淺析檔案管理發(fā)展前景

陳景玲

摘 要：隨著事業(yè)單位改革工作的逐步推進，強化檔案管理的呼聲也越來越高。檔案管理是事業(yè)單位加強內(nèi)控管理水平的重要因素，在信息技術(shù)的推動下，我國事業(yè)單位檔案管理模式發(fā)生重大轉(zhuǎn)變，為此需要進行全方位改革和創(chuàng)新。本文簡要闡述了檔案管理的重要價值，重點就當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展前景進行全面探討和研究，并提出了具體可行的強化措施，以期推動我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;發(fā)展前景

中圖分類號：G25 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2020）06-0209-02

眾所周知，檔案管理是一項系統(tǒng)性極強的工作內(nèi)容，特別是事業(yè)單位檔案管理工作，由于工作需要每天都在生成大量檔案資料，因此強化檔案管理工作對于事業(yè)單位科學(xué)穩(wěn)定發(fā)展有著重要影響?，F(xiàn)階段，我國事業(yè)單位開始對傳統(tǒng)檔案管理模式進行改革與創(chuàng)新，力求突破當(dāng)前檔案管理工作面臨的瓶頸。與此同時，在檔案管理信息化發(fā)展背景下，事業(yè)單位檔案管理也呈現(xiàn)出專業(yè)化和精細化發(fā)展趨勢[1]。為此，要們要加強事業(yè)單位檔案管理工作研究，為我國事業(yè)單位改革與發(fā)展提供堅實的理論基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位檔案管理概述

事業(yè)單位檔案管理工作主要涵蓋了檔案資料的收集歸檔、統(tǒng)計整理和信息查閱等基本內(nèi)容，與此同時，事業(yè)單位人事變動、考核及退休等方面資料信息也是檔案管理的重要范疇。隨著時代的不斷進步，檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)控管理工作中的作用開始愈加凸顯，加之事業(yè)單位內(nèi)控管理改革工作的逐步推進，進一步挖掘檔案管理工作的作用和價值受到了更多的關(guān)注。信息技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理改革發(fā)展提供了理想的契機，為此我們要緊抓時代機遇，并助推我國事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理的價值分析

事業(yè)單位是我國社會服務(wù)管理的重要參與者，其功能作用的發(fā)揮對于社會經(jīng)濟發(fā)展有著深遠影響。目前，我國事業(yè)單位正處于全面深化改革的關(guān)鍵時期，加強檔案管理不僅是改革工作的核心內(nèi)容，同時也是提供事業(yè)單位社會服務(wù)質(zhì)量的重要保障。

2.1為事業(yè)單位查考工作提供依據(jù)

對于事業(yè)單位而言，檔案管理是一項系長期性且系統(tǒng)的工作內(nèi)容，一個完善規(guī)范的檔案資料庫能夠為事業(yè)單位資料查考提供堅實的基礎(chǔ)。首先，檔案管理記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，通過對相關(guān)資料的查考和總結(jié)能夠為新時期檔案管理工作改革提供依據(jù)。其次，檔案資料記錄了事業(yè)單位的所有工作內(nèi)容，有效的檔案管理能便于事業(yè)單位查考工作。最后，事業(yè)單位工作繁瑣復(fù)雜，而有效的檔案管理工作還能夠為階段性總結(jié)及運行狀況分析提供有效信息基礎(chǔ)。

2.2推動事業(yè)單位內(nèi)部控制改革

內(nèi)控管理改革是新時期事業(yè)單位改革工作的關(guān)鍵所在，而檔案管理則是強化事業(yè)單位內(nèi)控管理不可或缺的重要組成部分。首先，信息化發(fā)展加快了事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，為內(nèi)部管理改革奠定了良好的環(huán)境基礎(chǔ)。其次，檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部控制改革的重要內(nèi)容，全面、準(zhǔn)確的檔案資料能夠為內(nèi)部控制改革提供依據(jù)。最后，檔案資料還是事業(yè)單位制作宣傳內(nèi)容的主要素材來源，并以此推動事業(yè)單位改革工作的開展[1]。由此可見，在事業(yè)單位內(nèi)控管理改革的大環(huán)境下，提供檔案管理工作水平和質(zhì)量具有十分重要的意義和價值。

