淺談電子檔案的保護(hù)

婁香蓮 李立飛

摘要：電子檔案文件不是直接從人的眼睛讀出來(lái)的，電子檔案文件是電子和光學(xué)技術(shù)發(fā)展所產(chǎn)生的一種新的檔案文件。電子檔案的產(chǎn)生與記錄方式不再是傳統(tǒng)的紙張和書寫，而是依靠新的載體，即磁性載體和光盤載體。

關(guān)鍵詞：電子檔案;光學(xué)技術(shù);檔案文件

1、電子檔案文件損毀的主要原因

電子檔案文件比紙張和縮微膠卷更有耐久性，外部條件對(duì)電子檔案文件的影響是非常重要的。

（1）溫度和濕度的影響：電子記錄如果長(zhǎng)期保存在10°C至30°C的溫度下，其相對(duì)濕度為20%至80%，將會(huì)影響其可持續(xù)性。40%到50%的相對(duì)濕度，是保存電子檔案的理想條件。不適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸冉档土舜判暂d體和光盤載體的壽命，并加速了這些載體上各種因素對(duì)載體的損耗。雖然磁性載體材料的盤基（帶基）是通常耐高溫的聚酯，但長(zhǎng)期置于高溫下會(huì)變形，溫度變化可以導(dǎo)致膨脹或收縮。聚酯盤基（帶基）收縮，這可能影響盤基（帶基）的穩(wěn)定性和盤基（帶基）與磁性涂層的粘合性。而光盤表面會(huì)因?yàn)檩p微彎曲而影響到激光束的精確定位以及數(shù)據(jù)的讀取和寫入。

（2）有害氣體的影響：大氣中的有害氣體（如二氧化硫、二氧化氮、硫化氫、氯等）對(duì)電子文檔極為危險(xiǎn)。這些有害氣體在一定條件下，沉積和吸附在磁性載體和光盤表面，分解出酸性化合物或氧化物等有害物質(zhì)，腐蝕、 破壞磁性載體和光盤載體，致使盤基（帶基）老化、變質(zhì)，磁粉脫落，還可能產(chǎn)生各種色斑，造成電子檔案文件信息丟失，盤體（帶基）損壞，壽命縮短。

（3）灰塵的影響：灰塵對(duì)電子檔案文件載體傷害十分巨大，主要有物理、化學(xué)和生物損壞。

物理?yè)p壞：灰塵污染光盤表面、磁帶和光盤載體。使用時(shí)，表面塵埃與電子檔案載體的摩擦，使磁盤、磁帶、光盤表面產(chǎn)生劃痕。有劃痕就說(shuō)明已經(jīng)劃傷了磁性載體材料的磁性層，磁粉已然脫落，代表?yè)p壞了一些記錄的信息;進(jìn)一步的傷害是破壞磁盤、磁帶與磁頭的良好接觸，引起磁性記錄信號(hào)的衰減;一旦劃傷光盤記錄介質(zhì)，就會(huì)影響讀出時(shí)的反射光強(qiáng)度，造成記錄信息的損毀。

化學(xué)損壞：粉塵中的化學(xué)成分可以在光盤載體上顯示不同程度的化學(xué)效應(yīng)，例如腐蝕、降解等。

（4）光線的影響：光，尤其是太陽(yáng)的紫外線，對(duì)電子文件具有極大的破壞力，能與電子文件所制成的材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使光盤、磁帶、光盤底座、帶底座老化，脆度增加，強(qiáng)度下降，耐用度下降，發(fā)生顯著的不可逆變化。在強(qiáng)光下，紫外線會(huì)加速磁性載體中磁性分子的運(yùn)動(dòng)，從而破壞磁性載體的剩磁穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁記錄信息的讀寫效果。光盤記錄介質(zhì)化學(xué)穩(wěn)定性差，容易氧化、酸腐蝕。如果在強(qiáng)光下，容易發(fā)生在光盤上的光氧化，嚴(yán)重影響光盤記錄信息的存儲(chǔ)壽命。

2.電子檔案文件的保護(hù)

（1）軟盤（磁帶）的保護(hù)

軟盤（磁帶）作為微機(jī)系統(tǒng)的重要外存，在數(shù)據(jù)備份和信息交換中起著重要的作用。正確使用和儲(chǔ)存軟盤（磁帶），可以有效地延長(zhǎng)其使用壽命。

控制好溫度、濕度，防止溫度過低、潮濕，防止溫濕度急劇變化，在24小時(shí)內(nèi)溫度變化不得超過士 3°C，相對(duì)濕度變化不得超過±5%。如果在使用過程中，溫度、濕度差異較大，在使用前要在環(huán)境中保持平衡。

不要彎曲盤片，不要接觸盤片暴露的表面。折彎光盤會(huì)損壞光盤底座和磁性涂層;觸摸磁盤會(huì)劃傷介質(zhì)表面，如留下指紋等，一旦留下指紋時(shí)間一長(zhǎng)就會(huì)發(fā)霉，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)存儲(chǔ)錯(cuò)誤。所以一旦磁盤（磁帶）發(fā)霉，絕對(duì)禁止使用，以防損壞磁頭。應(yīng)用干凈的棉絮蘸高純酒精清洗干凈，干燥后即可使用。

