企業(yè)辦公管理OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)分析

　施暢　謝慶輝

摘 要：OA系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵，有助于工作效率與質(zhì)量的提升。本文以某企業(yè)辦公管理OA系統(tǒng)為例，闡述系統(tǒng)各模塊的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)方法，并對(duì)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)的OA系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試，驗(yàn)證系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)的有效性。

關(guān)鍵詞：辦公管理;OA系統(tǒng);公文管理

中圖分類(lèi)號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2020）06-0045-02

0引言

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，各個(gè)部門(mén)間的信息傳遞頻繁，傳統(tǒng)收發(fā)工作、流程審批以人工、傳真等形式為主，存在工作效率低、辦公成本高等問(wèn)題，影響企業(yè)發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，面對(duì)日益增多的辦公數(shù)據(jù)，企業(yè)需設(shè)計(jì)符合自身辦公管理特點(diǎn)的OA系統(tǒng)，由計(jì)算機(jī)替代人工、傳真等工作模式，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公。

1企業(yè)辦公管理OA系統(tǒng)需求

在開(kāi)展OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)前，設(shè)計(jì)人員需掌握企業(yè)日常辦公需求，明確OA系統(tǒng)的功能需求，以此設(shè)計(jì)系統(tǒng)功能模塊，并了解企業(yè)OA系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境，明確OA系統(tǒng)的性能需求，保障OA系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行。

1.1功能需求

通常來(lái)說(shuō)，企業(yè)日常辦公需求以公文管理為主，職工辦公需求相對(duì)豐富，包括工作計(jì)劃、工作日記、辦公提醒、消息傳遞等。整合各項(xiàng)辦公需求與系統(tǒng)運(yùn)行需求，OA系統(tǒng)的功能需求如下：

第一，個(gè)人辦公功能。該功能模塊主要為企業(yè)職工開(kāi)展各項(xiàng)工作提供幫助，包括待辦事項(xiàng)、工作計(jì)劃、工作日記、辦公提醒及個(gè)人收藏夾等部分，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、精細(xì)化個(gè)人辦公。

第二，公文管理功能。該功能模塊負(fù)責(zé)企業(yè)公文的收發(fā)管理、會(huì)議紀(jì)要管理等工作，線上完成公文的收發(fā)審批等環(huán)節(jié)。以發(fā)文為例，OA系統(tǒng)的工作流程如下：擬稿→核稿→送簽→會(huì)簽→辦公室負(fù)責(zé)人擬稿→公文排版→領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→分發(fā)傳閱。在該過(guò)程中，如某個(gè)環(huán)節(jié)審批不合格，需返回上一步進(jìn)行調(diào)整。

第三，信息管理功能。該功能模塊負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)信息傳遞，如消息群發(fā)、回復(fù)消息、轉(zhuǎn)發(fā)消息等，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)的辦公信息共享與高效通信。

第四，賬戶(hù)管理功能。該功能模塊主要用于OA系統(tǒng)用戶(hù)的注冊(cè)、密碼修改等操作，是企業(yè)職工應(yīng)用OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

第五，系統(tǒng)管理功能。該功能模塊用于企業(yè)部門(mén)的添加、刪除或修改，為企業(yè)各部門(mén)職工的辦公自動(dòng)化提供保障[1]。

1.2性能需求

就安全性而言，設(shè)計(jì)人員需在OA系統(tǒng)中應(yīng)用防火墻等安全防護(hù)技術(shù)，并根據(jù)用戶(hù)等級(jí)，設(shè)置信息查閱權(quán)限，保障企業(yè)辦公信息的安全;就便捷操作性而言，OA系統(tǒng)需支持多種信息錄入模式，結(jié)合用戶(hù)操作習(xí)慣，設(shè)計(jì)系統(tǒng)界面，使OA系統(tǒng)具備友好、便捷、簡(jiǎn)明的特征;就拓展性而言，企業(yè)在做大做強(qiáng)的過(guò)程中，業(yè)務(wù)與辦公管理工作出現(xiàn)變化，OA系統(tǒng)需進(jìn)行改進(jìn)，所以設(shè)計(jì)之初需使OA系統(tǒng)具備拓展性，為后續(xù)更新升級(jí)提供便利[2]。

2企業(yè)辦公管理OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

本文以某企業(yè)為例，為其設(shè)計(jì)OA系統(tǒng)，闡述企業(yè)辦公管理OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)方法，為其他技術(shù)人員提供經(jīng)驗(yàn)參考。

