淺析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

王軍

摘 要：人事檔案管理作為事業(yè)單位管理體系的重要基石，在維持事業(yè)單位穩(wěn)定運(yùn)行之中具有重要的作用。但是就其目前實(shí)踐情況來(lái)看，并沒(méi)有發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，而且在具體落實(shí)的時(shí)候存在一定的漏洞，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)一定的不利影響。故而，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視完善人事檔案管理制度，對(duì)從事管理工作的員工提出高要求。以切實(shí)有效的方式提升人事檔案管理的工作效率，為事業(yè)單位能夠在未來(lái)取得良好的發(fā)展打下基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

新的時(shí)期，事業(yè)單位的人事管理工作就應(yīng)當(dāng)有新的目標(biāo)與任務(wù)，當(dāng)傳統(tǒng)的管理方式不再適用時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)舍棄，轉(zhuǎn)而去探索新的管理方法。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的背景之下，部分管理制度因?yàn)楦簧辖?jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題。事業(yè)單位的人事檔案管理之中同樣也存在問(wèn)題，為了能夠解決這些問(wèn)題，必須提高對(duì)從事管理工作人員的要求，讓檔案管理人員以本單位人事檔案的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，將每一項(xiàng)管理措施落實(shí)到位。

一、我國(guó)目前事業(yè)單位人事檔案管理的意義

站在商人的角度而言，無(wú)論做什么投資都是需要收益大于成本的。這個(gè)道理同樣適用于事業(yè)單位的人事檔案管理工作。只有在事業(yè)單位充分了解進(jìn)行人事檔案管理工作所能夠帶來(lái)的價(jià)值之后，管理者才會(huì)真正的重視人事檔案管理。

1.優(yōu)化我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源結(jié)構(gòu)

事業(yè)單位的人事檔案主要由個(gè)人學(xué)歷、身體狀況、政治身份、工作能力、有無(wú)違法違紀(jì)現(xiàn)象以及家庭條件等內(nèi)容構(gòu)成。因此，我國(guó)大多數(shù)機(jī)構(gòu)在招募和評(píng)估各種人才時(shí)，都會(huì)審查和確定這類人事檔案管理的具體內(nèi)容。但是，為了更好地保證我國(guó)公共事業(yè)單位人才招聘的公正性和準(zhǔn)確性，公共事業(yè)單位人事檔案管理制度仍需要進(jìn)一步完善。在我國(guó)公共事業(yè)單位的人事管理過(guò)程中，這種人事檔案管理系統(tǒng)的使用可以促進(jìn)對(duì)他們檔案數(shù)據(jù)的理解和匯編，從而簡(jiǎn)化了基本的管理流程。此外，應(yīng)根據(jù)單位內(nèi)部人員位置的變化，對(duì)中國(guó)大多數(shù)公共事業(yè)單位的人事檔案管理進(jìn)行專門調(diào)整。同時(shí)，人員檔案，公共機(jī)構(gòu)和有關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)中有負(fù)面內(nèi)容的人員，應(yīng)及時(shí)懲處這些人員，以確保單位的正常運(yùn)行。

2.可以有效加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)

當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)是將財(cái)務(wù)管理、工作安排和人事管理三大內(nèi)容相互作用成一個(gè)龐大的系統(tǒng)。這些具體內(nèi)容能否順利進(jìn)行是一個(gè)主要問(wèn)題。例如，公共機(jī)構(gòu)是否能夠履行其自身的社會(huì)職能，在很大程度上取決于其人事檔案管理中的人事管理計(jì)劃是否足夠完整和健全。 此外，我國(guó)機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制建設(shè)主要包括內(nèi)部人員管理控制。如果事業(yè)單位能夠及時(shí)有效地改善或加強(qiáng)內(nèi)部人事檔案管理制度，將極大地提高事業(yè)單位的人事管理水平或工作效率。這表明可以有效地提高公共機(jī)構(gòu)的控制能力，可以更好地提高工作人員的積極性。

