探討雙軟企業(yè)應(yīng)收賬款管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

陳秋林

摘 要 隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，大眾創(chuàng)業(yè)，萬(wàn)眾創(chuàng)新，各行各業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，雙軟企業(yè)也不例外。賒銷(xiāo)作為一種促銷(xiāo)手段，廣泛在企業(yè)中使用。要解決因賒銷(xiāo)而形成的應(yīng)收賬款管理方面存在的問(wèn)題，需要企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制，明確各部門(mén)的相關(guān)職責(zé)，相互監(jiān)督、相互配合，縮短應(yīng)收賬款周期。本文將側(cè)重于雙軟企業(yè)因自身內(nèi)控缺陷而形成的應(yīng)收賬款對(duì)企業(yè)的影響，探討應(yīng)收賬款在管理上存在的問(wèn)題，最后針對(duì)問(wèn)題提出建議。

關(guān)鍵詞 應(yīng)收賬款管理 內(nèi)部控制 壞賬準(zhǔn)備 雙軟企業(yè)

應(yīng)收賬款是企業(yè)的一項(xiàng)重要流動(dòng)資產(chǎn)，也是一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)較大的資產(chǎn)。完善企業(yè)應(yīng)收賬款管理機(jī)制，對(duì)加快貨款回收，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營(yíng)效益具有重要意義。如果企業(yè)的應(yīng)收賬款管理不到位，將給企業(yè)帶來(lái)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)增加企業(yè)的債務(wù)追討和管理成本，甚至使部分規(guī)模較小、資金實(shí)力較差的企業(yè)因現(xiàn)金流問(wèn)題而面臨破產(chǎn)清算的可能。

一、目前雙軟企業(yè)應(yīng)收賬款管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)管理工作不到位

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷完善和發(fā)展，雙軟企業(yè)人才流動(dòng)更加頻繁。銷(xiāo)售人員如未能與客戶(hù)隨時(shí)保持溝通和跟進(jìn)，待向客戶(hù)催款時(shí)才發(fā)現(xiàn)經(jīng)辦的負(fù)責(zé)人員已經(jīng)離職，可能會(huì)造成催討時(shí)客戶(hù)推諉，或以各種理由進(jìn)行拖延，出現(xiàn)長(zhǎng)期掛賬無(wú)法收回的現(xiàn)象。

（二）發(fā)票遺失或發(fā)票重復(fù)開(kāi)具

企業(yè)與一些客戶(hù)，諸如醫(yī)療、政府等部門(mén)簽訂軟件開(kāi)發(fā)或咨詢(xún)相關(guān)的業(yè)務(wù)合同時(shí)，因其審批流程過(guò)長(zhǎng)，要求發(fā)票與合同一并寄給客戶(hù)。當(dāng)企業(yè)向客戶(hù)催收賬款時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)客戶(hù)發(fā)票遺失或發(fā)票信息變更，在尚未完全查明原因時(shí)，企業(yè)迫于客戶(hù)壓力再開(kāi)具一張發(fā)票給客戶(hù)，造成重復(fù)開(kāi)票。

（三）客戶(hù)拒付尾款

在軟件行業(yè)中，一般的賬款結(jié)算方式為“合同簽訂生產(chǎn)后預(yù)付合同總價(jià)款的10%～30%，系統(tǒng)上線運(yùn)行驗(yàn)收后再支付60%～80%，系統(tǒng)試運(yùn)行1年無(wú)異常后再支付10%的尾款”，這種結(jié)算方式為雙軟企業(yè)收款埋下隱患。在實(shí)際執(zhí)行中，往往出現(xiàn)軟件系統(tǒng)運(yùn)行后沒(méi)達(dá)到管理者“所謂的”的預(yù)期效果，而被認(rèn)為所選軟件不符合客戶(hù)企業(yè)運(yùn)行的需要，進(jìn)而停用或拒付尾款，給企業(yè)帶來(lái)壞賬損失。還有某些政府資助專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收后經(jīng)費(fèi)被核減，造成預(yù)算減少不能收回，給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。

二、雙軟企業(yè)應(yīng)收賬款問(wèn)題的成因

針對(duì)上述現(xiàn)象，暫不考慮客戶(hù)因財(cái)務(wù)狀況惡化無(wú)法按時(shí)支付貨款等外部因素，僅從企業(yè)自身應(yīng)收賬款內(nèi)部控制流程來(lái)分析，主要成因如下：

