事業(yè)單位檔案管理信息資源建設(shè)及共享模式

摘 要：社會經(jīng)濟快速的發(fā)展，促進了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進步，隨之而來社會的信息化速度也逐步加快，社會經(jīng)濟活動和人們的生產(chǎn)生活，都與信息化建立了緊密的聯(lián)系，使事業(yè)單位的檔案管理也順應(yīng)時代的進步，進入了信息化管理時代。在政務(wù)信息化的帶動下，事業(yè)單位開始重視檔案管理信息資源的建設(shè)，加大了人員和資金的投入，建立方便快捷的檔案信息管理平臺，實現(xiàn)檔案信息的資源共享，不但提高了事業(yè)單位的工作效率，還為人們提供了資源共享平臺，簡化了工作流程，提高了服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息資源;共享模式

檔案中擁有人們重要的身份信息，記錄著人們的生活歷程，在人們的社會活動中起著不可忽視的作用。作為檔案的管理部門，對這些數(shù)量巨大的檔案實行有效的管理，成為事業(yè)單位的工作重心，并在不斷的探索使用新的管理方式來優(yōu)化檔案的管理工作，網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，使事業(yè)單位的檔案管理進入了信息化管理時代。

1 事業(yè)單位檔案管理信息資源建設(shè)的價值

1.1 事業(yè)單位檔案管理信息資源建設(shè)是社會發(fā)展的需要

如今，人們已經(jīng)步入信息化時代，信息資源已經(jīng)成為人們生產(chǎn)生活中不可缺少的一部分。具有龐大信息數(shù)據(jù)的檔案，在經(jīng)濟活動和社會活動中具有重要的作用，因此檔案管理信息資源建設(shè)越發(fā)顯得重要，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使社會信息化逐步發(fā)展完善，為檔案的信息化建設(shè)提供了技術(shù)和社會環(huán)境的支持。傳統(tǒng)檔案管理愈發(fā)顯得不適應(yīng)現(xiàn)今社會的需要，所以要使用新的管理方法來完善檔案的管理工作。

1.2 政務(wù)信息化要求事業(yè)單位檔案管理信息資源建設(shè)

政務(wù)信息化迫切需要事業(yè)單位建立檔案管理信息資源建設(shè)。政府在網(wǎng)上開始實現(xiàn)政府辦公，通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)網(wǎng)上信息披露、發(fā)布政策、發(fā)布政務(wù)信息、政府采購與招標等諸多政府工作內(nèi)容，實現(xiàn)了政務(wù)信息化。網(wǎng)上政務(wù)管理系統(tǒng)已經(jīng)成為政府與各級機關(guān)單位溝通的重要平臺。在政府公文處理中，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)存在諸多不足，引起事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的不斷重視，在政務(wù)信息化的要求下，逐步完善事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)。

1.3 信息技術(shù)為檔案管理信息資源建設(shè)提供助力

信息化的社會環(huán)境，使人們認識到檔案的重要作用?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等技術(shù)不斷的發(fā)展，為檔案的信息化管理提供了有利的技術(shù)支持，通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以使檔案管理步入信息化時代，為人們提供更加便利快捷的服務(wù)。我國網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)逐步完善，為檔案的信息化建設(shè)提供了環(huán)境的支持。

2 事業(yè)單位檔案管理信息資源建設(shè)

檔案是人們?nèi)粘９ぷ魃罡麟A段的真實記錄，是人們在社會活動中的一種重要體現(xiàn)，還是一個人生活經(jīng)歷的簡單敘述。我國人口眾多，人事檔案數(shù)量巨大，為了減少事業(yè)單位檔案管理的工作壓力，使檔案管理信息資源建設(shè)能夠順利有效的開展，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立檔案信息管理平臺，實現(xiàn)檔案管理的信息化，從而實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺。

2.1 事業(yè)單位檔案管理信息資源建設(shè)資源共享的特點

1）檔案信息的真實性。檔案是對人們生產(chǎn)生活的階段性記錄，是最真實發(fā)生的事情，所以大難具有很強的真實性2）檔案信息的歷史性。檔案記錄人們的社會活動，反應(yīng)過去的各個階段發(fā)生的事情，具有歷史性的特點，對人們的社會活動的主要事件進行提取，并且及時的編輯和處理。3）檔案信息的分散性。檔案記錄過程中，因記錄人的不同，每個檔案都有自己的獨特之處，并且對檔案進行了不同的分類，按檔案的形式、檔案的性質(zhì)、檔案的所有制形式進行了很細致的分類，使檔案過于分散。4）檔案信息的社會性。檔案主要體現(xiàn)人們的社會活動，所以具有一定的社會性。人事檔案同時也是對過去歷史的一種體現(xiàn)，具有一定的歷史研究價值和社會價值。

