藝術(shù)類高職院校加強檔案管理規(guī)范化的有效措施

李欣

摘 ? 要： 本文在了解湖南兩所藝術(shù)類高職院校檔案管理現(xiàn)狀及分析的基礎(chǔ)上，探討藝術(shù)類高職院校檔案的特點、檔案管理規(guī)范化的特征及依據(jù)，從健全檔案管理、夯實檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、加強檔案人員隊伍建設(shè)、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)等方面提出規(guī)范藝術(shù)類高職院校檔案管理的有效措施。

關(guān)鍵詞： 藝術(shù)者 ? 高職院校 ? 檔案管理 ? 規(guī)范化 ? 有效措施

1.藝術(shù)類高職院校檔案的特點

藝術(shù)類高職院校檔案是在學(xué)校行政管理職能、教學(xué)、藝術(shù)實踐等活動中直接形成的，涉及檔案內(nèi)容豐富、載體種類和數(shù)量較多，因此檔案管理呈現(xiàn)出很多特點。

一是多樣性。藝術(shù)類高職院校的辦學(xué)規(guī)模不盡相同、專業(yè)設(shè)置情況各異，在各職能活動中產(chǎn)生的檔案門類繁多、內(nèi)容較豐富，包含文書檔案、基建檔案、科研檔案、學(xué)生檔案等，尤其是戲劇、影視、舞蹈、美術(shù)等多方面、多形式的藝術(shù)檔案，具有多樣性的特點。

二是信息性。藝術(shù)類高職院校檔案具有信息屬性，信息特點是“用文字、圖表、聲像等特定的信息符號和一定的方式將各種信息記錄在一定載體上，使得學(xué)校進(jìn)行招生、教學(xué)、科研、行政管理等活動的歷史面貌得以保留、得以再現(xiàn)”[1]（4）。隨著藝術(shù)類高職院校的發(fā)展，檔案信息資源與日俱增，要積極創(chuàng)造條件開發(fā)和利用檔案信息資源，最大限度地發(fā)揮信息價值和憑證作用。

三是形象性。藝術(shù)類高職院校檔案具有形象性，因為擁有記錄藝術(shù)實踐活動的內(nèi)容豐富、載體多樣、形象鮮明的藝術(shù)檔案。“藝術(shù)檔案里的影片、照片、錄像帶，舞臺美術(shù)設(shè)計圖、海報、繪畫等都是藝術(shù)形象的記錄，給人以最直觀、最直接美的享受”[2]（3-5）。形象是藝術(shù)活動的一種特殊反映手段，沒有形象，藝術(shù)本身可能就不存在，因此直接記錄藝術(shù)實踐活動的藝術(shù)檔案具有形象性的特點。

2.藝術(shù)類高職院校檔案管理規(guī)范化的特征

一是科學(xué)的組織管理。藝術(shù)類高職院校要深入貫徹檔案法律法規(guī)，設(shè)置合理的檔案機構(gòu)，建立檔案工作責(zé)任機制，有明確的檔案組織機構(gòu)和配備合理的專兼職檔案人員，對學(xué)校檔案管理各環(huán)節(jié)工作開展指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。如結(jié)合自身實際條件設(shè)置獨立的綜合檔案室、檔案分室甚至成立檔案館，以滿足學(xué)校順利開展檔案管理業(yè)務(wù)與職能。

二是規(guī)范的業(yè)務(wù)建設(shè)。檔案的完整與質(zhì)量是對檔案管理的基本要求，科學(xué)化的檔案信息化建設(shè)是藝術(shù)類高職院校檔案管理的重中之重。藝術(shù)類高職院校應(yīng)制定符合實際情況的檔案管理辦法、規(guī)范等，確保收集文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確并符合質(zhì)量要求，文書、科技、會計、實物等各類檔案案卷質(zhì)量規(guī)范、排列有序，檔案鑒定、移交等程序規(guī)范、記錄齊全，檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有據(jù)可依、有章可據(jù)、有跡可循。

三是信息化程度高。藝術(shù)類高職院校管理要緊跟大數(shù)據(jù)時代步伐，提高檔案信息化程度，推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。館藏檔案完成數(shù)字化并符合數(shù)字資源建設(shè)規(guī)范，有滿足各類電子檔案收集、管理、保存、利用及安全保密等功能需求的檔案管理系統(tǒng)，有電子文件自動歸檔功能的模塊或接口，未來能擴展公共服務(wù)功能板塊，完全實現(xiàn)檔案的計算機網(wǎng)絡(luò)管理。

