論化工設(shè)計(jì)檔案電子化數(shù)字化管理策略

李玲

摘 要：近年來，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程不斷提速，各類化工產(chǎn)業(yè)為我國經(jīng)濟(jì)水平的提升做出了較大的貢獻(xiàn)，在這樣的背景之下，做好化工設(shè)計(jì)檔案管理相關(guān)工作就顯得至關(guān)重要。當(dāng)前我國信息技術(shù)水平有了較大的進(jìn)步，給人民群眾日常生活帶來了較大的便利，化工產(chǎn)業(yè)也不例外，相關(guān)工作人員通過信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效實(shí)現(xiàn)化工設(shè)計(jì)檔案電子化以及數(shù)字化管理，最大化地提升化工設(shè)計(jì)檔案管理工作效率及質(zhì)量?；诖耍疚木突ぴO(shè)計(jì)檔案電子化、數(shù)字化管理中所存在的問題進(jìn)行分析，并結(jié)合實(shí)際情況給出相應(yīng)的改進(jìn)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：化工設(shè)計(jì)檔案;電子化;數(shù)字化管理

化工設(shè)計(jì)檔案主要是用于對(duì)工程設(shè)計(jì)中的管線信息進(jìn)行記錄，通常以圖片、文字、表格以及視頻等形式所呈現(xiàn)，同時(shí)也會(huì)對(duì)設(shè)計(jì)文件的質(zhì)量控制進(jìn)行有效的記錄，并將整個(gè)科研創(chuàng)新的全部過程進(jìn)行歸檔。當(dāng)前辦公逐步趨向于信息化以及自動(dòng)化，電子化化工設(shè)計(jì)檔案已經(jīng)被相關(guān)工作人員所認(rèn)可與接受，通過數(shù)字化交付化工設(shè)計(jì)檔案的方式，能夠讓設(shè)計(jì)、審圖以及施工等相關(guān)流程更為高效。

1 化工設(shè)計(jì)檔案電子化、數(shù)字化管理中所存在的問題

縱觀我國化工設(shè)計(jì)院，其中主要還是通過紙質(zhì)文件作為載體，來完成相應(yīng)的化工設(shè)計(jì)檔案管理工作，沿用了工程文件手簽圖紙這一方式。隨著信息技術(shù)的全面普及，當(dāng)前絕大多數(shù)檔案管理人員都意識(shí)到了電子化以及數(shù)字化管理這一方式的優(yōu)點(diǎn)及作用，嘗試著逐步推廣與普及這一方式，將電子文件逐步代替紙質(zhì)文件。其中電子文件主要是指根據(jù)既定的格式存在于磁盤、光盤這類特定介質(zhì)中的一種數(shù)字代碼，且能夠被計(jì)算機(jī)進(jìn)行正確的處理與加工，并傳輸?shù)交ヂ?lián)網(wǎng)之中。但在初步應(yīng)用的過程中，很容易產(chǎn)生以下幾個(gè)方面的問題：

1）歸檔不夠完整及時(shí)。一個(gè)較為完整的電子文件不僅包含了對(duì)工程設(shè)計(jì)實(shí)際情況所記錄的文件，還包含了通過其余方式所存在的文件，主要是指工程準(zhǔn)備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、竣工圖電子文件以及竣工驗(yàn)收電子文件。在設(shè)計(jì)化工工程時(shí)，會(huì)讓不同電子文件集聚于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之內(nèi)，并在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的作用之下完成相應(yīng)的傳輸及修改工作，因此在初步管理時(shí)顯得較為繁雜，所涉及設(shè)計(jì)人員數(shù)量較多，距離較遠(yuǎn)，很容易產(chǎn)生不及時(shí)歸檔、不完整歸檔的現(xiàn)象。

2）歸檔方式較為落后。部分化工設(shè)計(jì)院依舊沿用了光盤來對(duì)電子文件進(jìn)行儲(chǔ)存的方式，雖然具備一定的安全性，但在進(jìn)行檔案管理時(shí)卻存在著各種各樣的問題：第一，檔案管理人員無法確保光盤中相關(guān)電子數(shù)據(jù)信息的完整以及原始，且無法保證正確的文件數(shù)量;第二，在對(duì)光盤進(jìn)行保存時(shí)，必須要求周圍環(huán)境符合較為嚴(yán)苛的標(biāo)準(zhǔn)，且檔案管理人員在對(duì)光盤進(jìn)行轉(zhuǎn)錄以及翻刻時(shí)所耗費(fèi)的時(shí)間及精力較多，無形之中加大了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

3）無法確保紙電一致。電子文件具備一定的原始性、完整性、有效性以及安全性，其中原始性主要是指電子文件只要是由原作者制作、其信息內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，未曾被修改過，就應(yīng)承認(rèn)它是原始的;完整性主要是指歸檔的電子文件要完整，除電子文件外，還包括相關(guān)軟件、紙質(zhì)文件等;有效性主要是指已經(jīng)完成歸檔的電子文件在相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟、硬件平臺(tái)上能夠被識(shí)別以及運(yùn)行。安全性主要是指電子文件載體和載體上的信息不會(huì)被損壞以及丟失。但在實(shí)際管理工作中，很容易讓其原始性和合法化電子簽名產(chǎn)生相應(yīng)的矛盾。同時(shí)電子文件產(chǎn)生順序要先于紙質(zhì)文件，但進(jìn)行歸檔工作時(shí)卻剛好相反，加之大部分客戶都需求紙質(zhì)圖紙及文件，化工設(shè)計(jì)單位為了滿足客戶相關(guān)需求，不得不忽視了電子文件的重要性，難以確保其準(zhǔn)確程度。

