試析職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能及其有效發(fā)揮

趙淑威

摘 要：本文將從職業(yè)院校中檔案管理服務(wù)職能方面所存有的問(wèn)題予以著手剖析，進(jìn)而探究怎樣才能更具成效的施展其職能效用，以供各位參考。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;檔案管理;服務(wù)職能;有效發(fā)揮

對(duì)于現(xiàn)階段的職業(yè)院校來(lái)講，檔案管理工作不僅對(duì)于檔案的原始記錄具有非常重大的意義，還可以為教學(xué)管理工作提供其所需要的相關(guān)內(nèi)容跟數(shù)據(jù)，以提升其工作效率。因此，職業(yè)院校有必要切實(shí)有效的落實(shí)好檔案管理工作，并且注重提升其工作成效，從而充分施展其服務(wù)職能所具有的各種效用。

1 現(xiàn)階段職業(yè)院校在檔案管理服務(wù)職能方面所存有的問(wèn)題

由于職業(yè)院校的管理始終運(yùn)用在各職業(yè)院校之中，不僅歷史悠久，而且也普遍地運(yùn)用于之教學(xué)管理、教學(xué)服務(wù)理念、相關(guān)制度的構(gòu)建以及科學(xué)研究等方面。但是其工作運(yùn)用成效等方面依舊存有不足。因此，我們有必要對(duì)其存有的問(wèn)題予以剖析，從而提升檔案管理服務(wù)職能的效用與水準(zhǔn)。

1.1 檔案管理了解不到位

其一，不少職業(yè)院校皆將教學(xué)工作作為其重點(diǎn)，而對(duì)檔案管理工作未能給予足夠的重視。其二，對(duì)于絕大部分的職業(yè)院校來(lái)講，其檔案管理服務(wù)通常僅僅供應(yīng)簡(jiǎn)單的檔案查詢(xún)、檔案保管服務(wù)。這不僅會(huì)忽略了檔案信息所具有的價(jià)值，也會(huì)致使其工作內(nèi)容、服務(wù)模式過(guò)于的單一，從而不能最大程度上對(duì)它加以充分的運(yùn)用以及發(fā)揮效用，進(jìn)而不能滿(mǎn)足現(xiàn)如今教學(xué)管理工作的相應(yīng)需求，繼而致使檔案管理服務(wù)職能的發(fā)展過(guò)于緩慢以及職業(yè)院校對(duì)于檔案管理的了解、認(rèn)知不夠到位。

1.2 檔案管理服務(wù)職能在收集以及應(yīng)用方面所具有的問(wèn)題

不少職業(yè)院校存有耗費(fèi)大量時(shí)間、精力來(lái)進(jìn)行檔案采集跟整理的現(xiàn)象，但是實(shí)際的檔案信息的運(yùn)用率確實(shí)與時(shí)間成本的付出是不成正比的。此種問(wèn)題與現(xiàn)象的出現(xiàn)，主要是由于未能對(duì)常用檔案以及非常用檔案之間的重要性予以充分的劃分。同時(shí)信息收集的單一化，也不能很好為的查詢(xún)服務(wù)提供更為精細(xì)化的數(shù)據(jù)支持，從而在一定程度上的也不利于檔案管理服務(wù)職能效用的進(jìn)一步擴(kuò)展。

1.3 檔案管理手段不合乎現(xiàn)階段需求

在現(xiàn)如今信息化的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中，依舊有病不少的職業(yè)院校在其檔案管理服務(wù)方面運(yùn)用著較為傳統(tǒng)的人工管理、人工服務(wù)方式又或是較為基礎(chǔ)的人工計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)查詢(xún)等，此些方式不僅工作效率較低，而且還不能為需求者更為精準(zhǔn)快速、高效的匹配到其所需要的相關(guān)檔案信息。由此我們可以窺見(jiàn)自動(dòng)化、智能化以及大數(shù)據(jù)等科學(xué)技術(shù)可以充分的運(yùn)用其中，進(jìn)而有助于提升檔案管理服務(wù)職能的工作效率、品質(zhì)跟質(zhì)量[1]。

1.4 檔案服務(wù)職能方面的運(yùn)用率較低

運(yùn)用率低的主要原因在于職業(yè)院校之中的檔案管理服務(wù)方式過(guò)于的單一化以及在對(duì)檔案了解不充分的前提下未能對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的歸整。

比如傳統(tǒng)且單一的人工柜臺(tái)或是部門(mén)管理，不但服務(wù)能力有限，而且溝通交流中所存有的表述不清或是理解差異，還會(huì)致使需求者所匹配到的信息不合乎自身的需要，進(jìn)而致使檔案管理職能方面運(yùn)用成效較低。

再比如，運(yùn)用率常年在10%以?xún)?nèi)的財(cái)會(huì)類(lèi)信息，跟運(yùn)用率較高的教學(xué)類(lèi)檔案以及學(xué)生檔案信息等，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先將后者錄入智能化的大數(shù)據(jù)信息庫(kù)中。之后再結(jié)合信息化時(shí)代的科學(xué)技術(shù)開(kāi)拓服務(wù)渠道來(lái)有效改善服務(wù)職能運(yùn)用率較低的問(wèn)題。