四是開發(fā)利用多樣性。檔案管理的最終目的是開展利用服務(wù)，檔案資源的開發(fā)利用效率、形式及效果是檢驗規(guī)范化的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案資源體系結(jié)構(gòu)完整、利用手續(xù)完備、檢索工具齊全、利用效率高，檔案服務(wù)形式呈現(xiàn)展板展覽、教育基地建設(shè)、檔案文創(chuàng)產(chǎn)品等多樣化，積極開展檔案編研并取得成果。

3.藝術(shù)類高職院校檔案管理規(guī)范化的依據(jù)

藝術(shù)類高職院校檔案管理規(guī)范化是以有關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)的，以此指導(dǎo)檔案管理機制、制度建設(shè)、人員隊伍管理、檔案整理等各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。按照檔案法律法規(guī)的適用范圍，藝術(shù)類高職院校檔案管理規(guī)范化可按照國家法律、地方性法規(guī)、檔案行業(yè)規(guī)范、學(xué)校制度等。

一是國家檔案法規(guī)。國家檔案法規(guī)囊括國家層面的檔案法律、檔案行政法規(guī)和規(guī)章、檔案國家標(biāo)準(zhǔn)等，是在全國范圍內(nèi)及教育系統(tǒng)適用的，用于指導(dǎo)檔案管理規(guī)范化的依據(jù)。主要有《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》《藝術(shù)檔案管理辦法》《機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《文書檔案案卷格式（GB/T9705-2008）》等。

二是地方性檔案法規(guī)。地方性檔案法規(guī)主要適用于某地方的檔案法規(guī)，在此主要列出湖南省的地方性法規(guī)，用于指導(dǎo)湖南檔案管理規(guī)范化的依據(jù)。湖南省檔案法規(guī)主要有《湖南省檔案管理條例》《湖南省公務(wù)禮品檔案管理規(guī)范》《湖南省知名美術(shù)家檔案收集管理規(guī)定》等。

三是檔案行業(yè)規(guī)范。檔案行業(yè)規(guī)范是由檔案主管部門批準(zhǔn)、發(fā)布，并在該部門范圍內(nèi)統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，在特定的檔案行業(yè)范圍內(nèi)有一定的約束力。適用于藝術(shù)類高職院校檔案管理的行業(yè)規(guī)范主要有《檔案工作基本術(shù)語（DA/T1-2000）》《全宗卷規(guī)范（DA/T12-2012）》《檔號編制規(guī)則（DA/T3-1994）》《歸檔文件整理規(guī)則（DAT22-2015）》《印章檔案整理規(guī)則（DA/T40-2008）》等。

四是學(xué)校檔案管理制度。學(xué)校檔案規(guī)章制度是依據(jù)國家、地方和行業(yè)規(guī)范性文件并結(jié)合本校實際情況而制定的指導(dǎo)、規(guī)范本校檔案工作的制度。藝術(shù)類高職院校檔案管理主要是規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)的制度，做到及時收集、規(guī)范整理、按時歸檔等。

4.規(guī)范藝術(shù)類高職院校檔案管理的建議

4.1提高檔案管理重視程度

一是強化院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案的意識。藝術(shù)類高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極主動提高對檔案工作重要程度的認(rèn)識，把檔案管理規(guī)范化建設(shè)納入學(xué)校整體發(fā)展建設(shè)規(guī)劃中，積極推進(jìn)檔案管理與學(xué)校其他各項工作同發(fā)展、共進(jìn)步。職業(yè)院校要明確檔案管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，加強對檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織領(lǐng)導(dǎo)。

二是全面強化員工檔案意識。藝術(shù)類高職院校要加強對檔案知識、檔案意識、檔案法規(guī)的宣傳教育，全面強化檔案規(guī)范意識，積極推進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展。首先，要多形式開展檔案宣傳學(xué)習(xí)。藝術(shù)類高職院校要積極利用教職工理論學(xué)習(xí)、專題講座、微信公眾號、學(xué)院官網(wǎng)、公共宣傳欄等平臺宣傳國家檔案法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及相關(guān)制度，讓教職工及學(xué)生了解、熟悉檔案工作小知識，充分認(rèn)識檔案的重要價值和作用，強化檔案意識。其次，檔案機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強擔(dān)當(dāng)意識，時刻銘記崗位職責(zé)，以動態(tài)發(fā)展的眼光看待檔案工作，積極展現(xiàn)檔案工作優(yōu)秀成果，為檔案機構(gòu)爭取更充足的人力、財力、物力支持。最后，檔案管理人員要強化責(zé)任意識，積極提高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，實現(xiàn)自我的全面發(fā)展，促進(jìn)學(xué)校檔案管理更科學(xué)、規(guī)范地發(fā)展。

