企業(yè)檔案利用中存在的主要問題及解決策略研究

毛蒨瑜

摘 要：檔案工作在新時期企業(yè)的發(fā)展中有著重要意義。本文對企業(yè)檔案工作的開展以及檔案利用對企業(yè)發(fā)展的意義進行了介紹和分析，并對當前企業(yè)檔案利用中存在的一些問題進行了討論，對如何有效的完善企業(yè)檔案工作，充分的開發(fā)利用檔案信息價值進行了研究和探討，希望能夠為新時期企業(yè)檔案利用工作的開展以及企業(yè)發(fā)展起到一些促進作用。

關鍵詞：企業(yè);檔案;管理;開發(fā)

在當前我國新的發(fā)展形勢下，企業(yè)要想獲得了良好的發(fā)展就必須要找出自身新時期的發(fā)展方向，明確發(fā)展要求，同時找到當前工作中存在的一些問題進行研究和改進。而檔案利用工作的開展能夠為企業(yè)新時期的發(fā)展提供許多有價值的參考信息和數(shù)據(jù)支撐，為企業(yè)新形勢下的良好發(fā)展保駕護航。本文對企業(yè)檔案工作的開展以及檔案利用對企業(yè)發(fā)展的意義進行了介紹和分析，并對當前企業(yè)檔案利用中存在的一些問題進行了討論，對如何有效的完善企業(yè)檔案工作，充分的開發(fā)利用檔案信息價值進行了研究和探討。

1 企業(yè)檔案概述

企業(yè)檔案是對企業(yè)經(jīng)營、發(fā)展過程中的各個階段的經(jīng)營情況、業(yè)務開展、人事變動等方面相關信息進行記錄的一類文件。企業(yè)檔案管理工作的開展最終的目的是使檔案所蘊含的信息價值能夠運用到實際的企業(yè)生產(chǎn)、發(fā)展當中，而企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作是發(fā)揮其檔案信息價值的最主要途徑。企業(yè)檔案中不僅記錄了企業(yè)的發(fā)展歷史，同時通過對檔案中的記錄內容進行分析總結還能夠反映出企業(yè)業(yè)務相關的一些市場發(fā)展規(guī)律等信息，對于企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的意義。因此，企業(yè)必須要重視并加強對檔案的利用開發(fā)，其重要意義主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

首先，企業(yè)檔案利用能夠最大程度的體現(xiàn)檔案資料的價值，企業(yè)通過對檔案中的內容信息進行有效的分析和總結，能夠準確、客觀的對企業(yè)過去的經(jīng)營情況、發(fā)展歷史等進行研究，進而通過定量分析、定性分析等方式發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展過程中的一些相關規(guī)律，并對新時期企業(yè)進一步發(fā)展的需求進行分析、預測或確認，為企業(yè)未來的發(fā)展提供良好的指導。尤其是在現(xiàn)代計算機技術不斷發(fā)展的背景下，對于檔案內容的分析效率、準確性以及專業(yè)性大大提高，各種專業(yè)化檔案管理軟件、大數(shù)據(jù)分析技術、檔案管理系統(tǒng)平臺的出現(xiàn)和應用大大提高了檔案管理的效率，為檔案資源的開發(fā)利用奠定了良好的技術基礎，對檔案內容的發(fā)掘深度和廣度也較過去大大增加，進而能夠更好的發(fā)揮出檔案在企業(yè)發(fā)展中的促進效果，檔案開發(fā)利用工作的地位在企業(yè)中明顯提升。

其次，將檔案開發(fā)利用工作對于企業(yè)發(fā)展的促進作用微縮到檔案工作本身，對于企業(yè)檔案工作得到開展也能夠起到良好的推動效果。例如，企業(yè)通過在對檔案進行開發(fā)利用的同時建立起相應的信息反饋機制，對檔案工作中出現(xiàn)的問題和缺陷進行分析討論，明確新時期企業(yè)發(fā)展對于檔案工作的新要求、新需要，從而指導檔案工作更好的為企業(yè)發(fā)展提供服務;加強檔案利用開發(fā)工作可以更加全面的發(fā)現(xiàn)以往檔案管理工作中存在的質量、效率等方面的問題，進而促使企業(yè)加強檔案管理鑒定環(huán)節(jié)，保障檔案內容準確性、客觀性、完整性，為檔案管理以及開發(fā)利用工作奠定基礎;加強檔案利用開發(fā)工作充分發(fā)揮檔案價值能夠使企業(yè)管理者以及其他職工群眾認識到檔案工作的重要性，有利于檔案宣傳工作在企業(yè)內部的開展，提高相關人員對檔案工作的重視和配合程度，也能夠為檔案工作的順利開展提供良好的保障。

