探究公安檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化管理的策略

趙惠賢

摘 要：有序開展公安檔案管理工作，提升公安檔案管理的規(guī)范性以及標(biāo)準(zhǔn)性，這并不是個人或者一個部門可以獨立完成的事情，而是需要各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，以及公安部門貫徹落實檔案相關(guān)條例和各部的通力合作。加強公安檔案的管理工作，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，有利于提高公安檔案管理團隊的管理能力，有利于樹立公安部門樹立良好形象，有利于提高檔案利用價值，因此實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化是很重要的。

關(guān)鍵詞：公安檔案工作;規(guī)范化;管理;策略

公安檔案指的是公安機關(guān)在執(zhí)行國家相關(guān)法律賦予的行動期間所產(chǎn)生的文件資料，這些文件資料都是具有法律效益和保管價值的綜合性檔案。其中公安檔案還可以細分成很多種類，主要有文書檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案會計檔案等。公安檔案對公安工作順利進行有促進的作用，因為它可以記錄整個案件發(fā)生的過程，以備在今后判定犯罪行為的過程中作為最有效的法律證據(jù)。以此同時，公安檔案對促進社會和諧發(fā)展起著重要的作用。因為在一些案件審查中，如果發(fā)現(xiàn)疑似的情況或者是被遺忘的部分，可以及時記錄在文檔之中，便于之后在復(fù)審的時候找到突破口，鏟黑除惡，為社會打造一個安全有序的環(huán)境。但是目前很多公安機關(guān)把關(guān)注點過度放地在破案上，而忽略公安檔案管理工作。現(xiàn)結(jié)合目前的公安檔案工作的實際情況，對基層公安檔案管理工作進行了簡要的分析，并提出檔案規(guī)范化管理的一些建議。

1 檔案管理工作中存在的問題

第一，對檔案安工作的重要性認識不夠，把檔案工作作為突擊性、臨時性、應(yīng)付性工作。第二，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，很多檔案員沒有參加專業(yè)的檔案培訓(xùn)，業(yè)務(wù)技能差。第三，檔案利用效果差，民警很少利用檔案。第四，檔案信息化管理水平低，檔案員計算機水平低。第五，檔案設(shè)備施設(shè)落后，缺乏經(jīng)費。

2 檔案管理規(guī)范化的建議

第一、加強公安檔案管理工作，提高檔案管理意識。一要提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識，明確公安機關(guān)“一把手”是檔案管理工作的第一責(zé)任人，把檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)的政績考核中。二要提高民警的檔案管理意識，在民警的警銜培訓(xùn)的時候，加入檔案管理培訓(xùn);在日常公安工作中，定期組織負責(zé)檔案工作的民警進行檔案管理培訓(xùn)。三要提高檔案員的檔案管理意識，定期組織檔案員進行培訓(xùn)，提高其對檔案工作的認識;定期抽查或者檢查檔案工作，避免檔案員平時不做，檢查的時候才做的現(xiàn)象;貫徹落實獎懲制度，對做得好的檔案員進行獎勵，對做得差的檔案員進行相應(yīng)的處罰，調(diào)動檔案員的積極性，避免“做不做都一樣，好不好，反正工資都不少”。檔案管理工作是公安工作的一項基礎(chǔ)性工作，是一項需要堅持的工作，是一項長期的工作，提高檔案管理的意識，促進各級公安機關(guān)把檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)性工作來落實。

第二、健全公安檔案管理制度，在公安檔案管理的過程中，不僅需要提高對檔案管理的認識，還需要健全檔案管理制度，確保檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。所謂無規(guī)則不成方圓。一要根據(jù)國家《檔案法》、《公安派出所檔案管理辦法》、《機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作建設(shè)規(guī)范》等相關(guān)條例，建立相應(yīng)的檔案制度，比如：《檔案保密制度》、《檔案利用效果》、《檔案借閱制度》、《檔案員保密守則》等。二要建立科學(xué)用人制度，保障隊伍穩(wěn)定發(fā)展。配備專門的檔案員負責(zé)檔案管理工作，把檔案工作作為一項長期的、日常的工作來抓，除了對民警進行檔案管理外，還需要打造一支業(yè)務(wù)能力強，政治素質(zhì)好，責(zé)任心強，相對穩(wěn)定的隊伍，協(xié)助完成檔案管理工作，使檔案工作不間斷、不脫節(jié)，保證檔案工作的持續(xù)性和連貫性。三要建立獎懲制度，加強檔案員的考核。對檔案工作進行定期檢查或者抽查，督促各部門按時完成檔案管理工作，對沒有按時按要求完成檔案工作的單位予以通報批評，對于按時按要求完成工作的單位進行表揚，還要把檔案工作績效作為檔案員年度考核的一項指標(biāo)。

