大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理創(chuàng)新研究

王立新

摘 要：在信息科技的推動下，信息科學技術(shù)在各行業(yè)的應用不斷加深，人類社會也開始進入大數(shù)據(jù)時代。高校檔案管理工作承擔著為全校師生提供網(wǎng)上學術(shù)資源查詢、信息采集和方案接收等重要任務，在數(shù)據(jù)信息日益繁多、種類逐漸豐富的今天，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應高校的發(fā)展需求，因此，必須對大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革工作給予足夠重視。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高等院校;檔案管理;管理模式

【中圖分類號】G647.24 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-3733（2020）02-0298-01

引言：高校檔案是高校在日常管理、招生教學、基礎建設、科學研究等活動中直接形成的對社會、學校和學生具有保存價值的歷史記錄;是對高校辦學歷史、辦學經(jīng)驗、辦學成果全面真實的記錄;是反映高校黨政管理、培養(yǎng)人才、科學研究、服務社會、對外交流等各項工作的綜合記錄，從時間維度看，具有非常大的數(shù)據(jù)價值。大數(shù)據(jù)時代，伴隨著高校智慧校園建設不斷推進，高校檔案的利用服務需求日益增長、利用方式日趨豐富，原有的管理模式已經(jīng)不能滿足需求，迫切需要轉(zhuǎn)變管理機制、創(chuàng)新管理模式，將高校檔案中蘊含的數(shù)據(jù)價值凸顯出來，服務支撐高校各項事業(yè)的發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時代特征

一是信息量巨大。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應用和新型檔案管理軟件的普及為檔案管理收集信息、提取檔案等提供了便捷性。二是數(shù)據(jù)多樣性。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，大數(shù)據(jù)檔案管理建立在數(shù)據(jù)、信息、視頻以及圖文的基礎上，人們可以通過大數(shù)據(jù)信息更高效地實現(xiàn)檔案管理電子化、高效化和立體化。三是資源范圍廣泛。大數(shù)據(jù)時代擺脫了對傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的依賴，人們在收集信息范圍和信息處理速度方面得到了明顯的提升。大數(shù)據(jù)時代為人們生活工作提供了便利條件同時，也滿足了檔案管理信息化、高效化的需求。

2 大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理創(chuàng)新研究

2.1 更新檔案管理信息化設備

巧婦難為無米之炊，目前我國高校檔案管理工作質(zhì)量遲遲得不到明顯提升，其中一個原因在于高校的檔案管理信息設備較為陳舊，無法有效支撐起大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作任務。因此，現(xiàn)階段我國高校應當從更新檔案管理信息化設備的角度出發(fā)，增加資金投入，為新型信息化管理設備的引進與購買提供必要的資金支持，使高校檔案管理設備能夠跟上時代發(fā)展步伐。但在此過程中需要注意的是，新型檔案管理設備的引進與購買不能夠聽從市場導向盲目購買，而是要在深入分析自身檔案管理需求、結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)專業(yè)人員意見的基礎之上進行引進，力求能夠在最大程度上確保檔案管理工作設備的更新，發(fā)揮其最大作用。

2.2 在信息安全方面

伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，高校的一些紙質(zhì)檔案信息基本已經(jīng)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息，這樣雖然提升了信息的利用率，但也在一定程度上加大了信息泄露和丟失的風險，因此在進行檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新設計時應著重注意信息安全保障體系建設。具體來說可從基礎設施層面、法治標準層面、組織管理層面、災難恢復層面、安全技術(shù)層面進行安全保障建設。高校檔案管理系統(tǒng)可以構(gòu)建人防、物防、技防等多層防護體系，一方面設置用戶訪問權(quán)限，外設管理和操作權(quán)限，提升檔案管理人員的安全意識、筑牢物理和技術(shù)防線，另一方面采用防火墻技術(shù)、水印技術(shù)、信息加密技術(shù)等保障系統(tǒng)升級和數(shù)據(jù)遷移的安全，運用殺毒軟件進行網(wǎng)絡保護，即時備份組件Raid1、Raid5，對系統(tǒng)進行Chost備份，完善網(wǎng)絡監(jiān)控等。

