簡述干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的前期準備工作

楊璐

【摘要】干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)是適應(yīng)當前社會發(fā)展大趨勢、非常有意義的一項工作，隨著干部人事檔案專項審核工作的全面完成和組織系統(tǒng)信息化工作的深入推進，開展干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，已成為提升工作效率、保護紙質(zhì)檔案、保障檔案信息安全，進一步加強和改進干部人事檔案工作的必然選擇。本文著重指出了數(shù)字化建設(shè)前期準備的幾點工作，望能夠為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的順利開展起到借鑒作用。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案;數(shù)字化建設(shè);工作

近年來，隨著社會經(jīng)濟和信息技術(shù)的快速發(fā)展，以手工操作為主的傳統(tǒng)單一作業(yè)管理模式，已經(jīng)不能夠滿足當前管理機制的發(fā)展需求，嚴重制約了干部人事檔案工作應(yīng)有的高效和優(yōu)質(zhì)。因此，這項工作要充分利用智能、多樣和高效的現(xiàn)代化工具，形成全新的干部檔案管理理念和服務(wù)體制，為干部工作提供全新、高效、優(yōu)質(zhì)、安全、便捷的干部檔案服務(wù)體系。

一、干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

計算機技術(shù)是一種先進、科學的技術(shù)手段，將其應(yīng)用于干部人事檔案管理工作中，是管理方法和手段的創(chuàng)新。1.干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)干部檔案管理工作的規(guī)范化、數(shù)字化、科學化，能夠簡便、高效、快速、準確地檢索查詢所需干部人事檔案信息，提高工作效率，有效發(fā)揮干部人事檔案在干部選任工作中的基礎(chǔ)保障作用，對組織人事部門改進工作方式、提升管理水平有著重要意義。2.長期以來，干部人事檔案在查閱和利用時，往往要依靠手工翻閱閱檔本，查出檔案編號，然后再去檔案柜取出檔案進行閱檔，不僅效率低下，而且會造成檔案材料的接觸性磨損，甚至是破損。原始紙質(zhì)檔案材料是記載干部個人成長歷程的，在專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審、專業(yè)技術(shù)職務(wù)考核認定、干部選拔擔任、年齡、工齡、黨員身份認定、獎懲情況等方面都有著重要的依據(jù)、憑證作用，干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)能夠起到減少原始紙質(zhì)檔案的翻閱次數(shù)和人為破損，保護其持久性與安全性的作用。3.干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)能夠從技術(shù)上防止干部人事檔案涂改造假，為嚴格管理紙質(zhì)檔案增設(shè)了“監(jiān)控器”和“防火墻”，從而維護干部人事檔案的真實性和準確性，加強干部工作的嚴肅性和公信力。

二、干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的前期準備工作

（一）人員隊伍建設(shè)工作。干部人事檔案管理是一項政策性、專業(yè)性很強的工作。然而，目前同時具備干部人事檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識和計算機技術(shù)管理技能的檔案專職管理人員嚴重不足。因此，干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)需要一支強有力人才隊伍支持，干部人事檔案管理隊伍建設(shè)是數(shù)字化建設(shè)的重中之重。1.領(lǐng)導要高度重視、關(guān)心和支持干部人事檔案工作。干部人事檔案管理工作既辛苦又枯燥，專職干部人事檔案管理工作成績小，管理人員職務(wù)晉升慢，直接影響到他們的積極性。因此領(lǐng)導要選配政治可靠、作風正派、責任心強的中共黨員從事干部人事檔案管理工作，并加強黨性教育和紀律約束，科學設(shè)置職務(wù)、職稱，調(diào)動管理人員工作積極性，引導他們心無旁騖做好檔案管理工作，鼓勵他們終身從事這項工作，以保證干部人事檔案管理人員隊伍的相對穩(wěn)定。2.干部檔案管理部門要重視管理人員業(yè)務(wù)知識培訓，加強專業(yè)素質(zhì)的提升;還要加強檔案管理人員的計算機技能方面的培訓，為下一步干部人事檔案工作的數(shù)據(jù)庫建立、軟件操作、維護打好基礎(chǔ)，從而盡快培養(yǎng)出一支熱愛檔案事業(yè)、忠于職守、業(yè)務(wù)水平和計算機工作技能兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)人才隊伍，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)提供強有力的人才支撐。

