檔案數(shù)字化建設(shè)對提高高職院校檔案管理工作的意義和方法

張慧

摘 要：高職院校的檔案記錄了院校的發(fā)展歷史，還能為高職院校的發(fā)展與規(guī)劃提供重要的依據(jù)，檔案管理工作在高職院校的發(fā)展與管理當(dāng)中十分重要。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等的發(fā)展與運(yùn)用，高職院校的檔案管理工作也在不斷地創(chuàng)新發(fā)展，逐漸的向智能化、數(shù)字化、信息化方向發(fā)展。通過將信息數(shù)字化技術(shù)科學(xué)合理的運(yùn)用到檔案管理工作中，提高了檔案管理的水平和效率，促使檔案管理工作發(fā)揮更大的價(jià)值作用。本文主要分析了檔案數(shù)字化建設(shè)對提高高職院校檔案管理工作效率的意義，探討和分析高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑，希望對高職院校檔案管理數(shù)字化、信息化、高效化發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化建設(shè);高職院校;檔案管理工作;意義;途徑

檔案管理工作是高職院校管理工作的重要組成部分，高職院校在發(fā)展與管理中需要重視做好檔案管理工作。隨著信息技術(shù)的推廣與應(yīng)用，高職院校也在推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、信息化建設(shè)，通過這樣的方法提高檔案管理工作的水平和工作的效率，從而為高職院校的發(fā)展與規(guī)劃提供更加全面的、更加準(zhǔn)確的信息和數(shù)據(jù)依據(jù)，促使發(fā)展與規(guī)劃更加的科學(xué)合理。通過強(qiáng)化檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)，促使檔案管理工作不斷的發(fā)揮價(jià)值作用，更好地為高職院校的發(fā)展與管理服務(wù)。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)對提高高職院校檔案管理工作效率的意義

1.1 促使檔案管理工作更好地滿足時(shí)代發(fā)展需求

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)的變革，市場中對于實(shí)用性、綜合性人才的需求越來越大。而且高職院校在發(fā)展過程中所需要管理的信息更加的龐大，信息更加的復(fù)雜。高職院校通過加強(qiáng)檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)，有助于對大量的檔案資料高效化的進(jìn)行管理，降低了檔案管理的難度，提高了檔案管理工作的時(shí)效性。通過做好檔案管理工作，準(zhǔn)確的分析、評(píng)價(jià)學(xué)生的情況，進(jìn)而更加有針對性的展開教學(xué)，促使各項(xiàng)人力資源更加合理的配置，從而有效地提升學(xué)生的就業(yè)概率。通過強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)，促使高職院校的檔案管理工作更加符合時(shí)代需求。

1.2 有助于提高高職院校檔案管理工作的水平

高職院校通過構(gòu)建信息數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)的收集、獲取、分析和整合相關(guān)的信息資源和信息資料，并做好信息的存儲(chǔ)、加工與利用工作，提高了檔案資源的利用效率，促使檔案資源的利用更加的便捷，有助于提高檔案管理工作的效率。通過強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)，有助于提高檔案資源的共享程度，提升了檔案信息和檔案資料的利用價(jià)值，促使檔案管理工作的整體水平不斷的提高。此外，通過推動(dòng)檔案管理工作信息化、數(shù)字化、高效化發(fā)展，促使檔案更加的全面、準(zhǔn)確、及時(shí)，也方便檔案信息的查詢與借閱，進(jìn)而為高職院校的學(xué)生提供更優(yōu)質(zhì)的管理與服務(wù)，為學(xué)生的職業(yè)生涯規(guī)劃與就業(yè)指導(dǎo)提供幫助。

1.3 推動(dòng)高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展

高職院校在發(fā)展與變革過程中，內(nèi)部管理的壓力在不斷的增大。隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量的增多，檔案管理的數(shù)據(jù)信息量也在不斷增大，工作也更加的復(fù)雜。高職院校需要不斷的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，提高檔案管理的工作效率和水平。通過強(qiáng)化高職院校檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)，促使檔案的分類、歸類更加的科學(xué)，更加的具體，能為學(xué)生檔案資料建設(shè)和管理提供更專業(yè)化的服務(wù)。而且有助于高職院校的教學(xué)評(píng)估，實(shí)現(xiàn)對學(xué)生檔案的動(dòng)態(tài)化、綜合化的評(píng)估，更加準(zhǔn)確地、更加全面地了解學(xué)生的需求，使高職院校的管理與規(guī)劃更加的科學(xué)，提供更具有針對性的管理與服務(wù)，促使學(xué)生全面的提高和發(fā)展。通過強(qiáng)化檔案管理數(shù)字化建設(shè)，促使考核評(píng)價(jià)體系不斷的發(fā)展、不斷的完善，促使高職院校的辦學(xué)能力、管理能力不斷的提升。