2.2 事業(yè)單位檔案管理信息資源建設(shè)的方向

1）事業(yè)單位檔案管理電子檔案的應(yīng)用。將檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段轉(zhuǎn)換為電子檔案，實現(xiàn)檔案的信息化管理，極大的提高事業(yè)單位的工作效率，實現(xiàn)檔案信息的共享。2）事業(yè)單位信息化檔案管理人才的培養(yǎng)。檔案管理人才的培養(yǎng)分為兩個方面，一方面是檔案管理信息系統(tǒng)的建立，需要專業(yè)的軟件開發(fā)人員的研發(fā)和管理，系統(tǒng)要實現(xiàn)各部門之間和不同單位之間的信息傳遞、信息共享、信息存儲等功能。系統(tǒng)同時還要具有網(wǎng)絡(luò)安全的保障功能，使用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等，來提高數(shù)據(jù)庫的安全性;另一方面是檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，加強檔案管理的理論知識的培訓(xùn)，并且熟練應(yīng)用檔案管理信息平臺，提高工作人員的檔案管理水平，做好事業(yè)單位的檔案管理工作。

3 建立信息資源共享模式

3.1 事業(yè)單位檔案管理信息資源共享平臺的建立

事業(yè)單位檔案管理信息資源共享平臺是依托于網(wǎng)站建立的，檔案的信息主要由專門的服務(wù)器進行存儲，用戶在網(wǎng)站頁面可以完成信息的查閱和搜索工作，但不可以進行修改操作。

1）檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)設(shè)置獨立的數(shù)據(jù)傳輸線路，實現(xiàn)事業(yè)單位使用內(nèi)網(wǎng)進行檔案信息管理平臺的操作，完成數(shù)據(jù)的上傳、查閱、檔案修改等工作，使用內(nèi)網(wǎng)可以杜絕外來的網(wǎng)絡(luò)攻擊，保護數(shù)據(jù)庫信息的安全。還可以應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)與其他單位建立資源共享模式，同時要加強網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)，防止數(shù)據(jù)庫中的信息丟失。2）面向公眾的檔案信息平臺，將網(wǎng)站與事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)庫進行連接，約束用戶的操作功能，通過安全登錄，并且只能進行簡單的查閱、留言等功能。

3.2 實現(xiàn)檔案信息管理的共享區(qū)域的整體控制

信息共享的整體控制是由單位的領(lǐng)導(dǎo)者來實現(xiàn)的，單位領(lǐng)導(dǎo)將檔案信息進行整合，整合之后的檔案信息再下發(fā)到單位的相關(guān)部門，部門工作人員逐個整理檔案信息之后，在將檔案上傳至共享平臺的網(wǎng)站，供用戶查看，完成這一系列的操作，實現(xiàn)共享區(qū)域的整體控制。供用戶查看的檔案要符合一定的標準和要求，方能上傳到共享平臺的網(wǎng)站上。事業(yè)單位人員只能通過內(nèi)網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息的查詢、修改和整理工作。外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)使用物理隔離的方式，來確保事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫的安全。對事業(yè)單位的檔案資源進行調(diào)查時，要做到全面的調(diào)查，對事業(yè)單位的檔案數(shù)量、檔案種類、檔案的時間等重要信息要有足夠的了解和掌握，在調(diào)查的過程中也要注意檔案的使用狀況，分析整理之后，向上級領(lǐng)導(dǎo)做好報告。通過公眾對檔案的使用方式進行調(diào)查，可以確認信息共享平臺的各項功能，完成信息共享平臺的建立。

3.3 建立事業(yè)單位檔案信息管理共享區(qū)域

在政務(wù)信息化的要求下，事業(yè)單位已經(jīng)完成了各自的檔案管理信息資源的建設(shè)工作，擁有了自己的檔案數(shù)據(jù)庫，并且已經(jīng)得到了初步的應(yīng)用，完成了基本的檔案信息搜索工作。由于數(shù)據(jù)庫已經(jīng)實現(xiàn)了檢索功能，事業(yè)單位在這個基礎(chǔ)上，在單位的內(nèi)網(wǎng)建立具有搜索和查閱功能的信息共享網(wǎng)站，完善單位內(nèi)部的檔案信息共享平臺。

4 結(jié)語

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)正在快速的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理為了適應(yīng)信息化時代人們的需求，正逐步完善檔案的信息化建設(shè)。對復(fù)雜多樣的檔案實行信息化的管理，方便工作人員的檔案管理工作，減輕了工作壓力，并且有助于實現(xiàn)人們對檔案信息的需求，足不出戶便可在網(wǎng)站上查閱到自己需要的檔案信息。在多方需求的助力下，從功能到安全上，事業(yè)單位檔案信息共享平臺正在逐步的得到完善。

參考文獻

[1]陳銀娜.事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)探析[J].文學教育：下，2017（7）：169.

[2]劉蔚.論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，309（04）：74.

作者簡介

劉錦陽（1988-），男，漢族，陜西米脂縣人，大專，現(xiàn)任職于青海省海東市平安區(qū)房屋征收與補償中心，研究方向：檔案管理。