由此可見，企業(yè)檔案開發(fā)利用工作的加強能夠對企業(yè)發(fā)展發(fā)揮一定的促進作用，同時其對檔案工作本身的推動又能夠反過來提升檔案資源的更好利用，進而形成一個良性循環(huán)，為企業(yè)新時期的發(fā)展提供有力的支持和保障。

2 企業(yè)檔案利用中存在的主要問題

企業(yè)檔案的開發(fā)利用對于企業(yè)發(fā)展有著重要意義，不過在當前企業(yè)檔案工作的實際開展中還存在著一定的問題，對檔案資源價值的發(fā)揮造成了一定的影響和阻礙，其問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 檔案工作機制不完善

在一個企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展過程中，所產(chǎn)生的檔案形式較為復雜，檔案來源較為廣泛。例如，企業(yè)檔案中涵蓋了來自行政、財務、人事等多個部門的工作信息，其內容上則有著文字、照片、錄音、錄像、實物等多種形式，檔案資料總量較為龐大。企業(yè)要想對其進行有效的管理和開發(fā)利用，就必須要建立起良好的檔案工作制度。

當前部分企業(yè)檔案工作制度上存在著一些問題，主要表現(xiàn)為企業(yè)中各部門的檔案共享和權限開放等方面的工作不到位，從而導致了檔案的開發(fā)利用無法有效的進行，檔案利用的便利性存在著一定的缺陷。其次，部分企業(yè)在檔案管理上仍然采取傳統(tǒng)的管理制度和方法，而沒有意識到新時期企業(yè)發(fā)展對檔案管理、開發(fā)利用的新要求，進而導致了相關制度無法滿足工作需要，出現(xiàn)了缺乏監(jiān)督機制、缺乏統(tǒng)一的管理標準、管理責任落實不到位等情況。最后，由于企業(yè)檔案工作相關制度不到位，導致其在檔案質量的管理上也存在著一定的問題。例如，檔案內容不完整，歸檔率不高;檔案內容與企業(yè)實際情況不符;檔案規(guī)范性較差，保存雜亂等。企業(yè)檔案質量較差不僅會影響檔案內容的時效性、完整性、專業(yè)性，導致在檔案信息分析時無法獲得正確的信息，影響企業(yè)發(fā)展，甚至還可能會埋下一定的隱患或帶來巨大的損失。

2.2 檔案工作人員水平不高

企業(yè)中檔案工作人員的素質水平不高也給檔案的利用造成了一定的影響。造成這一問題的主要原因一方面是企業(yè)對檔案工作不夠重視，在檔案人才隊伍的建設上給予的支持力度不足，人才引進和培訓教育工作開展不到位，對于檔案人員缺乏科學的管理和考核;另一方面則是部分檔案工作人員對于自身崗位工作的認識不到位，認為檔案工作就是對相關文檔、資料進行整理和保管以及提供檔案查詢服務，進而導致其對待工作不夠認真，缺乏責任感，缺乏積極向上和自我學習提高的意識。

此外，由于企業(yè)以及部分檔案人員對于檔案工作認識不到位，認為該工作就是簡單的文件整理，缺乏檔案開發(fā)意識。企業(yè)檔案資料的開發(fā)利用工作落實不到位，或者對企業(yè)檔案的開發(fā)深度不足，沒有充分對檔案的內容進行發(fā)掘和利用，從而導致了檔案中蘊含的信息價值無法在企業(yè)發(fā)展中獲得良好的體現(xiàn)。

2.3 檔案信息化建設有待加強

在當前信息技術飛速發(fā)展的社會背景下，信息技術在各個行業(yè)中獲得了廣泛的應用，在檔案工作中應用相關技術可以有效的提高檔案管理效率和數(shù)據(jù)發(fā)掘深度。因此，檔案信息化、數(shù)字化建設成為新時期檔案工作發(fā)展的一個必然趨勢。例如，信息化技術的應用能夠實現(xiàn)檔案管理工作與企業(yè)業(yè)務數(shù)據(jù)庫的前端對接，進而在相關工作的開展中可以直接的獲取相關數(shù)據(jù)，保證元數(shù)據(jù)收集的完整性，以及檔案查找、利用范圍的擴大。

