淺談文物檔案的建立與管理

劉杰

【摘 ?要】文物檔案是記錄及反映文物事業(yè)管理與文物保護、研究、利用等工作的歷史記錄，它直接記述和反映了國家在重要文物活動中形成的原始記錄，具有重要的現(xiàn)實和歷史價值?；诖?，本文詳細闡述了文物檔案的建立與管理。

【關鍵詞】文物檔案;建立;管理

引言

文物檔案包括文字、圖片、實物、音像記錄等一系列具有保存價值的相關資料，具有極其重要的研究意義及歷史價值，記錄了與文物有關的各項重要活動，是文物發(fā)掘、考古、保護、研究和修復的重要依據(jù)。

1.文物檔案概述

（1）含義。文物檔案是在文物發(fā)掘、收集整理、研究保護、現(xiàn)實利用等各個文物工作環(huán)節(jié)所形成的各種形式的歷史記錄，包括文字、音頻、視頻及圖像等。

（2）特點。①文物檔案是文物的伴隨物。文物是歷史上人類留傳下來的具有時代特征的器物。后人通過對這些器物的考證與研究，用以證實人類不同歷史時期社會的政治與經(jīng)濟形態(tài)和生產、生活方式，并逐漸揭示出人類社會發(fā)展的軌跡。這種研究以先有文物為前提，每一項研究成果最終都以檔案的形式保存下來，并成為與文物密不可分的有機體。這一特點表明，文物檔案的收集整理工作應保持項目成套，并與相關文物一并保存。②文物檔案的形成是一個不斷積累的過程。文物檔案的形成始于文物的發(fā)掘，爾后，在收藏、鑒定、修復、流動等過程中都將不斷產生新的檔案。直到該文物壽終正寢為止。這一特點表明，文物檔案的收集整理工作只能采取跟蹤追加的方式進行。

2.文物檔案的重要性

檔案工作是記錄社會各方面不可或缺的重要工作，它為社會各單位、學科和機關提供了重要的物質資料保障。文物檔案更是建立文物資料的重要工作，是確保文物保護工作順利進行的基本工作之一。文物檔案要詳實仔細記錄文物的相關資料，包括文物調查資料、考古發(fā)掘發(fā)現(xiàn)、文物修復情況等，并形成各種記錄文檔、照片、摹本等。這些資料的收集和整理為文物保護的科學管理和妥善保護提供了保障，也是文物工作者進行研究的依據(jù)。由于文物的一些特殊性和其他一些原因會導致文物出現(xiàn)一定損毀，而文物檔案能更有效的降低損失的影響程度。因此，應加強對文物檔案工作的支持力度，完善文物檔案的建立制度和流程，建立科學合理的的文物檔案工作制度，從而為文物的保護提供可靠的保障。

3.文物出土位置和環(huán)境的記錄

地理位置的記述，主要記述文物所處的地理位置，通常采用經(jīng)緯度來表示，記述文物距最近行政區(qū)域縣、鄉(xiāng)、村的位置，城市中要標明所在街道、城內的方位、海拔高度。另外，還要記述文物所處的自然環(huán)境，包括地層、地勢、山脈、河流、道路、土壤、植被等。水系、流域表述采用地質學、地理學中的術語敘述。

（1）對文物的歷史演變過程進行研究和記錄。應收集大量有關文物的歷史資料、碑文記載及民間流傳的故事，將這些資料綜合起來，再去粗存精、去偽存真進行深入研究，以記錄文物的始建年代或制造年代，建造或制造的用途，文物所經(jīng)歷的歷史演變過程及所發(fā)生的歷史事件、著名的歷史人物等。

（2）挖掘闡明文物的價值。所有文物的存在都為其特定價值所決定，首先是科學價值，是指在科學技術史方面的成就，如趙州橋首創(chuàng)敞肩式拱橋的結構形式，因此在世界橋梁史上處于重要地位。其次是藝術價值，是指在布局、造型、裝飾、繪畫、書寫等方面的價值。最后是歷史價值，是指在研究歷史、建筑史、繪畫史等方面的資料價值或作為重要歷史事件的實物見證所起到的重要作用。一處遺跡可能僅在一方面很有價值，也可能有幾方面的價值。因此，在闡述過程中應做到詳細與準確。

（3）文物自身的描述。應對文物的外觀、形狀、結構、布局、質地等特征進行詳細準確的描述，并在描述過程中結合圖片、影像等方式使描述更為形象、具體，以便讓人們更好地了解。還應給文物編號，方便查找和管理。另外，文物檔案中還應收錄該文物的定級，保護文件，以確定文物檔案對文物的保護作用等。