第三、增撥專項資金，提供經(jīng)費保障。所謂“兵馬不動糧草先行”，要加強檔案管理工作，必須先有充足的經(jīng)費作為支撐。要把每一年的檔案預(yù)算納入單位年度預(yù)算里，這筆預(yù)算作為檔案室的改擴建、檔案設(shè)備的更新、檔案員的培訓(xùn)、檔案材料的采購、檔案員的獎勵等。加大對檔案管理的投入，積極改善和配備專業(yè)的安全設(shè)備，創(chuàng)造良好的檔案環(huán)境，為檔案管理規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。

第四、加強數(shù)字化建設(shè)，提升檔案信息化水平。檔案信息化是新時代的必然趨勢，實現(xiàn)資源共享是新時期的客觀要求。檔案工作是公安工作的一個重要組成部分，而檔案作為一種信息資源，在公安機關(guān)打擊犯罪、維護社會穩(wěn)定的工作中起著越來越重要的作用。在這個大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字化建設(shè)水平的提高有利于檔案信息化水平的提高，有利于檔案規(guī)范化水平的提高，有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化水平的提高。尤其在戶籍檔案、治安管理、刑事偵察方面起到越來越重要的作用。

第五、做好檔案編研工作，提高檔案利用效率。公安檔案管理工作不僅僅限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、人事檔案、會計檔案等，還包括編研資料。很多時候，檔案員往往忽略了編研資料的編寫，以為只有把以上幾種檔案做好就可以了，其實不是的，常見的編研資料有以下幾種：檔案管理臺賬、檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編、領(lǐng)導(dǎo)任免、年度總結(jié)、年度計劃、組織沿革、檔案移交登記、檔案利用效果、檔案查閱登記、檔案借閱登記、檔案銷毀清冊、溫濕度登記表等。開展檔案編研工作，可以推動檔案規(guī)范化建設(shè)，特別是促進檔案收集，進一步豐富館藏，改善結(jié)構(gòu);開展檔案編研工作，可以整合檔案信息資源，逐步實現(xiàn)館際及檔案部門與其他信息保管單位之間的資源共享;開展檔案編研工作，可以不斷提高檔案員的綜合素質(zhì)，加強檔案人才隊伍建設(shè);開展檔案編研工作，可以更加有效地實現(xiàn)檔案的價值，提高檔案工作的社會地位，使檔案事業(yè)步入全面協(xié)調(diào)發(fā)展的軌道。

3 檔案管理規(guī)范化的意義

檔案管理規(guī)范化有利于打擊違法犯罪，有利于警務(wù)創(chuàng)新，有利于提高執(zhí)法效率。檔案規(guī)范化是現(xiàn)代檔案管理的重要基礎(chǔ)，也是檔案管理信息化建設(shè)的必由之路，所以實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化是公安工作一項非常重要的工作，應(yīng)常抓不懈，把它作為一項日常的、長期的、重要的工作來抓。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著社會的發(fā)展， 檔案管理的工作在公安機關(guān)單位開始慢慢被忽視了，公安部門應(yīng)該將檔案管理工作全面發(fā)展落實下去，不僅如此，還需要健全檔案管理工作的相關(guān)制度，各級部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)協(xié)助配合，做好相關(guān)宣傳工作，提高民警對于檔案工作管理規(guī)范化的意識，提高檔案的使用價值。當(dāng)警校對警員進行培訓(xùn)指導(dǎo)的時候可以加強他們對于檔案管理工作的學(xué)習(xí)，并且在今后的工作中時時刻刻牢記其重要性，加強檔案管理工作的規(guī)范制度，是為了國家長遠的發(fā)展，安定民心，全面建設(shè)法治社會是每個民警以及公民的義務(wù)，加強管理工作規(guī)范化是很有必要的。

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