淺析檔案管理中的電子檔案管理

摘 要：科技的發(fā)展與傳播將為我國(guó)許多產(chǎn)業(yè)的發(fā)展帶來便利。隨著時(shí)代的發(fā)展，電子設(shè)備變得越來越流行，現(xiàn)在很多行業(yè)正在使用電子設(shè)備來解決問題。 對(duì)于許多單位的文件管理工作，電子檔案管理正變得越來越流行，逐漸從紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)向電子檔案管理，從而提高了信息文件管理工作的效率。

關(guān)鍵詞：電子檔案;檔案管理;方法

在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的當(dāng)代，企業(yè)工作人員的流動(dòng)速度越來越快，因此為了適應(yīng)快速發(fā)展的行業(yè)需求，企業(yè)單位的檔案管理逐漸由電子檔案管理代替。在開始用電子檔案進(jìn)行人員信息管理的過程中，電子檔案的優(yōu)勢(shì)被逐漸放大，使得單位的信息管理更加有效、有序。檔案管理作為企業(yè)單位發(fā)展的重要機(jī)構(gòu)，整理單位在發(fā)展中所需要的信息，使得單位發(fā)展更加系統(tǒng)化。電子檔案管理的重要性使得企業(yè)在發(fā)展過程中，需要不斷激發(fā)電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，將電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)最大化，確保給企業(yè)發(fā)展帶來更大的效應(yīng)。

一、電子檔案管理的必要性

在實(shí)際的工作中，電子檔案管理發(fā)揮出與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不同的優(yōu)勢(shì)，極大的提高了檔案的管理效率。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理模式而言，電子檔案管理可以充分發(fā)揮信息技術(shù)作用來提高對(duì)檔案信息的搜集效率和整理質(zhì)量，通過對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中信息的提取，提高工作效率，節(jié)省工作人員的時(shí)間和精力。其實(shí)在電子檔案管理工作中，如果檔案信息有所變動(dòng)，可以通過電子技術(shù)的應(yīng)用在信息中隨意的添加或刪除，來保證電子檔案的完整性。除了以上兩點(diǎn)以外，電子檔案最重要的作用就是可以給工作人員的工作帶來便捷，在電子檔案的提取和運(yùn)輸中，都可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，節(jié)省了工作人員查找的時(shí)間，同時(shí)也避免了長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存而造成的信息損壞。

二、電子檔案管理工作存在的問題

（一）電子檔案管理體系不完善。在應(yīng)用電子技術(shù)開展檔案管理工作時(shí)首先需要建立完善的管理體系，這樣才能更好地發(fā)揮信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用效果。使用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)執(zhí)行文件管理時(shí)非常容易受到外部因素的影響，基于此，擁有完整的電子關(guān)系管理系統(tǒng)至關(guān)重要。但是，在實(shí)際的檔案管理工作中，許多公司忽略了電子檔案管理系統(tǒng)的重要性。由于管理人員缺乏對(duì)電子檔案管理信息的理解和關(guān)注，致使員工也忽略了電子檔案管理的重要性。電子檔案管理體系的缺乏，嚴(yán)重影響了工作人員的工作效率和管理效果，使得工作人員在工作中總是出現(xiàn)紕漏，降低管理水平。

（二）電子檔案真實(shí)性有待提高。檔案管理對(duì)于企業(yè)來說非常重要，檔案管理中的信息涉及到企業(yè)的發(fā)展，所以在檔案管理中必須保證信息的真實(shí)性，一旦在檔案中出現(xiàn)虛假信息，將會(huì)影響企業(yè)的后續(xù)發(fā)展，給企業(yè)帶來一定的損失。目前很多單位的電子檔管理中，由于工作人員尚且不適應(yīng)電子檔案管理模式，很容易由于自己的疏漏而造成信息的虛假，因?yàn)橄啾扔诩堎|(zhì)檔案來說，電子檔案通過一定的技術(shù)可以進(jìn)行篡改而不被發(fā)現(xiàn)，同時(shí)由于工作人員的技術(shù)不達(dá)標(biāo)，也會(huì)造成信息的虛假，給公司的管理帶來挑戰(zhàn)。

