關(guān)于地方病防治業(yè)務(wù)檔案管理的探討

安美蘭

摘 要：地方病防治工作在各地區(qū)、各地方開展疾病預(yù)防管理工作時(shí)會(huì)形成大量原始數(shù)據(jù)與科研資料，業(yè)務(wù)檔案管理工作表現(xiàn)出較強(qiáng)的專業(yè)性、目的性與歷史性，因此在進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案管理工作時(shí)需要采取有效的管理措施。本文簡要概述了地方病防治業(yè)務(wù)檔案管理基本內(nèi)涵、歸檔標(biāo)準(zhǔn)及重要意義，在此基礎(chǔ)上提出了加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理效果的提升策略，目的在于推動(dòng)地方病防治事業(yè)的發(fā)展壯大，為社會(huì)群眾提供更為可靠的健康保障服務(wù)。

關(guān)鍵詞：地方病;防治業(yè)務(wù);檔案管理;管理措施

一、地方病防治業(yè)務(wù)檔案管理及其重要意義

1.地方病防治業(yè)務(wù)檔案管理基本內(nèi)涵

地方病亦稱環(huán)境病。它的產(chǎn)生主要是由自然原因和社會(huì)原因引起。在某一環(huán)境中一旦物質(zhì)與能量不足或過量，或有某種環(huán)境因素對人體生命過程的影響超過了人類的適應(yīng)和調(diào)節(jié)能力，從而就產(chǎn)生了這一環(huán)境中特有的高發(fā)病率的地方病，在吉林省最普遍的地方病種類有鼠疫、布氏菌病、地方性氟、地方性砷中毒、碘缺乏病（甲狀腺疾?。?、克山病、大骨節(jié)病等等。 由吉林省地方病第一、第二研究所為主要專業(yè)機(jī)構(gòu)承擔(dān)著全省的地方病防治和科研工作。地方病防治工作本著為人民群眾的健康權(quán)益，為病區(qū)人民造福，保障并促進(jìn)廣大病區(qū)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)有序、全面快速地發(fā)展，消除和解決地方性疾病危害的服務(wù)原則，有條不紊的開展各種地方病的防控和科研工作，在實(shí)際工作過程中會(huì)形成很多寶貴的現(xiàn)場監(jiān)測資料、疾病分析、防控經(jīng)驗(yàn)資料以及科研數(shù)據(jù)，因此做好地方病防治業(yè)務(wù)檔案管理顯得尤為重要。地方病防治工作表現(xiàn)出較強(qiáng)的專業(yè)性、連續(xù)性，歷史性，在對疾病進(jìn)行病情規(guī)律分析、疫情狀態(tài)跟蹤的時(shí)候需要以業(yè)務(wù)檔案作為基礎(chǔ)依托，以此提高地方病防治管理水平，因此在進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案管理的時(shí)候需要嚴(yán)格秉承科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾響B(tài)度。業(yè)務(wù)檔案管理直接反映了地方病的防治管理水平，對于地方病的流行病學(xué)分析、預(yù)防控制策略、科學(xué)研究評(píng)估意義重大，提高地方病防治業(yè)務(wù)檔案管理效果有助于地方病防治的可持續(xù)發(fā)展，同時(shí)也能為當(dāng)?shù)卣墓残l(wèi)生服務(wù)提供更多可供參考的數(shù)據(jù)資料。