2.3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化及電子文件歸檔

高校的檔案數(shù)字化工作的重點通常是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，由紙質(zhì)檔案而轉(zhuǎn)換形成的各種格式的電子文檔也成為數(shù)量最多、內(nèi)容最廣泛、最為重要的數(shù)字檔案資源。一般高校紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作分為幾個步驟：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接。很多高校的檔案管理部門通過以上六個步驟基本實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，建立起了數(shù)字檔案目錄數(shù)據(jù)庫，由于與數(shù)字檔案目錄數(shù)據(jù)庫相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)格式為圖片格式，所以有的高校除了提供數(shù)字檔案目錄查詢的功能外，又提供了縮略圖查詢功能?？梢詫⒏咝n案管理系統(tǒng)與高校辦公自動化系統(tǒng)及其他業(yè)務系統(tǒng)如教務管理系統(tǒng)等進行對接，在線實時進行電子文件的歸檔工作，既提升了檔案收集的效率，同時也降低了檔案數(shù)字化的工作量。

2.4 創(chuàng)新電子檔案管理模式

一是創(chuàng)新理念。大數(shù)據(jù)時代，高校的檔案種類日益多樣化，信息量劇增，因此孫曉旭認為，高校檔案管理部門要樹立創(chuàng)新思維，充分應用數(shù)據(jù)集成、可視化數(shù)據(jù)操作系統(tǒng)、MapReduce、分步式文件存儲系統(tǒng)為電子檔案管理提升管理效率，滿足信息時代對檔案管理的要求。創(chuàng)新管理理念，關(guān)鍵在人。高校一方面應加大對電子檔案信息化建設的資金支持，引進先進檔案信息處理設備;另一方面可以邀請第三方專業(yè)信息處理公司對高校檔案進行電子化整合及錄入，打造電子檔案信息平臺。二是創(chuàng)新模式。隨著區(qū)塊鏈技術(shù)在各項工作中的應用，電子檔案管理也應嘗試利用區(qū)塊鏈技術(shù)去中心化的分布式系統(tǒng)，簡化電子檔案管理流程，利用人工智能和大數(shù)據(jù)分析自動對電子檔案進行歸納、存檔和加密，進一步減少人工干預防止發(fā)生失誤和遺漏。三是培養(yǎng)創(chuàng)新人才。大數(shù)據(jù)時代高校對電子檔案管理及信息技術(shù)處理人才需求量較大，高?？梢圆扇?chuàng)新人才培養(yǎng)方式滿足信息化檔案管理要求?！毒V要》中提出，統(tǒng)一規(guī)劃各級各類檔案人員的專業(yè)知識培訓和崗位培訓，創(chuàng)新培訓內(nèi)容，改進培訓方式。擁有電子檔案專業(yè)人才是能否順利做好電子檔案信息平臺的關(guān)鍵因素。因此，要不斷開展電子檔案人才培訓，掌握最先進的電子檔案管理知識，發(fā)揮信息化優(yōu)勢，通過開展專業(yè)人員到校開設講座、檔案員交流會和企業(yè)實習培訓等形式切實提高操作人員對計算機信息技術(shù)的認知能力。

結(jié)語：在大數(shù)據(jù)時代，變化是不變的趨勢，創(chuàng)新檔案管理機制，以檔案信息化建設為依托，轉(zhuǎn)變服務理念，從傳統(tǒng)的館藏中心模式向服務中心模式轉(zhuǎn)變向業(yè)務決策支撐轉(zhuǎn)變，變“被動”為“主動”，緊密結(jié)合學校各項實際應用需求提供數(shù)據(jù)支撐服務，提升檔案工作在高校各項工作中的重要性，充分發(fā)揮檔案的數(shù)據(jù)價值，更好地服務于高校的各項工作開展。

參考文獻

[1] 呂揚.大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理體系構(gòu)建策略探討[J].中國管理信息化，2019，22（14）：174-175.

[2] 韋相立.大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].城建檔案，2018（11）：59-60.

[3] 李鑫.芻議大數(shù)據(jù)時代高校檔案的信息化管理[J].辦公室業(yè)務，2017（23）：60.