淺析新形勢下不動產(chǎn)檔案的信息管理及利用

張海欣

摘 要：自我國改革開放以來，社會法律制度日趨完善，市場經(jīng)濟活躍發(fā)展，不動產(chǎn)登記檔案因為其特殊性，利用頻率更高。隨著國家相關(guān)政策發(fā)布，不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度建立，在新形勢下對不動產(chǎn)檔案的信息管理及應(yīng)用提出了新的課題。在現(xiàn)階段，集約化管理模式是不動產(chǎn)檔案的信息管理及利用的最有效管理模式。信息化技術(shù)和工具的利用能夠有效地提高檔案的集約化管理水平，其主要作法包括：建立自上而下的全員學(xué)習(xí)機制;不斷完善技術(shù)服務(wù)的軟硬件體系;著力解決工作轉(zhuǎn)型升級的遺留問題。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)檔案管理;集約化管理;現(xiàn)代信息技術(shù)

不動產(chǎn)登記檔案是不動產(chǎn)登記機構(gòu)為不動產(chǎn)進行物權(quán)登記過程中形成的，包括不動產(chǎn)登記憑證、登記機構(gòu)在登記審核過程中形成的文字材料以及申請登記主體提交的原始憑證。從現(xiàn)實層面看，自我國改革開放以來，社會法律制度的逐漸完善，市場經(jīng)濟的活躍發(fā)展，鑒于不動產(chǎn)登記檔案具有法定性、唯一性與憑證性的特點，因此相較于其他種類的專業(yè)檔案而言，其利用頻率更高;需要就不動產(chǎn)檔案信息利用的社會群體日益增多，應(yīng)用范圍主要包括經(jīng)濟、法律與行政司法等領(lǐng)域。從政策規(guī)定層面看，2014年12月，國務(wù)院發(fā)布《不動產(chǎn)登記暫行條例》（國務(wù)院令第656號），標志著不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度的建立。因此，在新形勢下提高不動產(chǎn)檔案的信息利用效率，完善信息管理與服務(wù)流程，有著極其重要的現(xiàn)實意義。

一、不動產(chǎn)登記檔案工作的現(xiàn)實問題

不動產(chǎn)登記檔案工作相對于其他種類的專業(yè)檔案相比的最大區(qū)別在于數(shù)量龐大、種類繁多。尤其在政策規(guī)定將不同類型不動產(chǎn)統(tǒng)一登記后，檔案登記業(yè)務(wù)涵蓋了土地、房產(chǎn)、林地等不同地形種類，其中最為復(fù)雜的房產(chǎn)登記與土地登記，登記類型包括首次登記、轉(zhuǎn)移登記、變更登記、注銷登記、抵押登記、查封登記等;登記主體提交的檔案憑證又有文字、票據(jù)、圖表等;檔案存儲介質(zhì)包含紙質(zhì)材料、光盤、磁盤等。以常州市不動產(chǎn)登記交易中心為例：在2019年，各類登記業(yè)務(wù)受理總量共計308231件，除去雙休日與法定節(jié)假日以外，平均每天受理量在1230件以上。不動產(chǎn)登記本身就是重復(fù)性較強的工作，在這樣的工作強度之下，少數(shù)檔案的收存存在瑕疵，是必然發(fā)生的。

除此之外，自我國不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度實施以來，各地不動產(chǎn)登記機構(gòu)組建成立，將原先分散管理的檔案工作進行統(tǒng)一管理。隨著不同單位不同部門的職能整合陸續(xù)完成，不動產(chǎn)檔案的管理與利用等相關(guān)制度、條例與實際操作都已經(jīng)相對完善，但是由于原登記單位或部門在不同類型的檔案管理上標準不統(tǒng)一，管理方式不統(tǒng)一，登記數(shù)據(jù)與電子檔案又基于不同的數(shù)據(jù)庫與信息管理系統(tǒng)進行存儲，因此在不動產(chǎn)檔案信息的管理與應(yīng)用方面，仍存在一些提高的空間。

