提升檔案管理水平措施研究

趙愛英 山東省菏澤市鄄城縣房產(chǎn)服務(wù)中心

引言：在現(xiàn)階段各行各業(yè)的發(fā)展過程中，檔案信息一直都是重要的信息基礎(chǔ)，因此對于檔案的管理，其水平的高低，直接體現(xiàn)了該機(jī)構(gòu)的管理能力。因此在開展管理工作的過程中，需要重視起對檔案的管理工作，以此針對出現(xiàn)的各種問題，進(jìn)行有針對性的開展管理工作。

一、提升檔案管理水平的重要價值

對于一個單位而言，進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的檔案管理，是一個單位業(yè)績以及管理能力的體現(xiàn)。因此，在進(jìn)行檔案管理的過程中，其對于每一個檔案管理工作人員，都是具有著重要的意義。首先，從單位領(lǐng)導(dǎo)的角度出發(fā)，單位領(lǐng)導(dǎo)可以依據(jù)記錄的檔案信息，能夠充分的掌握職工的整體情況，并依據(jù)單位工作的實際情況，有針對性的工作方案調(diào)整，同時制定出合理的工作計劃。同時，還需要從社會公民的角度出發(fā)，讓社會公民，可以清晰的通過單位的檔案信息，對該單位的運(yùn)行情況進(jìn)行掌握。

二、檔案構(gòu)成的特征

對于工作單位而言，檔案信息是一種重要的信息資源，同時也是在各業(yè)務(wù)處日常的工作中，對工作流程的總結(jié)以及經(jīng)驗的積累，因此形成了眾多的文件材料。因此在對檔案管理水平的研究過程中，需要明確出具體的特征。

（一）多樣性

首先，檔案在內(nèi)容的組成上，具有著多樣性的特征。檔案在構(gòu)成的過程中，是政府對于企業(yè)的審查、認(rèn)證等材料。同時，在檔案當(dāng)中，還包含著多種類型的企業(yè)資料。其次，在檔案當(dāng)中，還包含著對產(chǎn)品注冊、宣傳廣告、生產(chǎn)條件以及生產(chǎn)過程的監(jiān)督，所形成的資料信息。同時在檔案當(dāng)中，還包含著對辦理結(jié)案的行政處罰，或者進(jìn)行具體行政失范行為，所能夠引起的各種行政案件的資料信息。

同時在檔案的載體上，也具有著多樣性的屬性，在檔案的載體上，主要為紙張、磁帶、錄像盤、照片等諸多的形式，同時還需有著產(chǎn)品外包裝材料的實物檔案。

（二）檔案具有著階段性

在檔案的形成過程中，可以分為諸多個不同的階段，以此造成了檔案形成了階段性的特點(diǎn)。

首先檔案是一種受理階段所形成的檔案信息，因此對于這些檔案而言，其業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)檔案方面，主要體現(xiàn)在受理通知書、授權(quán)委托書以及申報材料方面。

其次，還是在審核階段所形成的檔案信息。在這其中，主要包含著工作人員，對于企業(yè)申報材料的核查。同時還有在復(fù)審階段，所形成的檔案信息。

三、檔案管理現(xiàn)存的問題

近些年來，我國在發(fā)展的過程中，越來越重視對檔案管理工作的效果。因此也加大了對檔案管理方面的投入，以此能夠有效的保障人力、物力以及財力，都對其檔案的建設(shè)以及管理進(jìn)行了完善，也使得我國現(xiàn)階段，檔案管理的水平有著明顯的提升。但是由于我國事業(yè)單位，在進(jìn)行檔案管理水平的不足，使得還存在著諸多的問題。

例如在進(jìn)行檔案工作開展的過程中，其對于行政處罰的案卷，并沒有及時的將其移交給檔案室。同時，在進(jìn)行下述職能機(jī)構(gòu)建立，以及名稱的變化的過程中，其職能的變化，并沒有對其檔案材料進(jìn)行有效的收集。同時，在領(lǐng)導(dǎo)以及職工名冊出現(xiàn)變化的時候，并沒有對其進(jìn)行及時的修正。而且，在許多時候，進(jìn)行檔案管理的過程中，并沒有及時的將其年度統(tǒng)計報表，以及財務(wù)報表，進(jìn)行定期的總結(jié)，以此按時的進(jìn)行歸檔處理。而且，一些情況下，在對檔案管理的過程中，普遍存在著，對于各級領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)行工作檢查的過程中，進(jìn)行聲像的系統(tǒng)整理和收集。最后，在進(jìn)行檔案管理工作的開展過程中，其檔案管理的硬件設(shè)備不完善，也是重要的影響因素。

四、提升檔案管理水平的重要途徑

為了有效的將我國檔案工作提升工作效率，就需要在落實工作的過程中，嚴(yán)格的依據(jù)我國《檔案法》的指導(dǎo)，以此能夠進(jìn)行創(chuàng)新思路的發(fā)展，進(jìn)行工作途徑和管理理念的創(chuàng)新，將檔案管理工作的開展，當(dāng)做單位結(jié)構(gòu)工作開展的重要內(nèi)容，這樣也是我國進(jìn)行檔案管理水平提升的重要途徑。

（一）進(jìn)行檔案收集方法的改進(jìn)

由于在進(jìn)行檔案內(nèi)容以及載體上，具有著多樣化的特征，使得在檔案的階段性特點(diǎn)來看，檔案的收集工作較為的復(fù)雜。為此，在進(jìn)行檔案收集方法上，需要嚴(yán)格的依據(jù)內(nèi)容、載體以及材料的形成，進(jìn)行階段性的科學(xué)、合理的收集。

