大數(shù)據(jù)時代工程企業(yè)檔案信息化建設探析

徐浩倫

[摘 要]隨著大數(shù)據(jù)相關技術的飛速發(fā)展，數(shù)據(jù)技術已經(jīng)應用到國內各個行業(yè)以及各個領域。在大數(shù)據(jù)時代，工程企業(yè)檔案信息化建設受到行業(yè)的廣泛關注。一方面，現(xiàn)階段工程企業(yè)的數(shù)據(jù)信息量呈爆炸式增長，以往的紙質檔案管理方法已經(jīng)無法滿足企業(yè)數(shù)據(jù)信息記錄需要。另一方面，檔案的信息化建設能夠為企業(yè)的檔案管理工作提速，有效分析企業(yè)檔案建設存在的一些實質性問題?；诖?，本文重點闡述現(xiàn)階段工程企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題，并就其信息化建設提出相應的對策。

[關鍵詞]大數(shù)據(jù)時代;工程企業(yè);檔案;信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.12.089

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）12-0-02

0 ? ? 引 言

隨著科技的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已然拉開了帷幕，在全新的時代背景下，各行各業(yè)若想抓住時代發(fā)展的脈絡，必須不斷探索經(jīng)濟技術在行業(yè)中的應用，以提高企業(yè)工作效率。對于工程企業(yè)來說，檔案是記錄工程進度、為質檢工作和后期相關工作提供依據(jù)的重要載體，檔案管理效率直接關乎企業(yè)可持續(xù)發(fā)展水平。因此，工程企業(yè)應該意識到在檔案管理工作中應用信息化的重要性，不僅會極大地提高管理效率，還會徹底改善工程企業(yè)的建設局面，拓寬企業(yè)的發(fā)展空間。

1 ? ? 檔案信息化建設過程中存在的問題

1.1 ? 建設速度緩慢

隨著科學技術的突飛猛進發(fā)展，各大工程企業(yè)都開始探索檔案信息化的建設進程。結合我國現(xiàn)階段的工程企業(yè)檔案信息化建設水準來說，盡管很大一部分工程企業(yè)已經(jīng)為相關建設投入了大量的人力、物力資源，但是客觀來說，我國的工程企業(yè)檔案信息化管理進程依舊無法跟上經(jīng)濟建設的腳步，整體來說，相關建設工作缺乏規(guī)范化的行業(yè)標準，不具備健全的管理體系。尤其是在工程企業(yè)中，企業(yè)涉及的相關信息十分龐雜，且信息分散，提高了管理難度。除此以外，很大一部分企業(yè)偏重傳統(tǒng)的紙質檔案，對紙質檔案的依賴性較強，沒有將發(fā)展重點放在檔案信息化建設方面。

1.2 ? 重視程度不高

近年來，我國數(shù)據(jù)信息技術開始興起，以數(shù)據(jù)信息技術為依托的工程企業(yè)檔案信息化管理建設處在起步時期，一些發(fā)展問題逐漸暴露。比如，工程檔案管理質量不高、搜索效率較慢、缺少高水平的檔案管理人員、管理人員的違規(guī)操作頻率較高等，這些都是制約檔案信息化建設的重要因素，側面印證企業(yè)檔案改革的重視程度還有待提升。與此同時，國家對工程企業(yè)的檔案信息化沒有制定完備的法律制度，無法以法規(guī)的形式保障檔案信息的安全。除此之外，結合我國現(xiàn)階段的工程企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略來說，重施工、輕管理仍是一項共性問題，這種意識觀念若無法根除，那么在后續(xù)進行檔案收集、整合、存檔、移交等事項時將存在很多問題，無法真正和工程施工同步開展，導致施工嚴重流于形式主義。

