建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理實(shí)踐探討

陳小才

摘 要：電子檔案管理，是項(xiàng)目工程信息整合的主要環(huán)節(jié)，它具有關(guān)聯(lián)性、多樣性等特征。筆者在闡述電子文件歸檔和電子檔案管理理論之上，著重從歸檔分類、安全防護(hù)等方面，探究建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理方式，以達(dá)到明晰資源管理方法，提升信息管理效率的目的。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目;電子文件歸檔;電子檔案管理

工程檔案管理，是關(guān)乎建筑工程整體信息準(zhǔn)確性和完整性的重要步驟，也是后續(xù)項(xiàng)目結(jié)算、護(hù)養(yǎng)等工作開展的依據(jù)。為確保建筑項(xiàng)目后續(xù)工作得以順利化實(shí)施，資源管理者必須要重視建筑項(xiàng)目電子檔文件的歸納和管理。

1 電子文件歸檔和電子檔案管理

1.1 電子文件歸檔

電子文件，是指能夠被計(jì)算機(jī)程序所識(shí)別，具有一定價(jià)值的數(shù)字化代碼程序[1]。電子文件歸檔，就是將每一個(gè)代碼程序按照相關(guān)性標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類、整理。比如，一般性電子辦公記錄、郵件的整理，均屬于電子文件歸檔的具體實(shí)踐形態(tài)。

1.2 電子檔案管理

電子檔案，是指具有一定保存價(jià)值，且結(jié)構(gòu)清晰的電子文件形式。電子檔案管理，就是將電子文件存儲(chǔ)的系列性活動(dòng)發(fā)展為一個(gè)系統(tǒng)的操作過程。比如，建筑工程項(xiàng)目工程資料管理人員將CAD程序生成文件進(jìn)行取舍、整理等，這些都是電子檔案管理的具體實(shí)踐方

式[2]。電子檔案是電子文件歸檔后的成果展示，為此，電子檔案管理工作的開展，往往是在電子文件控制的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步開展相關(guān)新型的整合、調(diào)節(jié)，它為后續(xù)資料的科學(xué)運(yùn)用提供了可靠性依據(jù)。

2 建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理實(shí)踐

2.1 建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔實(shí)踐

當(dāng)代建筑工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)資料整合與管理，主要是以電子版為主，施工一線人員與企業(yè)中資料整理人員的文件傳輸以電子版為準(zhǔn)。為了確保資料管理工作科學(xué)性推進(jìn)，應(yīng)在項(xiàng)目電子文件歸檔環(huán)節(jié)做好以下實(shí)踐步驟：

2.1.1 電子文件歸類判斷

建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸類判斷，是項(xiàng)目資料管理的第一環(huán)節(jié)。建設(shè)項(xiàng)目施工工期較長(zhǎng)、且涉及內(nèi)容較廣，做好電子文件的歸類與分析，是文件整理的基礎(chǔ)，為此，文件歸檔人員需要先確定如何進(jìn)行分類，分類判斷的標(biāo)準(zhǔn)有哪些等等，再進(jìn)行具體分類實(shí)踐。

比如，建設(shè)項(xiàng)目工程文件歸檔時(shí)，資料管理人員就先依據(jù)建筑項(xiàng)目的基本規(guī)則，將文檔歸類分為資金類、設(shè)備類、施工圖類、施工進(jìn)度類、施工現(xiàn)場(chǎng)管理類、質(zhì)量控制類、以及國(guó)家管理要求標(biāo)準(zhǔn)類。每日接收到一線人員傳回的文檔時(shí)，依據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行判斷，然后再具體進(jìn)行文件歸檔操作。

建設(shè)項(xiàng)目電子文件前期的分類，是系列性操作工作得以深入性實(shí)施的第一環(huán)節(jié)。實(shí)踐人員只有準(zhǔn)確判斷出項(xiàng)目分析的種類，再進(jìn)行文件歸檔，才可以避免繁雜文件管理出現(xiàn)混淆的問題。

2.1.2 電子文件歸檔取舍

依據(jù)電子文件的形式不同，可大致分為常規(guī)性電子文件（比如郵箱郵件）、技術(shù)程序文件（比如CAD/BIM模型圖）、以及掃描性圖像文件。多種多樣的文件形式存在著重疊、不清晰、資料不完整等狀況，技術(shù)人員進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，不能一股腦兒的都分類存儲(chǔ)，而是要經(jīng)過嚴(yán)格的篩選取舍，確定電子文件的歸檔內(nèi)容。

比如，建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行電子文件歸檔過程中，技術(shù)人員為確保資料管理信息掌控到位，就在電子文件歸檔取舍環(huán)節(jié)進(jìn)行了系列性工作的完善：（1）重新瀏覽電子文件傳輸記錄，確定電子文件的接收狀態(tài)。同時(shí)，控制電子文件后續(xù)選擇的標(biāo)準(zhǔn)，明確電子文件歸檔依據(jù);（2）對(duì)于多次重復(fù)傳輸、接收的資料、圖片，選擇其中最清晰、內(nèi)容最完整的資料進(jìn)行保存;同時(shí)，若電子文檔歸類材料存在信息不一致等問題，要及時(shí)進(jìn)行情況核對(duì)，再具體進(jìn)行文件歸檔[3]。

