事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

聶衛(wèi)國

【摘要】在事業(yè)單位中，檔案管理是一項非常重要的基礎(chǔ)工作?，F(xiàn)如今，隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展，將信息化引入到檔案管理中已經(jīng)成為重要的發(fā)展趨勢。加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)和管理在檔案工作中具有非常重要的意義，同時在工作的開展過程中也存在著一定的問題和不足，因此要采取有效的措施加以解決。本文結(jié)合新形勢下檔案管理過程中信息化建設(shè)的特點，對其進(jìn)行了系統(tǒng)的論述。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位中的檔案管理已經(jīng)進(jìn)入到信息化建設(shè)的時代。在新形勢下開展檔案管理工作，具有重要的意義。對于檔案管理人員來說，要按照信息化建設(shè)的要求采取扎實的措施加以推進(jìn)。

一、事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

（一）推進(jìn)檔案管理的不斷優(yōu)化。隨著社會的發(fā)展，特別是信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，在開展檔案管理時加強(qiáng)信息化建設(shè)能夠提升檔案管理的質(zhì)量，使工作效率得到不斷提高。在信息化建設(shè)的過程中，計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等在其中所起到的作用是非常重要的，通過這些技術(shù)的有效使用，可以對檔案的內(nèi)容以及形式都進(jìn)行優(yōu)化和整合，便于更好地從事管理。這種利用信息技術(shù)來管理檔案的優(yōu)點包括很多方面，例如檔案資料便于儲存，可以非常方便地進(jìn)行查詢，將檔案資料中的有關(guān)資源進(jìn)行共享等等，在保管以及查找的速度等方面都顯示出信息化管理方式的優(yōu)勢。

（二）迎合信息化發(fā)展的工作趨勢。信息化已經(jīng)成為各項工作中不可或缺的重要因素，而且影響了相關(guān)行業(yè)的發(fā)展。信息化建設(shè)會使人們的工作和生活變得更加便利。在事業(yè)單位中，不同的工作業(yè)務(wù)都需要信息化建設(shè)的有力支持。在信息化建設(shè)的重要推動下，可以讓事業(yè)單位的各項工作都得到整體的推進(jìn)，并最終提高工作的總體質(zhì)量。隨著事業(yè)單位中各項業(yè)務(wù)工作的不斷開展，將信息化建設(shè)融入其中并充分結(jié)合已經(jīng)成為一種必然的工作趨勢。

（三）檔案的信息化形式可以長久保存。在以往的檔案管理中，通常采用的是紙質(zhì)保存的形式，將紙質(zhì)作為檔案記錄的最重要的載體。盡管紙質(zhì)版的檔案形式有著很多的優(yōu)點，但是一些缺點也是顯而易見的，比如紙質(zhì)版的檔案容易受到自然環(huán)境的影響，如果客觀環(huán)境非常潮濕的話，就會導(dǎo)致紙質(zhì)版的資料出現(xiàn)腐爛的現(xiàn)象，使檔案的資料受到損失。信息化的管理形式出現(xiàn)以后，將存在的這些問題得以解決。信息化的檔案管理可以充分地運(yùn)用信息的相關(guān)技術(shù)，將檔案的內(nèi)容進(jìn)行信息保存，存到信息介質(zhì)中，這樣使得檔案的保存從空間上得到延展，而且檔案以信息化形式進(jìn)行保存的話，可以使得檔案的資料在保存中得以完善。

（四）進(jìn)一步提升檔案管理人員的工作水平。目前，隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位在檔案的管理上將不斷地強(qiáng)化，無論是管理的內(nèi)容還是形式都面臨著新的形勢和要求，這就對檔案的工作管理人員提出了新的要求。在傳統(tǒng)時代，檔案管理人員主要對檔案管理的業(yè)務(wù)進(jìn)行不斷的研究和細(xì)化。在當(dāng)前信息化突飛猛進(jìn)的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理人員在信息化時代開展檔案管理，既能夠?qū)W習(xí)到最新的檔案工作業(yè)務(wù)，同時也要學(xué)習(xí)到最新的信息技術(shù)，并將兩者結(jié)合起來，提升了檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

二、當(dāng)前事業(yè)單位在強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)中存在的不足

（一）對信息化建設(shè)的重視力度不夠。盡管目前有的事業(yè)單位對檔案工作比較重視，但更多的是提出工作要求，沒有就檔案管理的具體方面進(jìn)行深入的研究和部署。例如，有的事業(yè)單位檔案部門在人員上、資金上以及設(shè)備上都比較緊缺，尤其在信息化的設(shè)備建設(shè)上沒有進(jìn)行及時的更新?lián)Q代，以至于在基礎(chǔ)設(shè)施的配備上和信息化檔案管理不相匹配。

（二）缺少相應(yīng)的工作制度。檔案信息化建設(shè)需要有健全的工作制度作為管理的工作保障。但是在有的事業(yè)單位中，還沒有健全和完善制度建設(shè)。具體表現(xiàn)在制度的內(nèi)容不夠優(yōu)化。有的事業(yè)單位所建立的檔案工作制度仍然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的內(nèi)容，沒有按照最新的檔案管理要求建立工作制度。有的事業(yè)單位在建立強(qiáng)化信息化建設(shè)上雖然建立了工作制度，但是工作制度在執(zhí)行過程中沒有得到有效的貫徹落實。另外，有的單位建立了檔案信息化建設(shè)的工作制度，而且與信息化建設(shè)結(jié)合得比較緊密，但是工作制度沒有及時修改，制度的制訂和工作的執(zhí)行之間存在錯位的現(xiàn)象。