二、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.缺乏對(duì)人事檔案管理應(yīng)有的重視

人事檔案管理是事業(yè)單位人才建設(shè)的重要手段，只有不斷提高人事檔案管理的整體水平，才能滿足事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的實(shí)際需要。但是，目前許多事業(yè)單位都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，只是一味地注重業(yè)務(wù)水平和服務(wù)水平的提升，忽視了人事檔案管理對(duì)于事業(yè)單位健康發(fā)展的促進(jìn)作用，導(dǎo)致其管理工作難以取得較大的突破。一方面，許多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員本身就缺少對(duì)人事檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，他們認(rèn)為人事檔案管理只是對(duì)人才信息的簡(jiǎn)單存儲(chǔ)，無(wú)需使用過(guò)多的財(cái)力和人力資源，導(dǎo)致人事檔案管理工作難以有效實(shí)施。另一方面，在大環(huán)境的影響下，許多人事檔案管理人員逐漸“自暴自棄”，嚴(yán)重缺乏積極的工作態(tài)度，最終影響了人事檔案管理整體質(zhì)量的提升。

2.人事檔案信息材料記錄的不全面

目前很多事業(yè)單位人事檔案管理最突出的問(wèn)題就是人事檔案信息材料記錄的不全面，嚴(yán)重降低了人事檔案的完整性，不僅影響了人事檔案的使用效果，而且還阻礙了人事管理活動(dòng)和薪酬管理活動(dòng)的順利開(kāi)展。此外，一些人事檔案管理人員應(yīng)付了事，經(jīng)常將一些虛假材料錄入人事檔案中，導(dǎo)致人事檔案的真實(shí)性大大降低，最終將會(huì)對(duì)員工的評(píng)價(jià)考核造成不利的影響。人事檔案的更新也不夠及時(shí)。人事文件未及時(shí)更新。許多機(jī)構(gòu)都存在文件過(guò)時(shí)和更新不及時(shí)的問(wèn)題。目前，公共機(jī)構(gòu)的大部分個(gè)人檔案是個(gè)人信息，干部問(wèn)卷，任命文件，職稱評(píng)估材料，黨員材料，年度評(píng)估表等。但是，干部更新的個(gè)人信息，激勵(lì)和培訓(xùn)材料每年都無(wú)法及時(shí)存檔和更新。它通常是由人事人員收集和更新的，干部自身不知道或不知道需要為人事人員提供最新信息以進(jìn)行存檔。

3.人事檔案管理信息化建設(shè)滯后

紙質(zhì)化的人事檔案在我國(guó)目前人事檔案管理之中仍然是大范圍的使用，人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢。即使人事檔案管理系統(tǒng)在一些事業(yè)單位開(kāi)始正式投入使用，但是在具體實(shí)踐之中工作人員更傾向于使用傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法，人事管理系統(tǒng)在其中根本發(fā)揮不出它應(yīng)有的作用，顯得毫無(wú)用武之地。在信息錄入中，工作人員只在系統(tǒng)內(nèi)部輸入了員工個(gè)人的基本信息一些重要數(shù)據(jù)仍然保留在紙質(zhì)化的人事檔案之中。在查閱信息的時(shí)候，工作人員既要在人事檔案管理系統(tǒng)之中查找，又要尋找紙質(zhì)稿的檔案，不僅浪費(fèi)工作人員的時(shí)間，也浪費(fèi)工作人員的精力，導(dǎo)致其工作效率不高。

