企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

楊璐銘

摘要：企業(yè)數(shù)字檔案綜合管理平臺(tái)是一種新型的檔案管理系統(tǒng)，是新時(shí)期社會(huì)發(fā)展數(shù)字檔案管理現(xiàn)代化的重要表現(xiàn)。所謂企業(yè)檔案的管理就是將文檔實(shí)體和電子文檔信息的科學(xué)化管理和檔案信息的綜合利用為目的和導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)文件和檔案的一體化連接，進(jìn)行系統(tǒng)的科學(xué)規(guī)劃和設(shè)計(jì)。

關(guān)鍵詞：企業(yè);數(shù)字檔案;綜合管理

隨著信息化的快速發(fā)展及建設(shè)，電子檔案的出現(xiàn)給企業(yè)檔案管理提出了一個(gè)亟待解決的課題，如何實(shí)現(xiàn)它的收集、保存和快捷、有效利用，完善檔案管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接，是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)簡(jiǎn)介

1.數(shù)字檔案系統(tǒng)登錄。（1）系統(tǒng)采用用戶(hù)使用個(gè)人的郵箱賬號(hào)、密碼進(jìn)行登錄。在出現(xiàn)的登錄界面中，輸入郵箱賬號(hào)、密碼，點(diǎn)擊登錄即可，登錄成功后，顯示系統(tǒng)主頁(yè)面：數(shù)字檔案館。系統(tǒng)主頁(yè)面，包括系統(tǒng)標(biāo)題欄、菜單欄、首頁(yè)等內(nèi)容，登錄界面友好。系統(tǒng)涉及了目前勘探開(kāi)發(fā)檔案的主要類(lèi)別。每類(lèi)檔案的菜單下，包含“錄入”、“審核”、“查詢(xún)”子菜單。展開(kāi)“審核”菜單后，可審核本單位及其它單位檔案;展開(kāi)“查詢(xún)”菜單后，顯示各種查詢(xún)方式，可根據(jù)需要選擇合適方式的進(jìn)行查詢(xún)。系統(tǒng)登陸后，在系統(tǒng)首頁(yè)，統(tǒng)計(jì)顯示當(dāng)前登錄用戶(hù)所在單位的產(chǎn)生檔案、館藏檔案情況?！包c(diǎn)擊進(jìn)入檔案借閱”，可進(jìn)行在線(xiàn)借閱。底部的檔案錄入快捷方式，可快速進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行錄入操作，下載檔案上傳工具。（2）檔案錄入。登錄系統(tǒng)后，可以對(duì)檔案進(jìn)行添加、修改、導(dǎo)出或刪除操作，還可以上傳檔案的電子版原件。（3）檔案查詢(xún)。數(shù)字化系統(tǒng)內(nèi)可實(shí)現(xiàn)單井檔案按井號(hào)和資料名稱(chēng)查詢(xún)。科研、綜合、開(kāi)發(fā)類(lèi)別實(shí)現(xiàn)按年度綜合查詢(xún)和按資料名稱(chēng)查詢(xún)。功能介紹：按井號(hào)的拼音首字母綜合查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)單井類(lèi)檔案并打印清單及導(dǎo)出備考表。按資料名稱(chēng)查詢(xún)。按資料名稱(chēng)查詢(xún)、導(dǎo)出單井類(lèi)檔案及修改、刪除、上傳電子原件等操作。選擇歸檔單位、存放位置、分發(fā)年份，輸入資料名稱(chēng)后點(diǎn)擊查詢(xún)按鈕查找相應(yīng)的數(shù)據(jù)。資料名稱(chēng)為空，查詢(xún)所有資料名稱(chēng)的數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊操作按鈕，可看到“修改”、“刪除”、“上傳電子原件”等操作，勾選檔案后，可對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的操作。界面圖示（3）檔案借閱管理。檔案借閱申請(qǐng)。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的在線(xiàn)借閱功能，只要輸入注冊(cè)郵箱賬號(hào)即可登錄系統(tǒng)進(jìn)行借閱。

2.檔案借閱流程。（1）進(jìn)入公共查詢(xún)系統(tǒng)。如果是系統(tǒng)用戶(hù)，登錄系統(tǒng)后，點(diǎn)擊連接，可直接進(jìn)入系統(tǒng)。（2）借閱申請(qǐng)。可根據(jù)井號(hào)、資料名稱(chēng)進(jìn)行查詢(xún)。點(diǎn)擊我要借閱按鈕進(jìn)行借閱。借閱成功后，點(diǎn)擊進(jìn)入檔案鏈接，可查看已選擇的檔案。如果一個(gè)申請(qǐng)單中涉及多個(gè)單位檔案，提交時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)分解，分別提交到不同的單位。（3）查看借閱信息。在左側(cè)菜單上點(diǎn)擊我的借閱，出現(xiàn)三個(gè)子菜單，分別是待借閱檔案、已借閱檔案、已歸還檔案。點(diǎn)擊待借閱檔案，可進(jìn)行打印、查看申請(qǐng)單信息。點(diǎn)擊申請(qǐng)單號(hào)，如果申請(qǐng)單被駁回，在此界面可繼續(xù)修改，重新提交。（4）查看當(dāng)前借閱。點(diǎn)擊系統(tǒng)右上角的“當(dāng)前借閱”按鈕，可查看本次在檔案籃中借閱的檔案，在提交之前可以對(duì)借閱情況進(jìn)行編輯操作。（5）檔案管理人員對(duì)提交的借閱申請(qǐng)單進(jìn)行審核，審核通過(guò)后形成借閱申請(qǐng)單。