二、不動產(chǎn)檔案工作與集約化管理

集約化管理是一種現(xiàn)代管理模式，以提高效率與效益為基本取向，其含義在于集中統(tǒng)一配置內(nèi)部資源的同時以節(jié)儉、約束、高效為價值取向，從而達到低成本的高效管理，從而實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。在不動產(chǎn)檔案管理工作中，集約化管理是檔案信息利用的重要基礎(chǔ)和前置條件。集約化管理水平的高低，與檔案登記工作的延續(xù)性、檔案信息查詢及利用的真實性和完整性息息相關(guān)。衡量集約化管理的標準在于：機構(gòu)與組織設(shè)置的科學(xué)性與規(guī)范性;辦公流程中軟硬件的標準與快捷;執(zhí)行效率是否集中與高效。由此，要想切實提升不動產(chǎn)檔案的信息管理與利用水平，必須建立起合理有效的集約化管理方案。首先，集約化管理模式能夠促進主體不斷改革創(chuàng)新，挖掘自身潛力，打造體系化、標準化的管理與服務(wù);其次，集約化管理模式有利于主體對所屬人才進行整合與優(yōu)化配置，有利于人才業(yè)務(wù)水平的提高;最后，集約化管理模式有利于主體工作的整體協(xié)調(diào)發(fā)展，提高主管領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。

三、集約化管理的提升路徑

不動產(chǎn)檔案的集約化管理是檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)準確記錄與有效利用的前提。隨著社會經(jīng)濟發(fā)展，房地產(chǎn)市場日益繁榮，人民群眾的物權(quán)意識也在不斷提升。因此，在可預(yù)見的未來，不動產(chǎn)檔案信息管理、利用的工作依然是涉及民生的重要工作。以常州市不動產(chǎn)登記交易中心的工作開展為例：在2015年12月，常州市實現(xiàn)不動產(chǎn)統(tǒng)一登記，借助現(xiàn)代信息技術(shù)為工具，以互聯(lián)網(wǎng)+公共服務(wù)的服務(wù)意識為內(nèi)涵，逐步完善和建立起優(yōu)質(zhì)高效的集約化管理體系，取得了一定的成果。不僅能夠有效地應(yīng)對當(dāng)前較為繁重的工作量，同時也基本滿足了群眾辦事的需要。

首先，常州市不動產(chǎn)登記交易中心在成立之后，組織全員學(xué)習(xí)應(yīng)用不動產(chǎn)信息管理系統(tǒng)這個統(tǒng)一的資源平臺。各職能部門分別依據(jù)部門職責(zé)與崗位職責(zé)制定學(xué)習(xí)方案，在日常工作中，保證工作效率的情況下通過線上實操與線下集中培訓(xùn)兩種方式，并對先進人員進行適當(dāng)獎勵，以點帶面推動全員掌握信息化工具，改變傳統(tǒng)的工作思路。

其次，不斷完善現(xiàn)代化信息技術(shù)的檔案管理利用平臺。除了基本的不動產(chǎn)登記查詢系統(tǒng)、軟硬件設(shè)備外，2017年常州市不動產(chǎn)登記交易中心入駐常州市政務(wù)服務(wù)中心之后，采購了五臺自助查詢設(shè)備，將部分工作由自動化設(shè)備完成，極大地提高了工作效率。

最后，對于工作轉(zhuǎn)型升級后的遺留問題，中心分派專人負責(zé)紙質(zhì)檔案的電子化進程。對于之前遺留的紙質(zhì)檔案，利用人工錄入與電子設(shè)備相結(jié)合的方式逐步將其實現(xiàn)數(shù)字化存儲。將原有的數(shù)據(jù)庫逐步整合，建立統(tǒng)一索引，實現(xiàn)新舊檔案的快速準確的檢索定位。對信息數(shù)據(jù)庫進行定期維護，確保檔案信息的安全性與完整性。

不動產(chǎn)檔案信息管理工作關(guān)系到社會民生，作為人民群眾切身利益相關(guān)的重要程序，信息技術(shù)只是工具，其核心在于提供管理與服務(wù)的從業(yè)人員。除了引入信息技術(shù)外，最重要的是對從業(yè)人員進行定期的理論學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其思想認識，擴展其工作思路，培養(yǎng)一批年輕化、知識化專業(yè)化的優(yōu)秀管理人才，適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢，為社會各界提供更為高效、優(yōu)質(zhì)的不動產(chǎn)檔案利用服務(wù)，為維護社會經(jīng)濟秩序做出應(yīng)有貢獻。

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（作者單位：江蘇省常州市不動產(chǎn)登記交易中心）