（二）干部人事檔案的收集歸檔工作。干部人事檔案具有真實性、完整性、動態(tài)性的特點，檔案材料收集工作是干部檔案工作的重要環(huán)節(jié)，要按照干部管理權(quán)限和干部人事檔案收集范圍，重點收集能夠反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據(jù)社會經(jīng)濟發(fā)展和組織工作的需要，不斷充實和完善干部人事檔案的內(nèi)容。這項工作需要注意的是，要盡可能及時將近年形成的年度考核表、學歷材料、職稱材料、干部任前考察檔案審核表、入黨材料、獎懲材料、工資表、干部任免審批表和事業(yè)單位續(xù)聘合同等材料收集齊全完整，并對之前短缺的檔案材料及時補充收集，認真鑒別后整理歸檔，確保數(shù)字化工作前期檔案材料的完善、準確，符合數(shù)字化要求，為后續(xù)的數(shù)字化建設(shè)節(jié)省收集材料的時間。

（三）干部人事檔案的整理工作。整理工作是整個干部人事檔案工作的重要組成部分，是干部檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。干部人事檔案的整理是指根據(jù)一定的原則和方法，將收集起來的檔案材料，以個人為單位，進行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂，使之成為系統(tǒng)化和條理化的專門案卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對檔案內(nèi)容進行補充的全過程。檔案材料的鑒別工作包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備，這是嚴格把好“入口關(guān)”的重要步驟;在完成分類、排序步驟后，編號工作要注意的是檔案編號和頁碼的標注位置，具體位置應(yīng)該在距離紙張右上角右上一厘米、右下角右下一厘米、左下角左下一厘米的位置，此外還要注意橫向紙張的編號標注要求，如果標注位置不夠標準，就有可能影響檔案材料的后續(xù)掃描錄入工作;裝訂工作需要注意的是，檔案材料應(yīng)該左邊、下邊對齊，在左側(cè)裝訂打孔，做到結(jié)實、齊整、美觀、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、方便閱讀，如果左側(cè)的空白不夠，要進行托裱，不能壓字。一切整理工作都要高標準、嚴要求，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)節(jié)省的時間。

（四）干部人事檔案審核工作。始終堅持“凡進必審、凡審必嚴，有錯必糾” 的審核認定原則，對在職干部檔案進行逐人、逐卷、逐頁、逐項的審核認定，重點審核干部的“三齡兩歷一身份”，形成相應(yīng)的專項審核工作專用認定表和干部任免審批表，為檔案信息化建設(shè)提供嚴謹精確的基礎(chǔ)性資料。

（五）資金、場地準備工作。要做好干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，一定要根據(jù)建設(shè)需要，做好資金、場地等前期準備工作，并在數(shù)字化作業(yè)場地配備高清監(jiān)控攝像頭，實現(xiàn)全天候全方位無死角監(jiān)控，為檔案數(shù)字化建設(shè)整體協(xié)調(diào)推進提供有力的物質(zhì)保障。

（六）公司選擇工作。干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)要選優(yōu)選強技術(shù)服務(wù)企業(yè)，運作單位要具備相關(guān)工作的涉密資質(zhì)，在中國信息資源領(lǐng)域處于領(lǐng)先位置，能夠立足于全球化的視野，前瞻性地把握行業(yè)需求，專注于檔案和標準信息資源領(lǐng)域的研究與探索，擁有完善的檔案和標準信息化技術(shù)、產(chǎn)品和方案，擁有強大的技術(shù)能力支持和工作團隊，能夠熟練地對每冊干部檔案進行檔案掃描、原始圖像制作、高清圖像制作、數(shù)據(jù)審核、數(shù)據(jù)備份等工作;并且能夠依照相關(guān)法律規(guī)定，起草項目合同書，嚴格要求掃描質(zhì)量、保密安全和軟件升級維護等方面的工作能力;具備豐富的相關(guān)工作經(jīng)驗，嚴格檔案的出入庫交接簽字制度，簽訂保密協(xié)議，從而確保干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的高效安全。

（七）創(chuàng)新干部人事檔案管理機制。針對干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，創(chuàng)建符合組織人事部門實際工作需要的檔案管理機制，使這項工作真正走向制度化、數(shù)字化、高效化。結(jié)合干部人事檔案工作的保密性特點，制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度;建立干部數(shù)字檔案的查閱審批制度，在查檔人員查閱相關(guān)人事檔案材料時，數(shù)字化管理平臺能夠即時監(jiān)測查檔人員的具體行為，對閱檔過程進行詳細的日志記錄，為數(shù)字檔案的使用提供必要的制度保障，在干部檔案利用高效率的同時確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

三、結(jié)語

綜上所述，干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠使干部人事檔案日常管理基本實現(xiàn)無紙化辦公，充分發(fā)揮干部人事檔案的作用，使干部檔案工作達到真正數(shù)字化、信息化邁出了關(guān)鍵的一步， 翻開了新的篇章，發(fā)生了質(zhì)的飛躍。干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作專業(yè)性強、工作量大、涉及面廣、任務(wù)艱巨，因此，在開展這項工作之前，要嚴謹、細致地加強前期準備工作的各環(huán)節(jié)中的細節(jié)，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的順利開展提供重要的基礎(chǔ)保障。