淺析新時(shí)期檔案信息化建設(shè)

薄一博

摘 要：當(dāng)今社會(huì)信息化迅猛發(fā)展，電子信息資源豐富繁雜，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案開(kāi)始廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，這對(duì)電子檔案管理流程工作提出了新的挑戰(zhàn)。本文在分析如何將文件、錄像、照片等原始記錄轉(zhuǎn)化為電子信息的基礎(chǔ)上，探索將高效真實(shí)的信息提供給使用者的有效途徑。

關(guān)鍵詞：信息資源;檔案信息化;電子檔案管理

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先的可視記錄識(shí)別轉(zhuǎn)變成了依賴(lài)機(jī)器識(shí)別的代碼型，也就是電子檔案，進(jìn)而檔案管理模式也從傳統(tǒng)的手工模式不斷變化其管理流程。檔案管理者需轉(zhuǎn)變觀念、開(kāi)拓創(chuàng)新、勇于實(shí)踐，要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為人民服務(wù)，并加強(qiáng)各項(xiàng)事物的管理，促使檔案管理緊跟時(shí)代步伐。

1 充分理解檔案信息化建設(shè)的科學(xué)內(nèi)涵

1.1 在現(xiàn)代化電子檔案建設(shè)過(guò)程中必須重新思考檔案管理理論和方法

由于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的大范圍應(yīng)用，新的檔案管理理論和方法不斷涌現(xiàn)，進(jìn)而遇到并提出了一系列傳統(tǒng)檔案管理沒(méi)有遇到過(guò)的新的問(wèn)題。如機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問(wèn)題、檔案管理人員的綜合能力問(wèn)題、電子檔案的管理問(wèn)題、電子檔案的收集鑒定問(wèn)題、數(shù)字化檔案館的建設(shè)問(wèn)題等等。對(duì)這些在檔案信息化過(guò)程中遇到的新問(wèn)題，檔案界都必須有相應(yīng)的理論和技術(shù)支持。

1.2 電子檔案建設(shè)的根本目標(biāo)是提高檔案信息化的管理水平

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須創(chuàng)建科學(xué)有效的電子檔案管理系統(tǒng)，充分合理的使用電子檔案。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，在這過(guò)程中，伴隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)水平的提高及其在檔案管理過(guò)程當(dāng)中各種應(yīng)用范圍的擴(kuò)大，人們要做好幾項(xiàng)工作：1）對(duì)收集而來(lái)的資料進(jìn)行規(guī)范化管理，保護(hù)信息資源原始性的同時(shí)改進(jìn)電子檔案的管理流程;2）根據(jù)信息資源的收集與處理流程來(lái)設(shè)計(jì)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件程序，使之更好的為電子檔案工作服務(wù);3）在電子檔案的保管中建立完善的控制程序與制度，確保電子檔案的安全。

另外，電子檔案建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)作出調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與問(wèn)題也會(huì)表現(xiàn)出一定的差異。所以，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須立足當(dāng)前并認(rèn)識(shí)長(zhǎng)遠(yuǎn)，坦然面對(duì)并解決檔案信息化過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)的種種問(wèn)題，進(jìn)而提高檔案信息化的管理水平。

2 檔案信息化過(guò)程中電子檔案在實(shí)際應(yīng)用中的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化辦公等事物在我國(guó)這十幾年的發(fā)展來(lái)看，促使了電子檔案等的生成，也使得檔案信息的生成方式發(fā)生了很大的變化，諸如文件的起草、簽發(fā)等過(guò)程可以在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下更快捷方便的進(jìn)行，這樣電子檔案的利用方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的利用方式就會(huì)出現(xiàn)很大的差異。這就要求電子檔案的管理者具備更高的計(jì)算機(jī)科學(xué)知識(shí)，所以，現(xiàn)代檔案工作的重點(diǎn)也應(yīng)該適應(yīng)數(shù)字化管理的需求，從實(shí)體紙質(zhì)等檔案管理轉(zhuǎn)變成對(duì)信息資源的管理，以信息管理為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門(mén)類(lèi)的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行處理，使之成為可利用和保存的電子檔案。

另外，經(jīng)過(guò)處理的信息資源是可以被共享和多平臺(tái)利用的信息資源，電子檔案資源只有通過(guò)信息化處理，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值，進(jìn)而為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步等各個(gè)領(lǐng)域提供更全面快捷的服務(wù)，使之成為未來(lái)信息化社會(huì)的寶貴資源。由此看來(lái)，檔案信息化工程中電子檔案的應(yīng)用是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3 新時(shí)期推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

3.1 規(guī)范電子文件檔案的收集和管理工作

電子文件的收集和歸檔是檔案信息化的基礎(chǔ)工作，也是最重要的工作之一，確保收集到的信息資源的原始性和真實(shí)性是檔案收集機(jī)構(gòu)的重中之重。檔案部門(mén)要以《電子文件歸檔與管理規(guī)范》為依據(jù)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行鑒別與篩選，加強(qiáng)對(duì)檔案真實(shí)可信度的調(diào)查，確保有價(jià)值的信息資源歸檔，保護(hù)電子檔案的完整、真實(shí)和有效性。

3.2 加強(qiáng)檔案信息化人才建設(shè)

檔案管理人員的整體素質(zhì)決定了檔案信息化進(jìn)程的快慢，檔案管理人員是信息資源與資源使用者之間聯(lián)系的紐帶，起到至關(guān)重要的作用，檔案的信息化過(guò)程中需要大量的具備檔案管理與計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的綜合型人才。檔案人員除了需具備檔案管理技術(shù)以外還需要有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，能熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的錄入與收集工作，還必須懂得一定的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，能夠給用戶(hù)快速提供有效的信息資源。所以，檔案管理部門(mén)不但要配備檔案保護(hù)與管理方面的人才，還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)方面的培訓(xùn)，使他們的能力能夠適應(yīng)新時(shí)期檔案信息化的發(fā)展需求，為未來(lái)信息化社會(huì)提供人才保障。

3.3 建立健全檔案信息安全保障體系

電子檔案固然有很多優(yōu)點(diǎn)，但是信息資源的安全性卻是一個(gè)不可忽視的問(wèn)題，對(duì)于檔案信息化建設(shè)中所遇到的安全性問(wèn)題主要有兩個(gè)方面：其一是檔案信息安全儲(chǔ)存，信息儲(chǔ)存中要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)和計(jì)算機(jī)防護(hù)意識(shí)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的監(jiān)控，采取各種手段和措施來(lái)確保信息的安全。其二是檔案信息的安全利用，這就要求管理者做好網(wǎng)絡(luò)身份認(rèn)證和密匙管理，設(shè)備要安裝殺毒軟件和防火墻，防止病毒和黑客的入侵，各種數(shù)據(jù)要及時(shí)進(jìn)行備份和銷(xiāo)毀。一方面確保信息能夠安全儲(chǔ)存，一方面保證了信息的安全管理。

綜上所述，現(xiàn)代檔案管理必須向著檔案信息化發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用在未來(lái)社會(huì)必將成為主流，而科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、不斷提高管理水平才能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

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