首先，在進(jìn)行收集的過程中，需要保障對檔案進(jìn)行提前的接入。在各個科室當(dāng)中的工作人員，需要盡可能的對檔案的收集工作，具有著一個超前的意識，以此能夠在行政審批工作之前，就可以讓檔案工作人員，進(jìn)行一部分檔案資料的整理收集工作。對于檔案的管理人員而言，在工作的過程中，需要對各個業(yè)務(wù)科室，進(jìn)行預(yù)先情況的了解，以此明確出進(jìn)行檔案資料收集的大致方位。并將需要審批的資料，進(jìn)行充分的收集，以此能夠有效的組成審批的重要成分。之后還需要將其納入相關(guān)工作人員的職責(zé)范疇，這樣便可以有效的提升工作人員，進(jìn)行檔案管理的意識，以此進(jìn)一步的提升檔案的整體質(zhì)量。

同時，還需要員工，能夠?qū)n案進(jìn)行自主的收集工作。由于各個科室當(dāng)中的職責(zé)不同，使得在進(jìn)行檔案收集的過程中，會存在著資料收集不全的問題。因此，需要檔案人員，能夠加強(qiáng)對業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)以及培訓(xùn)，進(jìn)而主動的了解各個業(yè)務(wù)科室的實際工作情況，以及積極的參與到檔案管理的工作當(dāng)中。需要主動的參與和幫助檔案管理工作。對于單位而言，還需要加強(qiáng)對工作人員基本檔案知識的培訓(xùn)，以此能夠有效的指導(dǎo)工作人員，進(jìn)行檔案的初步收集整理，保障檔案進(jìn)行移交的過程中，具有著較高的完整性。

（二）檔案的動態(tài)管理

伴隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，使得市場當(dāng)中的眾多企業(yè)，需要進(jìn)一步的提升企業(yè)的規(guī)模，因此對企業(yè)實現(xiàn)進(jìn)行移址，或者進(jìn)行經(jīng)營方式的改進(jìn)。這樣就使得傳統(tǒng)的檔案管理方法，已經(jīng)不再適用于現(xiàn)階段的市場發(fā)展。因此，為了完善檔案管理的合理性，就需要有效的提升檔案管理的回評，能夠?qū)鹘y(tǒng)的靜態(tài)檔案管理方式，轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的檔案管理方式。例如在食品加工企業(yè)成立之后，其開業(yè)的檔案，都需要進(jìn)行立卷歸檔，但是其企業(yè)的法人代表、企業(yè)地址以及經(jīng)營的范圍，都可以針對企業(yè)的申請，進(jìn)行相應(yīng)的變更， 因此在變更的過程中，會產(chǎn)生新的檔案資料，對于這些檔案資料而言，需要馬上進(jìn)行立卷歸檔，以此保障檔案信息的可靠性。

（三）加強(qiáng)內(nèi)部管理力度，規(guī)范檔案的管理

首先，需要從檔案管理的工作機(jī)制方面著手，需要建立健全相關(guān)工作機(jī)制，進(jìn)而有效的推動檔案管理機(jī)制的建設(shè)，同時還需要保障利用建立起來的制度，能夠約束檔案工作的開展，并有效的約束工作人員在工作當(dāng)中的行為規(guī)范。同時，還需要建立起相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制、食品藥品企業(yè)的信息收集機(jī)制，這樣就可以在開展檔案管理的過程中，充分的明確出內(nèi)部管理的規(guī)范。

其次，還需要進(jìn)一步的提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。在進(jìn)行檔案管理的工作過程中，其相關(guān)工作人員，需要不斷的提升和強(qiáng)化檔案管理人員的水平，通過培訓(xùn)或者考核的方式，進(jìn)一步的提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，以此能夠讓檔案管理工作，在一個計劃縝密、步驟清晰的條件下，充分的進(jìn)行合理性開展。

其次，還需要重視其對檔案管理的硬件完善。需要進(jìn)一步的規(guī)范檔案管理，以便可以在開展工作的過程中，依據(jù)建立起來的約束機(jī)制，進(jìn)行及時的更新以及完善，對其硬件設(shè)施的建設(shè)重視起來。例如，需要建立出專用的檔案室和檔案閱覽室，并配備出專門的檔案柜、計算機(jī)以及空調(diào)等，保障開展檔案管理的過程中，能夠在一個良好工作環(huán)境中。

最后還需要進(jìn)一步的提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，能夠按照統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行檔案的組織管理、檔案的設(shè)計建設(shè)，以及檔案的業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)等，進(jìn)一步的推動檔案規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。

（四）檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

現(xiàn)階段我國已經(jīng)進(jìn)入到了信息化的社會當(dāng)中，因此在各行各業(yè)的發(fā)展過程中，都離不開數(shù)字化的發(fā)展。在進(jìn)行檔案管理的過程中，也可以充分的應(yīng)用信息技術(shù)，進(jìn)行檔案管理的信息系統(tǒng)構(gòu)建，以此能夠高效的將各種檔案信息，進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。在構(gòu)建出的信息系統(tǒng)當(dāng)中，可以準(zhǔn)確高效率的對各種檔案信息進(jìn)行歸類和分析，進(jìn)而可以有效的提升檔案管理工作的效率性，同時也保障了檔案信息在歸類過程中的準(zhǔn)確性，是一種順應(yīng)時代的發(fā)展變革。

總結(jié)：綜上所述，在對提升檔案管理水平措施研究過程中，需要明確出檔案管理工作，對于單位機(jī)構(gòu)開展管理工作的重要價值。同時由于檔案資料中，含有較為重要的信息數(shù)據(jù)，因此需要保障在開展檔案管理的過程中，能夠保障檔案資料的準(zhǔn)確性和安全性。