4.檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

一方面受編制減少因素的影響，導(dǎo)致事業(yè)單位缺乏專業(yè)的管理人才。在實(shí)踐之中，檔案管理工作經(jīng)常由本事業(yè)單位之中從事其他工作的人員兼任或者是雇傭一些臨時(shí)的工作人員從事。因?yàn)榍罢呤欠菍I(yè)的，自然對(duì)人事檔案管理工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)并不熟悉碰到一些專業(yè)性的問(wèn)題也很難解決，自然不利于人事檔案管理工作的開(kāi)展。對(duì)于后者而言，其實(shí)專業(yè)人才的可能性較高，但因?yàn)槭桥R時(shí)員工而并非正式員工，故而在責(zé)任心方面有所欠缺，并且臨時(shí)員工在進(jìn)行工作交接的時(shí)候也有一定困難。另一方面是，人事檔案管理工作對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)要求較高。由于人事檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，因此處理文件業(yè)務(wù)的職業(yè)素養(yǎng)不高，專業(yè)技術(shù)水平普遍較低。如今，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)文件管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的要求也越來(lái)越高。管理人員除了要擁有較好的專業(yè)素養(yǎng)之外，也要在工作時(shí)具備超乎常人的耐心。因人事檔案之中的信息數(shù)據(jù)較多，處理起來(lái)較為復(fù)雜，管理人員在核對(duì)信息的時(shí)候，必須要非常的認(rèn)真細(xì)致，才能保證工作質(zhì)量。

三、事業(yè)單位人事檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策

通過(guò)上述內(nèi)容我們不難看出，事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題還是很多的，這就要求相關(guān)管理人員必須要正視這些問(wèn)題的存在，結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況采取針對(duì)性的解決對(duì)策，以便為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。具體來(lái)說(shuō)可以從以下幾方面入手。

1.加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視程度

要想人事檔案管理工作能夠順利的開(kāi)展，第一步便是改變對(duì)人事管理工作的認(rèn)識(shí)。只有在單位的管理階層開(kāi)始重視此項(xiàng)工作的條件之下，才能夠確保該工作的質(zhì)量與效率同步提升，將其所帶來(lái)的價(jià)值最大化的表現(xiàn)出來(lái)。一方面領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視此項(xiàng)工作，將其納入日常管理工作的范圍之中，作為日常工作的主要內(nèi)容之一。結(jié)合本單位的實(shí)際情況作出整改方案，在實(shí)現(xiàn)單位人力，財(cái)力資源合理配置的同時(shí)提升單位的整體管理水平，為單位未來(lái)的發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力。另一方面，事業(yè)單位還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的宣傳力度，促使每個(gè)員工都能認(rèn)識(shí)到認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，從而為強(qiáng)化其管理效果營(yíng)造良好的內(nèi)部環(huán)境。

另外，還必須更加重視文件管理環(huán)境。一是提高人事人員的技術(shù)水平。為保證檔案人員的配備，及時(shí)組織檔案人員參加專業(yè)培訓(xùn)。其次，改善硬件環(huán)境和軟件設(shè)施。例如，每個(gè)單位都需要建立一個(gè)專門的人事檔案室，儲(chǔ)藏室等。同時(shí)，有必要統(tǒng)一配置軟件設(shè)施，例如用于人事檔案管理的專用計(jì)算機(jī)和安全設(shè)備，以促進(jìn)工作的發(fā)展。最后，加強(qiáng)文件管理的智能化和信息化。在文件管理工作中，我們必須將傳統(tǒng)管理與計(jì)算機(jī)信息管理相結(jié)合，以創(chuàng)建智能管理模型。例如，在計(jì)算機(jī)的幫助下，進(jìn)行電子文件的注冊(cè)，保存和查詢。需要注意的是，在使用計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備時(shí)，還需要及時(shí)學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，加強(qiáng)檔案管理的安全性和機(jī)密性，并通過(guò)智能管理模式，提高檔案管理的安全性和完整性，以此來(lái)有效地提高文件管理的可用性。

