化的特點。針對這種情況，在當前企業(yè)檔案服務工作中，企業(yè)檔案管理者宜針對企業(yè)自身的專業(yè)技術(shù)的特點，基于不同層次和專業(yè)需求來為用戶提供更具專業(yè)性和實用性的檔案咨詢服務，特別是要重視對作為知識載體檔案的開發(fā)和利用，這直接關(guān)系到企業(yè)核心競爭力的提升。另外，檔案部門還要基于不同載體、不同層次和不同題材來開展深層次的檔案編研工作，更好的發(fā)揮出檔案企業(yè)經(jīng)營活動中的重要作用。

4 結(jié)束語

在當前新形勢下，企業(yè)檔案工作加快了信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案信息加快了共享的步伐，這為企業(yè)檔案服務質(zhì)量的提升奠定了良好的基礎(chǔ)。對于企業(yè)而言，還需要抓住機遇，結(jié)合企業(yè)自身的實際情況，積極轉(zhuǎn)變檔案服務理念，創(chuàng)新檔案服務方式方法，更好的發(fā)揮出檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用。

參考文獻

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