二、企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

1.資源采集攝入實(shí)體。這一實(shí)體提供的服務(wù)和功能是從信息生產(chǎn)者那里攝取歸檔信息包（SIP），并且對(duì)內(nèi)容進(jìn)行檢測(cè)整理，生成符合檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式和文件標(biāo)準(zhǔn)的存檔信息包（AIP）、從AIP中抽取出描述信息（元數(shù)據(jù)）以存入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.數(shù)字檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)實(shí)體。這一實(shí)體提供的服務(wù)和功能是存儲(chǔ)、維護(hù)和檢索AIP。包括從數(shù)據(jù)攝取單元接收AIP數(shù)據(jù)包，并將它們存儲(chǔ)到服務(wù)器的某個(gè)邏輯定位之中;管理存儲(chǔ)系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu);對(duì)存儲(chǔ)有檔案的媒體進(jìn)行翻新;執(zhí)行日常的維護(hù)工作和特殊的錯(cuò)誤檢查;提供災(zāi)難恢復(fù)能力;并且為使用者（Access）提供數(shù)據(jù)包（AIP）。

3.數(shù)據(jù)管理實(shí)體。這一實(shí)體提供的服務(wù)和功能是植入、維護(hù)和存取相關(guān)標(biāo)識(shí)，并記錄檔案館藏的描述信息以及對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理。數(shù)據(jù)管理的功能包括管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、執(zhí)行數(shù)據(jù)庫(kù)更新、對(duì)管理數(shù)據(jù)提供查詢(xún)功能以產(chǎn)生結(jié)果集，并從這些檢索結(jié)果集中生成查詢(xún)報(bào)告。

4.系統(tǒng)管理實(shí)體。這一實(shí)體提供的服務(wù)和功能是操縱管理整體的檔案系統(tǒng)。包括在線(xiàn)歸檔與聯(lián)機(jī)歸檔的提交協(xié)議;對(duì)提交進(jìn)行審計(jì)與完整性檢驗(yàn)，以確保提交內(nèi)容符合檔案標(biāo)準(zhǔn);對(duì)系統(tǒng)的軟件硬件環(huán)境進(jìn)行配置和管理;詳細(xì)記錄各種操作;報(bào)告檔案的內(nèi)容;建立并維護(hù)檔案標(biāo)準(zhǔn)和政策;提供客戶(hù)支持;激發(fā)存儲(chǔ)請(qǐng)求等。

5.保存規(guī)劃實(shí)體。這一實(shí)體提供的服務(wù)和功能是監(jiān)測(cè)OAIS的環(huán)境，提供相關(guān)建議以確保在OAIS中存儲(chǔ)的信息在長(zhǎng)期一段時(shí)間之后，仍然能夠被相應(yīng)的目標(biāo)用戶(hù)所訪(fǎng)問(wèn)，即便是在原有計(jì)算機(jī)環(huán)境都退化了之后。保存計(jì)劃包括的主要功能有對(duì)檔案系統(tǒng)中的存儲(chǔ)內(nèi)容進(jìn)行評(píng)估，隨環(huán)境變化而移植當(dāng)前的檔案館藏;對(duì)檔案系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)和政策進(jìn)行建議;監(jiān)測(cè)技術(shù)環(huán)境和目標(biāo)用戶(hù)的服務(wù)需求及知識(shí)背景的變化。

6.服務(wù)存取實(shí)體。這一實(shí)體提供的服務(wù)和功能是支持利用者，使利用者可以判定、了解、定位、存取那些存儲(chǔ)在OAIS中的信息，讓利用者可以請(qǐng)求并接收信息產(chǎn)品。包括與利用者進(jìn)行通訊以接收請(qǐng)求，對(duì)于某些特別保護(hù)的信息進(jìn)行管理控制以限制其訪(fǎng)問(wèn)，生成分發(fā)信息包DIP，結(jié)果集，報(bào)告等，并且將這些響應(yīng)傳送給利用者。

數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用是建設(shè)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展模式的重要標(biāo)志，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠有效的提升企業(yè)信息檔案管理的質(zhì)量和效率，通過(guò)在線(xiàn)閱覽、信息借閱等方式，幫助企業(yè)管理者能夠根據(jù)具體的發(fā)展情況進(jìn)行決策，也幫助了企業(yè)員工更好的掌握工作技能知識(shí)，實(shí)現(xiàn)自我知識(shí)水平和工作能力的提升，從而為企業(yè)帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)要注重?cái)?shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)的技術(shù)設(shè)計(jì)，使這種新型的科學(xué)管理技術(shù)能夠真正發(fā)揮它的價(jià)值，為企業(yè)服務(wù)，保證企業(yè)檔案信息的長(zhǎng)久存儲(chǔ)和高效利用，促進(jìn)企業(yè)的科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳華倩.電網(wǎng)企業(yè)集中式數(shù)字檔案管理平臺(tái)設(shè)計(jì)與應(yīng)用.電力信息，2018（03），211—212.

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[3]楊梅.企業(yè)數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設(shè)研究.中國(guó)檔案，2018（07），41-42.