4.2加強檔案人員隊伍建設(shè)

藝術(shù)類高職院校為適應(yīng)新時代檔案工作的需要，重視檔案人員隊伍建設(shè)，建立動態(tài)的檔案隊伍管理網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)有責(zé)任心、熟悉檔案業(yè)務(wù)、懂信息技術(shù)、相對穩(wěn)定的專兼職檔案人員隊伍。一是配備檔案業(yè)務(wù)水平高的檔案專職人員。藝術(shù)類高職職業(yè)院校要注重人力資源合理安排、配置，按照現(xiàn)實需求配置檔案工作人員，積極引進(jìn)檔案信息化、檔案業(yè)務(wù)水平較高的檔案管理人員，保證學(xué)校檔案機構(gòu)擁有一支穩(wěn)定的、高素養(yǎng)的專業(yè)檔案人才隊伍。二是加大經(jīng)費投入，注重檔案人員培訓(xùn)培養(yǎng)。藝術(shù)類高職院校要大力培養(yǎng)檔案人員的檔案數(shù)字化技術(shù)加工、檔案管理系統(tǒng)操作、信息挖掘、資料分析及編研能力，以確保檔案人員能跟上檔案工作信息化、數(shù)據(jù)化的發(fā)展趨勢及檔案編研和利用的實際需要[3]（77）。三是重視檔案人員的個人發(fā)展規(guī)劃，適當(dāng)提供職稱晉升平臺、途徑，提高檔案人員的工作積極性、進(jìn)取心。

4.3完善檔案管理制度體系

藝術(shù)類高職院要結(jié)合自身實際制定檔案工作各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，制定或修訂檔案收集歸檔、借閱利用、安全保密、檔案統(tǒng)計、鑒定銷毀、庫房管理、檔案人員考核等制度，細(xì)化檔案管理人員工作職責(zé)、統(tǒng)一檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)和要求等，逐步完善檔案管理機制及各項制度，確保檔案科學(xué)管理、規(guī)范管護、有效使用。同時，建立檔案工作考核激勵機制，對檔案工作中涉及的相關(guān)人員實行獎懲，涵蓋檔案整理質(zhì)量、檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、檔案編研及研究等方面，形成獎勵優(yōu)秀、淘汰不合格者的常態(tài)機制。

4.4優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)

豐富的檔案資源是開發(fā)利用檔案的基礎(chǔ)，藝術(shù)類高職院校要積極拓展檔案收集、征集渠道和范圍，注重檔案的綜合化、特色化、合理化、均衡化，不斷為挖掘檔案價值和提高檔案利用效率夯實基礎(chǔ)。一是做好學(xué)校各部門多種載體形式的檔案收集工作，做好學(xué)校舉辦的重要會議、重大活動、重點項目、重要事件過程中形成的有關(guān)檔案材料的收集、整理，尤其注重收集能夠全面、生動反映學(xué)校藝術(shù)實踐活動的劇照、錄音錄像等檔案資料。二是擴大收集渠道，注重收集教職工、知名校友在學(xué)校業(yè)務(wù)活動中形成的項目研究、對外業(yè)務(wù)交流等檔案，重視人物檔案的收集與挖掘。

4.5創(chuàng)新檔案信息服務(wù)形式

隨著時代的發(fā)展需要，藝術(shù)類高職院校應(yīng)積極提供網(wǎng)絡(luò)、電話、郵箱等現(xiàn)代化的檔案信息服務(wù)方式，積極拓寬檔案信息服務(wù)途徑，擴大檔案信息開發(fā)的廣度與檔案編研的深度，提高檔案利用效率。首先，職業(yè)院校根據(jù)建校時間、建校發(fā)展規(guī)模等情況建立校史館，以史為據(jù)，通過學(xué)校發(fā)展史的展覽、宣傳，吸引師生及歷屆校友，建立起對外交流合作的平臺。其次，建設(shè)檔案網(wǎng)站、微信公眾號等網(wǎng)絡(luò)平臺，充分利用其進(jìn)行檔案宣傳推廣。以學(xué)校校園網(wǎng)作為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，逐步建立一個以檔案管理信息系統(tǒng)為內(nèi)核的信息查詢、共享服務(wù)中心。強化檔案網(wǎng)站中服務(wù)指南、編研成果、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、信息發(fā)布等欄目的管理與建設(shè)，真正體現(xiàn)出檔案信息化和數(shù)字化的優(yōu)勢，并實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用，使各方更好地實現(xiàn)對檔案資源的利用，真正發(fā)揮檔案管理對社會各方的服務(wù)能力。