2 高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑

2.1 組建檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍，提升管理水平

1）加強(qiáng)檔案人員數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)。做好檔案人員數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)相關(guān)工作，不斷地提高管理人員的計(jì)算機(jī)水平、信息技術(shù)水平和信息技術(shù)的利用能力。促使信息技術(shù)與檔案管理有效的融合，不斷地提高檔案信息化水平，滿足檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需要。

2）強(qiáng)化檔案管理人員的意識(shí)。一方面，強(qiáng)化檔案管理人員的數(shù)字化建設(shè)意識(shí)，促使其充分的、準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)到數(shù)字化建設(shè)對于提高高職院校檔案管理工作的意義，促使其了解數(shù)字化建設(shè)的方式、方法與相關(guān)知識(shí)，并在管理工作中去實(shí)踐和實(shí)施。另一方面，要增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，通過強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)，提高檔案資源信息的共享程度和利用效率，不斷地提高檔案管理工作的服務(wù)水平。

3）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。高職院校檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要管理人員不斷地提高信息數(shù)據(jù)的分析能力，要能夠準(zhǔn)確的、充分的把握專業(yè)性較強(qiáng)的檔案資料;還需要根據(jù)檔案需求者的要求，提供更加全面的數(shù)據(jù)檔案信息;要提高電子文件的管理意識(shí)與管理水平，強(qiáng)化檔案管理的安全性;要不斷的提高學(xué)習(xí)的能力，要學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)的新知識(shí)、新手段和新方法，不斷地提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.2 采取不同的數(shù)字化檔案管理方法

1）規(guī)范和完善各種制度和機(jī)制。一是，要做好安全責(zé)任制度的完善和落實(shí)工作，科學(xué)合理的制定檔案管理工作的目標(biāo)、職責(zé)，并做好相關(guān)目標(biāo)職責(zé)的分解工作，促使其層層的落實(shí)到具體的部門、具體的人員當(dāng)中，由專門的人去保管，專門的人員去負(fù)責(zé)。二是，要不斷的完善檔案管理的立檔、保管、保密、統(tǒng)計(jì)分析、移交等方面的相關(guān)制度，強(qiáng)化制度的保障和約束，嚴(yán)格的依照制度辦事，促使這些方面的工作更加的規(guī)范化，更加的程序化，減少檔案管理工作中的失誤，提高管理的實(shí)效性、安全性和工作作效率。

2）實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。高職院校檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要不斷的強(qiáng)化信息化管理，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)資料的共享與利用。一是，科學(xué)合理的運(yùn)用光學(xué)掃描復(fù)制、文字圖像壓縮、計(jì)算機(jī)高級(jí)檢索等相關(guān)技術(shù)，建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫和檔案查詢系統(tǒng)，及時(shí)的、準(zhǔn)確的獲取檔案數(shù)據(jù)資料，更好地為管理與規(guī)劃、科學(xué)研究等服務(wù)。二是，要做好檔案數(shù)據(jù)資料的備份管理工作，定期的對電子文檔復(fù)制，降低各種不穩(wěn)定性因素的影響，防止電子檔案的丟失、泄露等造成的損失。三是，強(qiáng)化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理手段，通過科學(xué)合理的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，建立和完善文獻(xiàn)信息采集體系、數(shù)據(jù)庫、信息服務(wù)體系。還需要引入數(shù)據(jù)加密技術(shù)、身份識(shí)別技術(shù)等，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)管理，確保網(wǎng)絡(luò)的安全性。

2.3 安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化建設(shè)工作

高職院校檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，需要不斷的堅(jiān)持、不斷的創(chuàng)新和完善。為有效地提高檔案信息資源的安全性和利用程度，可以安排專業(yè)的人員去負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化建設(shè)工作。促使檔案管理工作更加的規(guī)范;促使檔案管理工作更加的高效化;通過指定專人逐一的審查檔案數(shù)字化建設(shè)成果，能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)各種問題，并采取有效措施解決;更好地落實(shí)檔案管理相關(guān)制度，完成檔案管理的職責(zé)和目標(biāo)。提高檔案管理的專業(yè)性、技術(shù)性、安全性和工作的效率。

3 結(jié)語

綜上檔案，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各類信息技術(shù)的推廣與應(yīng)用，促使高職院校的檔案管理逐漸的向現(xiàn)代化、高效化、數(shù)字化、信息化方向發(fā)展。高職院校需要不斷地提高檔案管理人員的水平，采用多種管理方式和途徑做好數(shù)字檔案建，不斷地提高檔案管理的工作效率和水平，促使檔案信息更有效地發(fā)揮價(jià)值，更好地為高職院校的規(guī)劃與管理服務(wù)。

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