（一）企業(yè)銷(xiāo)售績(jī)效考核制度不到位

銷(xiāo)售人員負(fù)責(zé)開(kāi)發(fā)客戶(hù)，但其更關(guān)心銷(xiāo)售任務(wù)是否完成，只要完成銷(xiāo)售目標(biāo)就可以拿到提成，或者說(shuō)所完成的銷(xiāo)售目標(biāo)與回款掛鉤的考核系數(shù)不高，造成銷(xiāo)售人員主動(dòng)跟蹤客戶(hù)回款的積極性不高。

（二）企業(yè)財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制過(guò)程不健全

企業(yè)在OA信息系統(tǒng)中合同會(huì)簽審批、開(kāi)票申請(qǐng)和退回等流程中沒(méi)有財(cái)務(wù)部門(mén)參與控制，僅由銷(xiāo)售業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提交部門(mén)經(jīng)理，總經(jīng)理批準(zhǔn)進(jìn)行，沒(méi)有設(shè)立財(cái)務(wù)崗位參與合同收款、開(kāi)票稅率、法律責(zé)任等相關(guān)內(nèi)容的會(huì)簽，存在相關(guān)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)漏洞，無(wú)法發(fā)揮事前風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。

（三）企業(yè)會(huì)計(jì)信息共享系統(tǒng)落后

出于成本因素考慮，企業(yè)仍然使用老舊OA系統(tǒng)，沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)更換或升級(jí)，會(huì)簽審批僅能起到替代線下紙質(zhì)流程，無(wú)法通過(guò)OA系統(tǒng)會(huì)簽進(jìn)行后臺(tái)合同數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)計(jì)分析合同的簽訂、開(kāi)票、回款情況，無(wú)法將統(tǒng)計(jì)分析出來(lái)的數(shù)據(jù)及時(shí)共享，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代企業(yè)對(duì)信息系統(tǒng)共享的需求，溝通不暢。

（四）售前客戶(hù)需求溝通與表達(dá)不夠準(zhǔn)確

隨著近年計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)和信息服務(wù)業(yè)的不斷發(fā)展，人工智能和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用逐漸步入管理者的視界，由此造成部分管理者對(duì)管理軟件寄予過(guò)高的期望和過(guò)度依賴(lài)，甚至超越了計(jì)算機(jī)軟件工程所能實(shí)現(xiàn)的功能范圍。在企業(yè)實(shí)施信息化改造或升級(jí)過(guò)程中，由于其自身的專(zhuān)業(yè)、能力水平等原因，對(duì)所實(shí)施后的軟件系統(tǒng)平臺(tái)所能達(dá)到的功能、應(yīng)用范圍、所提升的管理水平概念沒(méi)有清晰認(rèn)識(shí)或定義，致使系統(tǒng)運(yùn)行后認(rèn)為系統(tǒng)并不完全符合客戶(hù)企業(yè)運(yùn)行的需求，拒絕支付尾款也就順理成章了。

三、雙軟企業(yè)加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理的措施

（一）優(yōu)化銷(xiāo)售績(jī)效考核指標(biāo)

銷(xiāo)售人員業(yè)績(jī)的考核指標(biāo)不應(yīng)是單一的銷(xiāo)售任務(wù)完成與否，更應(yīng)綜合考慮銷(xiāo)售指標(biāo)、銷(xiāo)售回款金額、賬期和壞賬損失金額等因素，嚴(yán)格績(jī)效考核，做到獎(jiǎng)懲分明。建立誰(shuí)銷(xiāo)售誰(shuí)收款的責(zé)任機(jī)制，將應(yīng)收賬款的催收工作落實(shí)到人，銷(xiāo)售部門(mén)每月匯報(bào)銷(xiāo)售回款執(zhí)行情況，將應(yīng)收賬款壞賬也計(jì)入考核，沖銷(xiāo)業(yè)績(jī)提成，加強(qiáng)回款督導(dǎo)應(yīng)對(duì)機(jī)制。

（二）優(yōu)化應(yīng)收賬款內(nèi)部控制過(guò)程中的財(cái)務(wù)職能

1.梳理內(nèi)控流程，提高財(cái)務(wù)職能。全面梳理公司內(nèi)部控制流程，提高企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的職能地位，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型管理會(huì)計(jì)，由掌握企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)流程和專(zhuān)業(yè)知識(shí)比較強(qiáng)的財(cái)務(wù)人員或財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人參與合同審批會(huì)簽流程，在與客戶(hù)簽訂合同之前，由財(cái)務(wù)職能崗位對(duì)客戶(hù)經(jīng)營(yíng)實(shí)力、規(guī)模、信用背景進(jìn)行調(diào)查。在合同條款和要素審查方面，確保合同中涉及標(biāo)的的金額、結(jié)算方式、賬期、稅收、延期付款造成的違約風(fēng)險(xiǎn)條款清晰等，對(duì)于信用背景不良，涉及重大訴訟事項(xiàng)，尤其是拖欠賬款較多、金額重大的客戶(hù)信息及時(shí)反饋銷(xiāo)售部門(mén)予以關(guān)注，適時(shí)做出銷(xiāo)售政策調(diào)整，為降低應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)做好事前控制。