2 提升職業(yè)院校檔案管理成效的有效策略

2.1 完備平臺(tái)提高成效

若想更好的發(fā)揮職業(yè)院校中檔案管理服務(wù)職能的效用，可以通過(guò)建立健全以及完備職業(yè)院校所構(gòu)建的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)予以實(shí)現(xiàn)。比如，可以在其中增設(shè)些許譬如“online檔案館”、開(kāi)通微信公眾號(hào)、微博以及論壇等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的服務(wù)方式，進(jìn)而給在校師生實(shí)時(shí)供應(yīng)優(yōu)質(zhì)化的線上檔案服務(wù)。對(duì)于職業(yè)院校而言，應(yīng)當(dāng)先對(duì)本校中的檔案實(shí)施評(píng)估，之后再依據(jù)各不相同的特性來(lái)運(yùn)用具有針對(duì)性的預(yù)警體系。對(duì)于那些有可能會(huì)產(chǎn)生的故障跟問(wèn)題而言，需要實(shí)施相應(yīng)的預(yù)防跟總結(jié)再給予相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，從而為查詢(xún)者供應(yīng)切實(shí)充足的服務(wù)保障。同時(shí)，信息化互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面通信技術(shù)的運(yùn)用不僅可以有效的提升檔案搜索以及分類(lèi)工作的效率，還有助于提升職業(yè)院校在檔案管理服務(wù)職能方面的服務(wù)效率。

2.2 創(chuàng)新服務(wù)方式

信息化互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，在對(duì)各個(gè)行業(yè)、領(lǐng)域構(gòu)成影響的同時(shí)，對(duì)于各職業(yè)院校中的檔案管理服務(wù)而言亦是如此。對(duì)此，職業(yè)院校之中的檔案管理部門(mén)可以通過(guò)信用這豐富的信息資源，在確保傳統(tǒng)查詢(xún)基礎(chǔ)的同時(shí)來(lái)不斷地豐富、開(kāi)拓自身服務(wù)的形式多樣化，比如運(yùn)用自動(dòng)化、智能化等現(xiàn)代化形式對(duì)需求者的問(wèn)題予以處理，進(jìn)而提升雙方的工作效率以及自身的服務(wù)質(zhì)量。此外，檔案展覽活動(dòng)、查詢(xún)流程活動(dòng)等不僅能夠令需求者更為詳盡的了解其實(shí)施服務(wù)的流程，還有助于了解更多的服務(wù)渠道來(lái)滿(mǎn)足自身多樣化的檔案服務(wù)需求。

2.3完備檔案構(gòu)架

對(duì)于職業(yè)院校來(lái)講，檔案與運(yùn)用率的提升有助于更大程度上的施展檔案信息所具有的價(jià)值，這對(duì)于確保檔案類(lèi)型齊備、結(jié)構(gòu)完整等方面具有一定的重要意義[2]。針對(duì)此方面問(wèn)題，我們可以對(duì)其資源結(jié)構(gòu)實(shí)施一定的調(diào)整。比如明了資源收集方面的工作要點(diǎn)，并從工作要點(diǎn)予以著手，進(jìn)而對(duì)管理服務(wù)人員進(jìn)行強(qiáng)化管理。如此一來(lái)，整個(gè)檔案管理服務(wù)工作的成效就會(huì)獲得宏觀上的提升，最終有助于給需求者更應(yīng)更加優(yōu)質(zhì)化的檔案管理服務(wù)。同時(shí)也有助于檔案管理服務(wù)職能更加充分的施展其所具有的效用。

2.4 加強(qiáng)各方面之間的溝通跟交流

就職業(yè)院校之中的檔案管理工作來(lái)講，此工作、服務(wù)是面向需求者進(jìn)行的。所以，雙方之間的交流、溝通就顯得十分重要。唯有溝通到位且充分了解、掌握需求者的各項(xiàng)需求之后，方能夠依據(jù)實(shí)施需求對(duì)于自身工作進(jìn)行反復(fù)調(diào)整，在改變檔案種類(lèi)以及相關(guān)服務(wù)模式的同時(shí)，充分施展自身效用，進(jìn)而為需求者提供更具品質(zhì)的服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，職業(yè)院校在自身發(fā)展的同時(shí)，也為其中的檔案管理服務(wù)帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇跟挑戰(zhàn)。對(duì)此，工作人員更應(yīng)當(dāng)清晰的認(rèn)知到自身的服務(wù)職能，更加充分的施展其職務(wù)作用，從而對(duì)檔案資源價(jià)值予以更加充分的開(kāi)發(fā)，對(duì)服務(wù)手段進(jìn)行改進(jìn)，增強(qiáng)跟需求者之間的溝通等措施來(lái)提升其服務(wù)職能以及工作成效，進(jìn)而給予需求者更為效率化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]常江.發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理工作服務(wù)職能的有效途徑[J].長(zhǎng)江叢刊，2018，（30）：252.

[2]沈麗瓊.職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能及有效發(fā)揮[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（12）：162.