新形勢下改進(jìn)醫(yī)院檔案管理方式存在的問題及對策

王美春

【摘要】隨著新醫(yī)改不斷深化，醫(yī)院檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，醫(yī)院必須對其檔案管理模式進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，有效提升醫(yī)院檔案管理的水平，才能夠有效保障醫(yī)院健康穩(wěn)定的運(yùn)行?；诖?，本文簡要分析了新形勢下改進(jìn)醫(yī)院檔案管理方式的必要性，并針對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理方式中存在的問題提出改進(jìn)的措施。

【關(guān)鍵詞】新形勢;醫(yī)院檔案;管理方式;重要性;改進(jìn)措施

新形勢下，醫(yī)院要想更好地發(fā)展，就必須順應(yīng)新醫(yī)改的要求和信息時代發(fā)展的趨勢，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理水平，提升醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量，以此為醫(yī)院的正常運(yùn)營管理提供良好檔案服務(wù)支持，提升醫(yī)院的經(jīng)營管理水平。因此，醫(yī)院需要根據(jù)自身發(fā)展的情況不斷創(chuàng)新和改進(jìn)檔案管理方式，提升自身的檔案管理水平，同時采取有效措施解決醫(yī)院檔案管理模式中存在的問題，從而更好地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理效率和質(zhì)量的提升。

一、新形勢下改進(jìn)醫(yī)院檔案管理方式的必要性

現(xiàn)階段，大部分醫(yī)院普遍重視檔案管理工作，在原有的檔案管理工作基礎(chǔ)上進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和改進(jìn)。這是因?yàn)獒t(yī)院的檔案信息包含了醫(yī)院發(fā)展過程中所經(jīng)歷的一切醫(yī)療信息和歷史事件，對醫(yī)院未來的發(fā)展有著重要的作用。其中，在醫(yī)院檔案資料中，包含著大量的病歷資料，這些病歷資料中又包含了相關(guān)治療方法和病理數(shù)據(jù)分析，不僅有利于醫(yī)院通過檔案查詢總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對醫(yī)療技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)和提升，而且有利于總結(jié)出醫(yī)院發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)，更好地服務(wù)于醫(yī)院正常的經(jīng)營管理。但是，從實(shí)際情況來看，醫(yī)院的檔案管理整體水平并不高，在檔案管理工作中仍然存在效率和質(zhì)量不高的問題，檔案管理的效用難以充分發(fā)揮。因此，新形勢下對醫(yī)院檔案管理方式進(jìn)行改進(jìn)顯得尤其必要。此外，部分醫(yī)院并不重視檔案管理工作，也使得醫(yī)院檔案管理工作中存在管理混亂的問題，整體的管理效果較差。雖然在新形勢的背景下，大部分醫(yī)院加強(qiáng)了對檔案管理工作的重視，但實(shí)際執(zhí)行的效果并不佳，未有效加大醫(yī)院檔案管理工作的投入，使得醫(yī)院檔案管理水平無法有效提升。同時，隨著經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，傳統(tǒng)的檔案管理模式相對落后，無法有效滿足新形勢下檔案管理工作的需求，也無法有效提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。因此，新形勢下醫(yī)院檔案管理方式的改進(jìn)十分有必要。

二、新形勢下醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）醫(yī)院檔案管理制度不完善。醫(yī)院檔案管理制度不完善是新形勢下醫(yī)院檔案管理工作普遍存在的問題之一。主要表現(xiàn)在大部分醫(yī)院對檔案管理工作不重視，導(dǎo)致醫(yī)院各個科室和部門的崗位職責(zé)、工作職責(zé)不明確，從而造成了檔案管理工作不到位、管理制度不健全以及制度落實(shí)不到位的問題。比如，部分醫(yī)院的檔案管理工作是各個科室獨(dú)立管理，使得檔案信息資源無法實(shí)現(xiàn)共享，并且存在重復(fù)收集的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息缺乏連續(xù)性和完整性，這不僅不利于檔案信息的查詢，而且不利于醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。當(dāng)前階段，由于不重視檔案管理工作，在選用檔案管理人員時存在隨意性，沒有充分考慮其是否具備相應(yīng)的檔案管理能力和專業(yè)素質(zhì)，導(dǎo)致檔案管理人員無法滿足醫(yī)院檔案管理工作的需求。尤其是醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜且龐大的工作，如果沒有經(jīng)過嚴(yán)格篩選和考核便任用，很容易導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理混亂，員工工作不積極、法制意識薄弱現(xiàn)象時有發(fā)生，從而導(dǎo)致醫(yī)院處于弱勢地位。