2.加強(qiáng)合同執(zhí)行臺(tái)賬管理，嚴(yán)格管控發(fā)票開(kāi)具。對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)開(kāi)票過(guò)程嚴(yán)格控制，由銷(xiāo)售經(jīng)辦人員向財(cái)務(wù)部門(mén)提交開(kāi)票申請(qǐng)，并在申請(qǐng)單上注明相應(yīng)合同的總金額、已開(kāi)票金額、本次開(kāi)具金額、剩余未開(kāi)票金額，并建立合同臺(tái)賬，有效監(jiān)督并避免向客戶(hù)多開(kāi)發(fā)票造成損失。嚴(yán)禁合同簽訂與發(fā)票同步走，對(duì)已會(huì)簽審批但長(zhǎng)期未歸檔的合同，涉及硬件方面交付的必須提交硬件驗(yàn)收交付相關(guān)書(shū)面單據(jù)，軟件開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)須提交雙方就相關(guān)開(kāi)發(fā)進(jìn)度進(jìn)行確認(rèn)或驗(yàn)收等書(shū)面文件進(jìn)行要件形式審查，根據(jù)收入準(zhǔn)則對(duì)未達(dá)銷(xiāo)售確認(rèn)條件的暫緩開(kāi)票，特殊情況確需開(kāi)具的，需由銷(xiāo)售人員提交情況說(shuō)明，經(jīng)銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，總經(jīng)理授權(quán)批準(zhǔn)方可，嚴(yán)格管控開(kāi)票申請(qǐng)。對(duì)于銷(xiāo)售人員提出因發(fā)票遺失而要求重開(kāi)發(fā)票的應(yīng)堅(jiān)決禁止，查清遺失原因或追究相關(guān)人員責(zé)任，并嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法及其實(shí)施細(xì)則》進(jìn)行處理，不得重復(fù)開(kāi)具發(fā)票，避免給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

3.加強(qiáng)銷(xiāo)售退回管理。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)銷(xiāo)售退回管理機(jī)制。當(dāng)銷(xiāo)售退回時(shí)，如涉及退回貨物的，由質(zhì)量部門(mén)出具檢驗(yàn)報(bào)告，并需要有倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)辦理入庫(kù)手續(xù)，對(duì)于軟件開(kāi)發(fā)或測(cè)試任務(wù)變更、終止需要銷(xiāo)售退回的，需企業(yè)項(xiàng)目組及銷(xiāo)售人員提交情況說(shuō)明，并按規(guī)定流程進(jìn)行合同變更后，嚴(yán)格按照發(fā)票管理規(guī)定開(kāi)具紅字銷(xiāo)售發(fā)票，沖銷(xiāo)對(duì)應(yīng)應(yīng)收賬款。

4.建立應(yīng)收賬款A(yù)BC分類(lèi)管理機(jī)制。企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)可以設(shè)立往來(lái)專(zhuān)職會(huì)計(jì)，負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款登記臺(tái)賬管理，或根據(jù)成本效益原則，往來(lái)專(zhuān)職會(huì)計(jì)也可由不相容職務(wù)兼任。由往來(lái)專(zhuān)職會(huì)計(jì)至少每月對(duì)應(yīng)收賬款余額、發(fā)生時(shí)間、回款情況等明細(xì)進(jìn)行登記，與銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員進(jìn)行溝通，讓其能及時(shí)了解自己所負(fù)責(zé)客戶(hù)最新的應(yīng)收賬款余額和賬齡以便及時(shí)催收。同時(shí)，往來(lái)專(zhuān)職會(huì)計(jì)通過(guò)上述數(shù)據(jù)，利用EXCEL函數(shù)建立ABC分類(lèi)管理模型，以賬期和單筆應(yīng)收金額兩個(gè)維度實(shí)施ABC分類(lèi)管理，根據(jù)自身行業(yè)賬期特點(diǎn)和應(yīng)收賬款規(guī)模來(lái)自行選定相應(yīng)的賬期與金額賦值，對(duì)賬期超過(guò)一定程度及金額重大的客戶(hù)劃分為A類(lèi)高風(fēng)險(xiǎn)客戶(hù)，采用重點(diǎn)實(shí)時(shí)關(guān)注提醒銷(xiāo)售部門(mén)，必要時(shí)采用法律手段進(jìn)行催收;對(duì)賬期稍微超過(guò)正常水平但金額不重大的客戶(hù)劃分為B類(lèi)中風(fēng)險(xiǎn)客戶(hù)，采用常規(guī)關(guān)注催收;對(duì)未超正常回款賬期且金額較小的客戶(hù)劃分為C類(lèi)低風(fēng)險(xiǎn)客戶(hù)，采用一般管理即可。筆者暫以某企業(yè)6個(gè)月為正常賬期，12個(gè)月為異常賬期;單筆應(yīng)收金額以100萬(wàn)元為重大金額，50萬(wàn)～100萬(wàn)元為一般和50萬(wàn)元以下較小金額為例。如果客戶(hù)賬期超過(guò)12個(gè)月，單筆金額也超過(guò)100萬(wàn)元，則應(yīng)納入A類(lèi)高風(fēng)險(xiǎn)重點(diǎn)管理對(duì)象，須引起高度重視并采取及時(shí)有效的催款措施;如果賬期超過(guò)6個(gè)月但單筆應(yīng)收金額不超過(guò)100萬(wàn)元，則納入B類(lèi)中風(fēng)險(xiǎn)常規(guī)關(guān)注管理對(duì)象進(jìn)行應(yīng)收管理;對(duì)于賬期在6個(gè)月以?xún)?nèi)且單筆金額低于50萬(wàn)元的，則納入C類(lèi)低風(fēng)險(xiǎn)一般管理對(duì)象進(jìn)行應(yīng)收管理。