1.3 ? 檔案庫房不足

經(jīng)過調查顯示，絕大多數(shù)的工程企業(yè)在進行檔案信息化改革中都存在檔案庫房不足這一現(xiàn)實約束條件，盡管這些企業(yè)單位對相關信息化建設工作給予了很高的重視度，并配備了管理檔案的辦公設施，但是面對檔案庫房空間短缺的問題，部分企業(yè)可能不得不將特殊的工程方案和公司的行政方案一同存放，增加后期的檔案搜索難度，且無法保證檔案保護與管理的有效性。此外，檔案庫房不足給企業(yè)工程檔案的整合與使用帶來比較嚴重的負面效應，制約企業(yè)的常規(guī)工作開展。

2 ? ? 企業(yè)檔案信息化的建設途徑

2.1 ? 強化檔案信息化管理意識

隨著大數(shù)據(jù)技術以及信息技術等新興技術的逐漸崛起，越來越多的工程企業(yè)逐漸意識到工程檔案管理與信息化技術融合的重大戰(zhàn)略意義。首先，開展科學合理的信息化建設能夠在很大程度上幫助檔案管理人員簡化檔案管理程序，減輕相關人員的工作量，降低該項工作對人力資源的依賴性，實現(xiàn)檔案的高效管理。盡管我國現(xiàn)階段檔案管理信息化建設仍處于起始階段，但是各大工程企業(yè)的管理層人員應強化企業(yè)內部人員的檔案信息化管理意識，培養(yǎng)工作人員正確的思維模式，讓其迅速從傳統(tǒng)的紙質檔案管理切換到信息化檔案錄入與管理工作中。與此同時，工作人員還應借助互聯(lián)網(wǎng)技術打造安全高效的檔案管理平臺，加強信息化技術在企業(yè)檔案管理工作中的時效性，全面把關，確保不存在可能導致檔案管理工作出現(xiàn)疏漏的問題。除此之外，工程企業(yè)要對管理人員的信息化水平進行嚴格審核，確保人員具備創(chuàng)新檔案管理工作的資質。同時，安排人員定期對信息化檔案管理的相關設備進行檢測，確保其能夠以穩(wěn)定的狀態(tài)實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息錄入與檢索，保證信息檔案的完整性和真實性，幫助工程企業(yè)早日實現(xiàn)檔案信息化建設的總目標。

2.2 ? 提高人員檔案信息化管理技能

在工程企業(yè)檔案管理工作中，信息化改革不僅能夠提升檔案管理工作效率，同時可以大幅度壓縮檔案管理人員的工作量。所以，工程企業(yè)方面應該意識到信息化檔案管理工作中專業(yè)人才的重要性，即他們是發(fā)揮信息化檔案管理價值優(yōu)勢的核心要素。所以，工程企業(yè)方面應該招聘并培訓一批能夠滿足檔案信息化管理要求水準的專業(yè)人員，提高他們的專業(yè)能力和素質水平，確保其能在工程企業(yè)檔案管理信息化建設工作中得心應手。具體來說，工程企業(yè)在檔案信息化建設過程中，應該認識到新時代檔案管理的新要求，全面總結傳統(tǒng)紙質檔案管理模式的弊端，并最終以信息化建設為導向制定企業(yè)檔案管理規(guī)劃。與此同時，企業(yè)方面可以對富有檔案管理經(jīng)驗的人員進行專門的計算機網(wǎng)絡技術培訓，至少要求其掌握檔案管理工作所需要的各項計算機技能。正所謂在其位謀其政，檔案管理工作的相關負責人必須以高度的熱情投身于檔案管理信息化建設工作中，以積極的面貌對待企業(yè)檔案管理信息化改革，嚴格履行檔案管理人員的基本職責。加大對檔案管理信息化建設的宣傳力度，確保包括檔案管理人員在內的企業(yè)人員形成對檔案信息化管理的精準認知，優(yōu)化信息化檔案管理團隊的內部結構。除此以外，在經(jīng)過必要的技能培訓和崗位培訓之后，工程企業(yè)應評估檢測從事檔案管理工作的人員進行服務態(tài)度和信息技術水平，結合檢測結果合理安排崗位，并根據(jù)企業(yè)的獎懲制度對其進行激勵。如此一來，企業(yè)的檔案管理人員能夠真正意識到檔案信息化管理的大趨勢，自覺提升操作技能和管理技能，提高對現(xiàn)代化檔案信息處理工具的熟練程度?？偟膩碚f，檔案管理人員是企業(yè)落實檔案信息化改革的直接對象，業(yè)務能力的強弱、素質以及工作效率的高低影響企業(yè)管理工作的規(guī)范化發(fā)展，值得工程企業(yè)重點把控。

