信息化時代醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)

陳靜杰

摘 要：醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)利于提升醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化和科學(xué)化發(fā)展，可為醫(yī)院管理的與時俱進(jìn)性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。文中在迎合醫(yī)院“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展趨勢的前提下，分析醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中的問題，并提出針對性的應(yīng)對策略，研究所得可為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)信息化發(fā)展提供一定借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化時代;醫(yī)院檔案管理;信息化建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)時代的來臨，進(jìn)一步推動了醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)步伐。醫(yī)院檔案信息化是促動醫(yī)院管理改革快速推進(jìn)的重要環(huán)節(jié)，也是社會需求和醫(yī)院發(fā)展有效統(tǒng)一的基本保障。然而，受到管理體制、人員專業(yè)性、技術(shù)及時更新能力、資金投入等各項(xiàng)因素的影響，醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)不僅要面對歷史遺留的問題，如傳統(tǒng)檔案管理中存在的各類弊端，還需要面對信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型所帶來的各類風(fēng)險。

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中的問題

1）檔案管理格局混亂。隨著醫(yī)院管理改革速度的不斷提升醫(yī)院檔案資料的內(nèi)容和形式也不斷出現(xiàn)新的變化。從以往的文書檔案、病歷檔案、圖片檔案，到當(dāng)前的科研檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、病理切片檔案、磁盤檔案、計算機(jī)數(shù)據(jù)檔案等，醫(yī)院檔案的種類不斷增加，門類日漸繁多，急需要檔案管理人員及時進(jìn)行檔案資料內(nèi)容的分類，但由于醫(yī)院行業(yè)管理要求各類檢查聲像檔案和病理切片等歸屬各自所在的部門管理，綜合檔案室僅需要管理計算機(jī)數(shù)據(jù)、文書、病歷等各類檔案，如此醫(yī)院檔案信息化管理就勢必需要面對檔案管理多部門負(fù)責(zé)的格局。但是醫(yī)院檔案管理格局統(tǒng)一，管理檔案內(nèi)容界定分明是醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件。這也是醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)成效提升的必然要求。

2）忽視信息化環(huán)境建設(shè)。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)系統(tǒng)需要配套制度、良好的應(yīng)用環(huán)境、及時更新的維護(hù)技術(shù)等作為實(shí)踐應(yīng)用的支撐。但是以上幾項(xiàng)需要管理層的重視，需要對應(yīng)的、具有持續(xù)性的資源和資金投入，需要相關(guān)部門的密切配合。但醫(yī)院缺乏明確的激勵機(jī)制、規(guī)章制度等的情況并不少見。此外，醫(yī)院檔案信息化管理是幫助醫(yī)患互助、互利、互通的重要載體，也是醫(yī)院檔案信息資源得以共享的前提。資源共享勢必會涉及隱私保密、保護(hù)問題，醫(yī)院檔案信息化管理就勢必需要與資料檔案共享平臺同步構(gòu)建，然而，兩者并不同步構(gòu)建，或者其中之一在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中缺失的情況在我國醫(yī)院建設(shè)中也是客觀存在的。

3）人員專業(yè)素質(zhì)參次不齊。我國醫(yī)院檔案管理工作人員的技能素質(zhì)需要契合醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的要求。這是確保醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)有效推進(jìn)的前提。但是，當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理的工作人員大多是非“檔案管理+信息化”型人員，對紙質(zhì)檔案管理可能駕輕就熟，但是思想、觀念、技能、素質(zhì)卻不一定符合信息化時代對檔案資料管理手段及時更新的要求。隨著其年齡的不斷提升，一旦其學(xué)習(xí)能力、創(chuàng)新能力、興趣和活力等逐漸減弱。而新入職的人員，對資料信息化管理的操作和技術(shù)等有可能較為熟練，但是工作經(jīng)驗(yàn)有限，此兩種情況的客觀存在必然會影響醫(yī)院檔案信息化建設(shè)所需的人員團(tuán)隊建設(shè)水平。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)思路

1）醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)。醫(yī)院檔案管理信息化需要在穩(wěn)定醫(yī)院現(xiàn)有管理工作的基礎(chǔ)上，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，統(tǒng)一規(guī)劃醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)需求，在協(xié)調(diào)各部門現(xiàn)有檔案應(yīng)用訴求的基礎(chǔ)上，逐層建設(shè)和完善。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中要遵從標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和統(tǒng)一化原則，使用雙軌制來嚴(yán)格限制實(shí)操與規(guī)劃步驟，保證歸檔資料有效完整。檔案管理信息化建設(shè)要重視資金、資源、人才、技術(shù)等準(zhǔn)備工作，資金、資源、人員必須充足，技術(shù)投入必須專業(yè)并及時更新。

