檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建芻議

摘 要：伴隨著社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的進(jìn)步，檔案信息也逐步的增多和積累，需要采取新的技術(shù)和管理方法加以應(yīng)對(duì)。通過(guò)對(duì)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的必要性進(jìn)行分析，探索標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；標(biāo)準(zhǔn)體系；路徑構(gòu)建

1 概述

檔案管理的相關(guān)研究在近年來(lái)伴隨著信息化的出現(xiàn)開(kāi)始增多，信息化檔案的出現(xiàn)決定了必須采用創(chuàng)新的技術(shù)方案來(lái)加以應(yīng)對(duì)，同時(shí)革新原有的檔案管理思路。對(duì)檔案信息化的管理進(jìn)行體系化的標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，目前，借助信息化開(kāi)展檔案管理受到諸多因素影響，必須在實(shí)施信息化檔案管理的時(shí)候創(chuàng)建有效執(zhí)行框架，從本質(zhì)上提升信息化檔案管理的實(shí)施。

2 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建構(gòu)的必要性

所謂的標(biāo)準(zhǔn)體系就是在某一行業(yè)和領(lǐng)域內(nèi)，為了實(shí)現(xiàn)特定的目的而圍繞其開(kāi)展一系列的要求以及指定的規(guī)范、概念以及相應(yīng)的行為指導(dǎo)。作為一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜的工作，檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建涉及到的管理和技術(shù)以及業(yè)務(wù)層面的內(nèi)容非常繁雜，如果不能以標(biāo)準(zhǔn)體系作為建設(shè)的指導(dǎo)，那么整個(gè)檔案信息化將會(huì)發(fā)展為一盤無(wú)法捏合的散沙，檔案信息化的發(fā)展將嚴(yán)重滯后于社會(huì)需求。通過(guò)發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)體系在檔案信息化建設(shè)各模塊之間的銜接作用，實(shí)現(xiàn)各模塊的互聯(lián)互通，最終完成檔案資源的有效共享，幫助實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同。實(shí)施檔案信息化體系構(gòu)建，與檔案信息化建設(shè)的路徑是同步的，必須高度重視二者之間的辯證關(guān)系，科學(xué)認(rèn)識(shí)，積極應(yīng)對(duì)，推動(dòng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的建成。

通過(guò)目前信息化發(fā)展的趨勢(shì)來(lái)看，檔案的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建是大勢(shì)所趨，也是改革檔案管理工作的良好契機(jī)。通過(guò)普及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，突破地域限制，實(shí)現(xiàn)各地資源的整合和利用。對(duì)于未來(lái)的檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，標(biāo)準(zhǔn)體系是一項(xiàng)重要的管理和技術(shù)支持，也是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障，更是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。只有在高效的標(biāo)準(zhǔn)體系覆蓋之下，檔案信息化建設(shè)才能夠按照流程標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

3 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的建構(gòu)路徑

經(jīng)過(guò)多年的精心運(yùn)作，尤其是進(jìn)入到新世紀(jì)的第二個(gè)十年，我國(guó)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建工作得到了較為深入的發(fā)展，各種類型的信息化標(biāo)準(zhǔn)不斷出臺(tái)，對(duì)于檔案信息化的進(jìn)步產(chǎn)生了正面的應(yīng)向。目前，我國(guó)信息化建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入了智能化階段，以大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”為代表的信息化國(guó)家級(jí)戰(zhàn)略相繼出臺(tái)，這些都給檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化體系的構(gòu)建釋放了良好的政策信號(hào)，同時(shí)也對(duì)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建提出了更高的要求，必須進(jìn)一步突出標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)效性、適用性和系統(tǒng)整體性，以檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)為目標(biāo)，以引領(lǐng)和支撐檔案信息化建設(shè)。

3.1 做好系統(tǒng)性的規(guī)劃布局

檔案信息化建設(shè)牽扯方面眾多，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。它由眾多的標(biāo)準(zhǔn)作為基礎(chǔ)，需要對(duì)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，融合匯聚后成為相對(duì)完成的標(biāo)準(zhǔn)體系方案。要做到統(tǒng)籌兼顧、系統(tǒng)布局。先期實(shí)現(xiàn)從無(wú)到有的效果，也就是通過(guò)各類標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)以及建設(shè)規(guī)劃的公布，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的起步，同時(shí)進(jìn)行快速發(fā)展的初級(jí)階段。這個(gè)階段，標(biāo)準(zhǔn)體系框架剛剛呈現(xiàn)雛形，同時(shí)相關(guān)工作人員的專業(yè)技能和意識(shí)尚未完全達(dá)到滿足工作開(kāi)展的需要。工作人員要盡快的梳理已有的和新公布的標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行技術(shù)性的評(píng)估，加大對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)存廢的審核，保留有存在意義的標(biāo)準(zhǔn)，廢除和修訂不適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)的作用。而在初期階段完成之后，整個(gè)檔案信息化的建設(shè)又要圍繞從有到優(yōu)的階段過(guò)渡，在該階段相關(guān)工作要突出整體性，以構(gòu)建完成體系的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)制定建設(shè)內(nèi)容。通過(guò)廣泛地市場(chǎng)調(diào)研，收集各需求方的需求，按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行體系規(guī)劃，以適應(yīng)未來(lái)一段時(shí)間檔案信息化建設(shè)的需求。

3.2 做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，科學(xué)打造標(biāo)準(zhǔn)框架