保持清潔，不吸煙，防止灰塵和有害氣體對(duì)軟盤（磁帶）的污染和危害;為防止強(qiáng)光的影響，紫外線不得直接照射在軟盤（磁帶）上。切勿將重物壓在軟盤（磁帶）上，以免造成變形及永久損壞。軟盤（磁帶）應(yīng)垂直放置在盒中，以確保它沒有被壓縮，彎曲和折疊。

（2）硬盤的保護(hù)

采用溫氏技術(shù)大大提高了硬盤的可靠性。但是，如果不注意使用方法，也會(huì)造成失敗;大約70%的硬盤損壞是由人為錯(cuò)誤造成的。因此，對(duì)硬盤進(jìn)行預(yù)防性維護(hù)是非常必要的。

所以我們需要注意環(huán)境的溫度、濕度和清潔條件。由于主軸電機(jī)是高速運(yùn)轉(zhuǎn)的部件，再加上硬盤是密封的，周圍溫度會(huì)過高，當(dāng)熱量無(wú)法分散，會(huì)導(dǎo)致磁盤變形、失效;但如果溫度過低，又會(huì)使硬盤受到收縮，影響硬盤的讀寫。因此，要加強(qiáng)對(duì)溫度的控制，采取防潮措施。雖然硬盤工作在密封的結(jié)構(gòu)中，會(huì)通過超細(xì)濾紙的呼吸孔與外界相連，保證它可以在正常的室內(nèi)環(huán)境中使用，無(wú)需安裝凈化裝置。但是，如果環(huán)境中的粉塵過多或過濕，還是會(huì)使呼吸過濾器堵塞，影響空氣過濾系統(tǒng)的正常工作，造成硬盤損壞。因此，要保持環(huán)境衛(wèi)生，減少空氣中的灰塵量，并及時(shí)清理印刷電路板和主軸電機(jī)轉(zhuǎn)子部分的灰塵。

減少振動(dòng)沖擊，防止磁場(chǎng)沖擊。硬盤驅(qū)動(dòng)器應(yīng)固定平穩(wěn)，否則在執(zhí)行讀寫操作時(shí)，一旦發(fā)生振動(dòng)，磁頭很容易劃傷磁盤的數(shù)據(jù)區(qū)域。因此，當(dāng)硬盤驅(qū)動(dòng)器執(zhí)行讀寫操作時(shí)，不要移動(dòng)，否則，容易使磁盤頭劃傷，造成磁盤信息讀寫錯(cuò)誤。另外，要使硬盤遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，如揚(yáng)聲器、收音機(jī)、電動(dòng)機(jī)等，以避免損壞記錄在磁盤上的數(shù)據(jù)。

防靜電。硬盤驅(qū)動(dòng)器的外殼一般都有接地線插頭片，應(yīng)使其在加電前接通微機(jī)系統(tǒng)的地線，切不可加電啟動(dòng)后隨意插拔。此外，硬盤驅(qū)動(dòng)器里有許多對(duì)靜電敏感的微電子器件，要時(shí)刻注意。做好微機(jī)硬盤分區(qū)表、主引導(dǎo)扇區(qū)和CMOS參數(shù)的備份工作，使系統(tǒng)崩潰時(shí)能夠有效地恢復(fù)存儲(chǔ)的文件。定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒檢測(cè)和系統(tǒng)維護(hù)工作，使文件文件存儲(chǔ)在微機(jī)硬盤中，在一個(gè)相對(duì)安全、易于安排的環(huán)境中。

（3）光盤的保護(hù)

良好的溫濕度控制，防止不適當(dāng)?shù)臏貪穸葘?duì)光盤載體的損壞。保持清潔，防止有害氣體和灰塵對(duì)光盤的損害。在使用光盤時(shí)，不要直接用手觸摸光盤的信息部分。光盤使用后應(yīng)存放在光盤盒內(nèi)，避免長(zhǎng)期接觸空氣中的灰塵和有害物質(zhì)。在保存光盤時(shí)，還應(yīng)注意防止強(qiáng)光（尤其是紫外線）和靜電對(duì)光盤的影響。

（4）U盤（閃存）的保護(hù)

閃存優(yōu)點(diǎn)：與軟盤相比，存儲(chǔ)容量大，讀取速度快，穩(wěn)定性好;使用方便，使用USB接口，即插即用，不需要任何驅(qū)動(dòng)器，Windows2000上的操作系統(tǒng)都有自己的驅(qū)動(dòng)程序。

閃存的缺點(diǎn)：目前的價(jià)格比較貴，壽命還沒有完全確定，缺乏一個(gè)通用的標(biāo)準(zhǔn)。

在理論上可以反復(fù)使用10年，但這僅是理論值，實(shí)際使用過程的環(huán)境、操作標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品質(zhì)量和其他因素，常常不能達(dá)到這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，所以在平時(shí)的使用要注意維護(hù)。所以在使用的過程中一定要注意使用環(huán)境、正確插撥、減少插拔次數(shù)，這樣方能盡最大的可能延長(zhǎng)閃存的使用壽命。

從發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，閃存可以完全取代軟盤作為小型移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，將會(huì)有越來(lái)越多的電子文件，我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子文件載體的研究，研究保護(hù)電子文件的技術(shù)方法，以延長(zhǎng)電子文件的使用壽命。