4）信息化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)滯后。相關(guān)人員在管理傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時(shí)，往往根據(jù)實(shí)際情況來建立一個(gè)統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)，但在開展信息化檔案建設(shè)時(shí)，因?yàn)樾枰玫叫螒B(tài)各異的管理軟件，其中的檔案數(shù)據(jù)庫在結(jié)構(gòu)方面有著較大的差異，各類數(shù)據(jù)信息無法進(jìn)行有效的規(guī)范，這就使得相應(yīng)的制度難以有效完成資源共享。同時(shí)在信息化檔案建設(shè)中，對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也有著較高的要求，但當(dāng)前大部分化工設(shè)計(jì)單位的檔案管理人員在驗(yàn)收以及整理相關(guān)歸檔資料時(shí)顯得不夠全面，所掌握信息技術(shù)知識(shí)水平無法滿足檔案電子化管理的相應(yīng)要求。

2 化工設(shè)計(jì)檔案電子化、信息化管理所遵循的原則

1）精細(xì)化原則。在開展化工設(shè)計(jì)檔案電子化以及信息化管理時(shí)，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)采取合理的措施來推動(dòng)化工設(shè)計(jì)檔案管理工作朝著精細(xì)化的方向發(fā)展。當(dāng)前我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制正面臨著不斷革新的局面，也導(dǎo)致化工設(shè)計(jì)檔案管理體系也產(chǎn)生了相應(yīng)的變化，其管理工作的要求以及內(nèi)涵也有了一定程度的變革，因此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確其變化趨勢(shì)，構(gòu)建精細(xì)化管理體制，讓化工檔案管理的精細(xì)化水平得以提升，充分能滿足化工設(shè)計(jì)檔案管理的相關(guān)改革需求，讓信息技術(shù)的作用能夠得到充分的發(fā)揮。

2）規(guī)范化原則。根據(jù)當(dāng)前部分單位已經(jīng)開展的化工設(shè)計(jì)檔案信息化、電子化管理實(shí)踐過程能夠得知，促進(jìn)信息化檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，能夠有效推動(dòng)化工設(shè)計(jì)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，并為其創(chuàng)新發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在實(shí)踐過程中，部分化工設(shè)計(jì)單位并未認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化的重要性，在工作流程、工作環(huán)節(jié)以及工作手續(xù)規(guī)范化建設(shè)中依舊存在著數(shù)量眾多的誤區(qū)以及盲點(diǎn)，亟待相關(guān)人員積極進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)科學(xué)、合理的檔案管理模式進(jìn)行深入探索，把電子化及信息化管理的整體工作納入規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)之中，以此來讓化工設(shè)計(jì)檔案管理的成效得以提升。

3 化工設(shè)計(jì)檔案電子化數(shù)字化管理策略

1）加強(qiáng)檔案行政管理。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理行政化建設(shè)，讓檔案管理部門中的檔案管理人員能夠在知識(shí)、技術(shù)、思維以及管理方式上進(jìn)行一定幅度的創(chuàng)新，讓檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)得以提升，以此來讓檔案利用率得到拓寬?；ぴO(shè)計(jì)院要根據(jù)自身的實(shí)際情況，來對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，構(gòu)建更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以此來讓化工設(shè)計(jì)檔案管理工作得以規(guī)范。

2）加強(qiáng)檔案法制管理?；ぴO(shè)計(jì)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格貫徹我國所頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中的相應(yīng)方針，對(duì)電子文件檔案收集、歸檔等方面的工作哦進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，采取合理的管理模式，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理這一目的。具體而言，在收集CAD電子文件以及對(duì)其的儲(chǔ)存工作應(yīng)當(dāng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，以此來有效代替?zhèn)鹘y(tǒng)的光盤刻錄存檔這類模式，并在出具圖紙時(shí)應(yīng)當(dāng)做好全面掃描的工作，把掃描PDF 文件與原始CAD電子文件一起置于歸檔系統(tǒng)內(nèi)，在保證紙電一致性的同時(shí)，也可作為底圖電子化的積累。

3）提升檔案管理專業(yè)素質(zhì)。化工設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)以復(fù)合型人才為培養(yǎng)目的，給化工設(shè)計(jì)檔案管理人員提出更高的要求。這類管理人員不僅要具備較強(qiáng)的檔案管理專業(yè)水平，還應(yīng)當(dāng)對(duì)信息技術(shù)以及化工專業(yè)知識(shí)有一定程度的涉獵。由于化工設(shè)計(jì)檔案管理相對(duì)而言有著繁多的數(shù)據(jù)信息，較為密集的專業(yè)技能，故而在開展化工設(shè)計(jì)檔案電子化及信息化管理建設(shè)中，很容易產(chǎn)生檔案管理人員逐漸老化的現(xiàn)象，不論是思想認(rèn)知方面還是所掌握的知識(shí)結(jié)構(gòu)方面，都不能夠有效跟隨信息化時(shí)代的發(fā)展需求。針對(duì)這一問題，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)采取合理的培訓(xùn)策略，建立現(xiàn)代教育培訓(xùn)體系，定期組織檔案管理人員接收較為專業(yè)的培訓(xùn)，逐步完善自身的知識(shí)體系，進(jìn)而提升自我的綜合能力及素養(yǎng)。

4 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前化工設(shè)計(jì)檔案電子化建設(shè)在我國處于一個(gè)起步的階段，電子化數(shù)字化檔案管理工作中還存在著一定的問題，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到這類問題的重要性，并根據(jù)自身單位的實(shí)際發(fā)展情況及發(fā)展方向，采取合理的措施來對(duì)這類問題進(jìn)行解決，從而推動(dòng)化工設(shè)計(jì)檔案電子化建設(shè)的良好發(fā)展。

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