2.地方病防治業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍及要求

地方病防治業(yè)務(wù)檔案歸檔資料主要包括各地方病種類的防控材料、科研資料檔案、儀器設(shè)備檔案及綜合資料檔案四大部分，地方病防控材料內(nèi)容包括各地方病病種每年的監(jiān)測數(shù)據(jù)、現(xiàn)場考察文獻(xiàn)、疾病分析與總結(jié)材料等;科研資料檔案匯集了科研任務(wù)書、研究規(guī)劃書、科研計(jì)劃方案、實(shí)地考察數(shù)據(jù)、國外文獻(xiàn)資料、會(huì)議記錄文件、實(shí)驗(yàn)測算數(shù)據(jù)、音頻視頻文件、技術(shù)創(chuàng)新材料、試驗(yàn)匯報(bào)摘要、研究總結(jié)報(bào)告、專項(xiàng)論文著作、獲獎(jiǎng)等級(jí)證書等多類文件;儀器設(shè)備檔案則包含了儀器使用說明書、設(shè)備安裝說明書、儀器設(shè)備合格證、實(shí)驗(yàn)操作SOP、使用維護(hù)記錄、事故檢修報(bào)告、報(bào)廢鑒定證書、處理申請文件等多個(gè)資料;綜合資料檔案是業(yè)務(wù)部門及小組個(gè)人用于保存專著論文、手稿匯編、實(shí)驗(yàn)資料的非私有技術(shù)檔案。為了便于歸檔查詢，需要將上述檔案進(jìn)行細(xì)化分類、編號(hào)整理，依卷次順序編制裝訂，專題研究相關(guān)資料可以統(tǒng)一編制成冊，并在卷內(nèi)添加目錄、檔號(hào)等標(biāo)記方便后續(xù)的資料查詢與整理。幅面資料需要以A4型紙張進(jìn)行保存，并盡量以統(tǒng)一幅面保存，一旦出行破損情況及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)處理;卷內(nèi)文字禁止用鉛筆、圓珠筆及墨水筆進(jìn)行書寫，避免長時(shí)間保存出現(xiàn)文字褪色問題。

3.地方病防治業(yè)務(wù)檔案管理重要意義

地方病防治業(yè)務(wù)檔案相較于普通檔案文件而言表現(xiàn)出專業(yè)性、獨(dú)特性、歷史文獻(xiàn)的特點(diǎn)，是對地方病的發(fā)生狀態(tài)、進(jìn)展干預(yù)、實(shí)驗(yàn)結(jié)果等疾病分析資料的全面整理，能夠?yàn)榈胤讲“l(fā)展趨勢及控制消除效果的預(yù)判分析提供可靠文件資料。由此可知，合理的地方病防治業(yè)務(wù)檔案管理能夠幫助提高地方病預(yù)防控制效果、保障公共衛(wèi)生安全，能夠?qū)崿F(xiàn)早發(fā)現(xiàn)、早干預(yù)、早治療的地方病防治目的，控制并消除當(dāng)?shù)氐牡胤讲?，從而提高廣大人民群眾的健康生活水平，進(jìn)一步推動(dòng)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)與社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展。

二、加強(qiáng)地方病防治業(yè)務(wù)檔案管理措施

1.掌握地方病檔案管理工作內(nèi)容及職能

地方病防控工作會(huì)形成很多與當(dāng)?shù)鼐幼…h(huán)境，生活水平，民族習(xí)俗，全省、全市或各鎮(zhèn)的GDP、人均收入，等地方人文地理的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和影響地方病的因素研究資料、各種地方病病種的現(xiàn)場監(jiān)測數(shù)據(jù)、防控實(shí)踐材料（包括原始的照片等影像材料及紙質(zhì)文獻(xiàn)）以及科研文件及培訓(xùn)資料等等。因此在開展地方病防治業(yè)務(wù)檔案管理的時(shí)候需要準(zhǔn)確掌握業(yè)務(wù)檔案管理工作內(nèi)容，以高度的專注力行駛防治業(yè)務(wù)檔案管理職能。在進(jìn)行檔案編制工作時(shí)需要結(jié)合區(qū)域地方病防治管理特點(diǎn)，按照地方病病種分門別類制定適宜的業(yè)務(wù)檔案管理制度，以此確保地方病防治檔案的完整性、規(guī)范性，讓其起到有效的歷史文獻(xiàn)作用。比如1904年和龍市臥龍鄉(xiāng)雞南屯的急生克山病暴發(fā)、1944年的牛腹洞屯克山病大流行、三十至五十年代前大骨節(jié)病在和龍市各病區(qū)村屯流行嚴(yán)重、地方性甲狀腺腫病的流行與防治、鼠疫的消滅，等諸多地方病的暴發(fā)、流行、發(fā)展與控制歷史、防控經(jīng)驗(yàn)、歷史照片、技術(shù)文獻(xiàn)等均體現(xiàn)在地方病檔案里，讓世世代代的人來借鑒與學(xué)習(xí)。地方病檔案充分發(fā)揮它的獨(dú)特性和歷史價(jià)值來推進(jìn)人類的發(fā)展。