（三）電子檔案管理工作要求員工的專業(yè)知識(shí)必須有所提高。電子檔案管理需要員工必須掌握熟練的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以提高檔案管理的效率并確保文件管理信息的準(zhǔn)確性。但是，在許多部門中，從事電子檔案管理的員工缺乏一定的專業(yè)知識(shí)，甚至有的員工缺乏學(xué)習(xí)的態(tài)度，致使電子檔案管理的效果不太理想。

三、電子檔案管理的有效措施

（一）完善電子檔案管理體系。公司發(fā)展最重要的是管理體系的建立和完善。如果公司要提高電子檔案管理的效率，則首先要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)完整的電子檔案管理系統(tǒng)。因此，在電子檔案管理工作中，公司定期向員工解釋電子檔案管理設(shè)備的操作，在員工心中傳播電子檔案管理的重要性，其有助于引導(dǎo)相關(guān)工作人員樹立正確的檔案管理意識(shí)，進(jìn)而有助于更好地發(fā)揮電子技術(shù)優(yōu)勢(shì)來提高企業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。為了保證檔案管理系統(tǒng)的完善，在檔案管理工作中必須要制定合理的管理制度，是管理人員在工作中有具體的操作流程作為參考，對(duì)于功過獎(jiǎng)懲分明，提高工作人員的積極性，同時(shí)，減少工作人員的懈怠意識(shí)。使工作人員在管理過程中不斷規(guī)范自己的言行舉止，美化工作環(huán)境，提高管理人員的工作效率。

（二）提高電子檔案的真實(shí)性。就檔案信息本身而言，其真實(shí)性程度直接影響到后續(xù)工作的質(zhì)量，因此在開展電子檔案管理工作時(shí)需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來核查檔案信息真實(shí)性，這對(duì)于更好地發(fā)揮電子檔案應(yīng)用效果而言具有積極意義。為了保證檔案信息的真實(shí)性，在信息收集之前，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來篩選信息，通過網(wǎng)絡(luò)記憶來選擇更加真實(shí)的檔案信息。在進(jìn)行檔案管理操作中，工作人員嚴(yán)格遵守電子設(shè)備的使用步驟，按照正確的要求和規(guī)范來進(jìn)行操作，可以提高對(duì)檔案信息的真實(shí)性管理，同時(shí)規(guī)范檔案的格式，使信息整理更加整潔。

（三）提高工作人員技能。電子檔案是大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展過程中的產(chǎn)物，但正因?yàn)槭切屡d的產(chǎn)物，工作人員難免缺少專業(yè)的電子管理技術(shù)。為了更好地開展電子檔案管理工作，相關(guān)工作人員首先需要提高對(duì)電腦的操作能力，這樣才能靈活處理檔案信息并做好各項(xiàng)管理工作。在具體的優(yōu)化方面，企業(yè)可以為相關(guān)管理人員提供定期的培訓(xùn)活動(dòng)，借此來引導(dǎo)他們掌握基本技能并熟悉電子檔案系統(tǒng)。同時(shí)為了使電子檔案管理團(tuán)隊(duì)更加專業(yè)，單位在招收人才時(shí)，可以直接招收相關(guān)專業(yè)的人才，節(jié)約對(duì)工作人員的培訓(xùn)時(shí)間，使得工作人員可以直接實(shí)際操作，減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)。

四、結(jié)束語

隨著電子技術(shù)的發(fā)展，單位檔案信息將逐步采用電子化管理，紙質(zhì)檔案將逐步退出舞臺(tái)。為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，單位應(yīng)配備與本企業(yè)相符的電子檔案管理系統(tǒng)，提高電子檔案管理效率，其有助于更好地發(fā)揮電子信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)來優(yōu)化企業(yè)檔案管理體系。通過提高員工的專業(yè)水平，將實(shí)現(xiàn)單位電子檔案的系統(tǒng)化管理，在快速發(fā)展的社會(huì)時(shí)代，公司檔案管理將適應(yīng)社會(huì)發(fā)展速度和人員流動(dòng)。

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[3]黃雪華.淺析信息時(shí)代下電子檔案管理[J].現(xiàn)代交際，2016（12）：50-51.z作者簡(jiǎn)介：王培根，男，漢，（1989.5.7-），本科，計(jì)算機(jī)，中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)，助理工程師。