建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔的取舍環(huán)節(jié)，就是對(duì)項(xiàng)目相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行大范圍篩選，它在保障后續(xù)存儲(chǔ)資料質(zhì)量中起到奠定基礎(chǔ)的作用。

2.1.3 電子文件歸檔整合

電子文件歸檔整合，就是進(jìn)行管理前內(nèi)部資料的記錄和管理，其過程一方面包括電子文件歸檔確定。即，對(duì)電子文件前期的分類、篩選等活動(dòng)進(jìn)行確認(rèn);另一方面是指將選擇出來(lái)的文件進(jìn)行全面?zhèn)浞?，以避免電子文件在程序運(yùn)用期間丟失、損毀。

2.2 建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理

2.2.1 電子檔案格式管理

建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理工作開展期間，先進(jìn)行資料存儲(chǔ)格式綜合調(diào)節(jié)，與后續(xù)檔案查找、應(yīng)用等方面均有影響。以建設(shè)項(xiàng)目工程資料為例，進(jìn)行電子檔案管理格式部分操作步驟可歸納為：1）資料檔案存儲(chǔ)記錄名字格式統(tǒng)一。一般項(xiàng)目施工檔案文件名字要按照由大到小的順序進(jìn)行記錄。比如，檔案提供單位、項(xiàng)目全稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人姓名、保密等級(jí)等進(jìn)行檔案管理;2）檔案管理格式上應(yīng)保持統(tǒng)一。一般來(lái)說，存儲(chǔ)格式應(yīng)COS兼容為主，若內(nèi)部存儲(chǔ)圖像資料，要以清晰的JPG、GIF等常用的格式為主;3）建設(shè)項(xiàng)目資料檔案中文字內(nèi)容以常規(guī)性軟件可打開為宜，數(shù)據(jù)庫(kù)程序以C語(yǔ)言為首選。

結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目施工管理的基本情況，合理有序的進(jìn)行各類管理文件格式要求的整體調(diào)節(jié)，是檔案記錄清晰、不出現(xiàn)資料丟失的重要環(huán)節(jié)。

2.2.2 電子檔案存儲(chǔ)管理

電子檔案存儲(chǔ)管理，是指在電子信息內(nèi)容整合過程中，為實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目施工中多樣性工作的長(zhǎng)期、多維度調(diào)節(jié)，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行存儲(chǔ)環(huán)節(jié)的科學(xué)性管理。其一，建設(shè)項(xiàng)目工程資料進(jìn)行科學(xué)性調(diào)控期間，若建設(shè)項(xiàng)目無(wú)特殊要求，資料檔案存儲(chǔ)一般為光驅(qū)類和電子備份各一樣，這樣即使其中某一類產(chǎn)生了資料管理缺失性問題，進(jìn)行系列操作時(shí)，就可以避免存儲(chǔ)檔案丟失、受損等狀況發(fā)生。其二，電子檔案存儲(chǔ)管理期間，注意存儲(chǔ)資料之間的邏輯性把握，也是不可忽視的內(nèi)容之一。比如，建設(shè)工程項(xiàng)目綜合分析過程中，電子檔案存儲(chǔ)管理工作的序列性安排，除了按照資料的種類進(jìn)行整合，還需要依據(jù)資料使用頻率、慣性等因素，對(duì)各個(gè)反面的電子檔案內(nèi)容進(jìn)行管理。

建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理系列性工作的有序性安排，是提升建設(shè)項(xiàng)目資源管理效率，實(shí)現(xiàn)多樣化資源統(tǒng)籌性安排的輔助性條件。

2.2.3 電子檔案安全管理

電子檔案安全管理，也是建設(shè)項(xiàng)目資料整理環(huán)節(jié)中不可缺失的工作要點(diǎn)之一。其一，電子檔案安全管理期間，在電子文件轉(zhuǎn)換為電子檔案、電子檔案存儲(chǔ)等系列步驟期間，避免每一個(gè)對(duì)接環(huán)節(jié)存在著資料信息丟失等問題，是電子檔案安全監(jiān)管的第一步驟;其二，電子檔案安全管理工作序列性安排過程中，避免電子檔案后續(xù)應(yīng)用期間的安全隱患，也是不可忽視的內(nèi)容。比如，資料應(yīng)用不到位，資料竊取等行為。

結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理工作的相關(guān)操作環(huán)節(jié)，多層次的進(jìn)行安全防護(hù)戰(zhàn)略的探索分析，不僅是科學(xué)的檔案管理方式，還是社會(huì)信息體系不斷完善的體現(xiàn)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理實(shí)踐探討，是建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)域資源科學(xué)分析與優(yōu)化調(diào)節(jié)的理論歸納。在此基礎(chǔ)上，本文通過電子文件歸類判斷、電子文件歸檔取舍、電子文件歸檔整合、電子檔案格式管理、電子檔案存儲(chǔ)管理、電子檔案安全管理等方面，探究建設(shè)工程資料管理形式。因此，文章研究結(jié)果，將為建設(shè)資源科學(xué)調(diào)節(jié)提供新思路。

參考文獻(xiàn)

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