2.提高人事檔案的真實(shí)性和完整性

人事檔案管理的主要工作內(nèi)容是收集和存儲(chǔ)有效的人才信息，并將其作為人事管理的有效依據(jù)，只有不斷提高人事檔案信息的真實(shí)性和完整性，才能切實(shí)發(fā)揮出人事檔案管理的有效價(jià)值，從而為推動(dòng)事業(yè)單位人才建設(shè)的全面發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。這就要求人事檔案管理人員必須要樹(shù)立實(shí)事求是的管理理念，對(duì)單位員工的教育經(jīng)歷和工作經(jīng)歷進(jìn)行全面了解，不斷完善員工的個(gè)人信息，堅(jiān)決杜絕材料造假、信息失真等現(xiàn)象的發(fā)生，從而促進(jìn)人事檔案信息真實(shí)性的顯著提升。此外，為了提高人事檔案管理的有效性，相關(guān)管理人員還應(yīng)該不斷提高認(rèn)識(shí)檔案信息的完整性，通過(guò)多種渠道對(duì)員工的個(gè)人信息進(jìn)行完善，這樣也能在一定程度上確保檔案信息的真實(shí)性。唯有如此，才能提高人事檔案的使用效率，從而為薪酬管理和評(píng)價(jià)考核工作的順利實(shí)施提供可靠的參考依據(jù)。

3.推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的全面發(fā)展

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)極為發(fā)達(dá)的背景之下，人們已經(jīng)逐漸開(kāi)始進(jìn)入信息化的時(shí)代，信息化被廣泛的應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域之中，人事檔案管理工作當(dāng)然也要緊隨時(shí)代的潮流。信息化技術(shù)運(yùn)用于人事檔案管理之中，可以使得事業(yè)單位在查詢員工信息時(shí)更為便捷。值得注意的是，事業(yè)單位必須要以切實(shí)有效的方式落實(shí)信息化在人事檔案管理之中的運(yùn)用，不可以走形式。事業(yè)單位從節(jié)省成本方向思考，應(yīng)當(dāng)將新型人事檔案管理系統(tǒng)建立于原人事檔案管理系統(tǒng)之上，減少單位在一些硬件設(shè)備上的投入。新型人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)對(duì)信息發(fā)布的時(shí)效性進(jìn)行保證。通過(guò)運(yùn)用各類技術(shù)手段科學(xué)高效的將各種資料錄入系統(tǒng)之中，使得人事信息的傳輸具有及時(shí)性和準(zhǔn)確性的特點(diǎn)，但是在信息錄入的時(shí)候要注意到保密的問(wèn)題，系統(tǒng)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)設(shè)置查詢權(quán)限。不僅可以使領(lǐng)導(dǎo)者在查詢員工信息時(shí)更為便利，也能夠有效提高人事檔案管理工作的效率。

4.積極打造一支專業(yè)化的管理人才隊(duì)伍

檔案管理人員作為事業(yè)單位人事檔案管理工作的主導(dǎo)者和踐行者，其專業(yè)化水平的高低直接決定著檔案管理的整體質(zhì)量。這就要求事業(yè)單位必須要注重對(duì)專業(yè)化管理人才的培養(yǎng)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理能力，促使他們能夠在自己的崗位上大放異彩，從而為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的全面發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的一份力量。事業(yè)單位需要提高檔案管理人員的錄用門檻，優(yōu)先選擇那些專業(yè)性人才，促使他們能夠?qū)⒖茖W(xué)的管理理念和經(jīng)驗(yàn)帶入實(shí)際工作中，從而促進(jìn)管理工作專業(yè)性的顯著提升。