4.6推進(jìn)檔案管理信息化

一是開展檔案數(shù)字化工作。藝術(shù)類高職院校要把檔案數(shù)字化納入學(xué)校的目標(biāo)管理和發(fā)展規(guī)劃中，全面加強電子文件管理和檔案數(shù)據(jù)庫建立。首先，要加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，完成檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，有計劃、有步驟地開展室藏紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實物檔案等的數(shù)字化處理，構(gòu)建包含檔案目錄、元數(shù)據(jù)、檔案全文等在內(nèi)的全文數(shù)據(jù)庫，提高檔案利用服務(wù)效率、水平和質(zhì)量。其次，加強電子文件和電子檔案的收集、整理、歸檔工作，做到與紙質(zhì)檔案的同步歸檔，實現(xiàn)每年增量檔案的及時數(shù)字化、信息化，為檔案數(shù)據(jù)共享奠定堅實基礎(chǔ)。

二是建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。藝術(shù)類高職院校應(yīng)將檔案工作真正融入學(xué)校智慧校園建設(shè)中，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，盡快實現(xiàn)網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)，為學(xué)校各項工作的高速運作提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)和有力的決策支持。檔案管理系統(tǒng)是職業(yè)院校利用信息技術(shù)規(guī)范，做好檔案管理工作的重要平臺，是提高檔案信息化程度的重要途徑、舉措。首先，應(yīng)充分調(diào)研，積極主動與學(xué)校信息中心、軟件技術(shù)公司合作，提出檔案信息化建設(shè)的要求，開發(fā)一款具備檔案收集整理、分類存儲、快速檢索、精確定位、借閱歸還、檔案統(tǒng)計、數(shù)據(jù)備份等功能，實現(xiàn)學(xué)校各部門實時線上歸檔和檔案利用查詢的檔案管理系統(tǒng)。其次，要加大檔案管理系統(tǒng)使用的推廣力度，做好檔案人員隊伍的檔案系統(tǒng)操作培訓(xùn)工作，力爭將其發(fā)展成覆蓋全校所有用戶節(jié)點范圍的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并且涵蓋檔案管理的全部基礎(chǔ)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，為檔案信息交換、實現(xiàn)檔案資源共享創(chuàng)造條件。

三是打造數(shù)據(jù)資源共享服務(wù)平臺。藝術(shù)類高職院校要創(chuàng)新和加強開發(fā)利用檔案資源的信息技術(shù)及手段，積極運用RFID智能庫房管理系統(tǒng)，探索學(xué)校大數(shù)據(jù)的集結(jié)和共享，逐步實現(xiàn)與本校的協(xié)同辦公系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等數(shù)據(jù)的對接，實現(xiàn)增量電子檔案的自動化對接，使檔案管理系統(tǒng)成為學(xué)校所有寶貴信息資源、數(shù)據(jù)資源的安全保管和長久存儲中心、統(tǒng)一共享和便捷展現(xiàn)的中心，逐步建立起學(xué)校數(shù)據(jù)資源共享中心服務(wù)平臺，實現(xiàn)遠(yuǎn)程、實時、在線查詢檔案信息，保持提升檔案規(guī)范化管理水平的較好發(fā)展態(tài)勢，打造數(shù)字檔案館，大力推動高職院校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和大數(shù)據(jù)趨勢的挑戰(zhàn)，藝術(shù)類高職院校檔案管理面臨著急需推進(jìn)建設(shè)、發(fā)展和規(guī)范的諸多挑戰(zhàn)。本文雖然對藝術(shù)類高職院校檔案管理規(guī)范化提出了些許建議，但是理論性較強且沒有制定出統(tǒng)一的實施標(biāo)準(zhǔn)，在實施過程中應(yīng)根據(jù)本校實際情況作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，否則可能出現(xiàn)不適用、可應(yīng)用性不強的情況。另外，藝術(shù)類高職院校檔案管理規(guī)范化措施的實施需要學(xué)校各個層級、各個部門的支持、協(xié)調(diào)與配合，在具體實施過程中有一定的難度，如何更好地實施檔案數(shù)據(jù)化管理將是下一步研究的重點。

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本文是湖南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院2019年度院級一般課題《藝術(shù)類高職院校檔案管理規(guī)范化研究》研究成果（項目編號：HY1912040104）。