試論小學(xué)檔案管理工作的創(chuàng)新思維

張晗

摘要：小學(xué)檔案管理工作不僅對于學(xué)生有著重要的影響，還與社會中如少先隊或共青團(tuán)等組織息息相關(guān)，而且對學(xué)生進(jìn)行檔案管理還有助于提高教學(xué)質(zhì)量，能夠?qū)W(xué)生進(jìn)行針對性教學(xué)。但是受到各種因素影響，當(dāng)今我國小學(xué)檔案管理工作存在著較多問題，檔案管理較為落后，本文具體針對這些問題進(jìn)行了分析，并運用創(chuàng)新思維從多個方面提出了一些改進(jìn)措施對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，以提高小學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量以及效率。

關(guān)鍵詞：小學(xué);檔案管理工作;創(chuàng)新思維

前言：

學(xué)生在學(xué)習(xí)生活中，檔案時時刻刻記錄著其相關(guān)信息，在進(jìn)行檔案管理工作時，主要以學(xué)生檔案管理為主，保障學(xué)生在其學(xué)習(xí)過程中能夠逐步接受更高等的教育。除了需要對小學(xué)學(xué)生檔案進(jìn)行管理之外，小學(xué)檔案管理工作還需要對學(xué)校檔案進(jìn)行記錄，具體包括學(xué)校的各項活動，學(xué)校的教職工人員檔案以及學(xué)校的各個設(shè)施建設(shè)檔案等，小學(xué)的檔案記錄包括較多方面，在進(jìn)行檔案管理時，不同類型檔案管理方式不同，利用創(chuàng)新思維對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)是當(dāng)今小學(xué)主要任務(wù)之一。

一、小學(xué)檔案管理工作存在的問題

（一）小學(xué)領(lǐng)導(dǎo)組織缺乏檔案管理意識

對于檔案管理工作來說，最為常見的問題便是相應(yīng)單位組織對于檔案管理工作缺乏重視，檔案管理意識不到位，在教學(xué)過程中，幾乎所有收益來自于國家義務(wù)教育的支持，檔案管理工作幾乎不會為學(xué)校帶來經(jīng)濟(jì)收益而且還需要消耗資源來進(jìn)行管理，這便從一方面降低了學(xué)校對于檔案管理工作的重視程度。而另一方面，當(dāng)前學(xué)校內(nèi)部各項活動以及變動相對較少，關(guān)于學(xué)校方面的檔案發(fā)生改變的頻率較小，一般只需要負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案記錄即可，很少對其進(jìn)行操作。小學(xué)的主要檔案管理以學(xué)生為主，而學(xué)生檔案管理工作較為簡單，平常教師對學(xué)生的各項活動進(jìn)行記錄即可，與社會中各個組織的聯(lián)系檔案一般在小學(xué)也不會發(fā)生變化，主要以少先隊員的身份為主，幾乎不存在差異，導(dǎo)致檔案管理工作看起來并不是非常繁雜。這一系列因素導(dǎo)致小學(xué)領(lǐng)導(dǎo)階層對于這方面認(rèn)知不足，輕視了檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作效率不高。

（二）小學(xué)缺乏相應(yīng)資源進(jìn)行檔案管理工作

對于部分小學(xué)校，雖然有意加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理工作，為學(xué)校教學(xué)計劃的規(guī)劃提供足夠的信息進(jìn)行參考，并保障學(xué)生的檔案管理工作，但是還是會經(jīng)常受到外部其他因素的限制。檔案管理中資源落后是影響學(xué)校檔案管理工作的又一重要因素，對于學(xué)校來說，幾乎所有的投資來自于國家相應(yīng)機(jī)構(gòu)，自身所能夠獲取的額外經(jīng)濟(jì)極為有限，因此其資源也受到較為明顯的限制，首先，檔案管理平臺的建立需要投入較大的資金，而為了實現(xiàn)學(xué)校檔案管理能夠順利進(jìn)行，這部分資源是不可或缺的，為了減少成本，部分學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的建立后，部分教師來對學(xué)校檔案進(jìn)行管理，。除了人力資源缺乏之外，部分小學(xué)也會面臨設(shè)施設(shè)備資源缺乏的情況，小學(xué)在進(jìn)行實體檔案管理時，沒有專門的設(shè)備對其進(jìn)行保護(hù)，這樣不僅難以對檔案進(jìn)行管理調(diào)動，也使得檔案更加容易受損。而對于電子檔案，設(shè)備質(zhì)量同樣影響著其管理效率，部分小學(xué)電子檔案管理設(shè)備較為落后，在進(jìn)行檔案移交更改等操作時極容易出現(xiàn)設(shè)備停止運行導(dǎo)致檔案信息受損或丟失的現(xiàn)象。