提高人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。人事檔案材料中包含許多牽扯到個(gè)人隱私的信息，這就要求從事檔案管理工作的人員具有較好的專業(yè)素養(yǎng)，不隨意泄露員工的個(gè)人信息，注重落實(shí)保密工作。同時(shí)因?yàn)槿耸聶n案管理工作具有一定的服務(wù)性質(zhì)。因此在具體開(kāi)展工作的時(shí)候，工作人員不能夠擺出一副高高在在上的樣子，需要以和善的態(tài)度來(lái)面對(duì)前來(lái)完善信息的人員。因此，機(jī)構(gòu)需要建立一組高素質(zhì)的專業(yè)人事檔案管理人員，以提高其工作能力和水平。一方面，嚴(yán)格選拔人才是組織建設(shè)的重中之重。單位在選擇優(yōu)秀人才時(shí)不僅要考慮人才的能力和素質(zhì)，還要考慮責(zé)任感，服務(wù)意識(shí)和整體意識(shí)等標(biāo)準(zhǔn)。在另一方面，機(jī)構(gòu)可開(kāi)展對(duì)人事檔案管理人員的正規(guī)的專業(yè)培訓(xùn)，使他們能夠通過(guò)專家講座、廣播視頻和人才交流學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和科學(xué)的教育方式。提高企業(yè)人事檔案資源管理會(huì)計(jì)人員的工作技能，使他們自己能夠更好地競(jìng)爭(zhēng)這份工作。

5.規(guī)范的人事檔案管理工作流程

人事檔案信息的完整程度作為評(píng)估人事檔案管理科學(xué)性的基本標(biāo)準(zhǔn)之一。基于此，事業(yè)單位必須將人事檔案管理工作流程規(guī)范化，才能使得從事檔案管理的員工在具體工作時(shí)隨意性降低，嚴(yán)格的按照標(biāo)準(zhǔn)完成每一個(gè)工作環(huán)節(jié)。

一是認(rèn)真收集人事檔案。在單位規(guī)定的期限內(nèi)，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)收集年度考核、干部任用、干部調(diào)查等檔案信息，以確保個(gè)人資料的完整性。二要抓好人員檔案識(shí)別。在此階段，檔案工作人員應(yīng)密切注意檔案材料的日期和真實(shí)性，確定檔案材料是否屬于員工，并完成相關(guān)程序。如果缺少相關(guān)材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行注冊(cè)，收集和補(bǔ)充。 三，做好人事檔案整理工作。檔案資料應(yīng)當(dāng)按照基本原則進(jìn)行編號(hào)和歸檔，如資料的“類，頁(yè)，號(hào)”，復(fù)制文件目錄，裝訂，寫索引號(hào)等。四，做好人事檔案檢查和閱讀。根據(jù)審核員持有的單位介紹信或?qū)徍伺鷾?zhǔn)表提供相應(yīng)的服務(wù)。審核并遵守規(guī)定后，將執(zhí)行文件注冊(cè)，然后提取文件以供審核。在特殊情況下（例如借用文件），需要執(zhí)行相關(guān)的借用程序。第五，抓好人事檔案?jìng)鬏敗１仨毺顚懰栉募摹叭耸挛募D(zhuǎn)移通知”，并記下文件轉(zhuǎn)移時(shí)間和轉(zhuǎn)移單位，并在確認(rèn)正確無(wú)誤后填寫轉(zhuǎn)移文件注冊(cè)表格，在回執(zhí)上簽名并蓋章，完成文件傳輸出去。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理工作的重要性在上文中闡釋的非常清楚。相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到優(yōu)化人事檔案管理工作的必要性。目前我國(guó)事業(yè)單位在人事管理之中存在諸多問(wèn)題，相關(guān)管理人員必須要正視這些問(wèn)題的存在，結(jié)合實(shí)際情況采取針對(duì)性的解決對(duì)策，以便為人事檔案管理活動(dòng)的順利開(kāi)展創(chuàng)造良好的條件。管理人員不必過(guò)分憂慮，因?yàn)闆](méi)有問(wèn)題才是最大的問(wèn)題，出現(xiàn)問(wèn)題即代表著擁有挽救的機(jī)會(huì)。另外，管理人員的管理理念應(yīng)當(dāng)與時(shí)代前進(jìn)的步伐保持同樣的節(jié)奏，妥善利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行革新，為推動(dòng)事業(yè)單位整體管理水平的提升添磚加瓦。

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（作者單位：濟(jì)南市臥虎山水庫(kù)管理處）