論新時期如何做好文書檔案管理工作

朱桂紅 新疆烏魯木齊市建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站

引言：文書檔案可以對工作過程中所包含的信息進(jìn)行全面、真實的記錄。利用文書檔案，可以對歷史信息進(jìn)行查詢，也可以對當(dāng)前的工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)。相關(guān)部門、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及具體的工作人員，都要認(rèn)識到文書檔案的價值，不斷創(chuàng)新管理技術(shù)及管理方式，有效的解決具體工作中存在的問題，確保文書管理工作質(zhì)量的提高，使其能夠發(fā)揮更大的價值。

一、文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）缺乏完善的管理制度

在新時期，文書檔案管理工作被提出了新的要求，但是在具體的工作中，還存在很多的問題，其中，缺乏完善的管理制度是比較嚴(yán)重的一個問題。

現(xiàn)階段使用的文書檔案管理制度，仍沿用傳統(tǒng)的管理標(biāo)準(zhǔn)及管理方式來開展工作，很多具體的制度內(nèi)容已經(jīng)不符合現(xiàn)代文書檔案管理工作的要求，這對于文書檔案管理工作的正常開展，產(chǎn)生了阻礙作用。如果這樣的問題不能在短時間內(nèi)盡快的解決，就會直接影響未來檔案文書管理工作的開展，同時還會產(chǎn)生無法估量的損失。

（二）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有給予足夠的重視

新時期的文書檔案管理工作，不同于傳統(tǒng)的文書檔案管理工作，但是，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到文書檔案管理工作的價值，沒有給予足夠的重視，不利于檔案文書管理工作的順利開展。有些領(lǐng)導(dǎo)不重視基層員工對于工作中常見問題的反饋，也沒有深入研究國家最新提出的相關(guān)政策、理念、標(biāo)準(zhǔn)等，不重視尋找工作本身的突破點。文書檔案管理工作在現(xiàn)階段的發(fā)展，基本上處于“原地踏步”的狀態(tài)，很多問題都沒有得到有效的處理。

（三）管理工作人員的專業(yè)能力不強

管理工作人員的專業(yè)能力不強，是導(dǎo)致文書檔案管理工作中問題頻發(fā)的重要原因之一。管理人員工作能力的不足，將直接影響文書檔案管理工作的正常開展。雖然很多單位內(nèi)部都擁有相對穩(wěn)定的檔案管理人員，但是，現(xiàn)有的工作人員在文化素質(zhì)方面以及管理技術(shù)能力方面，都表現(xiàn)出與新時期文書檔案管理工作的發(fā)展要求不符的問題，特別是在經(jīng)濟結(jié)構(gòu)發(fā)生轉(zhuǎn)變的當(dāng)下，能夠熟練、靈活運用檔案記錄的方式方法，同時能夠?qū)n案管理進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃的工作人員是非常少的。

二、創(chuàng)新文書檔案管理工作的策略

（一）創(chuàng)新管理制度

任何工作的開展，都離不開管理制度的規(guī)范與支持，完善的管理制度對于文書檔案管理工作的正常開展是十分重要的。對管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，可以確保文書檔案管理工作的開展始終保持在正確的方向上，同時還能有效的優(yōu)化文書檔案管理工作。重視對管理制度的改革、創(chuàng)新，及時淘汰落后的管理制度，緊跟國家最新的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，將文書檔案管理工作的開展落實到位，提高文書檔案管理工作的效率。在執(zhí)行管理制度的過程中，要認(rèn)真分析文書檔案管理工作的實際需求以及問題出現(xiàn)的原因。比如說，在落實激勵制度與懲罰制度的過程中，要充分考慮不同崗位的工作人員特點，這兩種制度的落實要保持相對平衡，不可過分強化懲罰制度，否則將會導(dǎo)致工作人員保持高度的危機感，難以形成工作人員之間的良好互助，這將會在很大程度上激化文書檔案管理工作中存在的各種矛盾與問題。

（二）創(chuàng)新管理手段

在新時期內(nèi)，文書檔案管理工作的發(fā)展迎來了良好的時機，同時也要面臨一定的挑戰(zhàn)。文書檔案管理工作如果一直沿用傳統(tǒng)的管理手段、管理模式，是難以滿足新時期的新要求。所以，創(chuàng)新管理手段，是時代發(fā)展的必然。第一，重視信息化技術(shù)在文書檔案管理工作中的應(yīng)用，在認(rèn)識到文書檔案工作價值的基礎(chǔ)上，還要重視工作開展的準(zhǔn)確性及安全性，加快文書檔案管理工作由傳統(tǒng)手工工作的方式向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變，所有收錄的檔案都需要按編號進(jìn)行整理，并進(jìn)行統(tǒng)一的安全設(shè)置，不僅為檔案信息的取用提供了便利，同時也強化了信息的安全系數(shù)。落實文書檔案管理工作，需要從不同的視角來對管理手段的創(chuàng)新進(jìn)行思考，以保證創(chuàng)新管理手段的可行性、可靠性，管理手段的創(chuàng)新如果只是停留在理論層面上的話，難以取得良好的創(chuàng)新效果。

（三）創(chuàng)新管理人員的專業(yè)技術(shù)能力

文書檔案管理者的技術(shù)能力直接影響文書檔案管理工作的質(zhì)量。管理人員的任用，都要在內(nèi)部競聘上崗的原則下完成。在結(jié)合實際情況的基礎(chǔ)上，分析文書檔案管理工作的需求與特點，定期對管理人員的專業(yè)技術(shù)能力進(jìn)行考核與評比，對管理人員的整體工作能力及個人工作能力進(jìn)行全面掌握，同時，對于考核過程中存在的問題，可以進(jìn)行及時且有針對性的糾正，確保文書檔案管理工作的開展始終處于一個正確的方向，及時彌補潛在的問題或漏洞。與此同時，還要定期組織開展各種培訓(xùn)活動，條件允許的話，還可以安排管理人員外出進(jìn)修。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要對管理人員的特點、能力等進(jìn)行全面了解，對于自身能力較強，且能工作穩(wěn)定性較高的管理人員，要給予重點培養(yǎng)，這樣既可以有效的提高管理人員的專業(yè)能力，獲得更好的人才挽留效果，同時也能更好的應(yīng)對新時期文書檔案管理工作中的各種挑戰(zhàn)，有利于文書檔案管理工作的整體發(fā)展，從而發(fā)揮更大的價值。

三、結(jié)束語

在新的歷史時期，文書檔案管理工作迎來了快速發(fā)展的優(yōu)越條件，同時也需要面對一定的挑戰(zhàn)。相關(guān)部門要深刻認(rèn)識到文書檔案管理工作開展的價值，對現(xiàn)存的阻礙文書檔案管理工作開展的問題進(jìn)行總結(jié)分析，不斷改革創(chuàng)新文書檔案管理工作，使其能夠得到快速的發(fā)展，發(fā)揮更大的價值。