2.積極開放深層次檔案管理資料

地方病防治檔案管理應(yīng)在對業(yè)務(wù)檔案利用需求進(jìn)行剖析解讀的基礎(chǔ)上，根據(jù)存儲(chǔ)檔案特點(diǎn)有針對性的開展分級(jí)編制管理工作，并按照病種類別編制對應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案歸類，以此滿足基層防治中心對于地方病防治業(yè)務(wù)管理的基本需求。地方病防治管理工作具有連續(xù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，因此在進(jìn)行地方病病情預(yù)測、防治干預(yù)工作時(shí)，離不開以往收集整理的數(shù)據(jù)資料類的文件支持。這就要求檔案管理工作人員除了需要對文件資料進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選剔除外，還需要將重點(diǎn)信息進(jìn)行濃縮加工，以此提高地方病防治業(yè)務(wù)檔案管理工作效率與質(zhì)量。

3.提高對檔案管理重視力度

為了提高地方病防治管理效果需要提高檔案管理重視力度，將微機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入到檔案管理工作中，以便為區(qū)域人民提供更為高效的地方病防治管理服務(wù)。比如各種地方病患者的扶貧四級(jí)網(wǎng)管理，應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展從自身需求出發(fā)提高地方病的管控能力，并積極引入全新檔案管理理念，并對檔案編制工作進(jìn)行革新優(yōu)化。檔案部門還需要加強(qiáng)工作人員的職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)管理，結(jié)合檔案編制工作特點(diǎn)制定專業(yè)培訓(xùn)計(jì)劃，引導(dǎo)工作人員積極學(xué)習(xí)先進(jìn)管理技術(shù)、掌握現(xiàn)代化管理方法，以此保障地方病防治業(yè)務(wù)檔案資料的完整性、真實(shí)性。檔案管理人員除了需要具備較強(qiáng)的檔案編制、管理能力外，還需要掌握一定的地方病預(yù)防、控制管理知識(shí)，以此確保業(yè)務(wù)檔案管理工作有序順暢進(jìn)行，為地方病防治管理工作的發(fā)展壯大奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.健全管理機(jī)制提高檔案管理效率

健全的檔案管理機(jī)制是維護(hù)地方病防治檔案安全性的基本保障。 地方病檔案管理部門需要結(jié)合當(dāng)?shù)氐胤讲》乐喂芾韺?shí)際情況，制定與之相符的檔案信息管理制度，以此確保崗位職責(zé)落到實(shí)處、獎(jiǎng)懲考核有據(jù)可依。依據(jù)地方病類別差異對檔案資料進(jìn)行安全級(jí)別劃分，并將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案形式進(jìn)行保存管理，嚴(yán)格遵守電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)及管理原則，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理以此提高業(yè)務(wù)檔案應(yīng)用效率。 對于保密級(jí)別較高的檔案文件在調(diào)取查閱時(shí)需要嚴(yán)格遵守審批制度，通過加強(qiáng)監(jiān)控管理力度的方式降低機(jī)密資料外泄風(fēng)險(xiǎn)。地方病業(yè)務(wù)檔案編研工作需要格外注重時(shí)間跨度這一關(guān)鍵要素，在規(guī)定時(shí)間跨度內(nèi)對統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、信息管理，以此揭示地方病的發(fā)生發(fā)展規(guī)律，為地方病防治工作提供可供參考的數(shù)據(jù)資料。在進(jìn)行檔案編研工作時(shí)不能直接照搬數(shù)據(jù)，需要對數(shù)據(jù)資料真實(shí)性進(jìn)行計(jì)算分析，以此確保數(shù)據(jù)信息真實(shí)性。

三、結(jié)語

合理的地方病防治業(yè)務(wù)檔案管理對于地方病防治事業(yè)而言發(fā)揮積極的推動(dòng)作用，業(yè)務(wù)檔案管理水平高低直接關(guān)乎著地方病防治中心的工作效率，因此檔案管理部門需要明確業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé)及內(nèi)容，積極開放深層次的檔案管理資料，提高防控中心對于檔案管理工作的重視力度，并通過健全檔案管理機(jī)制的方式提高地方病防治業(yè)務(wù)檔案管理工作效率與質(zhì)量，推動(dòng)地方病防治事業(yè)的發(fā)展壯大。

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（作者單位：吉林省和龍市疾病預(yù)防控制中心）