淺議農(nóng)業(yè)科研院所疫情防控檔案的收集工作

鄭志琴 王文娟 王尚德 周娟 李曉東

摘 要：在抗擊新冠肺炎疫情的斗爭中產(chǎn)生的疫情防控檔案是農(nóng)業(yè)科研院所抗擊疫情的真實記錄，對此開展及時的收集和利用工作就顯得十分重要。筆者結(jié)合農(nóng)業(yè)科研院所實際，就疫情防控檔案收集工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：新冠肺炎;疫情防控;檔案收集;檔案利用

2019年12月發(fā)生的新冠肺炎疫情，對我國人民群眾的生命財產(chǎn)安全造成了重大損害，開展好疫情防控工作是對各地區(qū)、各部門管理水平和突發(fā)事件應(yīng)急處理能力的一次嚴(yán)峻考驗?！叭饲诖簛碓纾焊麄涓Α?，農(nóng)業(yè)科研院所立足于保障糧食安全和農(nóng)產(chǎn)品供給，在積極做好疫情防控的同時，全力協(xié)助推進(jìn)農(nóng)業(yè)復(fù)工復(fù)產(chǎn)工作，助力打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)。作為檔案工作者，應(yīng)以高度的政治責(zé)任感和強(qiáng)烈的歷史使命感，積極開展疫情防控收集建檔工作。

1.收集疫情防控檔案的意義

疫情防控檔案指“防控突發(fā)重大疫情過程中直接形成的，且具有保存價值的文字、圖像、聲像、影像等不同載體和形態(tài)的原始記錄”[1]，代表性檔案如2003年“非典”防控檔案[2]、2009年“甲型H1N1流感”防控檔案等。在這場疫情救援中，檔案發(fā)揮了不可磨滅的作用。據(jù)悉，武漢火神山醫(yī)院僅用了10天就順利建成并投入使用，除了建設(shè)者的辛勤付出，也離不開檔案的重要作用。應(yīng)急項目設(shè)計團(tuán)隊參考抗擊“非典”時小湯山醫(yī)院設(shè)計圖紙，不到24小時就繪制出了武漢火神山醫(yī)院設(shè)計圖[3]。農(nóng)業(yè)科研院所在疫情防控的工作中形成了大量的檔案，是最重要、最直接的工作記錄和歷史見證，檔案部門應(yīng)履行好疫情防控檔案管理者的職責(zé)，與科研部門協(xié)同保障疫情防控全過程記錄的真實性、完整性。在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中，時常要應(yīng)對干旱、雨澇、冰雹、凍害等自然災(zāi)害，對疫情防控檔案應(yīng)收盡收，深挖檔案資源，定能起到以史為鑒，為今后農(nóng)業(yè)科研院所應(yīng)對突發(fā)事件積累寶貴資源，為保證農(nóng)業(yè)安全生產(chǎn)、減少農(nóng)業(yè)損失做出重要貢獻(xiàn)。

2. 疫情防控檔案的收集

2.1 增強(qiáng)意識，主動收集。

在疫情防控期間，農(nóng)業(yè)科研院所將大部分精力投入到疫情防控以及復(fù)工復(fù)產(chǎn)當(dāng)中，往往對疫情防控檔案收集歸檔缺少重視，容易造成疫情防控檔案數(shù)量不足、質(zhì)量較差。因此，檔案工作者要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，主動收集疫情防控檔案。依據(jù)國家檔案局緊急發(fā)布的《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，結(jié)合單位實際，及時制定并發(fā)布疫情防控檔案收集工作通知，明確職責(zé)和收集范圍，盡可能地進(jìn)行全面收集歸檔，避免重要內(nèi)容的遺漏。檔案部門不能僅限于被動接收相關(guān)部門移交的檔案材料，要主動收集并且加大征集力度，創(chuàng)新收集、征集手段。

2.2 防控機(jī)構(gòu)，聯(lián)合收集。

為應(yīng)對疫情，各單位相繼成立疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室或者疫情防控指揮部等疫情防控工作機(jī)構(gòu)，承擔(dān)本單位疫情防控工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作。作為疫情防控的“大腦中樞”，疫情防控工作機(jī)構(gòu)是疫情防控檔案最重要的形成機(jī)構(gòu)和收集來源，因此檔案部門要聯(lián)合疫情防控工作機(jī)構(gòu)，在疫情防控工作結(jié)束后，向檔案部門移交疫情防控檔案，因此疫情防控工作機(jī)構(gòu)形成的疫情防控檔案要應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。應(yīng)著重收集本單位成立疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組的文件、防控工作方案、落實防控措施形成的記錄;防疫期間生產(chǎn)、管理的方案;組織本單位人員參與屬地疫情防控工作、開展各類志愿服務(wù)活動的相關(guān)材料;復(fù)工復(fù)產(chǎn)方案、工作指引、倡議書、宣傳報道材料等。