2.3為文書資料管理創(chuàng)設(shè)內(nèi)在條件

在事業(yè)單位運行服務(wù)過程中，無時無刻不在生成文書資料，同時這些文書資料是事業(yè)單位檔案管理工作的核心內(nèi)容。強化檔案管理工作，一方面能夠更好的存儲保管和開發(fā)利用文書資料，以此提升事業(yè)單位內(nèi)控管理的質(zhì)量和效率。另一方面，數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用，也實現(xiàn)了檔案管理的信息化發(fā)展，由此提高了文書資料管理的質(zhì)量和效率。由此可見，隨著檔案管理水平的發(fā)展提升，同時也為事業(yè)單位文書資料管理創(chuàng)設(shè)了理想的內(nèi)在條件。

3 新時期我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

目前，我國各事業(yè)單位均已開展檔案管理工作改革，但更多的是滿足政策上的硬性要求。從檔案管理改革的實際情況來看，許多事業(yè)單位仍存在多方面問題與不足，一定程度上制約了檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

3.1檔案管理缺乏足夠重視

現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位仍將工作重心側(cè)重于對外業(yè)務(wù)服務(wù)上，而對檔案管理工作的強化則缺乏足夠重視。一方面，檔案管理工作相比對外服務(wù)業(yè)務(wù)權(quán)重較低，管理人員在內(nèi)控管理建設(shè)過程中忽略檔案管理工作。另一方面，許多事業(yè)單位管理人員對檔案管理存在錯誤認知，不能認知檔案管理在內(nèi)控管理改革中的重要性，由此降低了該領(lǐng)域的支持和投入。檔案管理缺乏足夠重視所帶來的影響也是十分深遠的，并將直接制約事業(yè)單位內(nèi)控管理改革工作的科學(xué)有序推進[2]。

3.2檔案管理人員能力不足

隨著時代的發(fā)展與進步，新時期事業(yè)單位檔案管理工作變得更加專業(yè)和系統(tǒng)，由此也對檔案管理人員提出了更高的專業(yè)需求。從當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理工作的從業(yè)人員來看，普遍存在以下幾方面問題：其一，檔案管理從業(yè)人員并非專業(yè)出身，其自身檔案管理知識與技術(shù)十分匱乏。其二，檔案管理從業(yè)人員數(shù)量不足，無法滿足檔案管理工作需求，甚至許多管理人員以兼職形式開展檔案管理工作。其三，檔案管理人員年齡偏大，對新技術(shù)、新理念接受能力不足，由此制約了檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。

3.3軟硬件設(shè)施建設(shè)滯后

對于檔案管理工作而言，由于檔案資料的特殊性，必須具備良好的軟硬件設(shè)施基礎(chǔ)才能科學(xué)有效的開展管理工作。首先，受客觀因素影響，事業(yè)單位在檔案管理硬件設(shè)施投入上有所不足，如檔案室、置物架等設(shè)施建設(shè)總體滯后，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的有序開展。其次，在檔案管理信息化發(fā)展的今天，相關(guān)技術(shù)設(shè)備及檔案管理平臺建設(shè)上也有待強化，由此制約了事業(yè)單位檔案管理水平的全面提升。由此可見，軟硬件設(shè)施建設(shè)滯后是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理亟待解決的問題之一。

4 目前我國事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展前景分析

隨著現(xiàn)代管理理念的發(fā)展與創(chuàng)新，越來越多的技術(shù)和受到被應(yīng)用到檔案管理工作中，并顯著提升了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。目前，我國事業(yè)單位檔案管理主要呈以下三各方向快速發(fā)展與轉(zhuǎn)變：

4.1信息化方向發(fā)展

信息技術(shù)的普及和應(yīng)用改變了人們的生產(chǎn)生活方式，同時信息化發(fā)展也是當(dāng)今社會變革的重要趨勢。信息化轉(zhuǎn)變是事業(yè)單位新時期檔案管理發(fā)展的重要趨勢，在信息技術(shù)的推動下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料開始呈電子檔案方向發(fā)展，同時檔案資料的采集、存儲和查閱也通過檔案管理平臺來實現(xiàn)[3]。檔案管理信息化發(fā)展對軟硬件設(shè)施提出了更高的要求，特別是檔案管理系統(tǒng)平臺及相關(guān)電子設(shè)備是檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的必然基礎(chǔ)。在此背景下，事業(yè)單位要積極推動自身檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變，并以此推動社會服務(wù)能力的全面提升。