盡管當前多數(shù)企業(yè)都十分重視檔案信息化、數(shù)字化建設的開展，并進行了相應的投入，但在部分企業(yè)中信息化的建設實際效果卻不盡人意，信息化檔案管理效率和服務水平無法滿足企業(yè)發(fā)展需要。其中常見的問題主要有：檔案信息化相關的軟硬件設施建設落后，存在著設備老舊、長期使用、故障頻發(fā)的情況;企業(yè)檔案資料內容龐大，傳統(tǒng)紙質檔案向電子檔案轉化的進度十分緩慢，缺乏相關標準;在電子檔案的原始性、憑證價值以及安全性保障等方面缺乏良好的解決方案，相關問題還在進一步討論;信息化檔案開發(fā)利用理念落后，對相關技術的應用不足等。

3 企業(yè)檔案利用問題的解決策略

針對上述在企業(yè)檔案開發(fā)利用工作中存在的問題，企業(yè)必須要積極地采取有效措施進行解決和完善，從而充分的發(fā)掘企業(yè)檔案價值，為企業(yè)發(fā)展提供更好的支持。針對上述問題，企業(yè)可以從以下幾個方面著手采取相關措施。

3.1 完善企業(yè)檔案工作的相關制度

3.1.1 規(guī)范企業(yè)檔案質量標準

良好的檔案質量是對發(fā)掘信息價值的基礎，而檔案質量的保障則需要完善的質量標準和管理規(guī)范作為支撐。因此，企業(yè)在加強檔案開發(fā)利用工作是時必須要對完善檔案質量的相關標準和規(guī)范。例如，企業(yè)要針對檔案的收集、編制、歸檔等工作環(huán)節(jié)提出明確要求，加強對檔案資料采集整理過程中的質量控制;企業(yè)要對檔案的內容格式、表述等方面提出明確要求，如文字描述應準確、詳細，圖片、視頻等要清晰、色彩還原，做好對時間、地點等相關標簽信息的標注。此外，企業(yè)還要建立起相應的檔案質量監(jiān)督審核工作，對于質量審核不通過的要退回重新編制;做好檔案儲存管理工作，檔案獨立成卷，單獨存放，保證儲存環(huán)境恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。

3.1.2 優(yōu)化企業(yè)檔案工作流程

企業(yè)要完善檔案工作的開展的相關制度建設，結合新時期企業(yè)發(fā)展需要對檔案工作流程進行優(yōu)化。例如，對于工程項目建設的相關單位來說，在檔案采集上要充分利用現(xiàn)代技術，如無人機航拍、遙感技術、GIS技術等，提高檔案信息收集效率和全面性;在檔案管理以及開發(fā)利用上要結合相關項目建設以及企業(yè)發(fā)展的收集需求，以及檔案的開發(fā)利用效果為核心，明確檔案工作開發(fā)方向和目標，及時發(fā)展項目建設中可能與遇到的爭議、歷史遺留問題或其他問題;加強企業(yè)內部檔案管理部門與各業(yè)務部門之間的交流溝通，完善檔案權限的開放，從而為檔案利用工作提供更好的支持;加強與城建等相關部門的合作和檔案共享，為企業(yè)發(fā)展和工程建設提供更好的檔案服務。

3.1.3 加強檔案考核制度建設

為了保證企業(yè)檔案管理和開發(fā)利用工作的有效開展，還要加強對檔案工作考核制度的建設。企業(yè)要針對檔案工作的質量、檔案開發(fā)利用效果等方面制定出相應的考核標準，對于企業(yè)檔案工作的各個環(huán)節(jié)、各項職責進行劃分，將相關工作的責任落實到個人，并將考核結果與相關崗位人員的薪酬、獎金、晉升等方面進行掛鉤，從而保障檔案管理和利用工作的高質量展開。此外，企業(yè)在完善檔案考核制度的同時還要建立起檔案工作反饋制度，從而實現(xiàn)將考核工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋到企業(yè)相關領導及檔案管理部門，推動檔案利用工作的更好進行。

3.2 提高企業(yè)檔案人員的素質水平

3.2.1 加強高素質檔案人才的引進

企業(yè)要充分認識到檔案開發(fā)利用對于新時企業(yè)發(fā)展的重要性，積極通過與相關高校、培訓機構等進行合作定向引進人才，或者從人才市場上招聘相關人才，加強企業(yè)檔案人才隊伍建設。在企業(yè)引進人才的過程中，相關管理者要了解檔案開發(fā)利用工作的相關內容，結合當前企業(yè)對檔案工作的需要并通過與檔案部門人員進行溝通了解當前工作中的不足，從而保證引進的是企業(yè)檔案良好利用所急需的人才。