（三）檔案管理信息化水平不高。隨著信息時代的到來，大部分醫(yī)院的檔案管理模式也發(fā)生了巨大變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊⑿畔⒒臋n案管理模式，有效地提升了檔案管理工作的效率。同樣也有部分醫(yī)院會受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，對現(xiàn)代信息技術(shù)的認(rèn)識不足，檔案管理人員的操作水平也無法滿足信息化檔案管理模式的需求。同時，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)院的檔案資料也隨之增多，如果仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，其檔案儲存的空間無法有效地對大量的檔案資料進(jìn)行儲存，甚至許多檔案資料將無法全部進(jìn)行歸檔和保持。此外，醫(yī)院在進(jìn)行總結(jié)工作時，需要對各個部門科室的報表信息進(jìn)行統(tǒng)計分析，在一定程度上增加了工作人員的工作量和工作難度，手工提取數(shù)據(jù)也無法有效保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，可能會發(fā)生數(shù)據(jù)錯、落的現(xiàn)象。

（四）醫(yī)院檔案資料利用率不高。醫(yī)院檔案資料包含了醫(yī)院發(fā)展過程中所經(jīng)歷的一切醫(yī)療信息和歷史事件，對醫(yī)院未來的發(fā)展有著重要的作用。但是，許多醫(yī)院在檔案管理工作中，只注重檔案的儲存管理，并未有效利用醫(yī)院檔案資料。這種重管輕用的現(xiàn)象，不僅造成檔案信息存儲不全和查找不方便，而且導(dǎo)致檔案資料難以開發(fā)利用，降低了醫(yī)院檔案資料管理和儲存的價值。

三、新形勢下醫(yī)院檔案管理方式改進(jìn)的措施

（一）完善醫(yī)院檔案管理制度。新形勢下，為了更好順應(yīng)新醫(yī)改的要求和實(shí)現(xiàn)醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)，則需要醫(yī)院不斷完善其檔案管理制度，通過制度明確檔案管理人員的工作職責(zé)，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，以此提升檔案管理工作的效率。具體改進(jìn)措施為：1.明確檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)，對其檔案管理流程和行為進(jìn)行規(guī)范，保證檔案管理工作的順利開展。2.加強(qiáng)檔案管理人員的監(jiān)督管理，通過監(jiān)督和管理強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識，督促檔案管理人員積極參與到工作當(dāng)中，從而提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。3.完善相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制，通過制度對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行制約和監(jiān)督，強(qiáng)化檔案管理工作的責(zé)任制，從而有效提升檔案管理工作的效率。

（二）加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)。新形勢下，為了更好地發(fā)揮醫(yī)院檔案管理的作用，醫(yī)院需要不斷壯大檔案管理團(tuán)隊的建設(shè)，并且采取有效的培訓(xùn)計劃提升檔案管理人員的管理水平，切實(shí)發(fā)揮檔案管理人員的職能，促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。具體改進(jìn)措施為：1.制定定期的員工培訓(xùn)計劃，通過加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提升其檔案管理能力和操作水平，提升其檔案管理的效率。2.對檔案管理人員進(jìn)行思想教育建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理人員的黨建思想，同時建立起相應(yīng)的考核機(jī)制，采取有效的獎懲措施，強(qiáng)化檔案管理人員責(zé)任意識和工作意識，有利于促進(jìn)檔案管理人員積極參與到工作中，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。3.強(qiáng)化檔案管理人員應(yīng)用計算機(jī)信息技術(shù)的能力，提升醫(yī)院檔案管理工作的信息化水平，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化的檔案管理。

（三）建立信息化的醫(yī)院檔案管理模式。首先，醫(yī)院需要積極引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，建立起信息化檔案管理模式，以此對醫(yī)院的檔案資料收集、整理、儲存、查詢以及利用等各個環(huán)節(jié)工作進(jìn)行改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理。其次，建立優(yōu)質(zhì)的服務(wù)平臺體系，改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作，通過開發(fā)編制多種檢索工具和服務(wù)模塊，最大限度地提高醫(yī)院檔案資料的共享程度和檔案資料利用率。最后，還需要加強(qiáng)醫(yī)院各個部門之間的合作，在對醫(yī)院檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化檔案貢獻(xiàn)意識，尤其是一些珍貴、特殊病例信息的資源共享和合作開發(fā)，以此為醫(yī)院提供更好的醫(yī)療服務(wù)奠定良好的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

總而言之，新形勢下醫(yī)院檔案管理方式的改進(jìn)，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)新醫(yī)改的要求和信息時代發(fā)展需求，不斷完善醫(yī)院檔案管理制度，提升檔案管理水平，通過有效的培訓(xùn)計劃提升檔案管理人員的專業(yè)水平和管理能力，落實(shí)檔案管理工作的有效進(jìn)行，同時也要順應(yīng)時代發(fā)展的方向建立起信息化醫(yī)院檔案管理體系，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提升檔案管理工作的效率，從而更好地促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

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