該企業(yè)結(jié)合上述需求，選擇Windows7為操作系統(tǒng)，應(yīng)用Visual Studio2008進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)，編程語(yǔ)言選擇C#、HTML。CSS及Javascript，以O(shè)rale 11g模式設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)，如圖1所示。在OA系統(tǒng)中，包括六個(gè)模塊：個(gè)人辦公模塊、公文管理模塊、信息管理模塊、賬戶(hù)管理模塊、系統(tǒng)管理模塊與數(shù)據(jù)庫(kù)模塊，如圖2所示，其設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)要點(diǎn)如下。

2.1個(gè)人辦公模塊

在個(gè)人辦公模塊中，需設(shè)計(jì)待辦事項(xiàng)、已待辦事項(xiàng)、工作計(jì)劃、工作日記、個(gè)人收藏夾與辦公提醒等功能。用戶(hù)在登錄OA系統(tǒng)后，根據(jù)需求，點(diǎn)擊界面的相應(yīng)功能，實(shí)現(xiàn)工作事項(xiàng)、工作計(jì)劃與工作日記的查詢(xún)、添加、刪除等操作。其中，待辦事項(xiàng)需與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)連接，為工作人員辦公提供便利。

技術(shù)人員在添加全新的個(gè)人辦公信息記錄后，需點(diǎn)擊界面的“保存”按鈕，進(jìn)行列表數(shù)據(jù)源的更改操作，在后臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，如果數(shù)據(jù)校驗(yàn)不合格，則彈出“更新信息未通過(guò)”對(duì)話(huà)框;如果數(shù)據(jù)校驗(yàn)通過(guò)，則將用戶(hù)更新的信息存儲(chǔ)于data數(shù)據(jù)中，并向服務(wù)器的/Notice.asmx/update發(fā)出Ajax請(qǐng)求。在接收到請(qǐng)求信息后，服務(wù)器會(huì)調(diào)用Notice Service處理Ajax請(qǐng)求，分析請(qǐng)求中的用戶(hù)是否具備個(gè)人辦公信息的更新權(quán)限，如無(wú)權(quán)限，則彈出“更新失敗”的對(duì)話(huà)框;如有權(quán)限，則檢查記錄是否符合要求。如符合要求，則將更新內(nèi)容存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中，并更新界面相應(yīng)的信息;如不符合要求，則彈出“信息不符合要求”的提示，提示用戶(hù)修改信息內(nèi)容。

2.2公文管理模塊

在公文管理模塊，需設(shè)計(jì)發(fā)文管理、收文管理、會(huì)議紀(jì)要管理三項(xiàng)功能，用于公司文件的擬定、審批、發(fā)文及會(huì)議管理。在OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，需結(jié)合企業(yè)公文管理流程，設(shè)計(jì)相應(yīng)功能。

基于上述設(shè)計(jì)要求，技術(shù)人員可進(jìn)行如下設(shè)計(jì)：在用戶(hù)點(diǎn)擊“發(fā)文”后，會(huì)向發(fā)文模塊的Web Service提出Ajax請(qǐng)求，Web Service會(huì)調(diào)用SDoc Service模塊，獲取用戶(hù)與發(fā)文的詳細(xì)信息，首先驗(yàn)證用戶(hù)是否具備撰寫(xiě)文件、審批發(fā)文的權(quán)限。如無(wú)權(quán)限，則彈出“失敗”對(duì)話(huà)框;如有權(quán)限，則結(jié)合用戶(hù)權(quán)限，切換至相應(yīng)界面，如修改發(fā)文、審批發(fā)文等。在審批發(fā)文中，OA系統(tǒng)可提供常用批示語(yǔ)，為審批人提供便利，審批完成后點(diǎn)擊“批準(zhǔn)”或“退回”，結(jié)束審批。

2.3信息管理模塊

在信息管理模塊，需設(shè)計(jì)信息發(fā)送、信息回復(fù)與信息轉(zhuǎn)發(fā)功能，為企業(yè)各部門(mén)的職工溝通提供便利。信息發(fā)送包括內(nèi)容填寫(xiě)、附件添加兩部分;信息回復(fù)與轉(zhuǎn)發(fā)整合為同個(gè)模塊，用戶(hù)可根據(jù)需求點(diǎn)擊相應(yīng)模塊，完成信息的回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)。結(jié)合信息管理功能要求，設(shè)計(jì)的模塊運(yùn)行流程如下：信息管理模塊→瀏覽上傳的文檔→以上傳附件形式上傳文檔→驗(yàn)證文檔的格式與大小→發(fā)送信息→轉(zhuǎn)發(fā)信息→回復(fù)信息。