（三）缺少專業(yè)管理人才。如上文所述，運(yùn)用信息化建設(shè)開展檔案管理時，可以提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。但是在實際工作中，檔案管理人員的素質(zhì)還有待進(jìn)一步提升，具體表現(xiàn)在有的人員比較精通傳統(tǒng)的檔案管理工作業(yè)務(wù)，但是由于對信息化建設(shè)所了了解得不夠多，以至于在對檔案進(jìn)行管理時還存在不夠到位的現(xiàn)象。另外，檔案管理人員中有的人員不具有專業(yè)的知識背景，是從其他的工作崗位中抽調(diào)到該崗位上的，對信息化建設(shè)下的檔案管理工作內(nèi)容了解得不夠精細(xì)，工作中還沒有達(dá)到專業(yè)化的要求。

（四）應(yīng)用信息化的手段以及工作載體還不夠豐富。新形勢下將信息化建設(shè)和檔案管理工作相結(jié)合起來，需要對信息載體進(jìn)行不斷優(yōu)化，但是有的事業(yè)單位在實際的檔案管理中，沒有對信息載體進(jìn)行多方面的利用。例如僅僅將計算機(jī)作為檔案管理的方式，沒有綜合開發(fā)運(yùn)用信息管理平臺，也沒有綜合運(yùn)用手機(jī)等其他的載體作為檔案管理的新形式。另外，檔案管理在應(yīng)用信息載體時沒有完全將保密性作為基礎(chǔ)工作，沒有安裝保密工作軟件，使得檔案管理容易出現(xiàn)信息泄露。

三、新形勢下事業(yè)單位在開展檔案信息化建設(shè)以及管理中應(yīng)采取的主要對策

事業(yè)單位在開展檔案管理時，要將信息化建設(shè)作為其重要的發(fā)展突破口，將檔案管理和信息化建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來，并在工作中重點做到以下方面：

（一）對檔案信息化建設(shè)和管理給予高度的重視。事業(yè)單位要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，尤其是如何利用信息化建設(shè)推進(jìn)檔案管理工作任務(wù)的重要性，要加強(qiáng)科學(xué)謀劃，吃透檔案管理的新形勢以及工作的新精神，結(jié)合本單位的工作實際，對如何利用信息化建設(shè)推進(jìn)檔案管理進(jìn)行科學(xué)的部署，將各項工作任務(wù)進(jìn)行梳理，明確工作的重點以及完成的時限，不斷完善信息化建設(shè)和管理上的各項工作流程，使得檔案在管理上得到進(jìn)一步優(yōu)化。

（二）建立完善工作的制度體系。信息化建設(shè)下加強(qiáng)檔案管理，要不斷地建立健全工作制度，使制度成為檔案管理的重要保障。在建立檔案管理的工作制度時，首先，要明確工作制度的內(nèi)容，要對制度的各項條款加以明確，并征求事業(yè)單位相關(guān)部門對該項制度的意見，使得檔案管理的制度得到不斷的完善，并最終加以實施。其次，要認(rèn)真貫徹落實工作制度。檔案管理部門要將制度的執(zhí)行以及管理進(jìn)行細(xì)化，制度中的內(nèi)容按照部門的權(quán)限進(jìn)行落實，共同將信息化建設(shè)落實到底。最后，對檔案信息化建設(shè)的相關(guān)制度落實情況進(jìn)行檢查。要認(rèn)真檢查制度的貫徹情況，如果存在落實不到位的情況，要進(jìn)行及時的整改，確保各項制度能夠執(zhí)行到位。

（三）配備專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理人員。要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，人才是其中關(guān)鍵的因素。為此，要重視人才的建設(shè)，為檔案管理及時配備既懂得檔案管理業(yè)務(wù)又要懂得信息化建設(shè)的工作人員。對檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)要重視實效，既要給工作人員培訓(xùn)檔案理論知識，也要給工作人員培訓(xùn)具體的信息化操作技術(shù)。通過切實的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)特別是業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（四）強(qiáng)化多樣化的信息化建設(shè)。在檔案管理中，為了更好地推進(jìn)信息化建設(shè)，可以采取多種工作方式加以推進(jìn)。特別是在新媒體時代，“互聯(lián)網(wǎng)+”等技術(shù)得到有效的發(fā)展，很多媒介形式都可以應(yīng)用到檔案管理之中。例如檔案信息化建設(shè)的工作平臺就可以成為檔案管理的重要形式，要對工作平臺進(jìn)行科學(xué)的設(shè)計，在平臺上設(shè)計不同的版塊，對檔案管理進(jìn)行智能化的設(shè)計，使得檔案管理與科學(xué)技術(shù)能夠緊密融合。再比如，可以開發(fā)手機(jī)軟件，在手機(jī)上就可以對檔案管理進(jìn)行操作。

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