2.3 ? 建設自動化檔案管理模式

想要落實全方面、系統(tǒng)化的信息化檔案管理工作，工程企業(yè)就要有健全自動化管理模式，結合企業(yè)的實際發(fā)展情況，加強自動化檔案管理模式建設。工程企業(yè)單位應該初步明確自動化檔案管理建設的總目標，學習借鑒國內外其他領域的自動化檔案管理成果，構建更加先進的自動化檔案管理科技設備，推動檔案管理進程。結合現(xiàn)階段的自動化技術發(fā)展情況來說，能夠應用于自動化檔案管理模式建設的技術主要包括數(shù)碼掃描識別技術、電子標簽以及光學字符識別技術等。以光學字符識別技術為例，該技術主要以數(shù)碼相機或掃描儀等電子設備為載體，通過這些電子設備直接打印書籍或紙質資料上的印刷體字符，通過光學原理確定形狀，并將其轉換為黑白點陣的圖像文件。在光學字符識別技術的作用下，原本的印刷文字可以被翻譯成計算機文字。光學字符識別技術在檔案管理信息化建設中的應用，不僅能夠保證信息識別的正確率，而且還能實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的自動篩查、自動搜索以及關鍵詞提取等工作，大幅降低了檔案信息管理人員的工作難度。檔案管理人員通過檔案信息管理的自動處理功能，改變傳統(tǒng)的每份檔案信息只能對應一份信息的弊端，真正推動工程企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化建設進程，對企業(yè)開展管理工作具有不可替代的意義。

2.4 ? 實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡化管理

在網(wǎng)絡信息時代，越來越發(fā)達的互聯(lián)網(wǎng)技術為工程企業(yè)檔案信息化改革提供了全新的思路，因此，工程企業(yè)在踐行檔案管理改革工作的過程中，應該把握時代脈絡，巧妙構建與檔案管理一致的網(wǎng)絡信息化平臺，提高檔案管理工作的實際效率。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，紙質檔案所占的空間較大，且極易由于一些意外事故發(fā)生資料損毀與丟失，但是如果能夠將相關文件數(shù)據(jù)上傳到網(wǎng)絡信息化平臺中，則能從根源上解決信息損壞與丟失問題，提高文件信息管理的安全性。比如，在工程企業(yè)單位中，為了使檔案存儲與管理更加便捷，企業(yè)可以通過掃描或錄入的方式將傳統(tǒng)的紙質工程文件資料上傳到計算機設備中，讓其以圖像或電子檔案的形式得以在網(wǎng)絡平臺永久性保存。而檔案管理人員只需要在企業(yè)的局域網(wǎng)上開展例行工作，通過簡易操作，就能完成檔案管理的各個流程工作，不需要企業(yè)額外開辟過多的資料存儲空間，同時能保全信息資料。此外，通過檔案網(wǎng)絡化管理，管理人員只需要檢索關鍵詞，就可以找出工程的具體資料，使檔案調取工作更加便捷，符合新時代的發(fā)展需求。

3 ? ? 結 語

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理信息化建設是工程企業(yè)發(fā)展的必然需求。各大工程企業(yè)務必須結合自身的實際發(fā)展需求，采取多方面措施推動信息化檔案管理改革，提高檔案管理水平，為企業(yè)資料查詢夯實基礎，推動企業(yè)信息化建設。

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