2.3 方式多樣，全面收集。

目前農(nóng)業(yè)科研院所疫情防控檔案收集工作面臨幾點(diǎn)困難：一是檔案形成主體眾多，包括行政、科研、宣傳、后勤等部門;二是檔案形成渠道分散，包括微博、微信、網(wǎng)站、APP等社交媒體;三是檔案載體多樣，包括紙質(zhì)、證件、袖章、志愿服務(wù)隊旗幟、感謝信、出入證等。因此，檔案工作者要主動堅持多主體、多渠道、多手段原則，確保各類型檔案齊全完整。在收集疫情防控機(jī)構(gòu)檔案的同時，注重收集科研部門檔案;在采用傳統(tǒng)收集方法的同時，注重利用數(shù)據(jù)獲取、數(shù)據(jù)分析等技術(shù)捕獲網(wǎng)絡(luò)信息中有保存價值的內(nèi)容;在收集紙質(zhì)檔案的同時，注重收集聲像檔案、網(wǎng)頁檔案和實物檔案。例如，疫情期間為保證農(nóng)業(yè)復(fù)工復(fù)產(chǎn)，各農(nóng)業(yè)科研院所紛紛將線下指導(dǎo)轉(zhuǎn)到了線上平臺，以筆者單位為例，疫情期間在網(wǎng)站和微信公眾號上開展了“戰(zhàn)疫情、保春耕、促生產(chǎn)”京科惠農(nóng)大講堂活動，邀請果樹、蔬菜、畜牧等農(nóng)業(yè)專家在線講解農(nóng)業(yè)技術(shù)，解答農(nóng)戶農(nóng)業(yè)生產(chǎn)問題，這些都是寶貴的檔案資料，應(yīng)當(dāng)做到應(yīng)收盡收。

3. 疫情防控檔案的利用

3.1保證質(zhì)量，規(guī)范管理。

對于收集的疫情防控檔案，檔案工作人員應(yīng)認(rèn)真細(xì)致的篩選和整理，精益求精，及時歸檔。按照文件之間的規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分價值，科學(xué)編目整理，建立本地區(qū)疫情防控工作大事記。同時加強(qiáng)檔案日常檢查，嚴(yán)格借閱手續(xù)，確保檔案實體和信息的絕對安全。

3.2深挖資料，作為宣傳與科普資料。

疫情防控檔案要及時整理深挖，可以作為農(nóng)業(yè)宣傳和科普的資料。例如，疫情期間農(nóng)業(yè)科研工作者積極防控的同時，在人員緊缺的情況下，仍然不忘初心，堅持科研活動，為農(nóng)業(yè)復(fù)工復(fù)產(chǎn)提供技術(shù)支持，以及參加疫情期間志愿活動的先進(jìn)事跡，整理相關(guān)檔案資料，積極做好宣傳，不僅有利于提高農(nóng)業(yè)科技工作者的形象，也為開展農(nóng)業(yè)推廣工作打下良好基礎(chǔ)。另外，網(wǎng)絡(luò)授課相關(guān)資料可以制作成光盤，作為科技服務(wù)資料發(fā)給農(nóng)戶，方便農(nóng)戶隨時學(xué)習(xí)。

總之，在抗擊新冠肺炎疫情的斗爭中，提高檔案工作者的責(zé)任感和使命感，主動的、全面的收集疫情防控檔案，齊全完整的保存農(nóng)業(yè)科研院所抗擊疫情的真實記錄，并及時開展檔案利用工作，具有十分重要的意義，也為今后農(nóng)業(yè)科研院所應(yīng)對突發(fā)事件提供借鑒。

參考文獻(xiàn)：

[1] 徐擁軍， 姚靜， 陳怡. 加強(qiáng)防疫檔案管理 服務(wù)防疫工作大局. 中國檔案，2020（2）：32-33.

[2] 莫陌. 全國防治非典指揮部辦公室調(diào)研組到北京市檢查指導(dǎo)檔案工作[J]. 北京檔案，2003（08）：5.

[3] 小湯山醫(yī)院設(shè)計師：沒想到圖紙再用望新醫(yī)院更好. [EB/OL].

作者簡介：

鄭志琴（1985年6月）;女;漢族，山西省臨汾市，碩士，科員，檔案管理員，主要研究方向為檔案管理。

通訊作者簡介：王文娟（1981年12月），女，蒙古族，內(nèi)蒙古烏蘭察布市，碩士，副研究員，主要研究方向為科研管理。