（三）小學(xué)檔案管理工作技術(shù)水平有待提高

雖然小學(xué)資源較為有限，但是隨著社會信息化水平的不斷發(fā)展，大部分小學(xué)都配備了一定的信息化檔案管理設(shè)備，只不過有的設(shè)備較為先進(jìn)，有的較為落后，但對于檔案管理工作基本能夠?qū)崿F(xiàn)。但小學(xué)電子檔案管理技術(shù)相對較為落后，因為小學(xué)電子檔案管理系統(tǒng)一般不會相互關(guān)聯(lián)，每個學(xué)校的系統(tǒng)都是獨立的，這便導(dǎo)致在電子檔案管理出現(xiàn)問題后，難以對其進(jìn)行修復(fù)補(bǔ)正，檔案遺失之后，沒有其他途徑對其追回。同時受到技術(shù)限制，檔案管理工作較為繁瑣，不同檔案的分類需要人工進(jìn)行，容易導(dǎo)致檔案歸類出錯，影響后續(xù)調(diào)動管理工作。

二、在小學(xué)檔案管理工作中的創(chuàng)新改進(jìn)措施

（一）對檔案管理工作思想進(jìn)行創(chuàng)新

檔案管理意識的提高，是提高檔案管理工作效率的基礎(chǔ)，并對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的基礎(chǔ)。而要提學(xué)校整體的檔案管理意識，必須自上而下實現(xiàn)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)組織需要意識到時代的變化，傳統(tǒng)的檔案管理效率較為低下，應(yīng)當(dāng)?shù)玫絼?chuàng)新，領(lǐng)導(dǎo)組織需要具有一定的創(chuàng)新精神，將有限的資源合理分配，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)改進(jìn)學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)，同時需要將創(chuàng)新的思想傳遞給檔案管理人員，使其能夠盡快學(xué)習(xí)適應(yīng)新的檔案管理方式，并樹立在信息化檔案管理過程中應(yīng)有的安全意識和責(zé)任意識，盡可能充分發(fā)揮信息化檔案管理技術(shù)的優(yōu)勢同時避免其帶來的風(fēng)險。

（二）對檔案管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新

在進(jìn)行檔案管理時，技術(shù)同樣是較為重要的影響因素，當(dāng)今大部分小學(xué)信息檔案管理平臺，是由自身投入成本進(jìn)行創(chuàng)建的，很難實現(xiàn)多平臺聯(lián)動。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一建立平臺，實現(xiàn)信息集成化處理，當(dāng)局部檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題導(dǎo)致檔案丟失時，可以從集成的信息庫中及時對其進(jìn)行修正。同時在直接進(jìn)行信息處理的前端，應(yīng)當(dāng)對系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，使其條例清晰，通過神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)對檔案的自動化修改，當(dāng)一個檔案改動時，通過多次條件判斷其他檔案中是否有與該檔案相關(guān)的屬性部分，使之隨之改動，減少工作量的同時，避免出現(xiàn)檔案管理漏洞。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

傳統(tǒng)檔案管理人員很難適應(yīng)新型的檔案管理方式，對信息化操作不夠了解，但是這部分工作人員在長時間的實體檔案管理工作下，鍛煉出了較強(qiáng)的管理邏輯以及管理方法，這是較為珍貴的一種能力，因此如果小學(xué)檔案管理實現(xiàn)了信息化，聘用新型技術(shù)人才的同時，也可以保留原有的檔案管理人員，對其進(jìn)行相應(yīng)的信息使用技術(shù)教學(xué)，提高其對電子檔案管理的認(rèn)知，可以由新型技術(shù)人才與原有的檔案管理人員共同進(jìn)行檔案管理，原有人員學(xué)習(xí)技術(shù)同時負(fù)責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃，由技術(shù)人員進(jìn)行操作，充分發(fā)揮專業(yè)人員的能力。

結(jié)語

小學(xué)檔案管理工作涉及到學(xué)生學(xué)校等多個方面，在信息化時代，對其進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)有助于提高小學(xué)整體的運營效率。

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