（三）加強(qiáng)售前咨詢(xún)，強(qiáng)化監(jiān)理及項(xiàng)目驗(yàn)收管理

在客戶(hù)簽訂系統(tǒng)開(kāi)發(fā)合同前，應(yīng)組織加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人員對(duì)客戶(hù)的需求分析與調(diào)研，讓客戶(hù)管理者對(duì)軟件平臺(tái)和概念有比較清楚的認(rèn)識(shí)，按照企業(yè)的意愿為企業(yè)提供共性和個(gè)性化管理模塊，就各管理模塊所能達(dá)到的功能、水平達(dá)成一致意見(jiàn)，以書(shū)面形式記錄于所簽訂的合同當(dāng)中，減少客戶(hù)開(kāi)發(fā)過(guò)程中不斷的需求變更。同時(shí)，在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中，要成立項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理小組，對(duì)實(shí)施過(guò)程中的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)確因客戶(hù)原因造成的變更工程做好書(shū)面記錄，并請(qǐng)客戶(hù)雙方簽字確認(rèn)，以備后續(xù)就新增加工作量與客戶(hù)進(jìn)行協(xié)商處理，提升項(xiàng)目實(shí)施的順利推進(jìn)，保證項(xiàng)目的上線運(yùn)行驗(yàn)收，提高客戶(hù)滿(mǎn)意度，減少客戶(hù)拒付產(chǎn)生壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）嚴(yán)格按準(zhǔn)則規(guī)定及時(shí)處理呆壞賬，建立壞賬準(zhǔn)備策略

企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)至少于每個(gè)會(huì)計(jì)年度末，對(duì)經(jīng)過(guò)催收后全部或部分無(wú)法收回的，應(yīng)當(dāng)查明原因，明確責(zé)任，并嚴(yán)格履行審批程序，按企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則進(jìn)行壞賬處理。對(duì)于客戶(hù)因破產(chǎn)、財(cái)務(wù)狀況持續(xù)惡化、事實(shí)上已經(jīng)造成逾期且無(wú)法收回的應(yīng)收賬款，報(bào)經(jīng)規(guī)定的審批程后進(jìn)行壞賬處理，夯實(shí)企業(yè)資產(chǎn)質(zhì)量。還要對(duì)企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，依據(jù)權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，建立壞賬準(zhǔn)備金制度，對(duì)單項(xiàng)金額重大的進(jìn)行單獨(dú)減值測(cè)試，非單項(xiàng)重大金額采用應(yīng)收賬款賬齡分析法或應(yīng)收賬款余額百分比法計(jì)提壞賬準(zhǔn)備金。

四、結(jié)語(yǔ)

雙軟企業(yè)的應(yīng)收賬款管理與傳統(tǒng)行業(yè)既有相同的共性，又具有自身的特性，企業(yè)不僅要從應(yīng)收賬款的成因和管理策略出發(fā)，更要從企業(yè)的具體實(shí)際情況出發(fā)，做實(shí)自身的內(nèi)部控制流程管理功力，加強(qiáng)應(yīng)收賬款形成事前，事中及事后的監(jiān)管與管理，保持低風(fēng)險(xiǎn)和低成本、高效率的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中穩(wěn)步發(fā)展和壯大。

（作者單位為上海軟中信息技術(shù)有限公司）

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