3.2.2 加強對檔案工作人員的培訓教育

相較于新引進的檔案人才，現(xiàn)有檔案人員對于企業(yè)有著更好的忠誠度，對于企業(yè)狀況也更加了解。因此，企業(yè)要加強對檔案人員的培養(yǎng)教育工作，通過定期組織相關人員參加培訓學習，對其檔案理論、管理能力、檔案開發(fā)能力、信息技術水平以及職業(yè)道德、政治素質等方面進行提高，使其能夠更好的滿足新時期企業(yè)檔案工作的開展需要。

3.2.3 完善檔案工作相關激勵措施

企業(yè)在引進檔案人才以及對檔案工作人員進行培訓教育的同時，為了保證企業(yè)對人才的良好吸引力以及檔案人員參與培訓的積極性，企業(yè)要在相關激勵措施方面進行完善。首先，企業(yè)可以通過提高檔案人員待遇，在檔案考核工作的基礎上，對于工作效率較高、質量較好的人員給予一定激勵，包括薪酬、獎金等物質獎勵，表彰、表揚等精神獎勵以及提供上升渠道、對困難職工做好關懷慰問等方式，從而有效的增強企業(yè)檔案人員的積極性、責任感和歸屬感，積極提升自己，在檔案工作中貢獻出更多的力量。

3.3 加快企業(yè)檔案管理信息化建設

3.3.1 加強對檔案信息化的多方面支持

企業(yè)要認識到新時期檔案信息化的發(fā)展趨勢以及其對檔案利用效率提升的重要意義，在制度、人力、物力、資金等多個方面給予相應的支持。例如，在制度方面企業(yè)要針對檔案信息化管理的特點對檔案采集、編制、歸檔、管理等工作環(huán)節(jié)提出相關要求并建立起相應制度，制定符合檔案信息化需要的相關標準;在人力方面，企業(yè)在引進檔案人才以及相關培訓工作中要加強對信息技術水平的重視，保證相關人員具有良好的信息技術應用能力和信息化管理水平;在物力及資金方面，企業(yè)要加強對檔案信息化建設所需要的軟硬件設施的投入和建設，保證相關設備具有足夠的性能滿足檔案信息化管理以及檔案分析利用等工作的需要，完善企業(yè)內部網(wǎng)絡建設、做好檔案數(shù)據(jù)庫保障措施等。

3.3.2 加強信息技術在檔案利用工作中的應用

在檔案信息化管理的背景下，企業(yè)要建立起相應的檔案資源開發(fā)體系來加強對檔案資料的發(fā)掘和利用。首先，企業(yè)要完善紙質檔案向電子檔案轉化策略，針對需求大、利用率高、信息價值較高的檔案資源優(yōu)先進行數(shù)字化，通過統(tǒng)籌規(guī)劃實現(xiàn)企業(yè)傳統(tǒng)紙質檔案資源有條不紊、及時準確的轉化為電子資料，并建立起檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案的開發(fā)利用奠定基礎。其次，企業(yè)要積極加強對大數(shù)據(jù)、云計算等技術在檔案開發(fā)中的應用，提高對檔案資料分析的有效性，為企業(yè)的經(jīng)營、決策和發(fā)展提供準確的數(shù)據(jù)支撐。再次，企業(yè)在開發(fā)檔案數(shù)據(jù)的過程中要注意結合企業(yè)發(fā)展實際需求，根據(jù)當前政策導向、市場發(fā)展趨勢，以推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展為目標，科學、合理開發(fā)和利用檔案資源，幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)和解決新時期發(fā)展可能遇到的各種問題。最后，企業(yè)要重視檔案開發(fā)利用在實際工作中的應用效果，通過檔案工作信息反饋制度，對檔案的開發(fā)利用過程以及數(shù)據(jù)應用效果進行監(jiān)督管理，并根據(jù)反饋信息對檔案利用工作進一步完善。

4 結語

綜上所述，新時期企業(yè)的發(fā)展要重視對檔案的開發(fā)利用。針對當前企業(yè)檔案工作中存在的一些問題，企業(yè)要積極采取有效措施，通過加強相關制度建設，加強檔案人才隊伍建設、加快檔案信息化管理建設等方式，從而充分的發(fā)掘出檔案的信息價值，為企業(yè)的發(fā)展提供良好保障。

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