分析文書檔案的辦公自動化應(yīng)用和管理

李飛

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化技術(shù)已經(jīng)成為提升工作質(zhì)量的主要形式，因此，加強(qiáng)辦公自動化建設(shè)，已經(jīng)成為許多行業(yè)的發(fā)展趨勢，文書檔案管理工作同樣也不例外。但是從當(dāng)前的文書檔案管理工作實(shí)際來看，受傳統(tǒng)工作模式的影響，其中還存在一定的問題和缺陷，這些問題也是制約文書檔案管理質(zhì)量提升的主要障礙。在這樣的發(fā)展形勢下，深入分析文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用，對于提升文書檔案管理工作的整體質(zhì)量具有十分積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：文書檔案;辦公;自動化;應(yīng)用

【中圖分類號】G275.2 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-3733（2020）02-0297-01

1 應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.1 辦公效率大幅提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

1.2 文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源做出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

1.3 電于文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

1.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

2 提高文書檔案管理辦公自動化應(yīng)用的有效對策

2.1 提高文書檔案管理人員的辦公自動化水平

在文書檔案管理實(shí)踐中，制約管理工作質(zhì)量提升的一個(gè)主要原因就是管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，因此，提高文書檔案管理人員的辦公自動化水平，是提升文書檔案管理質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。對此，應(yīng)該安排一定數(shù)量的人員專門從事文書檔案管理工作，并且這些從業(yè)人員應(yīng)該具備一定的辦公自動化基礎(chǔ)知識，這樣才能在管理工作中實(shí)現(xiàn)不斷優(yōu)化。有條件的單位可以聘請有關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者，對文書檔案管理人員開展定期或者不定期的培訓(xùn)，從而提升檔案管理人員的辦公自動化水平，為優(yōu)化文書檔案管理模式創(chuàng)造良好的前提條件。

2.2 加強(qiáng)文書檔案辦公自動化制度建設(shè)

在文書檔案管理過程中，影響辦公自動化水平的另外一個(gè)主要因素就是缺乏健全完善的管理依據(jù)。因此，針對這個(gè)問題，有關(guān)部門應(yīng)該積極重視，并且及時(shí)采取有效措施，制定文書檔案管理方面的法律法規(guī)，從而為文書檔案管理辦公自動化建設(shè)提供充足的法律依據(jù)，也可以在一定程度上規(guī)范管理工作流程，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在此過程中，有關(guān)部門應(yīng)該結(jié)合文書檔案管理工作實(shí)際，針對辦公自動化建設(shè)中存在的問題和缺陷，制定法律法規(guī)，并且在檔案管理過程中嚴(yán)格按照法律規(guī)范執(zhí)行，包括文書檔案管理、材料的使用、檔案的核對和調(diào)用等等。在執(zhí)行過程中，如果一旦發(fā)現(xiàn)制度中存在問題或者有與實(shí)際工作不符的情況，應(yīng)該及時(shí)對其進(jìn)行調(diào)整，確保辦公自動化順利應(yīng)用。

2.3 不斷優(yōu)化文書檔案管理辦公自動化工作模式

在文書檔案管理過程中，缺乏完善的辦公自動化管理模式，檔案工作機(jī)制不健全，是制約檔案管理質(zhì)量提升的主要問題。因此，應(yīng)該積極構(gòu)建和完善文書檔案管理工作機(jī)制。在具體的工作實(shí)踐中，應(yīng)該及時(shí)認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，并積極建立完善的文書檔案管理辦公自動化工作機(jī)制，規(guī)范文書檔案管理流程。同時(shí)，應(yīng)該對檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，并不斷完善辦公自動化工作程序，提升管理效率，改掉傳統(tǒng)管理模式存在的缺陷和弊端，有效提升管理工作的整體質(zhì)量。

2.4 完善辦公自動化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

辦公自動化已經(jīng)成為文書檔案管理領(lǐng)域的重要發(fā)展趨勢，因此，為了有效提升管理水平，應(yīng)該對現(xiàn)有的檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化升級，提升辦公自動化管理水平。由于相關(guān)的工作設(shè)備陳舊，無法適應(yīng)文書檔案辦公自動化工作的需要。針對這個(gè)問題，應(yīng)該專門撥付一部分資金，對文書檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，將檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式逐漸過渡升級到辦公自動化水平，從而有效提升文書檔案管理質(zhì)量，為以后的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

辦公自動化的應(yīng)用，是文本檔案管理上的一次重大的改革。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本檔案管理已不適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，文本檔案自動化管理模式將是社會的發(fā)展主流，需要由傳統(tǒng)的管理模式走向現(xiàn)代化的管理方式。通過大量實(shí)踐證明，處在當(dāng)前辦公自動化環(huán)境之下，無論是文書檔案管理水平，還是文本檔案效率都有了很大的提高。

參考文獻(xiàn)

[1] 肖冰.對文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，26（14）：173.