4.文物檔案管理中存在的問題

（1）文物檔案管理意識淡薄。強化領導、增強管理保護意識是文物檔案系統(tǒng)化建設的前提條件。但有很多機關領導對與檔案相關的法律法規(guī)和業(yè)務知識了解不深，檔案意識薄弱。只有增強了認知，才有可能順利進行具體的實施活動。相關職責的工作人員沒有很好地做到結合本部門的實際現(xiàn)狀，進行規(guī)劃和統(tǒng)一。

（2）文物檔案管理制度需進一步完善。近年來，文物管理部門基本建立了文物檔案的基本管理制度，但隨著檔案管理信息化、數(shù)字化的發(fā)展，尤其是電子計算機和網(wǎng)絡技術用于文物檔案管理領域，與此相適應的管理制度建設相對滯后，在一定程度上制約著文物檔案管理工作。

（3）檔案室的硬件設施不完善，影響了檔案管理人員的工作效率。很多檔案室由于受到資金等方面的限制，沒有建立完善的硬件設備體系，無法跟上現(xiàn)代化管理的要求。在建立文物檔案數(shù)據(jù)庫的工作中出現(xiàn)硬件設備不達標，無法建立網(wǎng)絡資源共享體系，從而制約了我國文物檔案管理工作的進程。

5.文物檔案管理策略

（1）文物檔案整理要合理化。由于文物檔案的數(shù)目和類型較多，為了實現(xiàn)文物檔案的有效管理，必須對文物檔案進行科學的分類和整理。通常，對文物檔案分類和整理，按一定的分類標準進行排序，然后裝訂成檔案。文物檔案的案卷上要將文物的名稱、案卷內文件材料的類別和主要信息等展示出來，依靠實踐的順序，對檔案內材料的變動制成備考表。

此外，針對有限制的文物檔案，要在文物檔案案卷封面進行明顯的標識。文物檔案按案卷的分類或案卷目錄來進行檢索內容編制，方便進行文物檔案的管理和檢索，在條件允許的情況下，可利用計算機來對文物檔案進行分錄和檢索。

（2）提升文物檔案管理人員的素質。因文物檔案涉及的內容和范圍廣，所以做好文物檔案的管理工作，不能單純依靠幾個人實現(xiàn)，而是必須成立檔案管理的部門或小組。因此，做好文物檔案管理工作，離不開高素質的文物檔案管理團隊。首先，在招聘文物檔案管理人員時，管理部門要選擇熱愛文物檔案管理工作、有豐富檔案管理工作經(jīng)驗和工作責任心的人員，以保證文物檔案管理的工作質量。其次，文物檔案管理部門要加強管理人員的內部培訓，包括對文檔管理的建檔、取檔和歸檔等基礎管理操作，以及檔案的整理和保存經(jīng)驗。最后，文物檔案管理部門要對管理人員進行資質認證，對管理人員業(yè)務水平進行考評，淘汰不合格的人員，并鼓勵檔案管理人員不斷提升自我。

（3）加強硬件設施的投入，保證文物檔案的準確性?；谀壳拔覈奈餀n案保管方法的落后狀況，文物檔案部門應加強硬件設施的投入，作為信息時代的今天，文物檔案的保管更應與信息技術相結合，并建立動態(tài)信息的檢測系統(tǒng)，以形成系統(tǒng)、高效率的檔案保管工作體系。

（4）強化文物檔案建檔意識。增強文物檔案在文物管理中重要作用的認識，扭轉文物部門重文物保護、輕文物建檔的行為，扭轉文物檔案管理人員重收錄性檔案建設，輕記錄性檔案建設的片面思想，使文物建檔成為文物管理工作的重要環(huán)節(jié)和法定程序，在實際工作中，要落實任務與責任，按國家有關規(guī)定，高質量做好各類文物建檔和管理工作。

（5）完善文物檔案管理制度。首先進一步健全和落實文物檔案基本管理制度，對檔案資料收集、錄制轉換、歸檔移交，日常保管、借閱、利用等各環(huán)節(jié)，都要制定嚴格的制度。其次要根據(jù)文物檔案管理現(xiàn)代化的需要，健全文物檔案信息采集、收錄、轉換制度，文物檔案數(shù)據(jù)庫保存、安全制度，文物檔案信息網(wǎng)絡傳輸交流管理制度等。依靠科學完善的制度，以實現(xiàn)文物檔案的科學管理。