檔案管理在石油企業(yè)中的重要性分析

摘 要：隨著我國綜合國力的不斷提升，現(xiàn)階段，我國政府部門正在積極努力的進(jìn)行規(guī)范經(jīng)濟(jì)市場工作，其最終目的就在于有效的促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)市場進(jìn)一步發(fā)展。而石油行業(yè)在我國經(jīng)濟(jì)市場當(dāng)中屬于支柱性產(chǎn)業(yè)，該種行業(yè)的發(fā)展，在一定程度上會(huì)直接影響到我國的整體經(jīng)濟(jì)發(fā)展。因此，石油企業(yè)需要有效的起到帶頭作用，規(guī)范自身企業(yè)的管理工作。在石油企業(yè)管理體系當(dāng)中，檔案管理屬于一項(xiàng)極為重要的管理，該項(xiàng)管理涉及到對于企業(yè)各項(xiàng)信息的管理，對于企業(yè)發(fā)展決策的制定有著較為顯著的影響，進(jìn)而影響到企業(yè)的整體發(fā)展高度。此次研究主要就檔案管理在石油企業(yè)中的重要性做了簡要的分析，目的在于進(jìn)一步提升石油企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理;經(jīng)濟(jì)市場;石油企業(yè);重要性;問題及對策

從現(xiàn)實(shí)的角度分析，檔案管理屬于石油企業(yè)管理體系的重要組成部分，該項(xiàng)管理在一定程度上直接影響著石油企業(yè)的整體發(fā)展高度，可以說檔案記錄著石油企業(yè)在發(fā)展過程當(dāng)中所產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，對于檔案的管理也是對于石油企業(yè)發(fā)展信息的管理，石油企業(yè)的管理人員在實(shí)踐進(jìn)行發(fā)展決策制定的過程當(dāng)中所必須要參照的信息都出自于檔案，檔案管理屬于石油企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)保障性管理內(nèi)容，由此可見，檔案管理在石油企業(yè)當(dāng)中極為重要。

一、石油企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀分析

隨著我國石油企業(yè)管理人員對于檔案管理工作的研究重視度不斷提升，經(jīng)過一段時(shí)間深入的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，我國石油企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀，其中存在著諸多較為顯著的問題導(dǎo)致石油企業(yè)很難精準(zhǔn)的對檔案進(jìn)行管理，而這些問題幾種表現(xiàn)在多個(gè)方面。其一為，檔案管理人員實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)匱乏，缺乏創(chuàng)新管理意識(shí)以及專業(yè)化檔案管理技術(shù)掌握能力，同時(shí)也沒有接受定期的專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致其綜合素質(zhì)水平不足以支撐其管理大量的檔案數(shù)據(jù)信息。其二為，檔案制度體系不健全，缺乏一些具有針對性的管理制度內(nèi)容，例如，沒有連帶責(zé)任追究管理制度，沒有針對于信息化技術(shù)應(yīng)用的安全管理制度等。而這些制度的卻是很容易就會(huì)導(dǎo)致檔案管理混亂問題出現(xiàn)。其三為，對于信息化檔案管理技術(shù)的有效應(yīng)用率較低，沒有充分開發(fā)信息化檔案管理技術(shù)在石油企業(yè)檔案管理工作中的優(yōu)勢功能。

二、石油企業(yè)檔案管理的優(yōu)化改革路徑分析

（一）組建專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)