作為一項(xiàng)系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，檔案的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)必須有一整套完成的框架作為實(shí)施基礎(chǔ)。必須由信息化專業(yè)人員與檔案管理的專職人員共同協(xié)調(diào)來(lái)完成相關(guān)工作。同時(shí)，由于檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系是一個(gè)立體的多元化框架，牽扯到眾多技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)類型，包括國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)與使用機(jī)構(gòu)的個(gè)體標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還涉及到管理標(biāo)準(zhǔn)等方方面面，必須做到與各級(jí)、各類標(biāo)準(zhǔn)協(xié)調(diào)同步，共同發(fā)展，要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)法律法規(guī)、政策措施的銜接配套，提高標(biāo)準(zhǔn)一致性程度。

3.3 創(chuàng)新工作思路

目前，伴隨著大數(shù)據(jù)、區(qū)域平臺(tái)、移動(dòng)通信技術(shù)等信息技術(shù)的不斷發(fā)展，新的互聯(lián)網(wǎng)思維給檔案信息化建設(shè)提供了更多創(chuàng)新的工作思路和理念。在進(jìn)行檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的過(guò)程中，要充分結(jié)合檔案工作的實(shí)際情況與技術(shù)發(fā)展的最前沿思路，用新技術(shù)、新的管理模式來(lái)引領(lǐng)檔案信息化建設(shè)，使其能夠在最大程度上為檔案信息化體系建設(shè)工作所用。可以說(shuō)，新技術(shù)的發(fā)展一日千里，檔案信息化體系構(gòu)建永遠(yuǎn)在路上，要認(rèn)清這種形勢(shì)，適應(yīng)這種情況，主動(dòng)出擊，積極應(yīng)對(duì)，以創(chuàng)新的理念和工作思路來(lái)開(kāi)展相關(guān)工作，不斷調(diào)整框架結(jié)構(gòu)以應(yīng)對(duì)技術(shù)和管理模式創(chuàng)新給體系建設(shè)工作帶來(lái)的影響。

3.4 以需求為指引，加大檔案信息化體系構(gòu)建的共享屬性

檔案信息化體系的構(gòu)建是為了未來(lái)檔案資源的共享與靈活管理。近年來(lái)，國(guó)家各種行業(yè)政策的頒布都指向了檔案信息的整合利用以及區(qū)域共享，這也是未來(lái)檔案信息化建設(shè)的主要方向。我們要順應(yīng)行業(yè)發(fā)展的潮流，將檔案這一重要國(guó)家戰(zhàn)略資源利用好、保護(hù)好，標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建要以檔案信息共享為著力點(diǎn)，突出檔案共享利用的屬性，從檔案信息存儲(chǔ)利用格式，真實(shí)性、完整性、有效性保證，共享交換等方面加大標(biāo)準(zhǔn)制定力度，切實(shí)發(fā)揮檔案這一重要信息資源在國(guó)家治理和經(jīng)濟(jì)社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)方面的作用。

3.5 完善工作機(jī)制

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系除了從技術(shù)層面和管理層面進(jìn)行構(gòu)建以外，工作機(jī)制也要進(jìn)行相應(yīng)的完善與革新，在關(guān)注標(biāo)準(zhǔn)體系技術(shù)與管理層面的同時(shí)，也要高度重視工作機(jī)制的匹配，以確保相應(yīng)的機(jī)制能夠發(fā)揮最大程度的作用。為此，我們要建立具有時(shí)效性的工作標(biāo)準(zhǔn)，完善標(biāo)準(zhǔn)工作機(jī)制，動(dòng)態(tài)跟蹤工作機(jī)制與技術(shù)體系、管理體系的匹配程度，及時(shí)修改、創(chuàng)立與檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化工作相適應(yīng)的工作機(jī)制，確保信息化標(biāo)準(zhǔn)體系能夠在工作層面上順利進(jìn)行。與此同時(shí)，要制定標(biāo)準(zhǔn)工作流程配套，避免制度層面與執(zhí)行層面剝離。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，標(biāo)準(zhǔn)體系的提出和構(gòu)建對(duì)于檔案信息化建設(shè)工作來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，其不僅能夠有效推動(dòng)信息化建設(shè)，又能夠較好的提升檔案信息化的規(guī)格和利用的效率，對(duì)于檔案信息資源的充分利用具有十分重要的現(xiàn)實(shí)作用。對(duì)于檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建，必須更加深入的融入信息化建設(shè)大潮之中，及早進(jìn)入、積極論證、創(chuàng)新制定相關(guān)政策和工作機(jī)制、及時(shí)進(jìn)行工作成果的復(fù)審，通過(guò)引入信息化建設(shè)領(lǐng)域的最新專業(yè)技術(shù)與管理技術(shù)，關(guān)注各地信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的動(dòng)態(tài)，充分做好部門與機(jī)構(gòu)間的配合與分工，全面推動(dòng)相關(guān)工作的快速與高質(zhì)量發(fā)展。雖然目前我國(guó)在檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建方面與發(fā)達(dá)國(guó)家還存在一定的差距，但是可以發(fā)展這種差距正在進(jìn)一步的縮小，通過(guò)科研和工作人員的不斷努力，我國(guó)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)架一定會(huì)取得更大的突破。

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作者簡(jiǎn)介

于雪（1986-），女，天津，天津市建筑設(shè)計(jì)院，大學(xué)，館員，研究方向：加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，提高檔案信息化建設(shè)。