4.2專業(yè)化方向發(fā)展

在信息化發(fā)展的大趨勢下，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應(yīng)新時期工作需求，因此還要高度重視事業(yè)單位檔案管理的專業(yè)化發(fā)展。專業(yè)化發(fā)展主要體現(xiàn)于兩方面：其一，信息化發(fā)展帶來了檔案管理技術(shù)的革新，無論檔案管理理念還是管理方法都與傳統(tǒng)檔案管理存在較大差異，這便要求事業(yè)單位檔案管理以更加專業(yè)的態(tài)度去開展。其二，隨著事業(yè)單位內(nèi)控管理改革工作的逐步推進，檔案管理工作的作用和價值開始愈加凸顯，在此環(huán)境下必須采取更加專業(yè)規(guī)范的檔案管理工作才能助推事業(yè)單位改革創(chuàng)新。

4.3精細化方向發(fā)展

所謂精細化，便是對檔案管理工作進行細化和明確，并以此為標(biāo)準(zhǔn)開展事業(yè)單位檔案管理工作。無論事業(yè)單位改革工作需求，還是全面提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，都需要檔案管理實現(xiàn)精細化轉(zhuǎn)變。精細化管理離不開完善的檔案管理制度，這里要求事業(yè)單位管理層充分重視信息化檔案管理模式及相關(guān)規(guī)章制度體系的構(gòu)建，并在此基礎(chǔ)上對各項管理內(nèi)容進行細化和延伸，由此為相關(guān)管理人員提供科學(xué)全面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范，同時這也是信息化和專業(yè)化發(fā)展帶來的必然要求。

5 推動事業(yè)單位檔案管理水平提升的有效舉措

立足我國事業(yè)單位的改革發(fā)展，我們要科學(xué)審視當(dāng)前檔案管理存在的問題與不足，并堅持客觀公正的解決態(tài)度，通過科學(xué)合理的改善措施推進檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，由此為檔案管理價值的實現(xiàn)提供建設(shè)的基礎(chǔ)與保障。

5.1提高事業(yè)單位重視程度

檔案管理作為內(nèi)控管理的重要組成部分，對于事業(yè)單位改革發(fā)展有著十分深遠的影響，為此事業(yè)單位高層要對檔案管理給予高度重視。首先，事業(yè)單位要強化檔案管理在日常工作中的權(quán)重，并將其上升到業(yè)務(wù)服務(wù)同等高度。其次，事業(yè)單位管理層還要真缺認知檔案管理的價值與作用，從而能夠更加積極主動的強化檔案管理工作。基于此，我們要注重事業(yè)單位檔案管理理念的強化，例如通過社會宣傳工作使檔案管理理念深入人心，由此為檔案管理工作科學(xué)合理開展?fàn)I造良好的環(huán)境基礎(chǔ)。

5.2提高管理人員綜合素質(zhì)

對于檔案管理工作而言，相關(guān)從業(yè)人員的綜合素質(zhì)直接決定了檔案管理的水平和質(zhì)量，為此還要充分重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升[4]。針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員存在的問題，首先要提高檔案管理崗位的專業(yè)性，同時還要定期開展培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作，確保檔案管理人員具備當(dāng)前工作所需求的基本專業(yè)能力。其次，還要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作需求增設(shè)管理崗位，杜絕以兼職形式開展檔案管理工作。最后，事業(yè)單位還要逐步優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，注重檔案管理隊伍的年輕化，由此滿足當(dāng)前檔案管理信息化轉(zhuǎn)變帶來的技術(shù)困境。

5.3加強檔案管理資金投入

檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，使得傳統(tǒng)檔案管理模式無法適應(yīng)新時期工作需求，因此還需要事業(yè)單位增加資金投入以完成軟硬件的升級[5]。首先，基于檔案管理在內(nèi)控管理改革的重要性，事業(yè)單位要為檔案管理工作的穩(wěn)定有序開展提供良好的工作環(huán)境，例如加大檔案室、工作室的建設(shè)，并注重相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的增設(shè)和完善。其次，面對當(dāng)前檔案信息化發(fā)展需求，事業(yè)單位還要加大計算機及相關(guān)電子設(shè)備的采購，特別是電子檔案管理系統(tǒng)平臺的構(gòu)建和維護，為檔案管理工作效率的提升奠定堅實的基礎(chǔ)。

6 結(jié)論

綜上所述，檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)控管理改革過程中有著十分重要的影響和作用，為此需要高度關(guān)注檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。信息化、專業(yè)化和精細化是檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，事業(yè)單位在對檔案管理工作給予高度關(guān)注的同時，還要采取積極有效的措施推動檔案管理水平的提升，由此才能更加科學(xué)高效的發(fā)揮事業(yè)單位社會服務(wù)職能。

參考文獻

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