石油企業(yè)檔案管理人員不僅要具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，同時(shí)還要對行業(yè)規(guī)范準(zhǔn)則以及企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度有著較深的了解，另外，還要保證檔案管理人員有較強(qiáng)的大局觀，可以有效的對檔案進(jìn)行分類以及存儲(chǔ)管理，可以說，石油企業(yè)對于檔案管理人員的要求極高。在這種情況下，石油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者就必須要重視專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)組建工作。首先，需要適當(dāng)?shù)奶嵘龣n案管理人員的準(zhǔn)入門檻，具體而言，就是不進(jìn)要考核檔案管理人員的學(xué)歷水平，大局觀等情況，同時(shí)還要考察其創(chuàng)新管理意識(shí)以及專業(yè)化檔案管理技術(shù)掌握能力，通過實(shí)操來驗(yàn)證其是否符合企業(yè)檔案管理工作人員標(biāo)準(zhǔn)。其次，需要定期的對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括信息化檔案管理技術(shù)掌握能力，檔案管理原則，企業(yè)規(guī)章制度，檔案管理重要性，創(chuàng)新管理能力。

（二）健全檔案管理制度體系

檔案管理制度體系是保證石油企業(yè)檔案管理人員能夠有效認(rèn)知自身的工作職權(quán)范圍，并且保證各項(xiàng)工作做到有法可依有理可據(jù)的基礎(chǔ)保障性要素。基于這一情況，檔案管理負(fù)責(zé)人就需要準(zhǔn)確有效的進(jìn)行檔案管理制度體系健全工作。為此，首先，檔案管理人員在實(shí)際工作期間需要落實(shí)連帶責(zé)任追究管理制度，將檔案管理工作進(jìn)行細(xì)致的任務(wù)劃分，明確各個(gè)管理人員所負(fù)責(zé)管理的檔案內(nèi)容以及在管理期間所能夠行使的管理權(quán)限，一旦出現(xiàn)問題保證做到在第一時(shí)間找到相關(guān)責(zé)任人，并追究責(zé)任人相應(yīng)的責(zé)任。其次，需要有效的落實(shí)信息化安全管理制度，組件專業(yè)化的安全管理團(tuán)隊(duì)，對信息系統(tǒng)進(jìn)行定期的維檢，審查系統(tǒng)是否有漏洞，同時(shí)對于一些重要的檔案要對其進(jìn)行備份處理，并單獨(dú)存儲(chǔ)在企業(yè)內(nèi)部獨(dú)立的局域網(wǎng)當(dāng)中，避免給非法分子可乘之機(jī)。

（三）開發(fā)信息化檔案管理技術(shù)的優(yōu)勢功能

信息化檔案管理技術(shù)對于石油企業(yè)檔案管理工作有著較為顯著的推動(dòng)作用，可以有效的提升檔案管理工作的精準(zhǔn)性以及時(shí)效性，同時(shí)還可以有效的降低檔案管理工作的繁瑣復(fù)雜性?；谶@一情況，檔案管理人員需要有效的開展信息化建設(shè)活動(dòng)。具體而言，首先，檔案管理人員可以借助信息化檔案管理系統(tǒng)只能識(shí)別各類信息的類別，并自動(dòng)的對其進(jìn)行歸類，從而提升檔案管理工作的時(shí)效性。其次，需要有效的構(gòu)建出完善的信息存儲(chǔ)庫，對于各類檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)處理。最后需要構(gòu)建出完善的信息化交流平臺(tái)，引導(dǎo)各個(gè)部門參與到企業(yè)信息的交流當(dāng)中，保證信息傳遞的流暢性。

三、結(jié)束語

現(xiàn)階段，我國石油企業(yè)管理人員正在積極努力的進(jìn)行檔案管理工作改革，其最終目的就在于有效的規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，提升檔案管理質(zhì)量以及精準(zhǔn)性，保證企業(yè)決策層能夠快速的找到需要的信息并完成企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略計(jì)劃的制定。從現(xiàn)實(shí)的角度分析，對于企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化，不僅有助于促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，同時(shí)也可以保證企業(yè)發(fā)展的規(guī)范性。因此，石油企業(yè)管理人員需要明確檔案管理對于企業(yè)的重要性，并制定出相應(yīng)的優(yōu)化措施。

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作者簡介：

丁文莉（19880603），性別：女，民族：漢，籍貫：黑龍江省大慶市，學(xué)歷：本科.