2）醫(yī)院檔案管理信息化應(yīng)用及維護(hù)。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)所需的日常維護(hù)以及系統(tǒng)的定時更新均需要網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的支持，需要檔案管理系統(tǒng)軟件和硬件的及時維護(hù)。因此，相關(guān)工作人員要有醫(yī)院檔案管理信息化應(yīng)用及維護(hù)意識，不能出現(xiàn)問題才亡羊補(bǔ)牢，而是在問題出現(xiàn)之前，做好權(quán)限控制和安全控制，保證檔案信息的保密性和安全性，并力求將隱患降低到最小。此外，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)還需要做好檢索工作，并保證信息化設(shè)備和設(shè)施正常使用，確保系統(tǒng)更新工作和技術(shù)升級工作與醫(yī)院規(guī)章制度的更新契合等。相關(guān)工作人員從新的角度來多形式、全方位的開發(fā)并使用醫(yī)院檔案管理信息化資源，要摒棄原有的視角和思維，從如何提升醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的角度，進(jìn)行醫(yī)院檔案管理信息化應(yīng)用及維護(hù)等。

3 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的保障

1）厘清檔案分類，紙質(zhì)電子化齊頭并進(jìn)。我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)在穩(wěn)步推進(jìn)中，但是醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)尚處在初始階段。為確保醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的順利推進(jìn)，建議相關(guān)工作人員按照節(jié)約時間成本的要求，依照存量數(shù)字化、增量電子化原則，持續(xù)推進(jìn)醫(yī)院檔案的電子化專戶和存儲，厘清檔案分類，以便加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化發(fā)展速度。從規(guī)范化、統(tǒng)一化、系統(tǒng)化、科學(xué)化層面考慮，建議構(gòu)建各級醫(yī)療衛(wèi)生體系與各類醫(yī)院都能使用的檔案信息管理化規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，可按照先試行后調(diào)整的方式，自下而上的歸類檔案種類和存儲形式，之后總結(jié)出適合醫(yī)院檔案信息和建設(shè)所用檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和各類檔案適用的管理模式。

當(dāng)前我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革還在進(jìn)行中，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)尚在起步階段，紙質(zhì)檔案數(shù)字化和電子文件運(yùn)行只能齊頭并進(jìn)而不能一刀切的數(shù)字化，這是客觀事實(shí)。對此，建議醫(yī)院在厘清檔案分類的前提下，存量數(shù)字化、增量電子化，在加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展的同時，推動電子文件管理，保障兩者齊頭并進(jìn)，共同發(fā)展。

2）保證資本投入，強(qiáng)化信息化環(huán)境建設(shè)。進(jìn)入21世紀(jì)后，科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，尤其是云技術(shù)時代和移動網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，對信息化建設(shè)的訴求日漸嚴(yán)格，醫(yī)院檔案管理的信息化需要具有可持續(xù)性的資金和資源投入。從醫(yī)院信息化管理的可持續(xù)發(fā)展角度出發(fā)，建議醫(yī)院將檔案信息化建設(shè)與管理工作列入地區(qū)各級醫(yī)院管理及地區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的議事日程，構(gòu)建起專門的組織架構(gòu)，并明確培訓(xùn)、監(jiān)督、指導(dǎo)、管理等各方面的責(zé)任分工。在強(qiáng)化信息化環(huán)境建設(shè)方面，保證資金、配套軟硬件設(shè)施等的持續(xù)投入，保障資源及時更新與技術(shù)和軟件等的升級換代。在檔案信息資產(chǎn)管理方面，設(shè)置適宜的獎懲措施，鼓勵和引導(dǎo)各科室各部門自主啟動檔案信息化建設(shè)，并為此項(xiàng)工作獻(xiàn)計獻(xiàn)策。

3）更新觀念，加強(qiáng)人員專業(yè)團(tuán)隊培訓(xùn)。無論是醫(yī)院還是醫(yī)療主管部門，都需要構(gòu)建起檔案信息資產(chǎn)意識。尤其是醫(yī)院管理者、醫(yī)療行政主管領(lǐng)導(dǎo)更需要從思想上提升自己對檔案信息化建設(shè)緊迫性和重要性的認(rèn)知。按照醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展的需要，將醫(yī)院檔案信息化建設(shè)及監(jiān)督管理列入醫(yī)院管理議事日程中，在明確檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)工作人員責(zé)任分工的基礎(chǔ)上，培訓(xùn)、監(jiān)督、指導(dǎo)各部門和各科室檔案信息化建設(shè)工作。

為保障醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)速度，建議余元不斷健全培訓(xùn)組織和制度，及時更新培訓(xùn)內(nèi)容，階段性、層進(jìn)性的提升檔案工作人員的檔案信息化管理的專業(yè)能力、素養(yǎng)、知識儲備等。檔案信息化人才隊伍建設(shè)和人員儲備是第一要務(wù)，醫(yī)院方可按照當(dāng)前檔案管理人員的工作能力、知識儲備、專業(yè)技能情況，結(jié)合醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展要求，為之安排時效性強(qiáng)、實(shí)效性強(qiáng)、針對性強(qiáng)的培訓(xùn)內(nèi)容，并將培訓(xùn)與其工作的績效考核掛鉤，以此來提升相關(guān)工作人員參與培訓(xùn)的積極性與主動性。

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